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Omie.G-Click: Gerenciando contatos de clientes (e-mail e telefone) e suas categorias

Neste artigo ensinaremos a criar, editar e excluir um contato e explicaremos o que são categorias de contato e como usá-las.

Escrito por Nathalia Pereira

O gerenciamento de contatos é algo muito corriqueiro em um escritório. Caso o seu cliente tenha trocado de número de telefone ou até mesmo modificado o seu e-mail para recebimento das guias, é necessário que você altere estas informações no cadastro dele. Então mostraremos como pode ser feito na Omie.G-Click!


Tópicos do Artigo

Acessando a página de contatos do cliente

1) Para gerenciar um contato o primeiro passo é acessar a página de contatos. Para isso, na lateral superior esquerda, clique na sua foto para acessar o menu;

2) Na região superior clique em Cadastro > Clientes:

3) Ao centro da página pesquise o nome do cliente e mais abaixo clique sobre ele;

4) Então, do lado esquerdo na parte superior, acesse a aba Contatos:
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💡 Dica

Também é possível acessar a página de contatos do cliente pelo campo de busca na região superior do lado esquerdo.

Nele, pesquise o nome do cliente e mais abaixo clique sobre ele.

Será aberta uma nova página, então acesse a aba Contatos:
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Cadastrando um contato

1) Após acessar a página de contatos, à esquerda, clique sobre o botão +Telefone ou + Email conforme contato que precisa cadastrar;

2) Será apresentado um quadro ao centro da tela. Nele, digite o nome do contato, seu e-mail ou telefone, se precisar selecione uma categoria, e então clique em Salvar;

💡 As categorias definem quais contatos dos clientes devem receber determinado e-mail ou mensagem.

Para isso, é preciso incluir a categoria no contato e também na configuração do e-mail ou mensagem, dessa forma, o sistema saberá quais contatos selecionar no momento do envio.

Saiba mais sobre as categorias clicando aqui

4) Também é possível cadastrar o contato através das plataformas de atendimento que integram com a Omie.G-Click.

Clique sobre o nome da plataforma desejada para consultar o passo a passo:

Editando um contato

1) Após acessar a página de contatos, à esquerda, clique sobre o nome do contato que precisa editar;

2) Será apresentado um quadro ao centro da tela. Nele, altere as informações que precisar e clique em Salvar;

Excluindo um contato

1) Após acessar a página de contatos, à esquerda, clique sobre o nome do contato desejado;

2) Um quadro irá surgir ao centro da página, nele à esquerda clique em Excluir;

📌 Atenção

Se o botão Excluir não aparecer em um contato de e-mail, significa que o contato está vinculado a um usuário do Visão do Cliente e será preciso desabilitar o cliente para esse usuário antes de excluir o contato.

💡 Dica: Contatos vinculados a usuários do Visão do Cliente possuem um ícone de olho verde ao lado.

Consulte por aqui o passo a passo

1) No canto superior à esquerda, clique na sua foto para acessar o menu;

2) No campo de busca da região superior do menu, digite Visão do Cliente e abaixo clique no nome do menu;
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3) Na parte superior, ao centro da tela, clique em Gerenciar Usuários;

4) Ao centro da tela, pesquise o nome do usuário e à direita clique na lupa (🔍). Depois, mais abaixo, clique sobre o nome ou apelido do usuário:
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5) Um quadro irá surgir ao centro da tela, nele selecione a opção Clientes Vinculados e mais abaixo serão listados os clientes que o usuário está relacionado;

6) Na coluna Acesso as públicões clique sobre o ícone de olho ao lado do nome do cliente para remover o acesso:
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7) Após isso tente excluir o contato novamente.

Entendendo as categorias

1) A categoria é uma função restritiva em relação aos envios de e-mails e mensagens. Com essa função, ao fazer o envio automático de um e-mail ou mensagem, será possível definir para quais contatos quero que o sistema faça o disparo.

💡Por exemplo: um cliente tem vários e-mails cadastrados (Financeiro, Compras, DP), mas você precisa que e-mails sobre admissão e férias cheguem apenas ao Departamento Pessoal.

Para isso, basta configurar essas obrigações com a categoria de destinatário: "DP".

Quando a Omie.G-Click disparar o e-mail dessa obrigação, o sistema enviará a mensagem somente para os contatos do cliente que também estiverem marcados com a categoria "DP".

Acessando o Relatório de Contatos

1) A configuração das categorias nos contatos pode ser feito pelo Relatório de Contatos.

2) Para acessá-lo, na lateral superior esquerda, clique na sua foto para acessar o menu;

3) Na região superior no campo de busca digite Contatos e mais abaixo clique sobre o menu;

Cadastrando, editando ou excluindo categorias

1) Depois de acessar o Relatório de Contatos, à esquerda, clique em + Nova Categoria;

2) Um quadro irá surgir ao centro da tela, para cadastrar uma categoria, na região superior do centro da tela, digite o nome dela e ao lado clique em Cadastrar;

3) Se precisar excluir uma categoria, à direita, basta clicar na lixeira ao lado do seu nome;

⚠️ Somente é possível excluir uma categoria que não está relacionada a nenhum contato. Ou seja, caso ela tenha algum, você precisará remover a categoria dos contatos primeiro.

6) Para editar o nome de uma categoria, basta clicar sobre ela, alterar seu nome e depois Salvar:

Alterando em lote a categoria de contatos

1) Após acessar o Relatório de Contatos, à esquerda, no filtro Tipo de contato defina se deseja gerenciar contatos de E-mail ou Telefone, e se precisar utilize outros filtros para buscar por contatos específicos;

2) Em seguida, mais abaixo à esquerda, selecione os contatos que precisa. Para selecionar todos, clique na caixa de seleção ao lado de Nº :

3) Após isso, à esquerda, clique em Alterar Categoria;

4) Um quadro irá surgir ao centro da tela, nele selecione as categorias que precisar:

  • Para adicionar as novas categorias mantendo as atuais, clique em Salvar.

  • Para substituir as categorias atuais pelas novas, marque Substituir pelas categorias específicas e depois clique em Salvar:

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