O provisionamento de Férias e 13º Salário é um procedimento contábil utilizado para reconhecer mensalmente as obrigações trabalhistas da empresa, permitindo maior previsibilidade financeira e melhor controle dos valores que serão pagos aos colaboradores ao longo do tempo.
No OneFlow, o cálculo das provisões é realizado automaticamente no módulo Folha de Pagamento, considerando as informações processadas em cada competência. Após o fechamento da folha, os valores apurados podem ser contabilizados automaticamente conforme as configurações definidas no Plano de Contabilização da empresa.
Além do cálculo mensal das provisões, o sistema também permite controlar os lançamentos de baixa relacionados ao pagamento de férias, 13º salário e respectivos encargos, garantindo rastreabilidade e integração entre os módulos Folha de Pagamento e Contábil.
Neste artigo, você aprenderá como habilitar o provisionamento de Férias e 13º Salário no OneFlow, configurar os planos de contabilização, processar as provisões mensais, realizar as contabilizações automáticas e conferir os lançamentos gerados pelo sistema.
Tópicos do Artigo
Habilitando a obrigação para o cálculo das provisões
1) Acesse o OneFlow, entre no módulo Folha de Pagamento (1) e clique em “Abrir Folha” (2) da empresa que realizará a operação.
2) Acesse a área de Configurações da Empresa pelo ícone no canto superior direito da tela.
3) Clique no quadro Obrigações do módulo Folha.
4) Na tela de configuração das obrigações, clique em Incluir.
5) No campo Obrigação, selecione Provisão de férias e 13º salário (1) e clique em Salvar (2).
⚠️ Importante
Após habilitar a obrigação, o card de provisões será apresentado somente a partir da primeira competência que estiver em aberto na Folha de Pagamento.
Exemplo: se a empresa possuir competências anteriores já fechadas, o card aparecerá apenas na próxima competência em aberto. Nesse caso, o sistema apresentará dois valores:
Saldo Anterior: corresponde ao valor acumulado das provisões das competências já encerradas anteriormente.
Provisão Mensal: corresponde ao valor calculado mensalmente a partir da competência que estiver em aberto, seguindo normalmente para os próximos meses.
Por isso, é importante destacar que não é necessário e nem recomendado reabrir competências anteriores da Folha para calcular o saldo acumulado das provisões.
A reabertura de competências já encerradas pode impactar obrigações que já foram transmitidas ou finalizadas, como eSocial, DCTFWeb, guias de recolhimento, entre outras.
Quando o provisionamento é realizado no OneFlow
Com a obrigação Provisão de férias e 13º salário habilitada, o cálculo é executado automaticamente todos os meses no módulo Folha de Pagamento, via card da obrigação.
1) Acesse a tela de Etapas (1) no módulo folha, na coluna de obrigações veja o card da Provisão de Férias e 13° salário (2)
Enquanto a obrigação estiver em andamento, os valores são provisórios. Após o fechamento da competência, os valores se tornam oficiais e são contabilizados.
O card também é exibido no módulo contábil, na etapa Conferências.
1) Acesse o OneFlow, entre no módulo Contábil (1) e clique em “Abrir Contábil” (2) da empresa que realizará a operação.
2) Acesse a tela de Etapas (1), na coluna de conferencias veja o card da Provisão de Férias e 13° salário (2)
Consultando as principais informações no card das provisões
Ao clicar sobre o card, a tela exibe os cálculos das provisões com os seguintes recursos numerados:
(1) Quadros de totalização: totais provisionados na competência referente a férias, 13º salário e encargos correspondentes.
(2) Aba Resumo: informações das provisões (valor provisionado, ajustes e baixas), considerando saldo anterior e saldo acumulado.
(3) Ver detalhes: apresenta a composição da provisão por trabalhador.
(4) Importar valores acumulados: permite importar provisões de competências anteriores realizadas em outro sistema.
(5) Recalcular valores: disponível enquanto a competência estiver aberta, atualiza os valores conforme os recibos processados.
Dados da aba Resumo
A aba Resumo apresenta um resumo dos valores calculados para a competência selecionada.
Os campos exibidos são:
Saldo anterior: saldo acumulado da provisão até a competência anterior.
💡 Lembrando que, ao habilitar a obrigação das provisões, o sistema calcula o saldo acumulado de provisão para cada trabalhador, até a competência anterior.
Valor: provisionamento de 13º salário e férias para a competência.
Previdência patronal: valor provisionado referente à parte da empresa sobre as verbas devidas.
FGTS: valor provisionado de FGTS sobre as verbas devidas.
PIS: valor provisionado de PIS (para empresas com incidência) sobre as verbas devidas.
(+/-) Ajuste provisão: ajustes positivos ou negativos decorrentes de alterações de remuneração ou diferenças identificadas nas baixas, separados por provisão e por encargos.
(-) Baixa provisão: valores pagos aos trabalhadores referentes às provisões e seus encargos. Ocorrem ao gerar recibos de 13º salário, férias ou desligamento.
Total da competência: soma de todos os valores calculados para a competência (desconsidera o saldo anterior).
Saldo das provisões: saldo acumulado (com o saldo anterior) da provisão e encargos, valor devido pela empresa até a competência.
Saldo total provisionado: saldo acumulado considerando provisão mais encargos.
Como é feito o cálculo das provisões
O cálculo é realizado mensalmente, de forma automática, no momento da emissão do recibo de cada trabalhador, acumulando 1/12 avos aos valores já provisionados.
As provisões são calculadas apenas para trabalhadores com direito, com base em:
Categorias de trabalho: identificam os tipos de trabalho (CLT, estagiário, etc.) de acordo com o grupo (1) e que dão ou não direito a férias e 13º salário (2)
💡 Dica
1) Para acessar essa tela, entre no menu lateral da empresa (1), localize a seção Cadastros e clique em Categorias (2).
2) Em seguida, serão exibidas todas as categorias de trabalho disponíveis. Neste exemplo, selecione a opção Empregado.
Data de admissão: o trabalhador precisa ter ao menos 15 dias trabalhados para iniciar o provisionamento.
Remuneração: base de cálculo da provisão (salário base + médias quando houver).
Períodos aquisitivos de férias: cálculo da provisão de férias com base na quantidade de dias de direito, acrescido do adicional de ⅓.
Afastamentos: quantidade de dias em que o trabalhador está afastado.
⚠️ Importante
Regras para afastamentos:
Férias: quando o afastamento ultrapassa 180 dias, o trabalhador perde o direito ao período aquisitivo. Nessa situação, o sistema realiza a baixa dos valores acumulados (ajuste negativo) e interrompe o provisionamento. Após o retorno do trabalhador, o provisionamento poderá ser iniciado novamente.
13º salário: o provisionamento do avo mensal somente será realizado quando o trabalhador possuir, no mínimo, 15 dias trabalhados dentro da competência.
Memória de cálculo das provisões
A memória de cálculo pode ser consultada a partir da tela de composição.
1) Na tela de etapas da folha, acesse o card de Provisão de Férias e 13º e clique em Ver detalhes para abrir a tela de composição da provisão. Em seguida, dê duplo clique sobre o trabalhador correspondente para visualizar os detalhes do cálculo.
A tela de detalhes apresenta:
Identificação do trabalhador;
Data de admissão, que define o início do direito ao provisionamento de férias e 13º salário;
Composição da remuneração utilizada como base para os cálculos das provisões.
Os detalhes do cálculo são organizados nas abas abaixo:
Memória de cálculo do 13º salário
Nesta aba são demonstrados os valores utilizados para compor a provisão do 13º salário na competência, incluindo remuneração base, quantidade de avos e valor provisionado no período.
Impostos sobre o 13º salário
Apresenta os valores dos encargos incidentes sobre a provisão do 13º salário, como FGTS e demais impostos relacionados ao cálculo.
Períodos aquisitivos de férias
A aba Períodos aquisitivos é exibida na tela de detalhes da provisão de férias e demonstra os períodos aquisitivos em aberto, além da quantidade de dias de direito utilizados para compor a provisão.
Memória de cálculo de férias
Nesta aba são apresentados os valores utilizados no cálculo da provisão de férias, considerando remuneração, avos, médias e demais eventos que compõem a provisão do período.
Impostos sobre férias
Demonstra os encargos calculados sobre a provisão de férias, como FGTS e demais impostos incidentes sobre os valores provisionados.
Ajustes
A aba Ajustes apresenta os lançamentos realizados para ajuste de saldo final do período aquisitivo, garantindo que os valores provisionados fiquem corretos conforme a situação do trabalhador.
Baixas
A aba Baixas demonstra os valores baixados da provisão, referentes às férias do período aquisitivo e também às férias lançadas no recibo mensal da competência relacionada ao período aquisitivo correspondente.
Saldo anterior acumulado
Ao habilitar a obrigação das provisões em empresas que já processam Folha de Pagamento no OneFlow, o sistema calcula automaticamente o saldo acumulado das provisões com base no histórico dos trabalhadores, datas de admissão, períodos aquisitivos de férias e demais informações históricas.
Se a obrigação for habilitada em 07/2025, por exemplo, o sistema calculará o provisionamento acumulado até 06/2025, que será exibido em 07/2025 na coluna Saldo Anterior.
A partir desse ponto, os avos mensais passam a ser calculados normalmente.
Consultando a memória de cálculo do saldo anterior
Para consultar a memória de cálculo do saldo anterior, haverá um card da obrigação na competência anterior (ex.: 06/2025), contendo os respectivos cálculos acumulados realizados para cada trabalhador.
Observe nas imagens acima (referentes à competência JUN/25) que o conteúdo da coluna “Saldo Anterior” está em branco, pois os valores calculados nessa competência correspondem justamente ao saldo anterior acumulado.
Abaixo é apresentada a memória de cálculo do saldo anterior acumulado de férias por trabalhador:
Importação do saldo anterior acumulado
O saldo anterior é calculado automaticamente, mas pode haver cenários em que a importação manual é necessária, como:
Empresas cujo módulo Folha de Pagamento está em implantação e ainda não possuem histórico suficiente no OneFlow.
Empresas que já controlavam as provisões em sistema paralelo e desejam usar esses valores como saldo inicial no OneFlow.
Para importar:
1) Na funcionalidade Provisões de férias e 13º salário, clique em Importar valores acumulados.
2) Será aberta a tela de importação demonstrando a competência anterior onde o saldo será gravado (1). Clique no link para baixar a planilha modelo (2).
3) Preencha as informações solicitadas na planilha seguindo as orientações de cada coluna.
4) Clique em Planilha e selecione o arquivo preenchido para iniciar a importação.
Após a importação, os valores serão apresentados como Saldo anterior.
⚠️ Importante
Ao confirmar a importação, caso já exista saldo anterior (importado ou calculado pelo sistema), o saldo será substituído pelos novos valores importados.
Consulta dos provisionamentos acumulados mensalmente
A consulta pode ser feita de duas formas:
1) A partir da tela de composição das provisões: exibe os valores provisionados mensalmente considerando a totalização de todos os trabalhadores.
2) A partir da tela de detalhes do cálculo da provisão: considera apenas o trabalhador selecionado.
Baixas das provisões
As baixas das provisões são geradas a partir das movimentações realizadas na Folha de Pagamento, recibos de férias, 13º salário e desligamentos.
Exemplo: baixa de 13º salário por desligamento
No recibo de desligamento é possível identificar as rubricas relacionadas à baixa do 13º salário, que compõem a coluna “Baixa provisão”, conforme demonstrado acima:
Também é possível visualizar as rubricas referentes à baixa dos impostos sobre o 13º salário:
Exemplo: baixa de férias
No recibo de férias podem ser identificadas as rubricas relacionadas à baixa das férias, que compõem a coluna “Baixa provisão”, conforme apresentado acima:
Os impostos sobre férias são obtidos a partir do recibo mensal, pois a tributação ocorre na Folha de Pagamento. No exemplo abaixo, é demonstrado o cálculo do FGTS:
💡 Mesmo que o recibo de férias pertença, por exemplo, à competência junho de 2025, a tributação dos impostos pode ocorrer de forma particionada entre junho de 2025 e julho de 2025. Nessa situação, a baixa total da provisão será concluída apenas em julho de 2025, quando todos os impostos tiverem sido devidamente tributados.
Ajustes das provisões
Os ajustes podem ser positivos ou negativos e decorrem de:
Reajuste salarial
Médias de comissões
Diferenças identificadas nas baixas das provisões
Exemplo: reajuste salarial
Um trabalhador admitido em 04/2024 com reajuste salarial em 06/2024 — os valores já provisionados precisam ser ajustados conforme a nova remuneração.
Os ajustes positivos são aplicados sobre a quantidade de meses já provisionados até a competência anterior.
Exemplo: ajuste a partir da baixa da provisão
Um trabalhador teve R$ 3.000,00 provisionados de 13º Salário (01 a 03/2024). Em 04/2024, ocorreu a baixa (desligamento) no valor de R$ 4.000,00. A diferença de R$ 1.000,00 entre provisão e baixa foi registrada como ajuste positivo.
Configuração para contabilização das provisões
Agora acesse o modulo contábil da empresa.
Antes de contabilizar, é necessário configurar o Plano de Contabilização das provisões.
1) Acesse a tela de Passo a passo (1) e clique em Plano de Contabilização (2).
2) O sistema vai listar todos os planos que a empresa já possui. No menu lateral, clique em Incluir.
💡 Dica
Também é possível iniciar a inclusão pelo menu Contábil (1), acessando o tópico Planos de Contabilização e clicando em “Incluir” (2).
A partir desse ponto, o fluxo segue normalmente, os próximos passos são os mesmos, independentemente do caminho utilizado.
3) Na inclusão, você pode optar por utilizar um plano já existente no sistema (1). Nesse caso, existem três opções:
Utilizar um plano de outra empresa (2): disponível apenas se as empresas estiverem compartilhando o mesmo plano de contas e de históricos. Caso contrário, não será possível prosseguir.
Utilizar um plano disponível no OneFlow (3): não existe um modelo padrão de plano de provisão de folha e 13° no OneFlow, portanto serão exibidos planos utilizados em outras empresas. Também exige esse compartilhamento entre os planos.
Duplicar um plano de outra empresa (4): igualmente depende do compartilhamento. Se os planos estiverem apenas duplicados (e não compartilhados), não será possível prosseguir com a opção.
4) Por fim, você também pode criar um plano do zero (1), que é o mais indicado para que o sistema carregue sua estrutura padrão. Clique em Continuar (2).
6) Agora, preencha as informações do plano:
Em Utilização (1), selecione a origem, neste caso, Provisões de Férias e 13° salário;
Informe a descrição/nome do plano (2);
Vincule ao plano de contas ativo da empresa (3);
Vincule também ao plano de históricos (4).
Depois disso, clique em Salvar (5) e veja os lançamentos serem integrados de forma automática (6)
7) Dê duplo clique sobre cada lançamento para configurar as contas contábeis das partidas.
As transações em azul representam as partidas de natureza devedora e as transações em vermelho representam as partidas credoras.
8) Cada transação corresponde a uma partida do lançamento de contabilização, basta dar duplo clique sobre ela e informar a conta contábil correspondente. Realize o mesmo processo em todos os lançamentos do plano.
Contabilização dos lançamentos das provisões
A contabilização é realizada automaticamente no fechamento da Folha de Pagamento.
1) Acesse o menu Contábil (1), localize o tópico Planos de Contabilização e clique em “Ressincronizar lançamentos” (2).
2) Escolha o módulo "Folha de pagamento" (1) e clique em "Ressincronizar" (2).
3) Os lançamentos serão contabilizados no último dia do mês de competência, considerando o valor de provisão de todos os trabalhadores. A origem será identificada como Prov. Férias e 13º Salário, exibida no card da etapa Entradas do painel contábil.
4) Ao clicar duplo sobre a partida do lançamento, é possível visualizar sua composição.
5) A opção Ver Origem permite consultar e conferir as informações das provisões.
Auditoria dos lançamentos contabilizados
A falta de configuração de informações no Plano de Contabilização pode gerar lançamentos com auditoria de erro. Isso ocorre porque o OneFlow contabiliza todos os valores calculados nas provisões, mesmo que ainda não estejam configurados no plano.
Lançamentos com erro são sinalizados em vermelho. Na aba Erros e Alertas, é possível verificar as auditorias.
Ao dar duplo clique na auditoria referente à composição das partidas, um link Clique aqui direciona para os detalhes da configuração.
As colunas Lançamento e Transação indicam onde o tipo de composição (por exemplo, "Despesa com Férias") está localizado dentro do Plano de Contabilização. Basta dar duplo clique para informar a conta contábil correspondente.
Conferência dos lançamentos contabilizados
A conferência pode ser feita de duas formas:
1) Comparando valores das provisões com os lançamentos no painel:
2) Comparando os cálculos acumulados de provisão com o Balancete de Verificação:
Composição das partidas
O OneFlow identifica os itens das provisões considerados em cada partida pela aba Composição do lançamento de contabilização. Clique sobre a partida para visualizar:
💡 Dica
A composição das transações já vem previamente configurada na estrutura padrão do Plano de Contabilização das provisões, não há necessidade de alterações.
Descrição do histórico das partidas
A descrição do histórico das partidas é criada automaticamente pelo OneFlow no padrão:
"Valor ref provisão + complemento 1 + complemento 2"
A descrição é gerada no Plano de Históricos da empresa com utilização OneFlow - Folha de Pagamento e pode ser alterada quando necessário.
Ao contabilizar o lançamento de provisão, os complementos são substituídos automaticamente:
Complemento 1: descrição da transação da partida do lançamento de contabilização.
Complemento 2: mês e ano de competência da Folha de Pagamento.
Contabilização das baixas das provisões
As baixas das provisões são originadas da Folha de Pagamento (recibos de férias, 13º Salário ou desligamento). A contabilização das baixas ocorre no fechamento da competência da Folha de Pagamento, junto com os demais lançamentos.
Por isso, a configuração da contabilização das baixas deve ser feita no Plano de Contabilização da Folha de Pagamento, nas transações referentes às baixas das provisões.
Férias:
13° Salário:
Folha Mensal:
FGTS:
INSS:
💡 Dica
As transações de baixa das provisões são apresentadas apenas para as empresas que tiverem a obrigação das provisões configurada, e estão disponíveis nos seguintes lançamentos de contabilização: Folha Mensal, Férias, 13º Salário e Impostos (Previdência Patronal, FGTS e PIS).
Exemplo de baixa contabilizada
A seguir, temos os valores provisionados referentes ao 13º Salário, cujas baixas foram realizadas em NOV/23, referente à 1ª parcela, e em DEZ/23, referente à 2ª parcela:
Abaixo estão os recibos do 13º Salário correspondentes à 1ª e 2ª parcelas:
O lançamento contábil do 13º Salário foi configurado corretamente no plano de contabilização da Folha de Pagamento, contemplando tanto as transações de baixa da provisão quanto as demais movimentações relacionadas ao processo:
A seguir, estão os lançamentos contábeis do 13º Salário gerados nas competências de NOV/23 (1ª parcela) e DEZ/23 (2ª parcela):
Após a contabilização das baixas, é possível verificar que o saldo da conta contábil de provisão de 13º Salário foi totalmente zerado no Balancete do período de 01 a 12/2023:
Abaixo, segue o detalhamento dos lançamentos no razão da conta contábil de provisão de 13º Salário, com destaque para os lançamentos de baixa:
Cancelamento das provisões
O sistema permite realizar o cancelamento das provisões calculadas por meio da opção “Cancelar”, disponível nas seguintes situações:
Quando a Folha de Pagamento e o card das Provisões estiverem em andamento;
Quando a Folha de Pagamento já estiver finalizada, mas o card das provisões apresentar auditoria com status de “Erros e alertas”.
Após clicar em “Cancelar”, será exibida uma tela para informar o motivo do cancelamento e confirmar a operação:
Depois da confirmação, o cálculo das provisões realizado na competência será removido e o card deixará de ser exibido no Painel de Etapas daquele mês de competência.
⚠️ Importante
O cancelamento é indicado principalmente quando a obrigação de provisões foi habilitada indevidamente ou quando, após a habilitação, foram identificados erros e alertas relacionados ao histórico dos funcionários somente depois do fechamento da Folha de Pagamento. Nesses casos, o cancelamento permite corrigir a situação sem a necessidade de reabrir a folha.
Caso já existam lançamentos contábeis das provisões gerados anteriormente, eles também deverão ser excluídos após o cancelamento.
O cancelamento não poderá ser realizado se a competência já estiver finalizada no módulo Contábil.
Além disso, se a empresa possuir saldo acumulado de provisões de competências anteriores e a provisão for cancelada em determinado mês, o sistema deixará de calcular as provisões naquela competência específica, retomando os cálculos apenas na competência seguinte.
No exemplo abaixo, a provisão foi cancelada em 01/2025 e, por esse motivo, não houve cálculo de provisão nessa competência:
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