Na rotina diária de uma empresa, é necessário adquirir produtos necessários para comercialização e utilização.
O processo de compra tende a ser complexo, envolvendo diversas etapas, como: requisição, cotação, seleção do fornecedor e condições de compra mais vantajosos, entre outras. Visando facilitar todas essas etapas e garantir uma operação bem estabelecida, a Omie garante o gerenciamento do processo de compra de modo simplificado, possibilitando a visualização das informações de forma visual a partir de um Kanban de compras.
Essa operação é iniciada através da Requisição de Compra, um documento que detalha os itens que a empresa precisa adquirir, formalizando essa necessidade. A partir da Remessa, o setor responsável pode iniciar todos os processos de aquisição, enviando o documento para os fornecedores emitirem orçamentos e futuramente ela pode ser convertida em um pedido de compra!
Vamos aprender como fazer esse processo no Omie! 😉🚀
Tópicos do Artigo:
Cadastrando uma Requisição de Compra
1) Após realizar o login no Omie, você precisará acessar o seu módulo de "Compras, Estoque e Produção":
2) O sistema te direcionará a uma tela com alguns passos. Clique no Passo 3 - Cadastrar Compras a Receber:
2) Na primeira coluna do kanban de compra, clique em "Nova Requisição":
3) Agora vamos preencher os dados da sua Requisição de Compra. Primeiramente, preencha os campos numerados:
(1) Categoria da Compra
Confira o artigo: “Configurando a categoria de compra”
(2) Projeto: projeto em que essa operação estará inserida (preenchimento opcional).
Saiba mais: “Cadastrando meus projetos”
(3) Data de sugestão de Entrega
(4) Novo item: Inclua todos os itens que a empresa necessita.
(5) Observações: Você pode informar observações internas, demonstradas apenas no Omie, e, também, observações que serão impressas na carta de cotação para o fornecedor.
4) Ao clicar em "Novo Item", preencha os campos numerados:
(1) Produto: Inclua o item desejado na Requisição, pesquisando ele a partir do ícone de Lupa 🔍. Caso o produto não esteja previamente cadastrado, realize seu cadastro clicando no ícone de Clipe de papel azul 🔗, localizado acima do nome do campo.
Confira o artigo: "Cadastrando os Produtos que Compro, Estoco e Revendo"
(2) Quantidade: Quantidade desejada do produto.
(3) Preço Unitário Sugerido: Indique o valor sugerido por unidade.
(4) Observações: Caso precise informar dados adicionais sobre o item na carta de cotação que será gerada (preenchimento opcional).
💡 Ao preencher o produto e a quantidade, automaticamente o sistema irá preencher os seguintes campos:
Estoque Disponível. Com base na quantidade do produto em estoque;
Unidade. Conforme preenchido no cadastro do produto;
Valor Total do Item. Preenchido com o cálculo do Preço Unitário Sugerido X Q Quantidade.
5) Após clicar em "Salvar" a sua requisição de produtos está pronta! 🎉
Imprimindo uma Requisição de Compra
Agora é hora de enviar a carta de cotação aos seus fornecedores!
1) No menu lateral esquerdo, clique em "Imprimir":
2) Com isso, você será direcionado para a tela de impressão. Você poderá visualizar o PDF da Requisição de Compra (1). E também, você terá a opção de enviar os dados da Nota por e-mail, basta informar os endereços de e-mail para envio (2):
3) Se necessário, você pode alterar o Assunto do e-mail (1), adicionar um texto complementar ao corpo de seu e-mail (2) e incluir um anexo ao e-mail (3). Depois, é só clicar em "Enviar Agora" (4):
4) Após transmitir a impressão da carta de cotação por e-mail, seus fornecedores receberão um e-mail super elegante no formato .PDF, com essa carinha:
Transformando uma Requisição em um Pedido de Compra
Após todo o processo de cotação dos seus produtos, você pode transformar a sua requisição em um pedido de compra. Basta seguir os passos abaixo:
1) Acesse o Passo 3 do módulo de Compras, Estoque e Produção:
2) Na coluna "Requisição" selecione o card de interesse e o arraste para a coluna "Pedido de Compra":
📌 Para uma requisição ser convertida em um pedido de compra, é obrigatório que ela contenha pelo menos um item. Se não houver itens na requisição, a tentativa de criar um pedido de compra a partir dela será bloqueada pelo sistema e uma mensagem de erro será apresentada:
3) Para criar o Pedido de Compra, preencha o Fornecedor (1) e a Previsão de Entrega da Mercadoria (2):
💡 Dica: Caso seu Fornecedor não esteja cadastrado, você pode incluí-lo diretamente na tela acima.
Para isso, basta clicar no 🔗 Clipe de papel azul, localizado acima do nome do campo, e a tela de inclusão do cliente/fornecedor será acionada.
Confira o artigo “Cadastrando meus Clientes e Fornecedores”
4) Você também pode preencher a Categoria de Compra de sua preferência (1), a Conta Corrente onde o valor de compra será pago (2), o Local de Estoque em que o item será armazenado (3) e o Número de Parcelas acordado com seu Fornecedor (4):
5) O Omie também permite que você preencha o Comprador responsável (1), o Projeto associado a essa despesa (2) e Contato com a empresa fornecedora (3):
💡 Os campos: Comprador (1), Projeto (2) e Contato (3), são de preenchimento opcional.
6) Finalizando o preenchimento, clique em "Concluir":
7) Prontinho! Seu Pedido de Compra foi criado, e você poderá gerenciá-lo!
💡 Dicas importantes
Se você quiser automatizar o seu processo de compra, temos uma ferramenta poderosa e que poderá te ajudar!
A "Sugestão de Compra" é uma funcionalidade que utiliza períodos passados para analisar o comportamento de consumo na sua empresa para estimar a quantidade a comprar ou a produzir:
Você também poderá criar requisições de compra por API:
📚 Artigos Relacionados
