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Adicionando ou Alterando o Certificado Digital no OneFlow

Neste artigo, entenda como cadastrar o certificado digital do contador, da empresa e/ ou de procurador para entrega das obrigações no sistema OneFlow

Escrito por Alizete Alves
Atualizado hoje

Um certificado digital é um arquivo eletrônico que identifica quem é seu titular, pessoa física ou jurídica, ou seja, é um Documento Eletrônico de Identidade. Quando são realizadas transações, de forma presencial, muitas vezes é solicitada uma identificação, por meio de um registro que comprove a identidade. Na Internet, como as transações são feitas de forma eletrônica, o Certificado Digital surge como forma de garantir a identidade das partes envolvidas.

No OneFlow, irá usar o certificado digital para rotinas de emissão e importação automática de notas fiscais, e entrega de obrigações como EFD-Reinf, eSocial, FGTS Digital e DCTFWeb. O certificado usado para as funcionalidades é sempre o modelo A1 (.PFX).

Veja, em poucos minutos, quando será necessário utilizar o certificado digital do cliente, quando deverá ser utilizado o certificado do escritório e em quais situações será necessário usar o certificado digital do contador por procuração para representar as empresas nos processos de entrega de obrigações e de busca de guias de recolhimento.

Tópicos do Artigo

O que é um Certificado Digital?

Dúvidas sobre o que é um Certificado Digital?

Clique aqui e veja nosso artigo sobre o assunto.

Certificado Digital do Escritório e/ ou Procurador

1) Após realizar login no portal, acesse seu aplicativo OneFlow e clique em um dos módulos disponíveis (Fiscal, Contábil ou Folha de Pagamento).

2) Será apresentada a tela "Minhas Empresas" (1). No canto superior da tela, clique na "Engrenagem" (2), nela serão encontradas as configurações do escritório.

⚠️ Importante

  • Neste momento, não é necessário abrir nenhuma empresa, pois a configuração será realizada no "ambiente geral" do escritório.

  • Somente usuários com perfil de administrador poderão acessar as configurações do certificado digital do escritório contábil.


3) Certifique-se que preencheu os dados do seu escritório em "Dados da empresa" (1), depois abra a opção "Certificado Digital" (2)

4) Ao abrir a opção "Certificado Digital", serão apresentadas duas opções para cadastrar certificado:

  • Certificado digital do escritório (1):

Utilize essa opção para informar o Certificado Digital emitido para o CNPJ do escritório. Esse certificado poderá ser utilizado em rotinas como Importação Automática de NF-e de Saída, transmissão de eventos do eSocial, EFD-Reinf, FGTS Digital e rotina que utilizam o Integra Contador.

  • Certificado digital do procurador (2):

Utilize essa opção para informar o Certificado Digital emitido para o CPF ou CNPJ do procurador. Esse certificado poderá ser utilizado na transmissão de eventos do eSocial, EFD-Reinf, FGTS Digital e no processo de autenticação do procurador (autentica procurador) no Integra Contador.

Exemplos de utilização

  • Não é necessário cadastrar certificado nas duas opções em todos os cenários. Se a procuração para representar as empresas estiver vinculada ao e-CNPJ do escritório, basta informar apenas o certificado na opção Certificado Digital do Escritório.

  • Se a procuração para representar as empresas estiver vinculada ao CPF do procurador e o escritório também utilizar o Integra Contador, será necessário vincular os dois certificados. Isso ocorre porque o uso do Integra Contador exige o e-CNPJ do escritório, enquanto outras obrigações podem ser transmitidas com o e-CPF do procurador, quando houver procuração válida.

5) Independentemente da opção escolhida, na tela seguinte será exibida a opção Importar meu "Certificado Digital Modelo A1"(1). Em seguida, faça o upload do arquivo .PFX.

6) Informa a "Senha" (1), depois clique em "Concluir" (2).

Entendendo as informações exibidas após o cadastro do certificado digital

Após o cadastro do certificado, serão exibidas algumas informações importantes para conferência:

  • CNPJ do Escritório (1): Essas informações serão replicadas do que foi informado em "Dados da Empresa". Verifique se o CNPJ cadastrado no OneFlow está correto.

  • CNPJ do Certificado (2): Confirme se o CNPJ vinculado ao certificado digital enviado corresponde ao mesmo indicado em CNPJ do Escritório (1).

  • Validade do Certificado (3): Certifique-se de que o certificado ainda está dentro do prazo de validade.

  • Remover Certificado Digital (4): Caso precise realizar alteração de certificado, ou remoção de certificado vencido, clique nesta opção primeiro e depois execute o processo de upload novamente.

⚠️ Importante

Algumas rotinas do sistema irão validar os campos "CNPJ do Escritório" (1) e "CNPJ do Certificado" (2). Ambos devem ser idênticos. Caso sejam diferentes:

  • Verifique se o certificado enviado realmente pertence ao escritório.

  • Confira se o CNPJ cadastrado no OneFlow está correto.

Certificado Digital da própria Empresa - Cliente do Escritório Contábil

⚠️ Importante

  • Para cadastrar o certificado da empresa, é fundamental acessar o ambiente interno da empresa correta! As telas podem parecer semelhantes, mas não são! Certifique-se de estar no ambiente certo antes de prosseguir, evitando erros no cadastro.

💡Dica: Sempre confira o CNPJ e a empresa antes de fazer o upload do certificado.

Com essa atenção, você garante que tudo esteja configurado corretamente.

1) Após realizar login no portal, acesse seu aplicativo OneFlow e clique em um dos módulos disponíveis (Fiscal, Contábil ou Folha de Pagamento).

2) Dentro do ambiente da empresa, clique na "Engrenagem" no canto superior da tela.

3) Agora dentro da empresa, abra a opção "Certificado Digital".

4) Ao abrir a opção "Certificado Digital", dentro da empresa, será apresentado duas opções para cadastrar certificado:

  • 4.2) "Certificado digital para geração e transmissão de obrigações (REINF, eSocial e FGTS Digital)" (2):

    Está opção é onde te apresentará como usar o certificado para as obrigações REINF, eSocial, FGTS Digital e rotinas que usam o "Integra Contador". Veremos a seguir cada opcional.

5) Ao optar pela opção "Certificado digital para geração e transmissão de obrigações (REINF, eSocial e FGTS Digital)":

  • "Usar mesmo certificado digital do Omie ERP" (1): Esta opção é exclusiva para empresas que utilizam o ERP Omie. Nesse caso, o certificado cadastrado no ERP Omie será aproveitado automaticamente, facilitando o processo e evitando a necessidade de um novo upload.

  • "Usar o mesmo certificado digital do escritório (e-CNPJ ou e-PJ)"(2): Essa opção permite que você utilize o certificado digital do escritório contábil para realizar a autenticação e assinatura digital de documentos em nome da empresa. Caso use essa opção certifique-se de que o certificado do escritório foi vinculado.

Uso do certificado digital nas rotinas do OneFlow

O uso do Certificado Digital no OneFlow varia conforme a rotina executada e as regras do órgão responsável pela integração. Em alguns processos, pode ser utilizado o Certificado da Empresa, em outros o Certificado do Escritório, além de cenários que também permitem Login e Senha ou Procuração.

De forma geral:

  • Importação e transmissão do eSocial: pode utilizar certificado da empresa, certificado do escritório ou procuração.

  • Importação automática de notas fiscais: a forma de acesso varia conforme o tipo de documento e o ambiente de origem. No caso das notas de saída, modelo 55, é necessário utilizar o certificado da empresa e o Certificado do Escritório. Já nas importações realizadas pelos portais das prefeituras, o acesso ocorre por Login e Senha.

  • DCTFWeb, DAS e DARFs via Integra Contador: seguem os requisitos de autenticação do próprio serviço. Nesses casos, é necessária a utilização do certificado do Escritório ou procurador. Especificamente para o DAS, também é possível utilizar a transmissão via robô, hipótese em que são usados os dados de acesso ao PGDAS.

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