No OneFlow, é possível controlar quais empresas cada usuário pode acessar. Esse recurso ajuda a organizar a operação do escritório, limitar acessos conforme a necessidade e manter mais segurança no uso do sistema.

O acesso pode ser definido de duas formas: a partir do cadastro do usuário ou a partir do cadastro da empresa. 🚀

⚠️ Importante

Para atribuir acesso as empresas é necessário que o usuário responsável pelo processo tenha acesso no OneFlow com perfil "Administrador".

Para que o usuário seja apresentado no sistema para atribuição das empresas, é necessário que o convite de acesso tenha sido enviado previamente e que o usuário tenha realizado o aceite. Leia o artigo indicado para mais informações.

Enviando convite para um usuário acessar o OneFlow

Como atribuir acesso por usuário

1) Após realizar login no portal, acesse seu aplicativo OneFlow e clique em um dos módulos disponíveis (Fiscal, Contábil ou Folha de Pagamento).

2) Será apresentada a tela "Minhas Empresas".

3) Clique no menu suspenso do módulo de sua preferência (1), localize o tópico "Usuários" e clique em "Exibir Todos" (2):

4) Na tela de Usuários, é possível consultar e gerenciar os usuários que possuem acesso ao aplicativo o OneFlow.

Nome (1): Exibe o nome do usuário cadastrado no sistema.

E-mail (2): Apresenta o e-mail vinculado ao acesso do usuário, que também é utilizado para login na plataforma.

Qtd. Empresas (3): Indica o total de empresas às quais o usuário possui acesso dentro do sistema.

Essa visualização permite identificar rapidamente quais usuários possuem acesso a um maior volume de empresas, facilitando a gestão de permissões e o controle de acessos.

5) Ao clicar duas vezes sobre o usuário selecionado, será apresentada tela que representa o controle de empresas vinculadas a um usuário dentro do OneFlow.

Aqui você define exatamente quais empresas cada usuário pode acessar.

Nome do usuário (1): No topo, você visualiza o usuário selecionado.

CNPJ (2): Lista os CNPJs das empresas às quais o usuário tem acesso. É o identificador principal da empresa.

Nome (3): Nome fantasia da empresa. Ajuda na identificação rápida, principalmente quando há muitos CNPJs.

Razão Social (4): Nome jurídico da empresa. Importante para validações formais e conferência mais precisa.

1) Atribuir acesso a novas empresas

1.1) Para atribuir novas empresas ao usuário, clique na opção "Novo Acesso".

1.2) Para vincular empresas ao usuário, basta selecionar na lista à esquerda os checkboxes das empresas desejadas (1) , podendo marcar uma ou várias ao mesmo tempo, e em seguida clicar no botão “Conceder acesso” (2) para efetivar o vínculo.

💡Dica

Para realizar a vinculação em lote de forma rápida, utilize o checkbox no topo da lista (1) para selecionar todos os registros da página e, em seguida, clique na opção “selecionar todos os registros” (2) exibida na faixa azul para incluir todas as empresas da listagem (não apenas as da página atual); após isso, basta clicar em “Conceder acesso” (3) no painel à direita para aplicar o vínculo em massa ao usuário.

1.3) Confirme a permissão de acesso às empresas e o sistema as atualizará no painel 'Minhas empresas' do usuário em questão.

Após essa ação, o usuário passará a ter acesso às empresas selecionadas dentro do sistema.

2) Removendo acesso do usuário nas empresas

2.1) Para remover empresas do usuário, basta selecionar na lista à esquerda os checkboxes das empresas desejadas (1) , podendo marcar uma ou várias ao mesmo tempo, e em seguida clicar no botão “Remover acesso” (2).

Como atribuir acesso por empresa

1) Após realizar login no portal, acesse seu aplicativo OneFlow e clique em um dos módulos disponíveis (Fiscal, Contábil ou Folha de Pagamento).

2) Será apresentada a tela "Minhas Empresas".

3) Clique no menu suspenso do módulo de sua preferência (1), localize o tópico "Empresas" e clique em "Exibir Todos" (2):

4) Selecione a empresa da qual você quer atribuir permissão ao(s) usuário(s) e clique na opção "Configurar":

5) Ao selecionar uma das empresas, será apresentado a tela de Configurar módulos e usuários, a razção da empresa desejada fica indicado no topo (1), clique na aba "Usuários" (2) e visualize a listagem com colunas como "Nome" (3) e "E-mail" (4); nessa tela é possível incluir novos usuários ou remover acessos existentes conforme necessário, e após realizar os ajustes, basta clicar em Salvar no painel à direita para efetivar as alterações.

6) Para incluir um novo usuário, clique na opção "+ Incluir".

7) Para vincular usuário a empresa desejada, basta selecionar na lista à esquerda os checkboxes os usuários desejados (1) , podendo marcar um ou vários ao mesmo tempo, e em seguida clicar no botão “Conceder acesso” (2) para efetivar o vínculo.