Com o Gatilho de Automação você tem mais flexibilidade para configurar suas tarefas.
Você poderá criar automações para a geração de novas tarefas ou ações em outros sistemas via integração com Webhook, a partir da realização de uma atividade.
Tópicos do Artigo:
Funcionamento do Gatilho de Automação
1) Através do Gatilho de Automação, quando o seu colaborador realizar uma atividade, poderá ser gerada uma nova tarefa ou ocorrer alguma ação em outro sistema.
Será possível configurar a geração de tarefas de Obrigação Esporádica, Processos ou Fluxo Cascata na Omie.G-Click. A data de ação dessas tarefas será o dia de realização da atividade.
📌Importante
Você poderá inserir até 4 gatilhos por atividade.
Para Obrigações Esporádicas, as datas de ação, meta e vencimento serão as mesmas e a competência da tarefa será o mês e o ano atual.
Para as Solicitações e Fluxos Cascatas, a data de ação será o dia da realização da atividade, e as datas de meta e vencimento seguirão a configuração do processo.
A configuração do gatilho é feita dentro da Obrigação ou do Processo, então para realizá-la o usuário precisa possuir as permissões de acesso: Obrigações e Solicitações (Processos).
2) Após a realização de uma atividade que possui Gatilho de Automação, ao final da tarefa na região central ao clicar em Tudo (1), do lado direito será possível consultar o seu registro pelo andamento da tarefa.
Quando ocorrer a geração de uma tarefa, ao clicar no seu nome (2) ela será aberta. Na tarefa que foi gerada também será possível consultar a tarefa de origem nesse mesmo local:
⚠️ Atenção
As Solicitações serão geradas com o status de Pendente e precisarão ser autorizadas:
Elas aparecerão no painel do responsável definido na configuração do processo.
Caso o processo não possua um responsável atribuído, a solicitação será exibida no painel de todos os usuários que possuem a mesma visibilidade do cliente e que tenham permissão de ver tarefas do departamento relacionado.
As tarefas de Obrigação Esporádica serão geradas mesmo que o usuário que acionou o gatilho não tenha a permissão
Pode abrir obrigações esporádicasno departamento relacionado a ela.
O usuário somente conseguirá ver a tarefa de obrigação esporádica se for responsável por ela ou tiver a permissão no departamento relacionado a ela:
Pode acessar todas as tarefas.
O responsável será definido conforme a configuração da obrigação:
É possível vincular um cargo a Obrigação, de forma que os usuários que tenham esse cargo e a empresa em sua carteira, sejam automaticamente atribuídos como responsáveis pela tarefa gerada.
Caso o sistema não encontre um responsável com base nessa configuração, os usuários responsáveis pela tarefa original, serão atribuídos como responsáveis pela nova tarefa.
Configurando o Gatilho em uma Obrigação
1) Primeiro, na lateral superior à esquerda clique na sua foto (1):
2) Na segunda coluna à esquerda, na parte inferior, acesse a opção Configurações > Obrigações (1):
3) Do lado superior direito, pesquise o nome da obrigação que deseja alterar (1), e mais abaixo clique sobre ele (2):
4) Então, na parte superior, ao centro da tela, acesse a aba Atividades (1) e mais abaixo, do lado direito do nome da atividade que deseja inserir o gatilho, clique nos 3 pontos (2), e em seguida selecione a opção Gatilhos de Automação (3):
5) Ao centro da tela será aberto um diálogo, e será necessário selecionar as informações:
(1) Tipo: selecione opção entre Esporádica, Processo, Fluxo Cascata ou Webhook;
(2) Obrigações esporádicas/Processos/Fluxos Cascatas/Webhook: escolha uma das opções listadas, ou insira a Url do Webhook conforme o tipo escolhido;
(3) "+": caso tenha escolhido o tipo WebHook, será preciso clicar no
+para incluí-lo. Para as demais opções, a inclusão é automática após a seleção;
(4) Gatilhos de Automação: lista dos gatilhos configurados;
(5) Execução: configuração da ação que gera o gatilho:
Realizado/Cancelado: tanto a realização como o cancelamento da atividade ativam o gatilho.
Apenas realizado: o gatilho somente será acionado se a atividade for realizada.
Apenas cancelado: o gatilho somente será acionado se a atividade for cancelada.
(6) 🗑️(Lixeira): botão para exclusão do gatilho.
(7) Fechar: botão para fechar a aba de configuração do gatilho.
📌 Importante
Se o gatilho for configurado em uma atividade já existente, ele será automaticamente habilitado para as tarefas abertas em que a atividade ainda não tenha sido realizada.
Quando for adicionada uma nova atividade na obrigação, e nela seja configurado o gatilho de automação, será necessário atualizar as tarefas.
Lembrando que: Só serão atualizadas tarefas que não foram concluídas e que estão com 0% das atividades realizadas.
Em obrigações esporádicas as atividades do tipo valor:
texto,numéricoouR$que possuem o preenchimento obrigatório, não poderão ter gatilho de automação.
Configurar a atividade de valor como obrigatória irá remover sua configuração do gatilho.
Configurando o Gatilho em um
Processo ou Subatendimento
1) Na lateral superior à esquerda clique na sua foto (1):
2) Na segunda coluna à esquerda, na parte inferior, acesse a opção Configurações > Solicitações (Processos) (1):
3) Do lado superior direito, pesquise o nome do processo que deseja alterar (1), e mais abaixo clique sobre ele (2):
4) Na tela que abrir, à esquerda na região central, teremos a lista de atividades. Do lado direito do nome da atividade que deseja inserir o gatilho, clique nos 3 pontos (1) e em seguida em Gatilho de automação (2):
💡 Dica
Também será possível realizar essa configuração em Subtendimentos. Para isso, do lado direito do processo, basta localizar o subatendimento e a atividade que quer configurar e realizar os procedimentos acima.
5) Ao centro da tela será aberto um diálogo, então selecione as informações:
(1) Tipo: selecione uma das opções entre Esporádica, Processo, Fluxo Cascata ou Webhook;
(2) Obrigações esporádicas/Processos/Fluxos Cascatas/Webhook: selecione das opções listadas, ou insira a Url do Webhook conforme o tipo escolhido;
(3) "
+": caso tenha escolhido o tipo WebHook, será preciso clicar no+para incluí-lo. Para as demais opções, a inclusão é automática após a seleção;
(4) Gatilhos de Automação: lista dos gatilhos configurados;
(5) Execução: configuração da ação que gera o gatilho:
Realizado/Cancelado: tanto a realização como o cancelamento da atividade ativam o gatilho
Apenas realizado: o gatilho somente será acionado se a atividade for realizada.
Apenas cancelado: o gatilho somente será acionado se a atividade for cancelada.
(6) 🗑️(Lixeira): botão para exclusão do gatilho;
(7) Fechar: botão para fechar a aba de configuração do gatilho.
📌 Importante
Se o gatilho for configurado em uma atividade já existente, ele será automaticamente ativado nas solicitações abertas em que a atividade ainda não tenha sido realizada.
Caso uma nova atividade seja adicionada ao processo e nela for configurado o gatilho de automação, apenas as solicitações geradas após essa modificação serão impactadas. As tarefas criadas anteriormente não serão atualizadas.
Em solicitações as atividades do tipo valor:
texto,numéricoouR$que possuem o preenchimento obrigatório, não poderão ter gatilho de automação.
Configurar a atividade de valor como obrigatória irá remover sua configuração do gatilho.
Entendendo o Webhook
1) O Webhook é uma forma de integração entre sistemas. Ele permite que, ao ocorrer uma ação em um sistema, seja automaticamente enviada uma notificação para outro.
Na Omie.G-Click, você poderá configurar um Webhook em determinadas atividades de processos ou obrigações, ao inserir a URL do Webhook em sua configuração.
⚠️ Utilize apenas a URL de um endpoint de Webhook. Se o sistema retornar "URL Inválida", verifique o endereço digitado, pois ele não poderá ser utilizado.
Assim, quando uma atividade for realizada ou cancelada, a plataforma enviará uma solicitação no formato JSON para o outro sistema.
A solicitação incluirá dados específicos da atividade executada, como a resposta preenchida e o link dos arquivos anexados, além de informações gerais da tarefa que ela pertence, como nome do cliente, título da tarefa, responsáveis, convidados, datas e outros dados.
📌 É importante lembrar que, mesmo que uma tarefa contenha várias atividades, as informações enviadas se referem apenas à atividade que foi concluída ou cancelada.
Exemplo de JSON enviado
Exemplo de JSON enviado
2) O tratamento dessas informações fica a cargo do seu escritório, que pode utilizá-las de diversas formas, como alimentar dashboards no Power BI, gerar cadastros em outros sistemas, etc.
⚠️ Atenção
A configuração e o uso do Webhook exigem conhecimentos técnicos.
É importante que o seu escritório conte com o apoio de um profissional com conhecimentos em TI, seja da sua equipe interna ou um terceiro. Ele poderá ajudar na integração e, se necessário, na criação dos códigos para que tudo funcione corretamente.
📚 Artigos Relacionados
