A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é uma obrigação acessória integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), instituída para consolidar as informações contábeis e fiscais utilizadas na apuração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) das pessoas jurídicas.
A obrigação substituiu a antiga Declaração de Informações Econômico Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) e deve ser transmitida anualmente à Receita Federal. Ela contempla dados relacionados ao resultado contábil, às apurações tributárias, aos saldos patrimoniais, às demonstrações contábeis e às demais informações exigidas pela legislação.
No OneFlow, a geração da ECF é realizada por meio do Módulo Fiscal. Você configura os parâmetros da obrigação, gera o arquivo digital, confere as apurações de IRPJ e CSLL, efetua o download para validação no Programa Gerador da Escrituração (PGE) da Receita Federal e controla o processo de entrega da declaração. 🚀
⚠️ Importante!
A geração da ECF considera todas as informações do ano-calendário do exercício. Por isso, o período Fiscal deve estar integralmente finalizado no OneFlow. A necessidade de conclusão do período Contábil depende da forma de escrituração da empresa:
Empresas obrigadas ou optantes pela entrega da ECD: os registros contábeis da ECF são recuperados da ECD transmitida, não sendo obrigatória a finalização do período Contábil no OneFlow para a geração da obrigação.
Empresas não obrigadas à ECD (Livro Caixa): quando adotam o regime de apuração Competência, é obrigatória a finalização de todo o período Contábil no OneFlow para a geração dos registros P100 (Balanço Patrimonial) e P150 (Demonstração do Resultado do Exercício - DRE).
Além disso, para empresas do Lucro Presumido obrigadas à entrega da ECF, os módulos Fiscal e, quando aplicável, Contábil devem possuir competência inicial em janeiro do exercício. Caso a empresa seja cadastrada a partir de competência posterior, o arquivo será gerado apenas com as informações existentes no sistema, resultando em uma escrituração incompleta e passível de inconsistências no Programa Validador da ECF.
Essa exigência não se aplica às hipóteses previstas na legislação, como início de atividades ou início da obrigatoriedade durante o exercício.
Nesses casos, as informações dos períodos não escriturados no OneFlow deverão ser complementadas manualmente no Programa Validador da ECF para que a obrigação represente corretamente todo o exercício e possa ser transmitida.
Exemplo:
A empresa iniciou sua escrituração no OneFlow apenas a partir do 3º trimestre do exercício. Dessa forma, o sistema possui informações somente das movimentações registradas a partir desse período.
Ao gerar a ECF, o arquivo será composto apenas com os dados existentes no sistema. Como a ECF contempla todo o exercício, a ausência das movimentações dos períodos anteriores fará com que o arquivo fique incompleto.
Para que a ECF seja validada corretamente, o contador deverá complementar manualmente no Programa Validador da ECF as informações referentes ao 1º e 2º trimestres, incluindo as informações da apuração fiscal e saldos necessários para representar todo o exercício. Dessa forma, a escrituração ficará consistente e será possível realizar a transmissão da obrigação.
Tópicos do Artigo
Configurando a ECF
Antes de gerar o arquivo da ECF, configure a obrigação e defina os parâmetros que serão utilizados na geração do arquivo.
1) Abra o OneFlow, acesse o módulo desejado, neste exemplo o Fiscal (1) e clique em "Abrir Fiscal" (2) da empresa que realizará a operação:
2) Dentro da empresa, clique na engrenagem (configurações)
3) Na aba Fiscal, clique em Obrigações
4) O OneFlow listará todas as obrigações já configuradas para essa empresa. Clique em Incluir.
5) No campo Obrigação, selecione SPED ECF Contábil Fiscal. Os dados de geração e prazo serão preenchidos automaticamente.
Aba Configuração da ECF
Aba Configuração da ECF
Nesta aba são definidos os parâmetros principais para geração da obrigação.
Tipo de Escrituração (1): Nesta aba você define os parâmetros principais para geração da obrigação:
a) Obrigada a entregar a ECD ou entrega facultativa
a) Obrigada a entregar a ECD ou entrega facultativa
Utilize esta opção quando a empresa possuir ECD entregue para o exercício, independentemente de ela ter sido gerada dentro ou fora do OneFlow.
Ao selecionar esta opção, o arquivo da ECF será gerado considerando a recuperação da ECD dentro do Programa Gerador da Escrituração (PGE).
⚠️ Importante
Empresas obrigadas à ECD: deverão gerar a ECD por meio do módulo Contábil do OneFlow e recuperá-la posteriormente no PGE da ECF.
Empresas desobrigadas à ECD: não realizam a recuperação da ECD. Caso utilizem o Regime de Competência, deverão informar obrigatoriamente os registros:
P100 – Balanço Patrimonial;
P150 – Demonstração do Resultado do Exercício (DRE).
Esses registros poderão ser gerados a partir dos lançamentos contábeis escriturados no OneFlow.
Observação: os registros P100 e P150 não são obrigatórios para empresas desobrigadas à ECD que utilizam o Regime de Caixa.
b) Não obrigada a entregar a ECD / Livro Caixa
b) Não obrigada a entregar a ECD / Livro Caixa
Utilize esta opção quando a empresa não entregou a ECD, mas permanece obrigada à entrega da ECF.
Nesse cenário, o sistema poderá gerar:
Balanço Patrimonial;
DRE;
Livro Caixa.
Balanço e DRE
Para geração dos registros P100 e P150, é necessário que o Plano de Contas esteja devidamente relacionado ao Plano Referencial.
⚠️ Importante
Além do relacionamento do Plano de Contas ao Plano Referencial, é necessário que a obrigação SPED ECD esteja devidamente configurada no OneFlow.
Embora empresas desobrigadas à entrega da ECD não precisem transmitir essa obrigação à Receita Federal, a geração dos registros P100 (Balanço Patrimonial) e P150 (Demonstração do Resultado do Exercício) utiliza parâmetros configurados na obrigação ECD.
Caso essas informações não estejam preenchidas, os registros podem ser gerados sem conteúdo ou não serem apresentados corretamente no arquivo da ECF.
Para mais detalhes sobre as configurações do SPED ECD, acesse o artigo abaixo.
Livro Caixa
É necessário definir, no Plano de Contas, quais contas serão utilizadas como Livro Caixa (por exemplo, Caixa e Bancos), através da aba Indicadores.
⚠️ Importante
O relacionamento com o Plano Referencial é obrigatório para a geração dos registros P100 e P150 quando a empresa:
For desobrigada à ECD;
Utilizar Regime de Competência.
O Livro Caixa é gerado no Bloco Q, exigido para empresas do Lucro Presumido que utilizam escrituração por Livro Caixa e possuam receita bruta anual superior a R$ 1.200.000,00, ou proporcional ao período.
Natureza Jurídica (2): Selecione a natureza jurídica correspondente à empresa.
Aba Signatários
Aba Signatários
Nesta aba devem ser informados os responsáveis pelas informações constantes no arquivo da ECF.
💡 Dica
O preenchimento dos signatários segue as mesmas regras utilizadas na configuração do SPED ECD.
Clique aqui para entender como configurar.
Gerando o arquivo da ECF
Após concluir a configuração da obrigação, é possível realizar a geração do arquivo.
1) Acesse o Menu Fiscal (1), localize o tópico Obrigações e clique em Gerar Anuais (2).
2) Escolha a opção SPED ECF.
3) Selecione o ano-calendário desejado (1) e clique em "Gerar" (2).
Atenção!
Ao gerar o SPED ECF o sistema irá validar se a empresa é obrigada ou não entregar a ECD, conforme as regras abaixo:
Empresa obrigada a entregar a ECD (ou entrega facultativa): o arquivo da ECF não terá registros contábeis, pois eles deverão obrigatoriamente ser recuperados da ECD já entregue no ano. Sendo assim, não é obrigatório que o período contábil esteja finalizado no OneFlow.
Empresa não obrigada a entregar a ECD / Livro Caixa: os registros da escrituração contábil serão gerados obrigatoriamente somente para as empresas cujo regime de apuração seja 'Competência'. Dessa forma, empresas que não são obrigadas a entregarem a ECD e são do regime de Competência, obrigatoriamente precisam estar com o período contábil todo finalizado para que os registros P100 - Balanço Patrimonial e P150 - DRE, sejam gerados corretamente na ECF.
Caso o módulo contábil da empresa não esteja finalizado o sistema irá gerar a seguinte mensagem: "Para a geração da ECF de empresas desobrigadas da ECD e com apuração no Regime de Competência, é necessário que as competências do módulo contábil estejam finalizadas, possibilitando a geração dos registros obrigatórios - P100: Balanço Patrimonial e P150: DRE."
4) Após a conclusão do processo, será exibido o card "SPED ECF Contábil Fiscal" na coluna de Obrigações do painel da empresa.
Registros gerados na ECF
O conteúdo do arquivo é gerado conforme as configurações da empresa e da obrigação.
Tipo de escrituração L — Não obrigada a entregar a ECD
Quando a empresa adota o tipo de escrituração L, ela não está obrigada a entregar a ECD e apura seus resultados com base no Livro Caixa. Nesse cenário, todos os blocos da ECF são preenchidos diretamente na própria escrituração, sem recuperação de dados de outra obrigação.
Blocos preenchidos:
Bloco 0 — abertura, identificação e referências
Bloco P — apuração do Lucro Presumido, incluindo os registros P100 e P150
Bloco Q — Livro Caixa
Bloco Y — informações gerais
O Bloco Q existe somente neste tipo de escrituração. Como a empresa não mantém ECD, o Livro Caixa é a base da apuração.
Tipo de escrituração C — Obrigada a entregar a ECD ou entrega facultativa
Quando a empresa adota o tipo de escrituração C, ela entrega a ECD ou opta pela entrega facultativa. Parte dos dados da ECF passa a ser recuperada automaticamente da ECD e não é preenchida manualmente.
Blocos preenchidos diretamente na ECF:
Bloco 0 — abertura, identificação e referências
Bloco P — apuração do Lucro Presumido
Bloco Y — informações gerais
⚠️ Importante
Os Blocos C, J e K e os registros P100 e P150 são obrigatoriamente recuperados da ECD. Não devem ser preenchidos manualmente quando o tipo de escrituração for C.
Diferentemente do tipo L, o Bloco Q não se aplica, pois a empresa mantém escrituração contábil formal por meio da ECD e não utiliza Livro Caixa.
Detalhamento dos blocos
Bloco 0 — Identificação da Empresa e Signatários
Gerado a partir dos dados cadastrais da empresa, das configurações da obrigação e dos signatários informados.
Bloco P — Lucro Presumido
Os registros de apuração do Lucro Presumido são gerados com base na apuração do IRPJ e da CSLL.
Os registros P100, referente ao Balanço, e P150, referente à DRE, são gerados quando o tipo de escrituração for Livro Caixa ou quando o regime de apuração do Lucro Presumido estiver configurado como Competência.
💡 Dica
Se os registros P100 e P150 não forem gerados corretamente, mesmo com o Plano Referencial relacionado e com saldos contábeis existentes, valide se a obrigação SPED ECD está configurada na empresa.
A ECF utiliza informações e parâmetros da configuração da ECD para compor parte da estrutura desses registros. Por esse motivo, recomenda-se manter a obrigação ECD devidamente configurada antes da geração do arquivo da ECF, mesmo nos casos em que a empresa não esteja obrigada à transmissão da ECD.
Bloco Q — Livro Caixa
Gerado quando existirem contas contábeis configuradas para composição do Livro Caixa.
Bloco Y — Informações Gerais
Gerado com os impostos retidos e as informações cadastrais dos sócios.
Download do Arquivo SPED ECF
Após a geração, acesse o card da obrigação SPED ECF.
1) Na aba "Documentos e Comprovantes" (1), localize o arquivo gerado e dê duplo clique para realizar o download (2).
2) Acesse o PGE da ECF para validar e transmitir a obrigação.
Conferência das informações
A conferência da ECF deve ser realizada através da apuração do IRPJ e da CSLL.
1) Abra o card da apuração do IRPJ e CSLL.
2) Informe a competência correspondente ao encerramento de cada trimestre:
03/20XX;
06/20XX;
09/20XX;
12/20XX.
💡 Dica
Para agilizar a conferência, alterne entre os trimestres e utilize o botão "Atualizar", sem necessidade de abrir novas telas.
Recomendamos realizar a conferência pelos meses de encerramento de cada trimestre, pois nesses períodos é apresentada a coluna "Total", que pode ser comparada diretamente com os registros da ECF.
As principais abas utilizadas para conferência são:
Base de Cálculo IRPJ;
Apuração IRPJ;
Base de Cálculo CSLL;
Apuração CSLL.
Essas abas correspondem aos seguintes registros da ECF:
Aba da Apuração | Registro ECF |
Base de Cálculo IRPJ | P200 |
Apuração IRPJ | P300 |
Base de Cálculo CSLL | P400 |
Apuração CSLL | P500 |
Com a apuração em tela, basta acessar o respectivo registro dentro da ECF e comparar os valores apresentados.
Atualizando um arquivo já gerado
Caso seja necessário gerar uma nova versão do arquivo após ajustes ou correções na base de dados, acesse o card da obrigação e clique em Gerar Novamente no menu lateral. O sistema gerará um novo arquivo considerando as informações atualizadas.
Informando a entrega da ECF
Após transmitir a ECF no Programa Gerador da Escrituração (PGE), é necessário registrar a entrega dentro do OneFlow.
1) Abra o card da ECF e clique em "Informar entrega".
2) Informe:
Data de entrega;
Número do recibo;
Comprovante de entrega (opcionalmente em PDF ou outro formato de arquivo).
3) Após salvar (4), a obrigação será movida automaticamente para a coluna "Entregas" do painel da empresa.
Retificando a ECF
1) Caso seja necessário corrigir informações após a entrega da declaração, utilize a opção Retificar, disponível no menu lateral da obrigação.
2) O sistema apresentará a mensagem sobre uma obrigação gerada anteriormente, e se deseja gerar como retificadora ou substitutiva, informe Sim.
⚠️ Importante
Ao realizar a retificação, o OneFlow remove o arquivo anteriormente gerado, exclui o recibo de entrega vinculado e gera um novo arquivo com as informações atualizadas.
Após transmitir a ECF retificadora no PGE, registre a entrega novamente dentro do OneFlow.
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