O que são Obrigações

Classificamos como obrigações as demandas recorrentes que serão executadas por sua empresa, seja para seus clientes ou para a própria empresa.

Alguns exemplos do mundo contábil são os impostos, tributos, obrigações acessórias, rotinas dos departamentos trabalhista, tributário e contábil, etc.

Mas para resumir, quando você for pensar em quais demandas da sua empresa serão configuradas como obrigações, você pode pensar da seguinte forma:

Demandas mapeadas no contrato de prestação de serviço

Ou seja, existem clientes específicos para os quais você executa essa demanda, e isso pode ser definido através de um perfil e do contrato de prestação de serviço estabelecido.

Demandas que tem recorrência e um vencimento fixo

São executadas mensalmente, semestralmente, anualmente, ou com alguma oura frequência, e seu vencimento tem sempre um dia específico.

Trazendo um exemplo do nosso cotidiano temos as nossas contas de luz, água, telefone, que vencem todo mês em um dia fixo e podem gerar multa e juros quando há atraso.

E reforço, o uso das Obrigações, assim como das Solicitações, não se resume a controlar prestação de serviço à clientes, também podemos usá-las para o controle de demandar internas da sua empresa, dos setores administrativos, por exemplo.

Observação: O que irá definir a ligação entre uma obrigação recorrente e os clientes será o perfil deste, através do perfil que poderemos determinar quais obrigações o cliente precisa entregar.

Como configurar obrigações

Atenção: Permissão de acesso necessária 🔐

Para você executar esses passos precisará ter vinculada ao seu usuário a permissão:

🔑 Obrigações

Para começarmos, você precisará:

Na esquerda, clique na sua foto para expandir o menu lateral;
Na primeira coluna de menus, clique em Configurações > Obrigações;
Você será redirecionado para a lista de obrigações disponíveis na sua empresa;
No canto superior esquerdo, clique no botão + Nova para começar a criar sua nova obrigação.

Começando a criar uma obrigação 🎯

Após clicar em + Nova um formulário inicial aparecerá na sua tela.

Preencha os campos com parâmetros que sua obrigação deverá seguir:

Nome

Aqui você deverá definir o nome da obrigação. (Exemplo: DAS Simples)

Frequência

Neste você deverá definir qual será a frequência desta obrigação, seja ela semanal, mensal, trimestral, semestral, anual ou até mesmo esporádica.

Datas: Ação, Meta e Vencimento

Para entender a fundo como configurar as datas, vale a pena você conferir nosso artigo exclusivo sobre o tema, vale saber que as datas são alteráveis num segundo momento, então pode preenchê-las com calma depois também.

Obrigação: Como configurar as datas? 📆

Fato gerador (Competência)

Este diz respeito sobre a apuração desta tarefa. Por exemplo: Se eu definir que o fato gerador é Mês anterior, estou informando que a apuração desta tarefa possui competência do mês de Abril e vencimento no mês de Maio.

Órgão

Neste estou definindo o órgão para qual a obrigação é entregue. Exemplos: Federal, Estadual, Municipal ou Empresa.

Departamento

Aqui defino para qual departamento esta tarefa será criada e por qual departamento será executada. Se é para o DP, Fiscal, Contábil... etc.

Configurações adicionais

Gera multa
Marque essa opção caso sua obrigação gere uma multa quando entregue após o vencimento.
Utilizar no relatório de avaliação
Está opção permite que você escolha quais obrigação serão exibidas em um relatório especial para avaliação do andamento.
Reenviar emails com anexos não lidos
E esta opção fará com que o G-Click avalie os emails enviados pelas tarefas dessa obrigação e quando existirem mensagens de email com anexos não lidos pelos destinatários, esses emails serão reenviados.

Finalizando o preenchimento do formulário inicial, basta clicar no botão Salvar para ser direcionado às configurações adicionais:

1. Info: Definindo informações inicias e frequência

A tela inicial já estará preenchida com as informações do formulário anterior, mas você pode usá-la para fazer alterações caso não esteja satisfeito com o resultado.

2. Atividades: Padronizando a execução do serviço

Neste passo vamos PADRONIZAR a forma que as tarefas dessa obrigação serão realizadas, isso irá permitir sua empresa tenha a garantia de que todos os colaboradores farão as tarefas da mesma forma e no padrão de qualidade do seu escritório.

Então, neste passo, você deverá informar quais atividades essa obrigação precisa para que seja entendido que ela está pronta para entrega.

Para adicionar atividade, basta clicar em + Atividades e repetir o passo a passo a seguir até que fique satisfeito com o resultado:

Obrigação: Como alterar, configurar e excluir as atividades ✅

Vale lembrar que existem alguns tipos de atividades:

Checklist
Realize a atividade com um clique, confirmando facilmente a execução da atividade.

Anexos sem validação
Realize a atividade anexando um arquivo, neste caso não será avaliado o conteúdo do arquivo, podendo que seja anexado qualquer um, mas é importante considerar o arquivo que foi exigido na configuração.

PDF Layout
Realize a atividade anexando um arquivo, neste caso o arquivo só serão aceitos os arquivos com extensão PDF e que respeitam as configurações de validação.

Sistemas Integrados
Oferecemos diversas integrações, então basta escolher a que mais se encaixa na sua rotina. Neste caso, recomendamos que você consulte nossa central de ajuda para conhecer os sistemas com os quais integramos e como configurá-los:
Integrações & API

Enviar e-mail
Realize a atividade disparando um email.

Alias validação: Validação de obrigações acessórias.
Exclusivo para a validação de arquivos emitidos pelos sistemas de obrigações acessórias, como a DIMOB e DMED, por exemplo.

3. Perfil: Clientes obrigados à entrega do serviço

Após a inclusão de Atividades, você irá para o próximo passo, o passo para configuração do Perfil que irá definir quais os clientes obrigados a entrega desta demanda.

Também temos um artigo exclusivo onde explicamos com detalhes como configurar esse passo:

Obrigação: Como alterar o PERFIL e definir os Clientes 🏬

Esse é um passo valioso, pois aqui vamos definir quem de fato será contemplado em receber esta obrigação. E aqui temos um conceito importe para frisar, vamos lá...

Neste iremos definir o perfil da obrigação. Isto é: Qual o perfil esperado do cliente para gerar esta tarefa, onde veremos a opção "E" e também "OU"

E - Particularidade obrigatória para gerar a obrigação. Isto é, a particularidade que vier após o "E" é obrigatório que o cliente possua para gerar a tarefa.
Exemplo: "E Lucro Presumido", desta forma, esta tarefa para gerar será obrigatório que o cliente seja do Lucro Presumido. Qualquer outra tributação não obterá perfil para esta tarefa.
Ou - Esta é obrigatório ter apenas uma das respostas.
Exemplo: Ou Rio de Janeiro, Ou São Paulo.
Desta forma, o cliente poderá ser tanto do Rio quanto de São Paulo para gerar esta tarefa, mas não poderá ser de nenhum outro estado.

Pausa pra praticar ⏸

Para gerar a Obrigação de Malote para meus clientes, preciso ter respondido na enquete:

Obrigatório (E): Serviços Contábeis, Fixo.
Ou seja, preciso prestar um serviço contábil para esse cliente e ele também precisa ser meu cliente fixo do escritório.

Variável (OU): MEI, Simples

Ou seja, além das respostas obrigatórias (Serviços Contábeis e Fixo), meu cliente precisa ter UMA das respostas citadas, ser do Simples Nacional OU ser MEI.

4. Responsáveis: Quem deverá executar a obrigação

Os responsáveis serão o usuários que deverão executar essa obrigação para a lista de clientes.

Eles podem ser definidos com:

E todas essas opções podem ser combinadas, então confira os materiais adicionais para saber como usá-las.

5. Gerar Tarefas: Criando as tarefas das competências do ano

O último passo é para Gerar Tarefas

Aqui você irá selecionar o ano-calendário, isto é, o ano que será gerado esta tarefa baseado na competência da tarefa (enfatizando que não é sobre a validade e sim a apuração). Nesta tela você irá definir o período que você gostaria de gerar esta tarefa, selecionar os clientes e clicar em Gerar.

Aviso: O sistema não permite a duplicidade de tarefas, então ele sempre manterá uma tarefa para cada competência. Caso você não às esteja encontrando, vale conferir suas permissões e se você tem acesso ao departamento para o qual foram geradas ou alteradas.

Omie.G-Click: O que é, como criar e configurar uma Obrigação🎯