Para que o OneFlow execute corretamente as rotinas fiscais e contábeis, é essencial que cada empresa tenha um contador responsável vinculado ao seu cadastro. Esse vínculo permite que o sistema identifique o responsável técnico pelas informações utilizadas na geração de obrigações e na assinatura de arquivos oficiais, como a Escrituração Contábil Digital (ECD) e a Escrituração Contábil Fiscal (ECF).
Sem essa configuração, algumas rotinas podem apresentar falhas no momento da geração ou do fechamento. Por isso, manter o contador vinculado em todas as empresas é uma etapa importante para garantir consistência e continuidade nos processos.
⚠️ Importante
Após cadastrar uma nova empresa no OneFlow, acesse o cadastro do contador para realizar o vínculo do contador responsável.
Tópicos do Artigo
Cadastrando um novo Contador
1) Após realizar o login no portal, acesse o aplicativo OneFlow e clique ou no módulo Fiscal ou Contábil.
2) No módulo selecionado (1), Será apresentada a tela "Minhas Empresas" (2).
💡Dica
Este cadastro é realizado na tela onde são listada todas as empresas, ou seja, antes de abrir as empresas.
3) Clique no menu suspenso do módulo de sua preferência (1), localize o tópico "Contadores" e clique em "+ Incluir" (2):
4) Na tela Contadores, clique em "+ Incluir" no menu lateral:
5) Dentro do cadastro, realize o preenchimento de dados para a inclusão de um novo contador. Após preencher todas as informações (1), clique em "Salvar" (2):
(1) Nome: Informe o nome completo do contador responsável. Esse nome será utilizado na identificação do profissional em obrigações, relatórios e livros contábeis.
(2) CPF: Informe o CPF do contador. Esse dado é obrigatório e será utilizado na validação e identificação do responsável técnico.
(3) E-mail: Informe o endereço de e-mail do contador.
(4) Número do CRC: Informe o número de registro do contador no Conselho Regional de Contabilidade. Esse dado é obrigatório e comprova a habilitação do profissional para exercer a atividade contábil.
(5) Estado de expedição do CRC: Selecione o estado em que o CRC foi emitido. Exemplo: SP para São Paulo.
(6) Validade da certidão de regularidade: Informe a data de validade da certidão do contador junto ao Conselho Regional de Contabilidade. Esse campo não é obrigatório, mas é recomendado para controle.
(7) Núm. sequencial da certidão: Informe o número da certidão de regularidade. Esse campo não é obrigatório.
(8) Categoria profissional: Selecione a categoria do profissional.
Contador: profissional com formação em Ciências Contábeis e registro no Conselho Regional de Contabilidade, apto a atuar em todas as atividades contábeis.
Técnico em contabilidade: profissional com formação técnica e registro no Conselho Regional de Contabilidade, sujeito às limitações previstas na legislação vigente.
(9) DDD e Telefone: Informe o telefone para contato, incluindo o DDD.
(10) Empresas Vinculadas: Nesta seção, são exibidas as empresas vinculadas ao contador cadastrado. Também é por meio dela que o vínculo com novas empresas pode ser realizado.
Preencha, depois clique em Salvar (11) para concluir o cadastro.
💡Dica
Após finalizar o cadastro, caso seja necessário realizar ajuste ou atualizações, clique em "Editar", altere o(s) campo(s) desejado(s).
Vinculando empresas ao contador
1) Além de cadastrar o contador, você precisa definir as empresas que ele será responsável. Para isso, na tela de inclusão ou de edição do cadastro, clique na opção "+ Vincular empresas":
2) Será exibida a tela contendo as empresas cadastradas no OneFlow. Selecione (1) as que serão de responsabilidade do contador e clique na opção "Vincular" (2):
💡Dica
Para vincular várias empresas ao mesmo tempo, selecione o checkbox da barra de títulos (1).
Esse recurso seleciona apenas as empresas exibidas na primeira página. Para marcar todos os registros, clique em "Selecionar Todos os Registros" (2).
Em seguida, clique em "Vincular" (3).
Caso realize o vínculo com várias empresas, o sistema iniciará o processamento do contador em todas elas, este processo pode levar alguns minutos até ser finalizado em todas.
3) O sistema realizará o vínculo do contador a todas as empresas selecionadas (1). Na sequência, é só clicar em "Salvar" (2):
Conferindo o vínculo realizado na empresa
1) Após salvar o vínculo, acesse o dashboard "Minhas Empresas" e entre no módulo Contábil ou no módulo Fiscal da empresa.
2) Ao abrir a empresa, será carregado o resumo do módulo desejado (1), clique em "Atualizar" (2) para carregar o vínculo do contador.
3) Para conferir o vínculo, clique na"Engrenagem" (⚙️) no canto superior direito:
4) Na tela Configurações da empresa, você poderá conferir o ícone verde (✅) no quadro "Contadores Responsáveis", indicando que ela já possui contador definido.
Atenção
Caso o semáforo esteja na cor vermelha (❌), significa que o contador não está vinculado à empresa, sendo necessário realizar o vínculo para garantir o correto funcionamento das obrigações.
5) Ao clicar sobre o quadro, será possível apenas visualizar o(s) contador(es) responsável(is) pela empresa. Caso seja necessário realizar alterações, será preciso retornar à tela de cadastro do contador.
Como verificar se já tenho cadastro do contador e vincular nas empresas?
Como verificar se já tenho cadastro do contador e vincular nas empresas?
1) Após realizar o login no portal, acesse o aplicativo OneFlow e clique ou no módulo Fiscal ou Contábil.
2) No módulo selecionado (1), Será apresentada a tela "Minhas Empresas" (2).
💡Dica
Este cadastro é realizado na tela onde são listada todas as empresas, ou seja, antes de abrir as empresas.
3) Clique no menu suspenso do módulo de sua preferência (1), localize o tópico "Contadores" e clique em "+ Exibir todos" (2):
4) Ao acessar essa tela de cadastro do Contador, o OneFlow apresentará todos os contadores listados e já cadastrados. Esse passo é importante para verificar se o contador que você deseja utilizar já está cadastrado, evitando duplicidade de informações.
Se o contador estiver cadastrado, realize o vínculo com a empresa.
Caso não esteja, será necessário realizar o cadastro.
Definindo o contador signatário para ECD e ECF
As obrigações SPED ECD e SPED ECF exigem a definição de um ou mais signatários, que são os responsáveis pela assinatura dos arquivos digitais antes da transmissão.
Entre os signatários, é necessário incluir:
O contador responsável
Outros responsáveis, quando aplicável (ex.: sócio, administrador, procurador)
Essa configuração é fundamental para garantir que os arquivos sejam validados corretamente pelos órgãos competentes. Dessa forma, para obter mais detalhes sobre como fazer essa configuração, clique nos botões abaixo:
