A opção de Ocorrências do OneFlow permite registrar, consultar, controlar e acompanhar situações específicas relacionadas aos trabalhadores ao longo do vínculo empregatício.
Por meio desse recurso, é possível visualizar os Tipos de Ocorrência disponíveis, consultar os registros realizados no prontuário dos trabalhadores e acompanhar informações que impactam a Folha de Pagamento e o envio de eventos ao eSocial.
Neste artigo, você aprenderá como consultar os Tipos de Ocorrência, visualizar os registros já realizados e acompanhar o histórico de afastamentos dos trabalhadores.
💡Dica
Cada Tipo de Ocorrência possui configurações próprias que determinam seu comportamento no sistema, como impactos na Folha de Pagamento, geração de eventos do eSocial, controle de estabilidade e demais regras aplicáveis.
Tópicos do Artigo
Consultando os tipos de Ocorrência
O cadastro de Tipos de Ocorrência permite configurar as regras e os comportamentos das ocorrências utilizadas no sistema OneFlow, definindo como cada situação será tratada nos processos da Folha de Pagamento.
Para consultar os detalhes da configuração de um tipo de ocorrência, siga as orientações abaixo.
1) No OneFlow, acesse o módulo Folha de Pagamento (1). Em seguida, localize a empresa desejada e clique em Abrir Folha (2).
2) Dentro da empresa, acesse o menu lateral da Folha (1). Na aba Ocorrências, clique em Tipos (2).
2) Na tela Tipos de Ocorrência, o sistema exibirá todas as ocorrências disponíveis na tabela padrão (1), cadastradas automaticamente no momento da inclusão da empresa.
💡 Dica!
Caso seja necessário utilizar um tipo de ocorrência diferente dos disponibilizados na tabela padrão, clique em Incluir (2) para realizar um novo cadastro.
O OneFlow disponibiliza os seguintes tipos de ocorrência:
Afastamentos Legais
Afastamentos Legais
Utilizado para registrar situações previstas em lei, como afastamento por acidente/doença do trabalho ou não relacionada ao trabalho, licença-maternidade, serviço militar obrigatório, mandato eleitoral, aposentadoria por invalidez, cárcere, licença para acompanhamento de familiar enfermo, afastamento de mulher vítima de violência doméstica e demais afastamentos previstos na Tabela 18 do eSocial.
💡 Dica!
Atualmente, o OneFlow não possui um tipo de ocorrência específico para Licença-Paternidade. Enquanto essa funcionalidade não estiver disponível, utilize o tipo de ocorrência Licença remunerada para registrar o período de licença-paternidade do trabalhador.
Atestado Médico
Atestado Médico
Refere-se aos registros relacionados ao ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) e aos demais documentos de Saúde e Segurança do Trabalhador enviados por meio do evento S-2220 do eSocial, como exames admissionais, periódicos, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissionais.
⚠️ Importante: Este tipo de ocorrência não deve ser utilizado para registrar atestados destinados à justificativa de ausências comuns. Neste caso deve ser utilizado o tipo de afastamento Acidente/Doença relacionado ao trabalho ou Acidente/Doença não relacionado ao trabalho.
Controle de Vencimentos
Controle de Vencimentos
Utilizado para controlar documentos, autorizações e certificações com prazo de validade, permitindo acompanhar seus vencimentos e renovações.
Exemplos:
Estabilidade da CIPA;
Controle de porte de arma para profissionais de segurança.
Férias
Férias
Ocorrência gerada automaticamente pelo sistema durante o processamento do recibo de férias para envio do evento S-2230 ao eSocial.
Não é necessário realizar o lançamento manual dessa ocorrência no prontuário.
Licença Remunerada (férias)
Licença Remunerada (férias)
Utilizada durante o processo de férias coletivas quando o empregado possui menos dias de férias do que o período concedido pela empresa. Nessa situação, o OneFlow registra automaticamente a diferença como licença remunerada.
Suspensão
Suspensão
Utilizada para registrar períodos de suspensão do contrato de trabalho aplicados ao empregado em decorrência de atos de indisciplina, conforme as regras definidas pela empresa.
3) Dê um duplo clique sobre a ocorrência desejada para visualizar os detalhes.
4) Na tela de Detalhe do tipo de ocorrência, é possível consultar as informações configuradas para a ocorrência.
No campo Descrição do tipo de ocorrência (1), que informa o nome utilizado para identificar a ocorrência no sistema.
Já a Classificação do tipo de ocorrência (2) define a categoria da ocorrência, que pode ser:
Afastamentos legais
Atestado médico
Ausência
Controle de vencimento
Exame toxicológico
Suspensão de contrato
Licença remunerada
Abaixo detalharemos cada uma das abas da tela de Detalhes de Ocorrências.
Aba Definições Gerais (1)
Aba Definições Gerais (1)
Na aba Definições Gerais, são configuradas as regras que determinam como o tipo de ocorrência será tratado pelo OneFlow, incluindo integrações com o eSocial, forma de contagem dos dias de afastamento, pagamento dos dias custeados pela empresa e impactos nos cálculos da Folha de Pagamento.
(1) O campos Causa de afastamento para RAIS e Causa do afastamento para FGTS estão descontinuados.
(2) No campo Causa do afastamento para o eSocial, será definido o tipo de afastamento que será enviado ao eSocial, quando aplicável.
(3) Os campos Considerar total de dias e Contagem podem ser utilizados nos casos de afastamentos que possuem uma quantidade fixa de dias. Exemplo: licença-maternidade, com duração de 120 dias corridos.
(4) Os campos referentes aos dias pagos pela empresa, Contagem e Rubrica – Pagamento do período custeado pela empresa destinam-se aos afastamentos legais que geram o pagamento dos 15 primeiros dias de afastamento pela empresa. Nesses casos, estará informada a quantidade de dias que será paga pela empresa e, no campo Contagem, deve ser indicado se esses dias serão considerados como dias úteis ou dias corridos.
⚠️ Importante: Deve ser vinculada a rubrica 01050 – Remuneração de dias de afastamento quando os afastamentos forem dos tipos acidente/doença do trabalho ou acidente/doença não relacionada ao trabalho.
(5) Neste grupo, é possível definir se o tipo de ocorrência será considerado nos controles de contagem de dias para vale-refeição, vale-transporte, perda de dias para férias, 13º salário e DSR. Também é possível configurar se a ocorrência deve aparecer na impressão da ficha de registro, se exige exame de aptidão no retorno às atividades e se o sistema deve notificar o vencimento com uma quantidade de dias de antecedência.
Aba Estabilidade (2)
Aba Estabilidade (2)
Na aba Estabilidade, é possível cadastrar os períodos de estabilidade aplicáveis ao tipo de ocorrência.
Ao clicar em + Incluir, será exibida a tela Dias de Estabilidade.
(1) Nesta tela qual é possível informar no campo Definição por se a estabilidade foi definida por determinação legal ou sindicato, bem como a quantidade de dias de estabilidade e a forma como será realizada a contagem desses dias.
Após preencher as informações, clique em Salvar e Fechar (2).
⚠️Importante!
As informações de estabilidade são utilizadas no cálculo do desligamento. Se houver uma estabilidade vigente vinculada à ocorrência e essa opção estiver habilitada, o sistema poderá gerar automaticamente a rubrica de quebra de estabilidade no recibo de rescisão, conforme as regras aplicáveis ao período informado.
Caso não seja desejado o cálculo da estabilidade, não deve haver nenhuma estabilidade vinculada a ocorrência.
Aba Proporcionalidade (3)
Aba Proporcionalidade (3)
Na aba Proporcionalidade será definido como deve ser feito o cálculo do adiantamento salarial e o salário família nos meses de afastamentos.
(1) No campo Adiantamento salarial - Mês inicial e mês de retorno, informe uma das opções:
Não calcular
Calcular com base na remuneração integral
Calcular com base na quantidade de dias trabalhados
Considerar mínimo de dias trabalhados
(2) O campo Informe a quantidade de dias será habilitado somente quando, no campo Adiantamento Salarial – Mês Inicial e mês de Retorno (1), estiver selecionada a opção Considerar mínimo de dias trabalhados. Nesse caso, informe a quantidade mínima de dias trabalhados para que o adiantamento salarial seja calculado.
(3) Nos campos Salário-Família – Mês Inicial e Mês de Retorno, selecione uma das seguintes opções para definir como o cálculo será realizado no mês de início e no mês de retorno da ocorrência:
Integral
Proporcional
Não calcular
Aba Relatório (4)
Aba Relatório (4)
Na aba Relatórios, são exibidos os relatórios vinculados ao tipo de ocorrência, quando houver.
Consultando ocorrências registradas
A tela Consulta de Ocorrências permite visualizar todas as ocorrências registradas para os trabalhadores, facilitando o acompanhamento de afastamentos, atestados e demais registros realizados no prontuário.
1) Acesse menu lateral da Folha (1), na aba Ocorrências clique em Exibir todos (2).
2) Na tela Ocorrências, utilize os filtros para localizar as ocorrências desejadas.
Informe as competências inicial e final da consulta no campo (1). Também é possível filtrar as informações pelo Local de trabalho (2).
Para consultar um trabalhador específico, informe-o no campo (3). Caso nenhum trabalhador seja selecionado, o sistema considerará todos os trabalhadores cadastrados e exibirá as ocorrências conforme os demais filtros informados.
Após preencher os filtros desejados, clique em Atualizar (4) para realizar a consulta.
3) Dê um duplo clique sobre a ocorrência desejada.
4) O sistema abrirá a tela de Detalhes da ocorrência, onde será possível visualizar as informações cadastradas e realizar alterações, quando necessário.
Consultando o contrato do trabalhador afastado
Após o registro de uma ocorrência relacionada a afastamento, o sistema atualizará automaticamente a situação do trabalhador para Afastado.
1) Acesse menu lateral da Folha (1). Na aba Trabalhadores clique em Exibir Todos (2).
2) Dê um duplo clique sobre o cadastro do trabalhador afastado.
3) Na tela do cadastro, será possível visualizar a situação do trabalhador como Afastado. Acesse a aba Contrato (1) e clique duas vezes sobre o contrato (2).
4) Na tela de Contrato do trabalhador, clique na opção Consultar histórico funcional.
5) Consulte os registros por meio das abas Ocorrências e Afastamentos, onde são apresentados o histórico das ocorrências registradas e os períodos de afastamento do trabalhador.
💡Dica!
No Contrato do trabalhador, existe a opção de alterar manualmente a situação do trabalhador.
No entanto, esse recurso deve ser utilizado apenas em situações excepcionais, como durante processos de importação de dados do eSocial, quando o histórico do trabalhador tiver sido importado incorretamente de outro sistema.
Para as rotinas do dia a dia, recomenda-se realizar os lançamentos por meio das Ocorrências do prontuário. Dessa forma, o OneFlow atualiza automaticamente a situação do trabalhador, garantindo maior consistência das informações e reduzindo o risco de divergências nos cálculos e envios ao eSocial.
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