Na rotina de uma empresa, é comum precisar adquirir Produtos para comercialização ou uso interno, processo conhecido como Cotação de Compra ou Cotação ao Fornecedor.
Como esse processo envolve várias etapas, como Requisição, Cotação e escolha do Fornecedor com as melhores condições, o Omie facilita essa gestão ao centralizar tudo em um Kanban de Compras, permitindo visualizar cada etapa de forma simples e organizada.
Tudo começa pela Requisição de Compra, documento que formaliza os itens que precisam ser adquiridos. A partir dela, é possível enviar a solicitação aos fornecedores para receber orçamentos e, posteriormente, convertê-la em um Pedido de Compra.
Tópicos do Artigo:
Cadastrando uma Requisição de Compra
1) Após realizar o login no Omie, acesse o módulo de "Compras, Estoque e Produção":
2) O sistema te direcionará a uma tela com alguns passos. Clique no Passo 3 - Cadastrar Compras a Receber:
3) Na primeira coluna do kanban de compra, clique em "Nova Requisição":
4) Na tela seguinte, alguns campos precisarão ser preenchidos:
(1) Categoria da Compra
Confira o artigo: “Configurando a categoria de compra”
(2) Projeto: projeto em que essa operação estará inserida (preenchimento opcional).
Saiba mais: “Cadastrando meus projetos”
(3) Data de sugestão de Entrega
(4) Novo item: Inclua todos os itens que a empresa necessita.
(5) Salvar.
5) Ao clicar em "Novo Item", preencha os campos abaixo:
(1) Produto: Inclua o item desejado na Requisição, pesquisando ele a partir do ícone de Lupa 🔍. Caso o produto não esteja previamente cadastrado, realize seu cadastro clicando no ícone de Clipe de papel azul 🔗, localizado acima do nome do campo.
Confira o artigo: "Cadastrando os Produtos que Compro, Estoco e Revendo"
(2) Quantidade: Quantidade desejada do produto.
(3) Preço Unitário Sugerido: Indique o valor sugerido por unidade.
(4) Observações: Caso precise informar dados adicionais sobre o item na carta de cotação que será gerada (preenchimento opcional).
💡 Ao preencher o produto e a quantidade, automaticamente o Omie irá preencher os seguintes campos:
Estoque Disponível. Com base na quantidade do produto em estoque;
Unidade. Conforme preenchido no cadastro do produto;
Valor Total do Item. Preenchido com o cálculo do Preço Unitário Sugerido X Q Quantidade.
5) Após clicar em "Salvar" a sua Requisição de Compra está pronta.
Imprimindo uma Requisição de Compra
1) No menu lateral, clique em "Imprimir":
2) Com isso, você será direcionado para a tela de impressão. Você poderá visualizar o PDF da Requisição de Compra (1). E também, você terá a opção de enviar os dados da Nota por e-mail, basta informar os endereços de e-mail para envio (2):
3) Se necessário, você pode alterar o Assunto do e-mail (1), adicionar um texto complementar ao corpo de seu e-mail (2) e incluir um anexo ao e-mail (3). Depois, é só clicar em "Enviar Agora" (4):
4) Após transmitir a impressão da carta de cotação por e-mail, seus Fornecedores receberão um documento no formato .PDF:
Transformando uma Requisição em um Pedido
Após todo o processo de cotação dos seus Produtos, você pode transformar a sua Requisição em um Pedido de Compra. Para isso, siga os passos abaixo:
1) Acesse o Passo 3 do módulo de Compras, Estoque e Produção:
2) Na coluna "Requisição", arraste o card de interesse para a coluna "Pedido de Compra":
📣Importante
Para que uma Requisição seja convertida em um Pedido de Compra, é obrigatório que ela contenha pelo menos um item.
Se não houver, a tentativa de criar um Pedido de Compra a partir da Requisição será bloqueada pelo sistema e uma mensagem de erro será apresentada:
3) Para criar o Pedido de Compra, preencha o Fornecedor (1) e a Previsão de Entrega da Mercadoria (2):
4) Além desses, outros campos estarão disponíveis para preenchimento:
(1) Categoria de Compra. Preencha a Categoria de Compra de sua preferência;
(2) Conta Corrente. Preencha a Conta Corrente onde o valor de compra será pago;
(3) Local de Estoque. Preencha o Local de Estoque em que o item será armazenado
(4) Número de Parcelas. Informe o número de Parcelas acordado com seu Fornecedor
5) O Omie também permite que você preencha o Comprador responsável (1), o Projeto associado a essa despesa (2) e Contato com a empresa fornecedora (3):
6) Finalizando o preenchimento, clique em "Concluir":
7) Pronto! Seu Pedido de Compra foi criado, e você poderá gerenciá-lo através do Omie.
💡 Dicas
Se você quiser automatizar o seu processo de compra, temos uma ferramenta poderosa e que poderá te ajudar!
A "Sugestão de Compra" é uma funcionalidade que utiliza períodos passados para analisar o comportamento de consumo na sua empresa para estimar a quantidade a comprar ou a produzir:
Você também poderá criar requisições de compra por API:
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