Na rotina de uma empresa, é comum precisar adquirir Produtos para comercialização ou uso interno, processo conhecido como Cotação de Compra ou Cotação ao Fornecedor.
Como esse processo envolve várias etapas, como Requisição, Cotação e escolha do Fornecedor com as melhores condições, o Omie facilita essa gestão ao centralizar tudo em um Kanban de Compras, permitindo visualizar cada etapa de forma simples e organizada.
Tudo começa pela Requisição de Compra, documento que formaliza os itens que precisam ser adquiridos. A partir dela, é possível enviar a solicitação aos fornecedores para receber orçamentos e, posteriormente, convertê-la em um Pedido de Compra.
Tópicos do Artigo:
Cadastrando uma Requisição de Compra
1) Após realizar o login no Omie, acesse o módulo de "Compras, Estoque e Produção":
2) Para acessar o kanban de Compras, na Home do módulo, em "Meus atalhos", clique em "Exibir etapas de compra":
3) Na etapa de Requisição, clique em "+ Nova Requisição":
💡É possível criar uma Requisição de Compra sem acessar o kanban. Para isso, na Home do módulo de Compras, clique em "+ Incluir" (1) e depois em "Requisição de compra" (2):
4) Na tela seguinte, alguns campos precisarão ser preenchidos:
(1) Categoria da Compra: selecione uma Categoria previamente cadastrada;
(2) Projeto: projeto cadastrado em que essa operação estará inserida (preenchimento opcional);
(3) Data de sugestão de Entrega;
(4) Novo item: Inclua todos os Produtos que a empresa necessita;
(5) Salvar: ao fazer qualquer alteração, clique em Salvar para guardar os dados corretamente.
5) Ao clicar em "Novo Item", preencha os campos abaixo:
(1) Produto: Inclua o Produto desejado na Requisição, pesquisando-o a partir do ícone de Lupa 🔍. Caso o Produto não esteja previamente cadastrado, realize seu cadastro clicando no ícone de "+", localizado no final do campo.
(2) Quantidade: Quantidade desejada do produto.
(3) Preço Unitário Sugerido: Indique o valor sugerido por unidade.
(4) Observações: Caso precise informar dados adicionais sobre o item na carta de cotação que será gerada (preenchimento opcional).
💡 Ao preencher o Produto e a quantidade, automaticamente o Omie irá preencher os seguintes campos:
Estoque Disponível. Com base na quantidade do Produto em Estoque;
Unidade. Unidade de medida conforme preenchido no cadastro do Produto;
Valor Total do Item. Preenchido com o cálculo do [Preço Unitário Sugerido X Q Quantidade].
5) Após preencher os dados, clique em "Salvar":
6) Pronto, o Produto será exibido na lista de itens da Requisição de Compra:
Imprimindo uma Requisição de Compra
1) Na janela da Requisição de Compra, no menu lateral direito, clique em "Imprimir":
2) Com isso, você será direcionado para a tela de impressão. Você poderá visualizar o PDF da Requisição de Compra (1). Para a opção de enviar os dados da Nota por e-mail, basta informar os endereços eletrônicos para envio (2):
3) Se necessário, você pode alterar o Assunto do e-mail (1), adicionar um texto complementar ao corpo de seu e-mail (2) e incluir um anexo (3). Depois, é só clicar em "Enviar Agora" (4):
4) Após transmitir a impressão da carta de cotação por e-mail, seus Fornecedores receberão um documento no formato ".PDF":
Transformando uma Requisição em um Pedido
Após todo o processo de cotação dos seus Produtos, você pode transformar a sua Requisição em um Pedido de Compra. Para isso, siga os passos abaixo:
1) Para acessar o kanban de Compras, na Home do módulo, em "Meus atalhos", clique em "Exibir etapas de compra":
2) Na coluna "Requisição", arraste o card de interesse para a coluna "Pedido de Compra" para abrir a janela de "Criar Pedido de Compra":
📣Importante
Para que uma Requisição seja convertida em um Pedido de Compra, é obrigatório que ela contenha pelo menos um item.
Se não houver, a tentativa de criar um Pedido de Compra a partir da Requisição será bloqueada pelo sistema e uma mensagem de erro será apresentada:
3) Ao abrir a janela de criação de Pedido de Compra, será necessário preencher os seguintes campos obrigatórios:
(1) Fornecedor: Selecione um Fornecedor cadastrado;
(2) Previsão de Entrega;
(3) Categoria da Compra: Preencha a Categoria de Compra de sua preferência;
(4) Número de Parcelas: Informe o número de Parcelas acordado com seu Fornecedor;
(5) Conta Corrente: Preencha a Conta Corrente onde o valor de compra será pago.
4) Além desses, outros campos estarão disponíveis para preenchimento:
5) Finalizando o preenchimento, clique em "Concluir":
6) Agora seu Pedido de Compra foi criado, e você já poderá vê-lo no kanban de Compra na coluna "Pedido de Compra":
💡 Dicas
Se você quiser automatizar o seu processo de compra, temos uma ferramenta poderosa que poderá te ajudar.
A "Sugestão de Compra" é uma funcionalidade que utiliza períodos passados para analisar o comportamento de consumo na sua empresa para estimar a quantidade a comprar ou a produzir:
Você também poderá criar Requisições de Compra pela nossa API:
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