O Fluxo Cascata, também é conhecido como fluxo de trabalho ou workflow. Com ele você pode configurar tarefas em sequência, onde a conclusão de uma tarefa desencadeia outra.
É muito usado em projetos, e com a Omie.G-Click adaptamos para ser utilizado em Tarefas de Solicitação (Processos).
Exemplo
Conseguimos montar um fluxo de serviço, como, por exemplo, uma Abertura de Empresa, onde a conclusão da tarefa 1, vai criar a tarefa 2, e assim sucessivamente.
Tópicos do Artigo
Configurando um Fluxo Cascata ⚙️
1) Primeiro, na lateral superior à esquerda, clique na sua foto (1):
2) Na segunda coluna à esquerda, na parte inferior, acesse Configurações > Fluxo Cascata (1):
3) Será aberto uma página com a lista de fluxos existentes. Para criar um novo Fluxo Cascata, próximo ao centro da tela, na lateral esquerda, clique em + Novo (1).
Se precisar editar um fluxo já existente, ao centro da tela, pelo campo Pesquisar (2), você pode buscar o nome do fluxo ou o tipo "Solicitação", e mais abaixo, à esquerda, clique sobre o nome dele (3):
4) Ao escolher criar um novo fluxo, no centro da tela, surgirá uma caixa de diálogo. Defina um nome (1) e abaixo escolha o tipo Solicitação (2), e em seguida clique em Salvar (3):
6) Os fluxos irão usar dos Processos de Solicitação já configurados, mas também permitirão que você crie novos processos na mesma tela.
Para definir a primeira etapa do fluxo, no centro da tela, à direita, selecione o botão Processo Inicial (1):
7) Ao centro da tela surgirá um diálogo. Você poderá escolher o nome de um processo já existente (1) ou criar um novo processo (2).
Após selecionar o processo, clique no botão Adicionar (3):
Ao selecionar um processo que possui subatendimentos, você também pode transformar eles em passos do Fluxo Cascata.
Para isso, após escolher o processo, abaixo, marque a caixa de seleção ao lado deTransformar sub-atendimento em passos no fluxo:
Ao realizar isso, os subatendimentos serão desvinculados do atendimento principal no Fluxo Cascata.
Quando você precisar que várias tarefas sejam abertas no mesmo momento no Fluxo Cascata, mantenha elas como subatendimentos de um processo.
Com esse vínculo, quando a tarefa do processo principal for gerada, as tarefas de subatendimentos também serão criadas.
8) Cada retângulo corresponde a uma etapa do Fluxo Cascata. Para adicionar outro processo, do lado direito da etapa que deverá ser a anterior, clique no + (1). Será aberto um diálogo igual ao passo anterior para a escolha do processo.
Para remover uma etapa, do lado esquerdo do quadro dela clique na lixeira (2):
Atenção
Remover ou adicionar etapas em um Fluxo Cascata já existente afetam as tarefas do fluxo que ainda não foram finalizados.
Utilizando o Fluxo de Solicitações
1) Com o Fluxo Cascata já configurado, para utilizá-lo será necessário iniciá-lo.
No painel de controle, no canto superior esquerdo, clique no botão Criar Tarefas (1). Ao centro da tela surgirá um diálogo, do lado esquerdo dele clique em Iniciar Fluxo Cascata (2):
3) No centro da tela, surgirá um campo para a escolha do Fluxo Cascata (1). Após defini-lo, à direita, clique em Confirmar (2):
4) Então sugira um formulário e será preciso preencher os seus campos - aqueles com asterisco são obrigatórios. Após isso, à direita, ao final do formulário clique em Confirmar (21).
Para saber mais sobre os campos clique sobre o título abaixo da imagem:
Consulte aqui os campos do formulário
Consulte aqui os campos do formulário
(1) Fluxo Cascata: Nome do fluxo selecionado.
(2) Departamento: Departamento relacionado ao primeiro processo do fluxo.
Por padrão ele já fica pré-selecionado, pois a informação é identificada pela configuração do processo.
(3) Assunto: Título da primeira tarefa do fluxo. Por padrão apresenta o nome do primeiro processo, mas pode ser editado.
(4) Cliente(s)*: Empresa relacionada a tarefa. Selecione quantos clientes precisar.
(5) Novo: Permite o cadastro de um novo cliente. Após isso será necessário seleciona-lo no campo
Cliente.
(6) Usar Filtros: Habilita filtros avançados para seleção de clientes que atendem determinados critérios.
💡Como utilizar?
Clique emUsar Filtros, acima, selecioneFiltros de clientes, e utilize as opções que precisar.
Então, à direta, clique emAplicar filtros, para listar os clientes que atendem os filtros. Ao final, todos eles terão suas tarefas geradas.
(7) Exibir clientes desativados: Se precisar gerar um Fluxo Cascata para um cliente inativo, marque a caixa de seleção ao lado e em seguida selecione-o mais acima no campo
Cliente.
(8) Ação*: Data de início da tarefa.
Pode ser possível selecionar alguma data ou não, de acordo com o que foi configurado no processo.
(9) Meta*: Prazo interno para a entrega do serviço, conforme a configuração do processo.
(10) Prazo*: Limite para entrega da demanda, conforme a configuração do processo.
(11) Enviar arquivos: Se necessário, nesse campo será possível adicionar algum documento importante para a demanda.
(12) Andamentos*: Adicione um comentário inicial, com dados relevantes para a realização das tarefas que serão criadas.
(13) Replicar andamentos para subatendimentos: Ao marcar essa opção, quando a tarefa inicial possuir suatendimentos, o comentário adicionado em Andamento será replicado para elas.
(14) Responsável*: Usuário responsável pela tarefa.
Somente é possível escolher um único usuário.
(15) Sou Responsável: Quando o seu usuário for o responsável pela tarefa inicial, você poderá marcar essa opção
(16) Convidados: Usuários que precisam acompanhar ou auxiliar a tarefa inicial do fluxo.
(17) Notificar convidados por e-mail: Ao marcar essa opção, os convidados da tarefa inicial serão notificados por e-mail quando ela for gerada.
(18) Replicar convidados para subatendimentos: marcar a caixa de seleção à direita, se a tarefa inicial possuir subatendimentos, os convidados serão copiados para eles.
(19) Notificar por e-mail:
Ao abrir: Configura o envio de uma notificação por e-mail para o responsável da primeira tarefa, caso ele não seja o seu criador.
Ao finalizar: Configura o envio de uma notificação por e-mail ao criador e ao autorizador da primeira tarefa, caso nenhum deles seja o responsável pela finalização.
(20) Sou o autorizador: Indica que o seu usuário é o autorizador da primeira solicitação do Fluxo Cascata e com isso ela já será gerada autorizada.
Importante
O preenchimento de alguns campos do formulário exige permissões específicas.
Para que o usuário consiga selecionar um cliente, ele deve possuir a mesma visibilidade que ele.
Para que o usuário consiga definir o responsável da tarefa ou se indicar como autorizar, ele precisa de permissões no departamento:
Gerando a próxima tarefa
1) A próxima tarefa do seu fluxo, poderá ser iniciada de 2 formas:
Automaticamente 🔄 após a finalização/conclusão da tarefa:
Do lado direito da página, o usuário precisa realizar ou cancelar todas as atividades da tarefa e mais abaixo clicar emFinalizar.
Manualmente ✋ pelo usuário:
No canto superior direito da página, é preciso clicar no+, em seguida surgirá um diálogo no centro da tela, e será preciso clicar emConfirmar.
Esta função foi criada para caso a tarefa atual seja cancelada ou tenha algum impeditivo para a sua conclusão no momento, mas a próxima tarefa já possa ser iniciada.
2) Assim que a próxima tarefa do fluxo for gerada, o responsável por ela receberá uma notificação na Omie.G-Click pelo sininho (1), que fica localizado no canto superior direito da página.
Ao clicar no nele, as notificações serão expandidas, e ao clicar sobre a notificação (2), a tarefa será aberta:
Atenção
Quando a solicitação for gerada sem responsável, nenhum usuário será notificado. Isso pode ocorrer quando não houver um responsável definido no processo.
Além disso, a tarefa ficará visível no painel de controle dos usuários que possuem permissão de acesso ao departamento relacionado e a mesma visibilidade do cliente.
Acessando outras tarefas do fluxo
1) Pela tarefa, para acessar outras solicitações já geradas do Fluxo, na lateral superior à direita você pode clicar nas setas (1).
Ao lado delas teremos um ícone com 3 linhas (2), ao clicar nele será possível consultar todas as etapas do Fluxo Cascata:
2) Após selecionar as 3 linhas, surgirá um diálogo, e cada retângulo corresponde a uma etapa do fluxo:
(1) Nome do Fluxo Cascata: localizado na parte superior do diálogo.
(4) Ícone de fixar: Indica a tarefa que estou acessando no momento.
(3) Nome do processo: Quando houver um código numérico à esquerda significa que a tarefa já foi gerada e ao clicar sobre o seu nome ela será aberta. Quando ela não tiver sido gerada, será aberta a configuração do processo.
(4) Departamentos: Departamentos relacionados a tarefa/processo.
3) Além disso, temos um relatório exclusivo para a consulta de tarefas que fazem parte de um Fluxo Cascata. O botão abaixo te levará para um artigo sobre o recurso:
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