O regime do Simples Nacional simplifica a tributação das empresas de pequeno porte, mas exige atenção na correta classificação das atividades econômicas nos anexos. Isso é especialmente importante para empresas prestadoras de serviços, já que essa definição impacta diretamente a carga tributária.
A definição do anexo do Simples Nacional para serviços é uma etapa importante para garantir a correta apuração dos tributos no sistema. Quando essa configuração está incorreta ou incompleta, podem ocorrer erros de cálculo, falhas na apuração e até duplicidade de receita.
No OneFlow, essa definição ocorre a partir do vínculo entre o serviço da nota fiscal e as atividades econômicas correspondentes no PGDAS. Depois que esse vínculo é configurado corretamente, o sistema passa a reconhecer automaticamente os serviços nas notas escrituradas e aplicar o enquadramento adequado.
Tópicos do Artigo:
Como o OneFlow identifica o Anexo dos Serviços
O enquadramento do anexo do Simples Nacional no sistema ocorre a partir da identificação do serviço prestado na NFS-e. Esse processo começa com o código municipal do serviço, que é destacado na nota fiscal.
Para empresas que utilizam o Omie, ou quando a emissão é realizada diretamente pelo OneFlow, esse código municipal é informado no momento da emissão da NFS-e e pode estar vinculado ao cadastro do serviço ou à Ordem de Serviço (O.S.). Esse código, por sua vez, está relacionado a um código de serviço da tabela federal.
A partir dessa informação, o sistema realiza o vínculo com as atividades correspondentes do PGDAS, que estão diretamente associadas aos anexos do Simples Nacional, definindo assim o enquadramento correto do serviço.
Já para empresas que não utilizam o Omie como ERP, o processo segue a mesma lógica. Independentemente da origem da NFS-e, seja por importação automática ou manual, o sistema identifica o código de serviço da tabela federal, seja por meio das informações contidas no arquivo ou por um relacionamento interno.
Com base nesse código, o sistema também realiza a associação com as atividades econômicas do PGDAS e, consequentemente, com o anexo do Simples Nacional correspondente.
É importante destacar que, independentemente da origem da NFS-e, seja Omie ou outro sistema, o processo de identificação e vínculo do anexo segue o mesmo padrão para todas as empresas.
Identificando o Serviço Federal na NFS-e
Antes de configurar o anexo do Simples Nacional, é necessário identificar qual é o serviço federal vinculado à nota fiscal. Para isso, acesse o sistema e siga os passos abaixo:
1) Abra o OneFlow, acesse o módulo Fiscal (1) e clique em "Abrir Fiscal" (2) da empresa que realizará a operação.
2) Em seguida, acesse a tela de Etapas (1) e dê um duplo clique no card de Serviços Prestados (2), na coluna de Escrituração.
3) Abra a nota fiscal desejada (1):
4) Clique na aba Itens (1). Nessa aba, será possível visualizar o código e a descrição do serviço federal utilizado na nota (2).
5) Caso haja muitas notas fiscais e não seja viável analisá-las individualmente, é possível utilizar um relatório para facilitar essa identificação.
5.1) Acesse o menu Fiscal (1) e vá até a aba de "Relatórios" e clique na opção "Documentos Escriturados" (2):
5.2) Habilite o filtro para "Serviços Prestados" (1), vá até a aba de "Serviços" (2) e habilite as flags de "Código LC116" e "Descrição LC116" (3), feito isso, clique em "Executar" (4) para gerar o relatório:
5.3) Após a emissão, o relatório apresentará todas as notas fiscais escrituradas no sistema, juntamente com o respectivo serviço federal vinculado a cada uma delas.
Se você já tiver essa informação, siga para o próximo tópico.
Configurando o Anexo do Simples Nacional
⚠️ Importante
Grande parte das empresas prestadoras de serviços se enquadra nas seguintes situações:
Atividades não sujeitas ao Fator R, tributadas no Anexo III
Atividades sujeitas ao Fator R, tributadas no Anexo III ou Anexo V, conforme o cálculo
No caso das atividades sujeitas ao Fator R:
Quando o fator for igual ou superior a 28% (0,28), a tributação ocorre pelo Anexo III;
Quando for inferior a 28% (0,28), a tributação ocorre pelo Anexo V.
Sobre o vínculo das atividades
Para que o cálculo seja realizado corretamente, recomendamos vincular todas as atividades do grupo, mesmo que no PGDAS apareça apenas uma.
Não sujeitas ao Fator R: vincular as atividades
7.5. Não sujeitos ao fator R, Anexo III, sem retenção de ISS, com ISS devido a outro município;
7.6. Não sujeitos ao fator R, Anexo III, sem retenção de ISS, com ISS devido ao próprio município;
7.7. Não sujeitos ao fator R, Anexo III, com retenção de ISS;
9.3. Prestação de Serviços para o exterior, não sujeitos ao fator R, Anexo III
Sujeitas ao Fator R: vincular as atividades
7.2. Sujeitos ao fator R, sem retenção de ISS, com ISS devido a outro município;
7.3. Sujeitos ao fator R, sem retenção de ISS, com ISS devido ao próprio município;
7.4. Sujeitos ao fator R, com retenção de ISS
9.2 Prestação de Serviços para o exterior, sujeitos ao fator R.
Mesmo com todas as atividades vinculadas, o sistema irá considerar, no momento da apuração, a atividade correta conforme o PGDAS. Por exemplo: se a nota estiver relacionada à atividade 7.6, será essa a atividade utilizada no cálculo.
O que não pode ocorrer é o vínculo duplicado da mesma atividade. Por exemplo, cadastrar a atividade 7.5 duas vezes. Essa duplicidade faz com que o sistema replique o valor da receita apurada, gerando erro no cálculo dos impostos e divergência no fechamento fiscal.
Vale destacar que esses são apenas dois casos mais comuns. Podem existir outros cenários e anexos. Nesses casos, o processo é sempre o mesmo: remover os vínculos incorretos sugeridos pelo sistema e incluir manualmente as atividades conforme o extrato do PGDAS.
Dentro da empresa desejada, siga os passos abaixo para acessar a configuração:
1) Acesse o menu Fiscal (1), localize o tópico Tabelas e clique em "Exibir todos" (2).
2) Você será direcionado para a rotina de Tabelas Fiscais. Em seguida, clique na opção "Serviços Federais" (1):
3) O sistema exibirá a tabela federal de serviços, conforme a Lei Complementar nº 116/2003. Localize o código de serviço desejado (1) — o mesmo identificado na nota fiscal — e clique em "Alterar configurações" (2).
4) Ao acessar a configuração do serviço federal, o sistema apresentará as atividades econômicas previamente configuradas (1), destacadas em vermelho, indicando que estão pendentes de confirmação (2).
💡Dicas
O sistema possui uma pré-configuração aplicada e, por isso, algumas atividades já podem estar vinculadas a determinados códigos de serviço. Se estiver correto, basta confirmar. No entanto, essa confirmação é opcional, pois o sistema continuará utilizando os vínculos na apuração.
Se a empresa já possui transmissões anteriores ao PGDAS. Você pode identificar quais são as atividades econômicas usadas anteriormente. Consulte o extrato do PGDAS e verifique o campo correspondente à atividade econômica. Essa é a informação que deve ser vinculada ao serviço no sistema (1).
5) A partir disso, é necessário realizar a validação: as atividades apresentadas correspondem à realidade da empresa?
Se estiverem corretas, você pode confirmar, isso é opcional, ou excluir e alterar os vínculos.
Confirmando as atividades econômicas pré-configuradas.
Confirmando as atividades econômicas pré-configuradas.
1) Se estiverem corretas, basta dar um duplo clique sobre cada uma delas (2):
2) Clique em "Confirmar":
3) Depois, clique em “Sim” para salvar:
4) E a atividade estará confirmada (1), o mesmo deve ser feito com as outras.
Excluindo as atividades econômicas
Excluindo as atividades econômicas
1) Selecione a atividade (1) e clique em “excluir vínculo” (2):
2) Clique em “sim” para confirmar a exclusão:
3) O sistema exibirá uma confirmação perguntando se você deseja excluir também as atividades similares do mesmo grupo. Clique em "sim" para confirmar e todas elas serão desvinculadas automaticamente.
Vinculando as atividades econômicas
Vinculando as atividades econômicas
1) Na tela de Configuração de Serviço, clique em “+ Vincular atividade” :
2) Em seguida, clique na lupa (🔍) para pesquisar as atividades disponíveis:
3) Selecione uma das atividades econômicas apresentadas em listagem:
4) E clique em "Confirmar".
5) Depois, clique em "Fechar".
6) A atividade vinculada já será exibida como confirmada para o serviço.
Repita o processo para incluir as demais atividades necessárias (1):
7) Ao final, clique em Confirmar (1) para salvar todas as alterações:
Reprocessando os Documentos para recálculo
Após realizar a alteração, pode ser necessário executar uma etapa adicional.
Como o OneFlow realiza automaticamente a escrituração e o cálculo dos impostos, caso já existam documentos fiscais escriturados com a configuração anterior, será necessário reprocessá-los para que passem a considerar a nova configuração.
Para isso, siga os passos abaixo:
1) Acesse o menu Fiscal (1), dentro de Escriturações, clique em "Exibir escriturados" (2) para visualizar os documentos fiscais.
2) No Painel de Documentos Escriturados, informe o período desejado (1).
No campo Tipo de Documento, selecione o filtro correspondente aos documentos que deseja visualizar.
Marque os documentos que deseja processar (3). É possível selecionar individualmente ou utilizar a marcação em lote para todos os registros exibidos.
Caso necessário, utilize a opção "Selecionar Todos os Registros" (4) para incluir também os documentos das demais páginas no processamento.
Após a seleção, clique em "Reprocessar" (5) para que o sistema execute o recalculo dos documentos.
6) O sistema solicitará a confirmação, clique em "Sim".
6) Após o reprocessamento, caso todos os documentos sejam processados corretamente, o sistema exibirá uma mensagem de confirmação.
Pronto! Com isso, a configuração foi atualizada e os documentos da competência foram reprocessados com sucesso. A partir desse momento, todos os novos documentos escriturados já seguirão a nova configuração definida.
Perguntas Frequentes
1) Erro: Não foi possível apurar o documento
1) Erro: Não foi possível apurar o documento
"O sistema não conseguiu identificar a atividade econômica e o anexo para o cálculo do Simples Nacional desse documento.
Normalmente isso ocorre quando não existe atividade econômica vinculada ao código do serviço ou ao código do produto de um dos itens do documento.
Acesse a opção Fiscal / Tabelas e verifique se os vínculos das atividades econômicas correspondem aos itens desse documento."
Esse erro geralmente ocorre quando não existe atividade econômica vinculada ao código de serviço federal presente na nota fiscal, ou quando o vínculo está incompleto ou incorreto.
Além disso, algumas situações específicas da nota podem impactar essa identificação, como:
Existência de retenção de ISS;
Prestação de serviço ao exterior;
ISS devido ao próprio município ou a outro município.
Quando apenas uma atividade está vinculada, mas a nota possui características diferentes, o sistema pode não conseguir identificar corretamente a atividade aplicável.
Exemplo
Empresas de serviços sujeitas ao fator R, devem usar as atividades abaixo:
7.2. Sujeitos ao fator R, sem retenção de ISS, com ISS devido a outro município;
7.3. Sujeitos ao fator R, sem retenção de ISS, com ISS devido ao próprio município;
7.4. Sujeitos ao fator R, com retenção de ISS
9.2 Prestação de Serviços para o exterior, sujeitos ao fator R.
O que distingue as atividades acima é o tratamento do ISS que pode estar retido, devido ao mesmo município da empresa ou a outro município.
Quando se tratar de um serviço prestado para o exterior deve-se usar a atividade 9.2 Sujeitos ao fator R.
Dessa forma, o sistema conseguirá identificar corretamente a atividade econômica conforme as características de cada nota, mesmo que todas estejam vinculadas, evitando erros na apuração.
Para corrigir:
3) Após o ajuste, reprocese os documentos para que a apuração seja recalculada.
2) O valor da receita bruta está duplicada
2) O valor da receita bruta está duplicada
O valor da receita bruta pode aparecer duplicado no cálculo dos impostos quando a mesma atividade econômica está vinculada mais de uma vez ao serviço.
⚠️ Importante
Pode ser verificado:
O valor da receita aparece duplicado na base cálculo dos impostos.
Os itens dos documentos podem aparecer em duplicidade
Como corrigir:
3) Após o ajuste, reprocese os documentos para que a apuração seja recalculada.
3) Como o sistema apura Atividades com ISS devido ao mesmo município da empresa.
3) Como o sistema apura Atividades com ISS devido ao mesmo município da empresa.
O sistema identifica essa situação comparando:
✅ A cidade cadastrada nos dados da empresa
✅ A Localidade da Incidência do ISS informada no documento fiscal
Quando os dois municípios são iguais, o ISS é considerado devido ao próprio município do estabelecimento.
Exemplo
Na empresa, o município cadastrado está como São Paulo (SP).
Na nota fiscal, a Localidade da Incidência do ISS também está informada como São Paulo (SP).
Com isso, na apuração o sistema classifica automaticamente a receita na atividade correspondente a:
"com ISS devido ao próprio município do estabelecimento".
4) Como o sistema apura Atividades com ISS devido a outro município
4) Como o sistema apura Atividades com ISS devido a outro município
O sistema identifica essa situação comparando:
✅ A cidade cadastrada nos dados da empresa
✅ A Localidade da Incidência do ISS informada no documento fiscal
Quando os dois municípios são diferentes, o ISS é considerado devido a outro município.
Exemplo
Na empresa, o município cadastrado está como São Paulo (SP).
Na nota fiscal, a Localidade da Incidência do ISS também está informada como Indaiatuba (SP).
Com isso, na apuração o sistema classifica automaticamente a receita na atividade correspondente a:
"sem retenção de ISS, com ISS devido a outro município".
5) Como o sistema apura Atividades com ISS retido
5) Como o sistema apura Atividades com ISS retido
Na aba Impostos do item da nota fiscal, quando a opção Retido estiver habilitada no ISS, o sistema entende que o imposto foi retido na prestação do serviço.
Com isso, na apuração, a receita será classificada automaticamente na atividade correspondente a serviço com retenção de ISS.
Com isso, na apuração o sistema classifica automaticamente a receita na atividade correspondente a:
"com retenção de ISS".
6) Como o sistema apura Atividades de serviços para o Exterior
6) Como o sistema apura Atividades de serviços para o Exterior
O sistema identifica essa situação comparando:
✅ Se o serviço na nota está com o campo “Tributação do Serviço” como “Exportação de Serviços“
✅ Se o cliente está como "estrangeiro".
Quando essas condições são atendidas, na apuração o sistema classifica automaticamente a receita na atividade correspondente a serviços prestados para o exterior e deduz automaticamente as partilhas de impostos isentas nessa operação.
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