Um certificado digital é um arquivo eletrônico que identifica quem é seu titular, pessoa física ou jurídica, ou seja, é um Documento Eletrônico de Identidade. Quando são realizadas transações, de forma presencial, muitas vezes é solicitada uma identificação, por meio de um registro que comprove a identidade. Na Internet, como as transações são feitas de forma eletrônica, o Certificado Digital surge como forma de garantir a identidade das partes envolvidas.
No OneFlow, o certificado usado para as funcionalidades é sempre o modelo A1 (.PFX). Veja neste artigo como cadastrar o Certificado Digital do escritório contábil no OneFlow. Se você precisar cadastrar o certificado da empresa cliente, consulte o artigo Como cadastrar o Certificado Digital da Empresa no OneFlow.
Tópicos do Artigo
O que é um Certificado Digital?
O que é um Certificado Digital?
Dúvidas sobre o que é um Certificado Digital?
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Certificado Digital do Escritório e/ ou Procurador
1) Após realizar login no portal, acesse seu aplicativo OneFlow e clique em um dos módulos disponíveis (Fiscal, Contábil ou Folha de Pagamento).
2) Será apresentada a tela "Minhas Empresas" (1). No canto superior da tela, clique na "Engrenagem" (2), nela serão encontradas as configurações do escritório.
⚠️ Importante
Neste momento, não é necessário abrir nenhuma empresa, pois a configuração será realizada no "ambiente geral" do escritório.
Somente usuários com perfil de administrador poderão acessar as configurações do certificado digital do escritório contábil.
3) Certifique-se que preencheu os dados do seu escritório em "Dados da empresa" (1), depois abra a opção "Certificado Digital" (2)
4) Ao abrir a opção "Certificado Digital", serão apresentadas duas opções para cadastrar certificado:
Certificado digital do escritório (1):
Utilize essa opção para informar o Certificado Digital emitido para o CNPJ do escritório. Esse certificado poderá ser utilizado em rotinas como Importação Automática de NF-e de Saída, transmissão de eventos do eSocial, EFD-Reinf, FGTS Digital e rotina que utilizam o Integra Contador.
Certificado digital do procurador (2):
Utilize essa opção para informar o Certificado Digital emitido para o CPF ou CNPJ do procurador. Esse certificado poderá ser utilizado na transmissão de eventos do eSocial, EFD-Reinf, FGTS Digital e no processo de autenticação do procurador (autentica procurador) no Integra Contador.
Exemplos de utilização
Não é necessário cadastrar certificado nas duas opções em todos os cenários. Se a procuração para representar as empresas estiver vinculada ao e-CNPJ do escritório, basta informar apenas o certificado na opção Certificado Digital do Escritório.
Se a procuração para representar as empresas estiver vinculada ao CPF do procurador e o escritório também utilizar o Integra Contador, será necessário vincular os dois certificados. Isso ocorre porque o uso do Integra Contador exige o e-CNPJ do escritório, enquanto outras obrigações podem ser transmitidas com o e-CPF do procurador, quando houver procuração válida.
5) Independentemente da opção escolhida, na tela seguinte será exibida a opção Importar meu "Certificado Digital Modelo A1"(1). Em seguida, faça o upload do arquivo .PFX.
6) Informa a "Senha" (1), depois clique em "Concluir" (2).
Entendendo as informações exibidas após o cadastro do certificado digital
Após o cadastro do certificado, serão exibidas algumas informações importantes para conferência:
CNPJ do Escritório (1): Essas informações serão replicadas do que foi informado em "Dados da Empresa". Verifique se o CNPJ cadastrado no OneFlow está correto.
CNPJ do Certificado (2): Confirme se o CNPJ vinculado ao certificado digital enviado corresponde ao mesmo indicado em CNPJ do Escritório (1).
Validade do Certificado (3): Certifique-se de que o certificado ainda está dentro do prazo de validade.
Remover Certificado Digital (4): Caso precise realizar alteração de certificado, ou remoção de certificado vencido, clique nesta opção primeiro e depois execute o processo de upload novamente.
⚠️ Importante
Algumas rotinas do sistema irão validar os campos "CNPJ do Escritório" (1) e "CNPJ do Certificado" (2). Ambos devem ser idênticos. Caso sejam diferentes:
Verifique se o certificado enviado realmente pertence ao escritório.
Confira se o CNPJ cadastrado no OneFlow está correto.
Cadastrando o Certificado Digital da Empresa no OneFlow
Caso a empresa tenha certificado digital próprio, confira como configurá-lo, acesse o artigo:
Uso do certificado digital nas rotinas do OneFlow
Uso do certificado digital nas rotinas do OneFlow
O uso do Certificado Digital no OneFlow varia conforme a rotina executada e as regras do órgão responsável pela integração. Em alguns processos, pode ser utilizado o Certificado da Empresa, em outros o Certificado do Escritório, além de cenários que também permitem Login e Senha ou Procuração.
De forma geral:
Emissão de notas fiscais no OneFlow: utiliza o certificado da empresa.
Importação e transmissão do eSocial: pode utilizar certificado da empresa, certificado do escritório ou procuração.
Importação automática de notas fiscais: a forma de acesso varia conforme o tipo de documento e o ambiente de origem. No caso das notas de saída, modelo 55, é necessário utilizar o certificado da empresa e o Certificado do Escritório. Já nas importações realizadas pelos portais das prefeituras, o acesso ocorre por Login e Senha.
DCTFWeb, DAS e DARFs via Integra Contador: seguem os requisitos de autenticação do próprio serviço. Nesses casos, é necessária a utilização do certificado do escritório ou procuração.
Especificamente para o DAS, também é possível utilizar a transmissão via robô, hipótese em que são usados os dados de acesso ao PGDAS.
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