Antes de tudo, é importante distinguir dois conceitos diferentes que definem esse comportamento. O regime tributário — Lucro Real, Lucro Presumido, Lucro Arbitrado, Simples Nacional — define como a empresa apura seus tributos. O regime de apuração — caixa ou competência — define o momento em que receitas e despesas são reconhecidas na escrituração. São eixos independentes: uma empresa do Lucro Presumido, por exemplo, pode adotar tanto o regime de apuração de caixa quanto o de competência. A obrigatoriedade de finalizar o módulo Contábil depende do regime de apuração, e não do regime tributário isoladamente.

A necessidade de finalizar os módulos Fiscal e Contábil depende da obrigatoriedade da ECD e do regime de apuração da empresa.

Caso a empresa seja desobrigada à entrega da ECD e utilize o regime de apuração por competência, o sistema bloqueará a geração da ECF caso o módulo Contábil não esteja finalizado, apresentando a seguinte mensagem: "Para a geração da ECF de empresas desobrigadas da ECD e com apuração no Regime de Competência, é necessário que as competências do módulo contábil estejam finalizadas, possibilitando a geração dos registros obrigatórios - P100: Balanço Patrimonial e P150: DRE."

Sim, podem interferir. É possível gerar a ECF mesmo que a competência inicial dos módulos seja posterior a janeiro ou que a empresa tenha sido iniciada no OneFlow após o início do ano-calendário.

Entretanto, como a ECF considera as informações de todo o ano-calendário do exercício, quando a escrituração da empresa no OneFlow inicia em uma competência posterior a janeiro, o arquivo será gerado somente com os dados existentes no sistema. Nesse cenário, a escrituração poderá ficar incompleta e apresentar inconsistências ou críticas no Programa Validador da ECF (PVA).

Para empresas do Lucro Presumido obrigadas à entrega da ECF, recomenda-se que os módulos Fiscal e, quando aplicável, Contábil possuam competência inicial em janeiro do exercício, garantindo que todas as movimentações do período sejam consideradas na geração da obrigação.

Caso existam períodos anteriores não escriturados no OneFlow, será necessário complementar manualmente essas informações no Programa Validador da ECF para que a obrigação represente corretamente todo o exercício.

Exemplo:
A empresa iniciou sua escrituração no OneFlow apenas a partir do 3º trimestre do exercício. Nesse caso, o sistema possui informações somente das movimentações registradas a partir desse período e, ao gerar a ECF, o arquivo será composto apenas com esses dados.

Como os períodos anteriores não estarão disponíveis no OneFlow, o contador deverá complementar manualmente no Programa Validador da ECF as informações referentes ao 1º e 2º trimestres, incluindo dados de apuração fiscal e saldos necessários para representar todo o exercício e permitir a validação e transmissão da obrigação.

Embora a ECF utilize informações dos módulos Fiscal e Contábil, o cadastro e a parametrização da obrigação são realizados exclusivamente no módulo Fiscal, por meio da inclusão da obrigação SPED ECF Contábil Fiscal. É nessa etapa que são definidas as configurações da obrigação, como o regime tributário, os parâmetros de geração e demais informações necessárias para a composição do arquivo.
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Após a parametrização, a geração da ECF é realizada pela funcionalidade Obrigações Anuais, que pode ser acessada tanto pelo módulo Fiscal quanto pelo módulo Contábil.

Para gerar a ECF:

1) Acesse a empresa no módulo Fiscal ou Contábil.

2) No menu do módulo (Contábil ou Fiscal), localize a seção Obrigações e clique em Gerar Anuais.
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Opção pelo módulo Contábil:

Opção pelo módulo Fiscal:

3) Selecione a obrigação SPED ECF e prossiga com a geração do arquivo.

Para mais detalhes sobre a parametrização e geração da ECF, acesse o artigo: SPED ECF - Geração e Conferência no OneFlow

A ECF (Escrituração Contábil Fiscal) é obrigatória para a maioria das pessoas jurídicas, incluindo as empresas enquadradas nos regimes de Lucro Real e Lucro Presumido.

Além disso, existem situações específicas de dispensa previstas na legislação, como determinados órgãos públicos, autarquias, fundações públicas e outras entidades expressamente dispensadas pela Receita Federal.

A geração da ECF exige algumas configurações e validações prévias para garantir que o arquivo seja gerado corretamente. Antes da geração, é importante revisar os cadastros da empresa, os parâmetros da obrigação, o plano referencial, a recuperação da ECD (quando aplicável) e demais configurações relacionadas à escrituração.

Sim. O Plano Referencial é utilizado para relacionar o plano de contas da empresa às contas exigidas pela Receita Federal na ECF.

O vínculo das contas contábeis analíticas com o Plano de Contas Referencial é obrigatório para a geração da obrigação. Caso o relacionamento não esteja configurado corretamente, poderão ocorrer inconsistências durante a geração ou validação do arquivo no Programa Validador (PVA).

Antes de gerar a ECF, revise se todas as contas que exigem relacionamento possuem o Plano Referencial devidamente vinculado.
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Sim. É possível recuperar mais de um arquivo da ECD no mesmo ano-calendário para a ECF. Essa situação é comum em casos como troca de contador, mudança de sistema ou alteração do plano de contas durante o período.

Nesses casos, é importante que exista correspondência entre as contas das duas escriturações. Caso esse relacionamento não seja realizado corretamente, poderão ocorrer críticas durante a recuperação da ECD na ECF.

A ECF é gerada a partir das informações cadastradas, parametrizadas e processadas nos módulos Fiscal e Contábil do OneFlow. Por isso, qualquer alteração realizada nesses módulos poderá impactar diretamente a composição e a validação do arquivo.

Durante a geração da ECF, o sistema considera principalmente:

Para evitar inconsistências na geração da obrigação, recomendamos:

Sim. Sempre que uma parametrização que impacte a geração da ECF for alterada, será necessário gerar um novo arquivo para que as informações atualizadas sejam consideradas na escrituração.

Esse erro ocorre quando um valor é informado em um campo incompatível com a natureza do ajuste realizado na Base de Cálculo do IRPJ ou da CSLL na ECF.

Um cenário comum é quando uma recuperação de custos e despesas é informada como uma redução da base de cálculo. Como esse tipo de ajuste deve ser tratado como um acréscimo, o Programa Validador da ECF (PVA) rejeita o arquivo ao identificar a informação em um campo ou com uma natureza incompatível.

Exemplo da crítica apresentada pelo PVA:

1) Abra o OneFlow, acesse o módulo desejado, neste exemplo o Fiscal (1) e clique em "Abrir Fiscal" (2) da empresa que realizará a operação:

2) Na tela de Etapas, clique no card de IRPJ e CSLL

3) Reabra as apurações correspondentes:

4) Acesse a configuração dos ajustes da Base de Cálculo (1); Verifique se algum ajuste foi informado com valor negativo (2);

5) Caso represente uma redução da base de cálculo, remova esse lançamento e informe-o em um dos campos específicos destinados às exclusões/deduções, ou ajuste para um acréscimo;

6) Reprocesse os documentos, finaliza as apurações e gere novamente o arquivo da ECF;

Antes de gerar o arquivo, revise os ajustes realizados e confirme se cada informação foi classificada corretamente.

Durante a validação da ECF, pode ocorrer a seguinte inconsistência:

Na maioria dos casos, esse erro ocorre quando a Receita Bruta utilizada na apuração do Lucro Presumido foi gerada corretamente, porém a Demonstração do Resultado (J150) da ECD não possui essas mesmas informações.

Existem duas formas de realizar a correção:

Opção 1 – Ajustar a ECD no OneFlow

1) Acesse a ECD e ajuste a Demonstração do Resultado (J150), preenchendo corretamente os valores das contas de Receita;

2) Gere novamente o arquivo da ECD;

3) Após transmitir a ECD retificadora, gere novamente a ECF e realize uma nova validação.

Opção 2 – Ajustar diretamente no Programa Validador da ECF (PVA)

Caso não seja possível retificar a ECD naquele momento, o contador poderá realizar os ajustes diretamente no Programa Validador da ECF, preenchendo as informações necessárias para que os valores da DRE fiquem compatíveis com a apuração do Lucro Presumido.

Após realizar o ajuste, execute novamente a validação do arquivo.

É possível que a ECD seja validada normalmente e, ainda assim, a ECF apresente inconsistências após recuperar as informações da escrituração contábil.

Isso ocorre porque a validação realizada pelo Programa Validador da ECF (PVA) é diferente da validação da ECD.

Enquanto a ECD verifica a consistência da própria escrituração contábil, a ECF recupera diversos registros da ECD e realiza novos cruzamentos entre as informações contábeis e fiscais para compor a apuração do IRPJ e da CSLL. Por esse motivo, determinadas inconsistências somente são identificadas durante a validação da ECF.

Cada mensagem apresentada pelo Programa Validador possui uma causa específica. Por isso, sempre recomendamos analisar o registro informado na crítica antes de realizar qualquer alteração.

Caso tenha dúvidas sobre a origem da inconsistência ou sobre a melhor forma de correção, entre em contato com nossa equipe de suporte. Assim, poderemos analisar o cenário e orientar o procedimento mais adequado para o seu caso.

Durante a validação da ECF, pode ocorrer a seguinte inconsistência:

Para corrigir esse erro é necessário primeiro que você inclua a informação correta dentro das configurações da empresa e posteriormente gere novamente o arquivo SPED ECF. Para isso basta seguir o passo a passo:
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1) Acesse a empresa que está com erro:

2) Acesse as configurações (engrenagem) da empresa:

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3) Na coluna GERAL, acesse o campo CONFIGURAÇÕES DA EMPRESA

4) Por fim, preencha o campo "Qualificação da Pessoa Jurídica".

Durante a validação da ECF, o Programa Validador (PVA) poderá apresentar a seguinte inconsistência:

Esse erro ocorre quando os signatários informados no arquivo não atendem aos requisitos exigidos pelo Programa Validador (PVA).

Para empresas obrigadas à entrega da ECF, é necessário que o Registro 0930 contenha um Contador (Pessoa Física) e um Representante Legal devidamente cadastrados. Caso essas informações não estejam presentes ou estejam configuradas incorretamente, o arquivo não será validado.

Na maioria dos casos, a inconsistência ocorre porque não existe um signatário cadastrado como Pessoa Física com a qualificação Contador.

1) Abra o OneFlow, acesse o módulo Fiscal (1) e clique em "Abrir Fiscal" (2) da empresa desejada.

2) Dentro da empresa, clique na "Engrenagem" (⚙️) no canto superior da tela.

3) Na aba "Fiscal", clique em "Obrigações".

4) Dê um duplo clique na obrigação SPED ECF Contábil Fiscal;

5) Clique na aba Signatários (1). Verifique se existe uma Pessoa Física cadastrada com a qualificação "Contador" (2).

Caso não exista, clique em Incluir (3) e cadastre o contador responsável, preenchendo corretamente seus dados e sua qualificação.

6) Confirme também se existe um Representante Legal cadastrado, acessando os dados da empresa, no quadro societário;

7) Após os ajustes, gere novamente o arquivo da ECF.

8) Importe o novo arquivo no Programa Validador (PVA) e execute uma nova validação.

Atualmente, o OneFlow não possui um parâmetro para definir qual Representante Legal será utilizado especificamente na assinatura da ECF, como ocorre na ECD.

Entretanto, essa limitação normalmente não é a causa dessa crítica. Na maioria dos cenários, o erro está relacionado à ausência de um Contador (Pessoa Física) com a qualificação correta no cadastro de signatários.

Caso o contador e o representante legal já estejam devidamente cadastrados e a inconsistência continue sendo apresentada, entre em contato com nossa equipe de suporte para que possamos analisar o cenário de forma mais detalhada.

Durante a validação do arquivo, apresenta o seguinte erro: Registro Y570 - COD_REC - O campo é obrigatório e não foi preenchido

O registro Y570 apresenta as informações de IRPJ e CSLL retidos na fonte sobre as receitas da empresa. O erro ocorre quando a retenção está sendo considerada na ECF, mas o código da receita (COD_REC) correspondente à retenção não foi informado. Esse código identifica a natureza da retenção, como os códigos utilizados para IRRF e CSLL.

1) Abra o OneFlow, acesse o módulo Fiscal (1) e clique em Abrir Fiscal (2) da empresa que realizará a operação:

Obs.: Se a competência estiver finalizada, reabra-a.

2) Acesse o menu Fiscal (1), localize a seção Tabelas e clique em Exibir Todas (2).

3) Na tela de Tabelas Fiscais, clique na opção Serviços Federais.

4) Selecione o serviço que será configurado (1) e clique em Alterar as Configurações (2).

5) Acesse a aba REINF (1) e preencha os campos:

E clique em confirmar (6).

A natureza de rendimento é necessária para salvar a configuração no OneFlow, mas não corresponde ao COD_REC do registro Y570. Para o Y570, o código da receita da retenção é a informação relevante.

6) Após salvar a configuração, finalize novamente a competência.

7) Será gerado um novo arquivo da ECF para download e validação no PVA.

Durante a importação do arquivo da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) no Programa Validador da ECF (PVA), pode ser apresentada a mensagem “Data inválida”.

Esse erro pode ocorrer quando a data de abertura cadastrada para a empresa não corresponde à informação esperada pelo validador ou quando o período da escrituração não é compatível com os dados informados no arquivo.

Outra situação que deve ser considerada é quando a empresa inicia sua escrituração no OneFlow durante o ano-calendário. Como o sistema gera a ECF com base nas informações existentes em sua base de dados, os períodos anteriores ao início da escrituração podem não estar contemplados no arquivo.

Por exemplo, se a empresa iniciou sua escrituração no OneFlow em 01/05/2025, o sistema gerará a ECF considerando as movimentações disponíveis a partir dessa data. Durante a validação, o Programa Validador poderá apresentar inconsistências relacionadas ao período da escrituração.

1.1) Abra o OneFlow, acesse o módulo Fiscal (1) e clique em "Abrir Fiscal" (2) da empresa desejada.

1.2) Dentro da empresa, clique na "Engrenagem" (⚙️) no canto superior da tela.

1.3) Na aba Geral, localize os dados da empresa e dê um duplo clique no cadastro correspondente.

1.4) Acesse a aba Inscrições, CNAE e outros (1) e verifique se a data de abertura da empresa está conforme a Receita Federal (2).

1.5) Caso a informação esteja incorreta, ajuste a data conforme o cadastro oficial da empresa.

1.6) Salve as alterações realizadas.

1.7) Gere novamente o arquivo da ECF.

1.8) Importe o novo arquivo no Programa Validador da ECF (PVA) e execute uma nova validação.

Caso a empresa tenha iniciado sua utilização do OneFlow durante o exercício, verifique se o arquivo contempla as informações necessárias para representar todo o ano-calendário.

Quando os períodos anteriores à implantação não estiverem disponíveis no sistema, existem duas possibilidades:

Após os ajustes, valide novamente o arquivo para verificar se as inconsistências foram corrigidas.

Durante a recuperação da Escrituração Contábil Digital (ECD) na Escrituração Contábil Fiscal (ECF), o Programa Validador da ECF (PVA) pode apresentar inconsistências relacionadas ao relacionamento entre contas contábeis.

Embora a recuperação da ECD seja concluída normalmente, essas críticas podem aparecer durante a validação da ECF.

"A conta contábil constante neste registro deve existir no registro J050 como analítica e deve haver um registro J051 filho que vincula a conta contábil e centro de custo constantes neste registro a um referencial."

Após recuperar a ECD, o Programa Validador verifica a consistência entre a escrituração anterior e a atual. O erro normalmente ocorre quando contas contábeis que tiveram movimentação na escrituração anterior não possuem saldo final na escrituração atual.

Nesses casos, o programa não consegue identificar automaticamente quais contas da estrutura atual correspondem às contas utilizadas anteriormente e solicita o relacionamento De/Para.

Esse cenário é comum quando há troca de escritório contábil ou de sistema durante o ano-calendário. Por exemplo, uma ECD pode abranger janeiro a setembro, gerada pelo contador ou sistema anterior, e outra, de outubro a dezembro, gerada no OneFlow. Se houver alteração no plano de contas entre as escriturações e o relacionamento não tiver sido realizado, o PGE poderá apresentar o erro durante a validação da ECF.

O relacionamento pode ser feito diretamente no PGE ou no OneFlow, por meio do registro I157 da ECD. Esse comportamento decorre das validações do próprio programa e não caracteriza, por si só, uma inconsistência na geração da ECF pelo OneFlow.

Existem duas formas de realizar o ajuste, conforme a necessidade.

Ao validar o arquivo da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) no Programa Validador (PVA), pode ser apresentado um erro relacionado ao registro K355, indicando inconsistências na composição das informações do Bloco K.

Embora o arquivo seja gerado normalmente pelo OneFlow, o erro pode aparecer somente durante a validação no PVA.

"Registro obrigatório não preenchido."

O Bloco K da ECF apresenta informações relacionadas à apuração do IRPJ e da CSLL ao longo do exercício.

Esse erro pode ocorrer quando a empresa possui movimentação em apenas um dos trimestres do ano, normalmente no último trimestre. Nesses casos, o OneFlow gera o arquivo com as movimentações existentes, mas o PVA pode não reconhecer os trimestres sem movimentação e apresentar uma inconsistência no registro K355.

Esse cenário pode ocorrer mesmo quando as configurações da ECF estão corretas. Para que a ECF seja gerada de forma completa, recomenda-se que a escrituração da empresa no OneFlow contemple todo o ano-calendário, por exemplo, de janeiro a dezembro de 2025.

Para complementar as informações dos períodos sem movimentação e validar a ECF, realize os ajustes diretamente no Programa Validador:

1) Importe o arquivo da ECF no Programa Validador (PVA).

2) Realize a recuperação da ECD dentro do Programa Validador.

3) Execute novamente a validação da escrituração.

4) Acesse o registro K355 indicado pelo Programa Validador.

5) Selecione o trimestre (1) e inclua manualmente os períodos que não possuem movimentação (2).

6) Selecione a conta correspondente, como Serviços Prestados, e informe saldo zerado para esses períodos.

7) Salve as alterações e execute novamente a validação da ECF.

Após esse procedimento, o arquivo deverá ser validado normalmente pelo PVA.

Ao validar o arquivo da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) no Programa Validador (PVA), pode ser apresentada uma inconsistência quando o valor de IRRF informado na apuração do IRPJ, no registro P300, é diferente do total de retenções demonstradas no registro Y570.

" O somatório total das retenções na fonte informadas nas Linhas P300(10), P300(12) P300(13-[VALOR] - é diferente do somatório das retenções de IRPJ informado no registro Y570 - VALOR)"

O registro P300 apresenta o valor das retenções consideradas na apuração do IRPJ, enquanto o registro Y570 detalha essas retenções individualmente, incluindo informações como beneficiário, CNPJ/CPF e código da receita.

Na maioria dos casos, essa divergência ocorre quando existe um lançamento manual de IRRF na apuração do IRPJ. Esse valor é considerado na apuração e levado ao registro P300, mas não é demonstrado no Y570, que depende das informações de retenção existentes nos documentos fiscais.

Como os valores lançados manualmente na apuração não possuem necessariamente o detalhamento do beneficiário, CNPJ/CPF e código da receita vinculado a documentos fiscais, pode ocorrer a divergência identificada pelo PVA.

Antes de realizar qualquer alteração, verifique:

Caso a retenção seja proveniente de documentos fiscais, o ideal é que seja registrada diretamente nesses documentos, permitindo que o sistema gere automaticamente o detalhamento no registro Y570.

Se o valor não estiver relacionado a documentos fiscais, como no caso de um ajuste contábil ou de uma retenção de outra natureza, revise a linha da base de cálculo em que foi lançado.

Existem duas formas de realizar o ajuste, conforme a necessidade.