Antes de tudo, é importante distinguir dois conceitos diferentes que definem esse comportamento. O regime tributário — Lucro Real, Lucro Presumido, Lucro Arbitrado, Simples Nacional — define como a empresa apura seus tributos. O regime de apuração — caixa ou competência — define o momento em que receitas e despesas são reconhecidas na escrituração. São eixos independentes: uma empresa do Lucro Presumido, por exemplo, pode adotar tanto o regime de apuração de caixa quanto o de competência. A obrigatoriedade de finalizar o módulo Contábil depende do regime de apuração, e não do regime tributário isoladamente.

A necessidade de finalizar os módulos Fiscal e Contábil depende da obrigatoriedade da ECD e do regime de apuração da empresa.

Caso a empresa seja desobrigada à entrega da ECD e utilize o regime de apuração por competência, o sistema bloqueará a geração da ECF caso o módulo Contábil não esteja finalizado, apresentando a seguinte mensagem: "Para a geração da ECF de empresas desobrigadas da ECD e com apuração no Regime de Competência, é necessário que as competências do módulo contábil estejam finalizadas, possibilitando a geração dos registros obrigatórios - P100: Balanço Patrimonial e P150: DRE."

Sim, podem interferir. É possível gerar a ECF mesmo que a competência inicial dos módulos seja posterior a janeiro ou que a empresa tenha sido iniciada no OneFlow após o início do ano-calendário.

Entretanto, como a ECF considera as informações de todo o ano-calendário do exercício, quando a escrituração da empresa no OneFlow inicia em uma competência posterior a janeiro, o arquivo será gerado somente com os dados existentes no sistema. Nesse cenário, a escrituração poderá ficar incompleta e apresentar inconsistências ou críticas no Programa Validador da ECF (PVA).

Para empresas do Lucro Presumido obrigadas à entrega da ECF, recomenda-se que os módulos Fiscal e, quando aplicável, Contábil possuam competência inicial em janeiro do exercício, garantindo que todas as movimentações do período sejam consideradas na geração da obrigação.

Caso existam períodos anteriores não escriturados no OneFlow, será necessário complementar manualmente essas informações no Programa Validador da ECF para que a obrigação represente corretamente todo o exercício.

Exemplo:
A empresa iniciou sua escrituração no OneFlow apenas a partir do 3º trimestre do exercício. Nesse caso, o sistema possui informações somente das movimentações registradas a partir desse período e, ao gerar a ECF, o arquivo será composto apenas com esses dados.

Como os períodos anteriores não estarão disponíveis no OneFlow, o contador deverá complementar manualmente no Programa Validador da ECF as informações referentes ao 1º e 2º trimestres, incluindo dados de apuração fiscal e saldos necessários para representar todo o exercício e permitir a validação e transmissão da obrigação.

Embora a ECF utilize informações dos módulos Fiscal e Contábil, o cadastro e a parametrização da obrigação são realizados exclusivamente no módulo Fiscal, por meio da inclusão da obrigação SPED ECF Contábil Fiscal. É nessa etapa que são definidas as configurações da obrigação, como o regime tributário, os parâmetros de geração e demais informações necessárias para a composição do arquivo.
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Após a parametrização, a geração da ECF é realizada pela funcionalidade Obrigações Anuais, que pode ser acessada tanto pelo módulo Fiscal quanto pelo módulo Contábil.

Para gerar a ECF:

1) Acesse a empresa no módulo Fiscal ou Contábil.

2) No menu do módulo (Contábil ou Fiscal), localize a seção Obrigações e clique em Gerar Anuais.
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Opção pelo módulo Contábil:

Opção pelo módulo Fiscal:

3) Selecione a obrigação SPED ECF e prossiga com a geração do arquivo.

Para mais detalhes sobre a parametrização e geração da ECF, acesse o artigo: SPED ECF - Geração e Conferência no OneFlow

A ECF (Escrituração Contábil Fiscal) é obrigatória para a maioria das pessoas jurídicas, incluindo as empresas enquadradas nos regimes de Lucro Real e Lucro Presumido.

Além disso, existem situações específicas de dispensa previstas na legislação, como determinados órgãos públicos, autarquias, fundações públicas e outras entidades expressamente dispensadas pela Receita Federal.

A geração da ECF exige algumas configurações e validações prévias para garantir que o arquivo seja gerado corretamente. Antes da geração, é importante revisar os cadastros da empresa, os parâmetros da obrigação, o plano referencial, a recuperação da ECD (quando aplicável) e demais configurações relacionadas à escrituração.

Sim. O Plano Referencial é utilizado para relacionar o plano de contas da empresa às contas exigidas pela Receita Federal na ECF.

O vínculo das contas contábeis analíticas com o Plano de Contas Referencial é obrigatório para a geração da obrigação. Caso o relacionamento não esteja configurado corretamente, poderão ocorrer inconsistências durante a geração ou validação do arquivo no Programa Validador (PVA).

Antes de gerar a ECF, revise se todas as contas que exigem relacionamento possuem o Plano Referencial devidamente vinculado.
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Sim. É possível recuperar mais de um arquivo da ECD no mesmo ano-calendário para a ECF. Essa situação é comum em casos como troca de contador, mudança de sistema ou alteração do plano de contas durante o período.

Nesses casos, é importante que exista correspondência entre as contas das duas escriturações. Caso esse relacionamento não seja realizado corretamente, poderão ocorrer críticas durante a recuperação da ECD na ECF.

A ECF é gerada a partir das informações cadastradas, parametrizadas e processadas nos módulos Fiscal e Contábil do OneFlow. Por isso, qualquer alteração realizada nesses módulos poderá impactar diretamente a composição e a validação do arquivo.

Durante a geração da ECF, o sistema considera principalmente:

Para evitar inconsistências na geração da obrigação, recomendamos:

Sim. Sempre que uma parametrização que impacte a geração da ECF for alterada, será necessário gerar um novo arquivo para que as informações atualizadas sejam consideradas na escrituração.

Esse erro ocorre quando um valor é informado em um campo incompatível com a natureza do ajuste realizado na Base de Cálculo do IRPJ ou da CSLL na ECF.

Um cenário comum é quando uma recuperação de custos e despesas é informada como uma redução da base de cálculo. Como esse tipo de ajuste deve ser tratado como um acréscimo, o Programa Validador da ECF (PVA) rejeita o arquivo ao identificar a informação em um campo ou com uma natureza incompatível.

Exemplo da crítica apresentada pelo PVA:

1) Abra o OneFlow, acesse o módulo desejado, neste exemplo o Fiscal (1) e clique em "Abrir Fiscal" (2) da empresa que realizará a operação:

2) Na tela de Etapas, clique no card de IRPJ e CSLL

3) Reabra as apurações correspondentes:

4) Acesse a configuração dos ajustes da Base de Cálculo (1); Verifique se algum ajuste foi informado com valor negativo (2);

5) Caso represente uma redução da base de cálculo, remova esse lançamento e informe-o em um dos campos específicos destinados às exclusões/deduções, ou ajuste para um acréscimo;

6) Reprocesse os documentos, finaliza as apurações e gere novamente o arquivo da ECF;

Antes de gerar o arquivo, revise os ajustes realizados e confirme se cada informação foi classificada corretamente.

Durante a validação da ECF, pode ocorrer a seguinte inconsistência:

Na maioria dos casos, esse erro ocorre quando a Receita Bruta utilizada na apuração do Lucro Presumido foi gerada corretamente, porém a Demonstração do Resultado (J150) da ECD não possui essas mesmas informações.

Existem duas formas de realizar a correção:

Opção 1 – Ajustar a ECD no OneFlow

1) Acesse a ECD e ajuste a Demonstração do Resultado (J150), preenchendo corretamente os valores das contas de Receita;

2) Gere novamente o arquivo da ECD;

3) Após transmitir a ECD retificadora, gere novamente a ECF e realize uma nova validação.

Opção 2 – Ajustar diretamente no Programa Validador da ECF (PVA)

Caso não seja possível retificar a ECD naquele momento, o contador poderá realizar os ajustes diretamente no Programa Validador da ECF, preenchendo as informações necessárias para que os valores da DRE fiquem compatíveis com a apuração do Lucro Presumido.

Após realizar o ajuste, execute novamente a validação do arquivo.

É possível que a ECD seja validada normalmente e, ainda assim, a ECF apresente inconsistências após recuperar as informações da escrituração contábil.

Isso ocorre porque a validação realizada pelo Programa Validador da ECF (PVA) é diferente da validação da ECD.

Enquanto a ECD verifica a consistência da própria escrituração contábil, a ECF recupera diversos registros da ECD e realiza novos cruzamentos entre as informações contábeis e fiscais para compor a apuração do IRPJ e da CSLL. Por esse motivo, determinadas inconsistências somente são identificadas durante a validação da ECF.

Cada mensagem apresentada pelo Programa Validador possui uma causa específica. Por isso, sempre recomendamos analisar o registro informado na crítica antes de realizar qualquer alteração.

Caso tenha dúvidas sobre a origem da inconsistência ou sobre a melhor forma de correção, entre em contato com nossa equipe de suporte. Assim, poderemos analisar o cenário e orientar o procedimento mais adequado para o seu caso.