O processo de compras de produtos para venda ou revenda, uso e consumo e até mesmo matérias-primas para produção é uma atividade que precisa de bastante atenção e cuidado com os detalhes da compra para garantir que as compras sejam realizadas com todas as informações corretas

Dentre essas informações podemos citar o fornecedor, produtos a serem adquiridos, preços acordados, detalhes de frete e outras despesas, condição comercial, bem como detalhes específicos da gestão da própria empresa, como, por exemplo: classificação da categoria de compra, distribuição da responsabilidade financeira pelos departamentos da empresa, projeto, conta corrente prevista para realizar os pagamentos ao fornecedor, etc.

Em uma empresa com vários colaboradores participando do processo de gestão e operação é comum que cada colaborador tenha um conjunto de atribuições e responsabilidades, ou seja, os papéis que cada um exerce

Então a empresa pode ter comprador(es) cuja responsabilidade é cuidar das requisições de compras, executar processos de cotação de produtos, matérias-primas, materiais para uso e consumo, realizando a interlocução entre os fornecedores e a empresa, normalmente aqui representada pelo papel dos requisitantes

A Aprovação de Pedidos de Compra passa a ser a garantia de que tudo está dentro dos critérios que a empresa considera para realizar suas compras

Tudo começa definindo os papéis dos usuários, ou seja, quem pode e quem não pode aprovar Pedidos de Compra

📌 Criando as permissões de acesso, e configurando o acesso dos usuários

📌 Alterando o acesso de um usuário

É sempre importante lembrar que usuários definidos como Administradores sempre podem tudo! ;-)

Para o caso específico de um colaborador que pode acessar o sistema para trabalhar na gestão de compra de produtos até o ponto da colocação do Pedido de Compra, sem a possibilidade de aprovar essa compra, uma sugestão de perfil pode ser a seguinte:

É claro que este grupo de acesso precisa contar também com outras opções que vão dar acessos básicos, como, por exemplo: cadastro de Fornecedores, cadastro de Produtos, dentre outros:

Então, para o caso de desejar criar um grupo de acesso para usuários que tenham a habilidade de aprovar Pedidos de Compra, basta manter selecionada a opção abaixo:

Para garantir ainda mais a garantia do processo de compras é possível também definir se um usuário pode ou não concluir uma NF-e Recebida sem Pedido de Compra Associado:

Dessa forma, somente usuários com este recurso habilitado ou administradores poderão dar entrada em uma NF-e sem um Pedido de Compra associado

Isso garante que o processo seja sempre realizado através de um Pedido de Compras + NF-e

A partir de agora então o processo de negócio visual (kanban) de Compras passa a ter uma etapa adicional, a etapa Aprovação:

Quando um novo Pedido de Compra é incluído ele precisa ser aprovado

Para os usuários com a permissão de aprovar os pedidos de compra, basta clicar no botão Aprovar Pedido:

Ou arrastar o card do pedido da etapa Pedido de Compra para a etapa Aprovação:

Usuários que não tem habilidade para aprovar Pedidos de Compra precisam Solicitar Aprovação clicando em Solicitar Aprovação ou arrastando o card do pedido da etapa Pedido de Compra para a etapa Aprovação:

Ao solicitar a aprovação, o pedido é levado automaticamente para a etapa de aprovação e ficará aguardando a análise seguida da aprovação/reprovação da solicitação

Os usuários poderão acompanhar as solicitações de Aprovação diretamente no processo de Compras:

Os usuários responsáveis por aprovar, recebem um e-mail com a notificação da solicitação de aprovação com um link para o Processo de Compras:

É agora que a pessoa responsável pela aprovação do Pedido de Compra vai verificar se o mesmo atende a todos os critérios estabelecidos pela empresa, conferindo os detalhes de cada pedido e decidindo qual ação tomar: Aprovar Pedido ou Reprovar Pedido:

Existindo mais de um Pedido de Compra para ser aprovado também é possível aprová-los todos de uma única vez clicando no botão Aprovar Todos.