O ambiente Minhas Empresas funciona como o painel central de acompanhamento do OneFlow. Nele, você visualiza de forma consolidada todas as empresas às quais possui acesso, com foco no andamento das etapas da competência selecionada. Essa visão permite acompanhar rapidamente a situação operacional de cada empresa, identificar pendências no período e entender em que etapa do fluxo cada uma se encontra, sem a necessidade de acessar individualmente todos os ambientes internos.

No OneFlow, a operação acontece em dois ambientes complementares. O primeiro é o próprio painel Minhas Empresas, voltado ao acompanhamento geral da carteira e ao monitoramento do processamento mensal. O segundo é o ambiente interno de cada empresa, acessado ao clicar na ação de abertura do módulo correspondente na competência desejada. Nesse momento, o sistema abre uma nova aba no navegador e direciona você para a área de trabalho da empresa selecionada.

Além da visão consolidada, o painel apresenta indicadores objetivos das principais etapas do processo, como ERP, Importação, Escrituração, Apurações, Obrigações e Entregas. Essa visualização centralizada torna a gestão da operação mais eficiente, pois facilita a identificação de gargalos, falhas e demandas prioritárias com mais agilidade.

Antes de acompanhar o painel, vale entender como cada módulo processa as informações ao longo do mês. Esse fluxo está detalhado no artigo Visão geral por módulo.

Painel das Minhas Empresas

1) Apresentação

⚠️ Importante

Embora as opções apresentadas a seguir estejam ilustradas no Módulo Fiscal, elas também são utilizadas nos demais módulos do OneFlow.

Ao logar no OneFlow e selecionar um dos módulos esta será a visualização. A seguir, descrevemos cada opção para entendimento desta tela.

(1) Treinamentos do OneFlow: aba de navegação que leva para a área de treinamentos da plataforma. Ela funciona como um acesso rápido para consultar materiais de apoio e capacitação dentro do sistema, não deixe de assistir aos treinamentos antes de começar o uso do OneFlow.

(2) Minhas empresas: aba atual da tela. É nela que ficam listadas as empresas vinculadas ao usuário para acompanhamento do processamento. O ícone de fechamento ao lado do nome indica que a aba pode ser encerrada, porém ao acessar o menu do Fiscal → "Minhas Empresas" neste ambiente, você abrirá a aba novamente.
(3) Mês: campo de filtro para definir o mês de referência para visualização das etapas do mês correspondente.

(4) Ano: campo de filtro para definir o ano de referência da visualização.

(5) Ordenar por: campo usado para definir o critério de ordenação da lista. Pode ser usado para ordenar:
- Código Interno do sistema
- Razão Social
- Nome Fantasia

(6) Visualizar: filtro de exibição da listagem. Pode ser usado para filtrar empresas por "Status":
- Somente empresas com status "Ativas e Inativas";
- Somente empresas com status "Ativa";
- Somente empresas com status "Inativas";
- Somente empresas com status "Em Andamento";
- Somente empresas com status "Em Andamento e Pendentes";
- Somente empresas com status "Em Andamento, Pendentes e Finalizadas";
- Somente empresas com status "Pendentes";
- Somente empresas com status "Finalizadas";
- Somente empresas com status "Não Iniciadas";

(7) Procurar por: campo de busca textual para localizar registros na listagem de empresas. A pesquisa pode ser feita por Empresa, CNPJ, Código ou Regime Tributário.
- ⚠️ Para filtrar por regime tributário digite o regime completo, exemplo: "Simples Nacional" ou "Lucro Presumido" para retornar as empresas com do regime tributário correspondente.

(8) Atualizar: botão usado para recarregar a listagem com base nos filtros aplicados. Ele serve para atualizar os dados exibidos na tela após alterações de pesquisa, período ou ordenação.

(9) Configurações (⚙️) : ícone de engrenagem localizado no canto superior direito da tela. Esse recurso permite acessar as configurações do escritório contábil.

(10) Listagem de acompanhamento das empresas: área principal do ambiente Minhas Empresas, onde são exibidas as empresas vinculadas ao usuário e o andamento do processamento mensal de cada uma. Nessa grade, são apresentadas colunas como Empresa, Identificação, ERP, Importação, Escrituração, Apurações, Obrigações, Entregas, Status, Alertas e Clientes, além da ação "Abrir", que direciona para o ambiente interno da empresa no mês e módulo correspondente. Essa seção permite acompanhar, de forma consolidada, em que etapa cada empresa se encontra.

2) Acompanhamento das Etapas por Módulo

No painel Minhas Empresas, o OneFlow apresenta de forma dinâmica o andamento das etapas do processamento executados em cada empresa na competência selecionada.

Para facilitar a leitura da operação, cada etapa do fluxo é sinalizada por cores, que indicam a situação do processamento:

🟢 Verde: etapa do processo concluída.

🟡 Amarelo: etapa do processo em andamento, sem erros identificados, mas ainda não concluída.

🔴 Vermelho: erro ou alerta identificado na etapa do processo, com necessidade de ação do usuário.

⚪ Cinza: processo ou movimentação do período ainda não iniciado.

2.1) No Módulo Fiscal

No painel Minhas Empresas, o fluxo do Módulo Fiscal é apresentado sempre na seguinte sequência:

ERP → Importação → Escrituração → Apurações→ Obrigações → Entregas

Etapas do processo fiscal

Cada coluna apresenta o andamento das principais etapas operacionais de cada empresa na competência selecionada. Nessa seção, é possível acompanhar os status de ERP, Importação, Escrituração, Apurações, Obrigações e Entregas, o que facilita a identificação da etapa em que cada empresa se encontra no fluxo mensal.

1) ERP

Quando as empresas usam o ERP Omie a integração é nativa e em tempo real com o OneFlow, esta etapa representa exatamente como está o processo de escrituração das integrações que ocorrem do Omie.

2) Importação

O OneFlow conta com monitoramentos automáticos de notas de saída e entrada, tanto para produtos quanto serviços. Os monitoramentos automáticos buscam as notas diretamente dos portais federais e municipais sem a necessidade de solicitar ao seu cliente mensalmente.

Monitoramentos disponíveis:

Monitoramento de nota fiscal de serviços (NFS-e) dos prestados e tomados do Portal Nacional;
Monitoramento de nota fiscal de serviços (NFS-e) dos prestados e tomados das prefeituras;
Monitoramento de nota fiscal de produto, modelo 55, tanto de saída quanto entrada. (Para empresas que possuem o Omie essa opção está indisponível no OneFlow).

Veja nossa coleção de artigos sobre os monitoramentos.

Monitoramentos e Importações

3) Escrituração

Etapa que representa a escrituração das notas fiscais da competência. Nela, o OneFlow considera os documentos fiscais processados no período, independentemente da origem das informações, como integrações automáticas com o Omie, monitoramentos, digitações manuais e importações de XML. Essa etapa contempla os diferentes modelos atendidos pelo sistema, incluindo notas fiscais de serviço e de produto.

4) Apurações

Etapa em que o OneFlow consolida as informações escrituradas da competência para realizar os cálculos e apurações fiscais do período. Nessa fase, o sistema executa validações e auditorias automáticas para garantir a consistência dos dados antes da continuidade das etapas do processo mensal.

5) Obrigações

etapa em que o OneFlow transmite as obrigações à Receita Federal do Brasil, quando se trata de obrigações automáticas, ou gera o arquivo para transmissão nos casos de obrigações manuais. Além disso, o sistema acompanha as obrigações da competência com base nas informações processadas nas etapas anteriores do mês.

Nessa fase, o OneFlow pode executar transmissões, validações e conferências relacionadas às obrigações fiscais do período. Quando há inconsistências nos dados, falhas de comunicação com portais externos ou problemas de configuração, o andamento da etapa pode ser impactado.

6) Entregas

etapa final do processo, relacionada à disponibilização e ao envio das informações geradas na competência. Nessa fase, o sistema conclui as entregas vinculadas ao período, como comunicações à Receita Federal do Brasil e a disponibilização de recibos e guias. Conforme as configurações definidas, o OneFlow também pode realizar o envio dessas informações ao responsável pela empresa.

2.2) No Módulo Folha de Pagamento

No painel Minhas Empresas, o fluxo do Módulo Folha é apresentado na seguinte sequência:

Entradas → Movimentações → Folha → Obrigações → Entregas

Etapas do processo de Folha de Pagamento

Os indicadores de etapas da Folha de Pagamento mostram o andamento das principais etapas operacionais de cada empresa na competência selecionada. Nessa seção, é possível acompanhar o status de Entradas, Movimentações, Folha, Obrigações e Entregas, o que facilita a identificação da etapa em que a empresa se encontra no fluxo mensal.

1) Entradas

2) Movimentações

3) Folha

4) Obrigações

etapa em que o OneFlow transmite as obrigações ao eSocial, quando se trata de obrigações automáticas, ou gera o arquivo para transmissão nos casos de obrigações manuais. Além disso, o sistema acompanha as obrigações da competência com base nas informações processadas nas etapas anteriores do mês.

Nessa fase, o OneFlow pode executar transmissões, validações e conferências relacionadas às obrigações trabalhistas e previdenciárias do período. Quando há inconsistências nos dados, falhas de comunicação com portais externos ou problemas de configuração, o andamento da etapa pode ser impactado.

5) Entregas

etapa final do processo, relacionada à disponibilização e ao envio das informações geradas na competência. Nessa fase, o sistema conclui as entregas vinculadas ao período, como comunicações as entidades governamentais e a disponibilização de recibos e relatórios para os trabalhadores. Conforme as configurações definidas, o OneFlow também pode realizar o envio dessas informações ao responsável pela empresa.

2.3) No Módulo Contábil

No painel Minhas Empresas, o fluxo do Módulo Contábil é apresentado na seguinte sequência:

Configurações → Entradas → Conferências → Apurações → Obrigações → Entregas

Etapas do processo Contábil

Os indicadores das etapas do Módulo Contábil mostram o andamento das principais etapas operacionais de cada empresa na competência selecionada. Nessa seção, é possível acompanhar o status de Configurações, Entradas, Conferências, Apurações, Obrigações e Entregas, o que facilita a identificação da etapa em que a empresa se encontra no fluxo mensal.

1) Configurações

Etapa em que o OneFlow sinaliza parâmetros e cadastros do Módulo Contábil que precisam ser revisados antes da geração dos lançamentos contábeis. Nessa fase, o sistema considera controles relacionados ao Ativo Imobilizado e auditorias sobre o cadastro do Plano de Contas, com o objetivo de identificar pendências que possam impactar o processamento contábil da competência.

2) Entradas

Etapa em que o Módulo Contábil recebe e organiza as informações que irão alimentar o processamento contábil da competência. Nessa fase, o sistema considera os dados integrados dos demais módulos e das rotinas e controles vinculados ao período, formando a base para as conferências, apurações e geração dos lançamentos contábeis.

3) Conferências

etapa em que o Módulo Contábil valida as informações recebidas nas etapas anteriores, nesta etapa é de autonomia total do usuário, o sistema possui mecanismos e funcionalidades para apoiar na atividade com o objetivo de identificar inconsistências antes da apuração, da geração das obrigações e demonstrações e das entregas. Essa fase funciona como um ponto de revisão do processamento contábil da competência. Sempre recomendamos que seja realizada mensalmente.

4) Apurações

Etapa em que o OneFlow consolida os lançamentos contábeis da competência para realizar os cálculos e apurações do período. Nessa fase, o sistema executa validações e auditorias automáticas para garantir a consistência dos dados antes da continuidade das etapas do processo mensal.

5) Obrigações

Geralmente esta etapa é onde o sistema prepara as demonstrações e livros contábeis para entregas, mas em casos que existam apurações sobre o lucro para empresa, o OneFlow transmite as obrigações à Receita Federal do Brasil, quando se trata de obrigações automáticas, ou gera o arquivo para transmissão nos casos de obrigações manuais. Além disso, o sistema acompanha as obrigações da competência com base nas informações processadas nas etapas anteriores do mês.

6) Entregas

etapa final do processo, relacionada à disponibilização e ao envio das informações geradas na competência. Nessa fase, o sistema conclui as entregas vinculadas ao período, como comunicações à Receita Federal do Brasil e a disponibilização de recibos, guias e demonstrativos contábeis (DRE, Balancete, Balanço e livros contábeis). Conforme as configurações definidas, o OneFlow também pode realizar o envio dessas informações ao responsável pela empresa.

3) Status

Os status indicam se o ciclo de etapas dentro do processamento da competência está finalizado, em andamento, com pendência ou não iniciado.

Finalizado	Todo o processo de escrituração e apuração foi concluído.
Em andamento	Período em aberto, sem erros - aguardando o usuário conferir e finalizar.
Pendente	Existem erros ou alertas em alguma das etapas do processo.
Inativo	Este status é apresentado nos meses anteriores a competência que foi definida como inicial para o módulo.
Não iniciado	A empresa não foi aberta no período em questão ou ainda não executou o assistente de configurações iniciais para o módulo.

💡Dica

Ao identificar um erro no processamento, observe em qual etapa do processo ele foi apresentado. Essa análise ajuda a entender com mais precisão a origem da inconsistência e direciona a validação para o ponto correto da operação.