Vamos primeiro conhecer mais sobre a função e pra que foi criada:

Com ela, procuramos atender àquelas empresa que possuem obrigações em que só um colaborador atua como responsável, e além dessa obrigação, esse responsável atua em seu departamento com uma carteira de clientes para os quais vai realizar as rotinas normalmente.

Vamos continuar, para entendermos melhor como irá funcionar e como configurar.

Nesta função só temos uma regra principal e que é extremamente importante que seja entendida.

Fixando um usuário como responsável de uma obrigação, ele será adicionado como responsável por todos os clientes que entregam essa obrigação, porém estes clientes NÃO SERÃO adicionados a sua carteira.

Caso o usuário já tenha algum desses clientes em sua carteira, devido a outras demandas que é responsável, o cliente permanecerá normalmente em sua carteira.

Dessa forma, garantimos que o usuário consiga manter uma carteira de clientes, para a qual as demandas serão definidas de acordo com seu cargo.

E somente nessas obrigações especiais, em que ele será o responsável exclusivo (fixo), ele cuidará de todos os clientes.

Na sua empresa existe uma obrigação que é executada exclusivamente pela Maria, vamos chamá-la de DCTF, e vamos supor que hoje somente 5 clientes entregam essa obrigação.

A Maria é do setor Tributário e tem o cargo "Operacional Fiscal", então além da DCTF, ela será responsável por entregar as rotinas do departamento tributário que são de responsabilidade desse cargo.

A Maria tem na sua carteira 10 clientes, para os quais cuida da rotina do setor mensalmente:

Então, além de cuidar das rotinas do setor tributário para esses 10 clientes, ela irá cuidar exclusivamente da DCTF desses 5 clientes.

Considerando que todas essas demandas são mensais, vamos por na ponta do lápis quantas tarefas a Maria vai entregar todo mês?

*Vamos considerar a tributação dos clientes e regras contábeis para apontar a quantidade correta em cada obrigações:

Ou seja, no final das contas, Maria será responsável todo mês por entregar 33 tarefas no total. 😯

Por isso, será importante considerar a capacidade de entrega dos usuários na hora de definir essa tipo de responsabilidade.

Para iniciarmos as configurações você precisa:

Agora, já na passo de Responsáveis na obrigação que deseja alterar, você pode observar que, além da opção para definir um cargo, você terá também a opção para definir o usuário. Então:

Depois de selecionado o usuário um carregamento irá acontecer, neste o sistema está buscando por todos os clientes e realizando o vinculo. Ao final, você poderá observar que o responsável será exibido vinculado a todos os clientes exibidos na lista:

Apesar de várias configurações dentro da obrigação precisarem de uma atualização manual, no caso dos responsáveis essa atualização é dinâmica.

Ou seja, conforme você modifica os responsáveis as tarefas que ainda não foram concluídas terão seus responsáveis atualizados imediatamente.