O OneFlow possui um conjunto de recursos para o controle das retenções que permite facilmente o contador identificar algum erro na emissão da nota fiscal de serviço tomado ou prestado, bem como poder controlar as retenções pelo pagamento ou emissão do documento.

Basicamente são 3 situações cobertas pelo sistema:

Essa funcionalidade permite que o OneFlow automaticamente verifique se há algum serviço tomado ou prestado que deveria ter retenção destacada mas foi escriturado sem essa informação.

Para isso, basta indicar na lista de serviços federais quais impostos devem ser retidos e seus respectivos percentuais. Quando o OneFlow escriturar o documento será verificado se o cliente fez a retenção devida. Caso não tenha feito, o OneFlow irá gerar a retenção no documento fiscal e gerará um alerta para o contador.

Para usar configurar esse recurso, siga os seguintes passos:

a. Acesse a opção Fiscal / Tabelas / Exibir Todas:

b. Será aberta a tela com as Tabelas Fiscais. Clique na opção "Serviços Federais" (1) para ter acesso à tabela de serviços, depois selecione o serviço desejado (2) e clique em "Alterar as configurações" (3):

c. Na nova tela que será aberta, clique na aba "Retidos/REINF" (1). Serão abertos os campos para que você informe quais impostos deverão ser retidos (2), alíquotas (3), códigos de recolhimento (4) e a Natureza de Rendimento para que seja preenchido a REINF posteriormente. Depois é só clicar em "Confirmar" (5) e repetir esse passo nos demais serviços.

Vale lembrar que o OneFlow disponibiliza uma "pré-configuração", onde conforme a Lei Complementar 116 de 2003, todos os serviços que são passiveis de retenção já estão com configurados com suas respectivas alíquotas, Código de Recolhimento e Natureza de Rendimento.

d. Uma vez configurado, quando a nota fiscal for escriturada via Importação Automática/Manual ou pela integração com o Omie, e for identificado que o serviço correspondente não teve retenção destacada, o usuário será notificado que há um alerta na escrituração:

e. O sistema terá escriturado o documento fiscal de serviço tomado contendo a retenção calculada conforme configurado no item c:
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f. O OneFlow terá gerado também um alerta indicando que o sistema fez o cálculo automaticamente

Nessas situações recomendamos o contador orientar o cliente quando ao procedimento correto das retenções para aquele tipo de serviço, tanto para a emissão correta da nota fiscal quanto para alertar o Fornecedor do serviço quanto ao destaque da retenção.

Outra checagem que o OneFlow faz é se o fornecedor é uma empresa optante pelo Simples Nacional ou Produtor Rural. Se for, conforme determina a legislação, e houver serviço tomado com os impostos (PIS, COFINS, CSLL ou IRRF) destacados, o OneFlow irá zerá-los e irá alertar o contador para orientar corretamente o cliente. Com isso, será gerado um alerta na escrituração:

Ao clicar, o sistema irá perguntar se você deseja visualizar apenas os documentos com pendências:

Dentro do documento, na aba de ERROS e ALERTAS será possível verificar as seguintes auditorias:

Dentro do OneFlow você possui flexibilidade para determinar como irá controlar a apuração dos Impostos Retidos dos documentos fiscais.

Você poderá optar em controlar as retenções de PCC e IRRF conforme a emissão do documento (competência) ou pelo pagamento/recebimento do mesmo (caixa) tanto para as notas de serviço prestado como para as notas de serviço tomado.

Para isso, basta você seguir as seguintes etapas:

a. Dentro do OneFlow do cliente desejado, acesse a opção da “Configuração da empresa” (No canto superior da tela):

b. Na tela que será aberta, acesse o botão de "Definições Fiscais” que fica dentro da coluna Fiscal:

Na parte inferior da tela, você notará os quatro campos de PCC e IRRF de Serviços Tomados e Prestados, e deverá selecionar entre as opções de:

Por pagamento/recebimento ou Por Emissão.

Ao selecionar o formato "Por recebimento" ou "Por pagamento" o OneFlow passa a controlar a apuração do imposto retido selecionado conforme as baixas das parcelas dentro dos documentos fiscais.

Para os clientes que utilizam o Omie ERP, todo o processo de pagamento e recebimento das parcelas deverá ser realizado por dentro do próprio Omie.

Já para os clientes que utilizam outro software como ERP de Gestão financeira é possível realizar as baixas de pagamentos e recebimentos diretamente dentro do OneFlow de forma individual por documento fiscal ou em lote selecionando várias notas ao mesmo tempo. (Clique aqui caso ainda não tenha visto como realizar a baixa das parcelas diretamente dentro do OneFlow).

Ao marcar algum dos campos como "Por Pagamento ou Recebimento", você irá notar que dentro da aba de Etapas o OneFlow irá passar a demonstrar as notas fiscais que foram faturadas daquele período, e as notas fiscais recebidas ou pagas dentro daquela competência.

Exemplo:

Digamos que para uma determinada empresa, dentro das Definições Fiscais eu configuro para controlar o PCC e o IRRF das notas fiscais de Serviços Prestados conforme o recebimento:

Ao acessar o painel de Etapas, será possível notar os documentos que foram escriturados e faturados dentro daquela competência onde estou (1), e as notas fiscais de serviços prestados que foram recebidas dentro daquela competência (2).

Isso irá facilitar você identificar e distinguir todas as notas fiscais que foram apenas faturadas naquela competência, das notas que possuem retenção e foram recebidas.

Caso você possua algum documento de uma competência passada que precise ser recebido ou pago, basta acessar o card "Recebimentos e pagamentos" (3), ao dar um duplo clique, o OneFlow irá demonstrar todas as notas fiscais que estão pendentes de recebimento ou pagamento.

Ao selecionar a opção "Por Emissão" o OneFlow passa a considerar as retenções dentro da própria competência de escrituração do documento.

Por exemplo, uma nota fiscal de serviço prestado que foi emitida em 03/01/2024 que contenha IRRF, caso o campo "IRRF Serviços Prestados" esteja configurado para controlar "Por Emissão", a retenção será compensada na própria competência de 01/2024.

OBS: O controle da apuração dos Impostos Retidos é independente do Regime tributário da empresa, por exemplo: a empresa pode optar pelo Regime de Competência para apuração dos impostos federais, e configurar para controlar as retenções por Caixa.

Após ter sido definido como será controlado os impostos retidos, quando ocorrer a apuração de alguma nota fiscal que contenha retenção, será gerado automaticamente um card no painel de etapas com a totalização:

Ao dar um duplo clique sobre o card "Impostos Retidos", o sistema abrirá a tela totalizando as retenções:

Ao clicar duas vezes sobre o tipo de serviço, o sistema abrirá uma nova tela indicando a lista de documentos que compõe a retenção:

Nesse local você poderá conferir por Nota Fiscal todas as retenções que estão sendo consideradas para aquela competência conforme a configuração definida anteriormente (por pagamento/recebimento ou por emissão).

Para as empresas do Lucro Presumido de serviços, as notas fiscais de serviços prestados que possuírem IRRF ou PCC, terão os seus devidos valores compensados conforme o controle de retenção adotado pela empresa.

Para conferir o valor de retenção compensado dentro da apuração do IRPJ e CSLL, basta acessar a apuração pelo card "IRPJ e CSLL":

Clicando na aba "Apuração IRPJ", na linha (-) Imposto de renda retido na fonte, estará o valor da retenção de IRRF utilizado para aquela competência

Clicando na aba "Apuração CSLL", na linha: (-) CSLL retida na fonte por pessoas jurídicas de direito privado (lei nº10.833/2003, art.30) estará o valor da retenção de CSLL utilizado para aquela competência.

Para conferir o valor de retenção compensado dentro da apuração do PIS e COFINS, basta acessar a apuração pelo card "PIS e COFINS":

E ir até a aba de "Retenção":

O OneFlow faz o controle das compensações de PIS e COFINS, e caso ocorra de alguma competência ter mais "impostos retidos compensados" do que "impostos devidos" o saldo remanescente será demonstrado na coluna "Saldo a utilizar" e será utilizado nas competências futuras até que seja 100% utilizado.

Conforme a Instrução Normativa Nº2137 de Março de 2023, a partir da competência 01/2024 os impostos retidos de serviços tomados de PCC e IRRF deveram ser recolhidos em guia única pela DCTFweb.

Para que isso aconteça é necessário que todas as informações de serviços tomados sejam enviados para a REINF através do registro R-4020.

Caso você ainda não tenha realizado a configuração da REINF para envio do evento R-4020 clique aqui para acessar o artigo.