A Escrituração Contábil Digital (ECD) é parte integrante do projeto SPED e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir os livros e demonstrações contábeis, em versão digital.
Obrigatoriedade de Entrega
Forma de Tributação | Empresas obrigadas |
Lucro Real | Todas |
Lucro Presumido | Não optou pelo livro caixa (parágrafo único do art. 45 da Lei nº 8.981/1995). OU Distribuiu parcela de lucros ou dividendos sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF) em montante superior ao valor da base de cálculo do imposto sobre a renda apurado diminuída dos impostos e contribuições a que estiver sujeita, independentemente se optou ou não pelo livro caixa. |
Imunes/Isentas | Auferiu receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados, cuja soma seja igual ou maior R$ 4.800.000,00. |
SCP | Seguem as mesmas regras de obrigatoriedade das empresas do lucro real, presumido e imunes/isentas e entregam a ECD em arquivos separados da sócia ostensiva. |
Demais | Entrega facultativa (não há multa por atraso na entrega). |
Para preparar a empresa para a geração do arquivo da ECD no OneFlow, deverá realizar as etapas:
Configurando a Obrigação
No OneFlow, tendo selecionado a empresa desejada, acesse a opção 'Configuração da Empresa' (canto superior direito da tela):
Na tela que será exibida, acesse a opção "Contábil / Obrigações":
Clique na opção ‘Incluir’:
No campo ‘Obrigação’, selecione a opção ‘SPED Contábil - ECD’. Os demais campos relacionados à geração serão preenchidos automaticamente:
⚠️ Importante
Mantenha o campo 'Geração' definido como 'Gerar Automaticamente'.
O campo 'Em relação à apuração' definido com 'Seis meses seguintes', fará com que o card da obrigação seja apresentado no painel de Etapas da Empresa de Janeiro a Junho do ano de entrega e o vencimento da obrigação será considerado como o último dia útil de Junho.
Aba Dados Gerais da ECD
Nessa aba você irá configurar os seguintes parâmetros da ECD:
💡 Dica: as configurações de geração definidas na Obrigação Contábil SPED ECD, são válidas tanto para o exercício atual quanto posteriores, ou seja, não será necessário refazer esses parâmetros a cada entrega.
(1) - Plano Referencial ECD/ECF (I051): o Plano Referencial que estiver parametrizado aqui será gerado no registro I051 da ECD, desde que os relacionamentos tenham sido devidamente realizados.
⚠️ Importante: você pode optar por não gerar o registro I051 (que é facultativo na ECD) porém, recomendamos que essa opção seja marcada SOMENTE para as empresas tributadas pelo Simples Nacional, que não são obrigadas ao SPED ECF. Para as demais empresas, a geração do registro I051 é muito importante para possibilitar o sucesso da recuperação da ECD, que ocorrerá dentro do validador do SPED ECF.
💡 Relacionamento com o Plano Referencial: clique aqui para mais informações.
(2) - Instituição Responsável pela Administração do Cadastro: informe se há ou não alguma Instituição que, legalmente, tenha direito de acesso ao livro contábil digital da empresa. Essa informação será gerada no registro 0007 (Outras Inscrições Cadastrais).
(3) - Data de Conversão de Sociedade Simples em Empresária: caso tenha ocorrido conversão, preencha esse campo com a data em que a Junta Comercial arquivou o documento que a formaliza. Essa informação será gerada no registro I030 (Termo de Abertura).
(4) - Geração das demonstrações DLPA/DMPL (J210/J215): informe se deseja gerar uma dessas duas demonstrações contábeis (que são facultativas na ECD). A demonstração selecionada (DLPA ou DMPL - lembrando que não podem coexistir as duas demonstrações na ECD) será gerada nos registros J210/J215.
💡 Dica: a composição dos registros J210/J215 (fatos e saldos contábeis das demonstrações DMPL e DLPA) será gerada automaticamente pelo sistema, conforme o movimento das contas contábeis do Balancete, cujo saldo final seja diferente de 0,00 (considerando, inclusive, os lançamentos de zeramento).
Tal composição será obtida à partir dos saldos das contas que pertençam ao grupo 'Patrimônio Líquido' do Balancete.
Isso significa que, para gerar as demonstrações DMPL ou DLPA, assim como também o Balanço Patrimonial (J100) e a DRE (J150) não é necessário criar modelos de estrutura de demonstrativos.
(5) - Nível de detalhamento das demonstrações Balanço e DRE (J100/J150): informe como deseja gerar o nível de detalhamento da estrutura das demonstrações Balanço (J100) e DRE (J150), sendo:
Analítico: a estrutura da demonstração será gerada considerando as contas analíticas.
Sintético: a estrutura da demonstração será gerada considerando somente as contas sintéticas (totalizadoras).
Veja abaixo exemplo de Balanço Patrimonial visualizado via PGE - ECD, com os níveis de detalhamento Analítico e Sintético:
Aba Signatários
Os signatários configurados serão gerados no registro J930. Ao concluir a configuração, clique em 'Salvar'.
💡Configuração dos signatários da ECD: clique aqui para mais informações .
Gerando o card da Obrigação SPED Contábil - ECD
Após ter configurado a obrigação, é o momento de gerá-la no card do Painel de Etapas da empresa.
No Menu Contábil / Obrigações, acesse a opção 'Gerar Anuais':
Será exibida a tela abaixo. Clique na opção 'SPED Contábil ECD':
Em seguida, informe o ano calendário, clique em 'Gerar' e confirme a mensagem:
Pronto! O card da obrigação foi gerado, você pode ver o seu conteúdo por meio da mensagem abaixo:
E também por meio do card criado na etapa de 'Obrigações' do painel da empresa:
⚠️ Observações:
O card da obrigação será apresentado no painel de etapas para os meses de competência que compreendem o período de entrega da ECD (Ex.: Janeiro a Junho do ano de entrega da obrigação).
É necessário que os meses de competência do exercício a ser declarado na obrigação ECD estejam fechados para que o card da obrigação seja gerado corretamente.
Se algum mês de competência for reaberto no exercício da ECD (Ex.: em Dez/20xx - para ajustes na base de dados), ao fechá-lo novamente, o card da obrigação é recriado.
Preparação e Geração do arquivo da ECD
Acompanhando a situação
Ao clicar sobre o card da obrigação SPED ECD Contábil, existe a aba 'Situação', onde é possível acompanhar o andamento da mesma.
Note que, a etapa de 'Preparação' antecede a etapa de 'Geração':
Etapa de Preparação - CheckList de Pendências
Durante a preparação, o sistema realiza algumas checagens (auditorias) para verificar se os requisitos básicos para a geração da ECD foram atendidos e, em caso negativo, o alerta vermelho sinalizará a existência de pendências, que precisarão ser resolvidas para que seja liberada a etapa de geração do arquivo.
As pendências encontradas serão apresentadas na aba Preparação e serão classificadas como Erros ou Alertas.
⚠️ Observações:
Erros: se tratam de pendências que, se não resolvidos no sistema, ocasionarão outros erros na validação do arquivo ECD pelo PGE (programa validador da RFB), impedindo a sua transmissão.
Alertas: se tratam de avisos ou orientações sobre situações existentes na empresa que podem gerar a necessidade de ajustes manuais após a validação do arquivo no PGE.
Status das Pendências
Tais pendências são apresentadas com o intuito de alertar sobre melhores práticas de geração ou orientar na resolução de problemas encontrados nas bases de dados das empresas, de forma a reduzir ou até mesmo eliminar as mensagens de validação geradas pelo PGE.
PENDENTE
Indica que o erro ou alerta precisa de resolução para liberar a geração do arquivo da ECD.
Clique duplo sobre a pendência para verificar os detalhes do erro ou alerta e as ações necessárias para resolvê-los:
Após executar os procedimentos informados no campo 'O que fazer' do detalhe da auditoria, clique em 'Atualizar CheckList' para que o status da pendência seja atualizado para 'Resolvido':
FINALIZADO MANUALMENTE
Indica que o item foi finalizado por meio da opção 'Finalizar Pendência'.
Isso significa que o status da pendência foi alterado, porém, a ação necessária para a resolução do problema não foi executada via sistema, logo, o arquivo da ECD poderá ser gerado com erros que serão acusados pelo PGE no momento da validação.
⚠️ Observação: recomendamos que essa opção seja utilizada somente em situações que exijam urgência na geração do arquivo da ECD, ou seja, quando não houver a possibilidade de realizar, em tempo hábil, todos os ajustes apontados pelo sistema.
RESOLVIDO
Indica que a ação necessária para a resolução da pendência foi devidamente executada via sistema, garantindo maior integridade das informações que serão geradas no arquivo da ECD.
Configurando os parâmetros de geração do arquivo da ECD
Esses parâmetros correspondem às informações relacionadas ao ano base da ECD, ou seja, aquelas que mudam a cada novo exercício.
Aba Dados Gerais
Apresenta um resumo das principais informações que serão geradas no arquivo da ECD. Os campos desabilitados trazem informações que já foram parametrizadas anteriormente, apenas para consulta, ou se tratam de informações fixas do sistema.
(1) - Período: os campos 'De' e 'Até' serão apresentados conforme os meses de competência em que a empresa teve movimento no OneFlow, dentro do exercício da ECD.
💡 Período do arquivo ECD: irá considerar as competências que estiverem finalizadas no ano calendário. Exemplos:
Empresa iniciou no OneFlow em MAI/24: ao gerar a ECD do ano calendário 2024 e estando com todas as competências finalizadas, o período da mesma será de 01/05/2024 a 31/12/2024.
Empresa saiu do OneFlow em JUL/24: ao gerar a ECD do ano calendário 2024 e estando com as competências finalizadas até JUL/24, o período da mesma será de 01/01/2024 a 31/07/2024.
Nesse caso, como a empresa saiu do sistema e não terá movimento em competências posteriores, o card da ECD será apresentado no último mês finalizado (Ex.: JUL/24).
(2) - Tipo do Livro: o livro será gerado como Diário Geral.
(3) - Finalidade: será gerada como Original.
(4) - Estabelecimento: será apresentado conforme os Dados da Empresa, sendo estabelecimento Único ou Matriz.
(5) - Modalidade: será gerada como Escrituração Centralizada.
💡 Matriz e Filiais: a obrigação SPED Contábil - ECD deve ser incluída e parametrizada somente para a empresa Matriz, pois os dados da escrituração serão gerados de forma 'Centralizada' (Consolidados).
(6) - Plano Referencial: será apresentado o plano parametrizado na obrigação SPED Contábil - ECD.
(7) - Situação no início do período: por padrão, será apresentada como 'Normal', mas deve ser alterada conforme a real situação da empresa - Abertura ou Início de Obrigatoriedade.
(8) - Estrutura do Plano de Contas Anterior x Atual (I157): por padrão, será apresentada como 'Houve mudança no plano de contas' e habilitará a aba 'De/Para (I157)'.
Se o campo for alterado para 'Não houve mudança no plano de contas' a aba de 'De/Para (I157)' deixa de ser apresentada.
(9) - Sujeita a auditoria independente: será gerada como 'Empresa não é entidade sujeita'.
(10) - Outras Inscrições cadastrais da PJ: será apresentado conforme parametrizado na obrigação SPED Contábil - ECD.
(11) - Conta de Lucros ou Prejuízos Acumulados: esse campo só será apresentado se, na obrigação SPED Contábil - ECD, estiver definido para gerar a DLPA - Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados.
Selecione a conta totalizadora (de mais alto nível) de Lucros ou Prejuízos Acumulados, para que o sistema possa fazer a composição dos registros J210/J215 à partir dos saldos da mesma.
⚠️ Observação: os registros (J210/J215) serão gerados somente se o grupo configurado para a DLPA possuir movimento e saldo final diferente de 0,00.
(12) - Termos de Abertura e Encerramento
Número de ordem do livro: informe o número sequencial do instrumento da escrituração.
Natureza do livro: por padrão, será apresentada como 'Registro do Livro Diário', podendo ser alterado.
(13) - Encerramento do Exercício Social: se trata da data em que foi realizada a última (ou única) Apuração do Resultado Contábil (zeramento dos saldos) da empresa.
Aba De/Para (I157)
É o relacionamento (De/Para) entre as contas contábeis do Plano de Contas Atual, com o Plano de Contas do período anterior, para a geração do registro I157 - Transferência de Saldos.
💡 Relacionamento entre os Planos Atual x Anterior: clique aqui para mais informações.
Aba Saldo Anterior (J150)
Essa aba será apresentada somente para as empresas que foram ativadas no OneFlow durante o exercício de geração da ECD, para que sejam informados os saldos das contas de resultado (antes do zeramento) do período imediatamente anterior à ECD.
Os valores informados nessa aba serão gerados na coluna 'Saldo Anterior' da DRE (registro J150).
💡 Empresas que foram ativadas em período anterior ao exercício de geração da ECD: essa aba não será apresentada porque o OneFlow já possui os saldos das contas de resultado devidamente armazenados.
Gerando o arquivo da ECD
O arquivo da ECD será gerado pela primeira vez quando, estando na aba 'Preparação, clicar na opção 'Atualizar CheckList' e o sistema identificar que não existem mais pendências a serem resolvidas/finalizadas.
O arquivo gerado estará disponível para download na aba 'Arquivo ECD' para posterior importação e validação no PGE (Programa Gerador e Validador). Para baixá-lo, clique duplo sobre ele:
E a situação da obrigação será atualizada para a etapa de 'Geração':
E no menu lateral estará habilitada a opção 'Gerar Novamente', possibilitando que a geração seja realizada outras vezes, se necessário.
Finalizando a obrigação SPED ECD
Para finalizar a obrigação no OneFlow, acesse a opção "Informar Entrega", disponível no Menu lateral:
Será exibida a tela para informar os dados da entrega da obrigação, podendo anexar também o arquivo do comprovante:
Após salvar, a situação da obrigação será atualizada para a etapa de 'Entrega':
E o card será movido para a etapa de 'Entregas' do painel da empresa:
