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Entendendo o painel de documentos escriturados no OneFlow

Neste artigo, entenda como consultar, filtrar, editar e reprocessar os documentos fiscais escriturados, além de acompanhar seus status, alertas, erros e demais informações no OneFlow.

Escrito por Clécio Cavalcante

O Painel de documentos escriturados permite consultar e validar as notas fiscais escrituradas no OneFlow dentro de determinado período. Nele, é possível localizar os documentos, conferir suas informações, identificar erros ou alertas e realizar ações individuais ou em lote.

O painel está disponível para todas as empresas, independente de seu regime tributário e pode ser acessado a partir dos cards de escrituração apresentados na Tela de Etapas, na coluna 2. Escrituração.

Tópicos do Artigo:

Acessando o painel de documentos escriturados

Para acessar o painel:

1) Abra o OneFlow, acesse o módulo desejado, neste exemplo, o Fiscal (1), e clique em "Abrir Fiscal" (2) da empresa que realizará a operação.

2) Na Tela de Etapas, localize a coluna 2. Escrituração.

Nessa coluna, serão apresentados os cards de acordo com as origens de documentos existentes na empresa, como:

  • Entradas;

  • Saídas;

  • Serviços tomados;

  • Serviços prestados.

Clique no card correspondente à origem que deseja consultar.

Independentemente do card selecionado, o acesso direcionará para o Painel de documentos escriturados, onde estarão disponíveis os filtros e as opções para consulta e manutenção dos documentos.

3) Outra forma de acesso é pelo Menu Fiscal (1), em Escriturações, clique em 'Exibir Escriturados' (2).

Entendendo as informações dos documentos

O painel apresenta diferentes colunas para facilitar a conferência das notas escrituradas. As informações exibidas são apresentadas de acordo com a origem do documento, ou seja, o OneFlow utiliza os dados disponíveis no XML ou na fonte de origem do documento para preencher as informações no painel.

Entre as principais informações estão:

  • Status: indica o estágio de processamento do documento, como Apurado, Em manutenção ou Registrado.

  • Origem: indica como o documento foi inserido no OneFlow.

  • Modelo: apresenta o modelo do documento fiscal conforme informado na origem do documento, como NF-e ou NFS-e.

  • Tipo: identifica se o documento é de entrada ou saída.

  • Data de emissão: apresenta a data de emissão do documento conforme informada na origem.

  • Situação: indica a situação atual do documento, conforme a informação integrada a partir do XML. Entre as opções estão: Emitido, Cancelado, Inutilizado, Substituído, Rejeitado ou Denegado.

  • Manifestação: apresenta a manifestação realizada para o documento, quando aplicável.

  • Número: apresenta o número do documento fiscal.

  • Série: apresenta a série do documento fiscal.

  • Nome fantasia: identifica o cliente ou fornecedor relacionado ao documento.

  • CNPJ/CPF: apresenta o CNPJ ou CPF do cliente ou fornecedor.

  • Valor total: apresenta o valor total do documento fiscal.

  • Competência: apresenta a competência à qual o documento está relacionado.

  • Alterado: indica se o documento sofreu alguma alteração após sua inserção no OneFlow.

  • Alertas: indica a existência de alertas relacionados ao documento.

  • Erros: indica a existência de erros relacionados ao documento.

Para empresas do Simples Nacional, o painel também pode apresentar informações relacionadas à apuração do regime, como:

  • Base do Simples Nacional;

  • Valor do Simples Nacional;

  • Impostos apurados.

Conferindo o status da escrituração

O campo Status permite verificar o estágio de processamento de cada documento.

Para realizar uma conferência geral dos documentos escriturados, utilize os seguintes filtros:

  • Tipo de documento: Todos os documentos;

  • Situação: Todas as situações;

  • Pendência: Todos os documentos.

Dessa forma, o painel apresentará os documentos sem restringir a consulta por tipo ou situação, facilitando a validação do processamento.

Entendendo os status de cada documento:

1) Registrado

Quando o documento permanece como Registrado, é necessário verificar se existem erros ou alertas associados ao documento.

Nessa situação, acesse o documento e consulte os campos de Alertas e Erros e realize as correções necessárias antes de considerar a escrituração concluída.

2) Documento Apurado

Indica que o documento foi processado e sua apuração foi concluída.

Para uma escrituração concluída corretamente, o esperado é que o documento esteja com o status Documento Apurado.

3) Em manutenção

O status Em manutenção indica que o processamento do documento foi iniciado, mas ainda não foi concluído.

Isso pode ocorrer, por exemplo, quando alguma ação foi iniciada e não foi finalizada ou quando uma alteração ainda não foi salva.

Consultando e filtrando os documentos

Ao acessar o painel, os documentos podem ser filtrados para facilitar a localização das notas que deseja consultar.

1) Período

Nos campos De e Até, informe o período que deseja consultar.

Por exemplo, para consultar os documentos escriturados em agosto de 2026, informe:

  • De: 08/2026;

  • Até: 08/2026.

2) Origem

O filtro Origem permite identificar de onde os documentos foram obtidos.

Entre as origens, podem estar disponíveis opções como:

  • Importação manual;

  • Importação automática;

  • Omie;

  • Outras origens disponíveis para a empresa.

Por padrão, o filtro permanece como Todas as origens.

3) Filtrar por

O campo Filtrar por define qual período será considerado na consulta. As opções disponíveis são:

  • Escrituração: considera os documentos escriturados no período informado;

  • Apuração: considera o período relacionado à apuração;

  • Pagamento da parcela: considera a data de pagamento da parcela;

  • Vencimento da parcela: considera a data de vencimento da parcela.

4) Tipo de documento

Permite restringir a consulta conforme o tipo de documento:

  • Todos os documentos;

  • Apenas tomados;

  • Apenas prestados;

  • Apenas saídas;

  • Apenas entradas.

5) Situação

O filtro Situação permite localizar documentos de acordo com seu processamento e suas ocorrências:

  • Todas as situações;

  • Apenas com erros/alertas;

  • Apenas sem erros/alertas;

  • Apenas sem alterações;

  • Apenas os alterados;

  • Apenas os apurados;

  • Apenas os com lançamentos contábeis com erro;

  • Apenas os com lançamentos contábeis sem erros;

  • Apenas manifestadas;

  • Apenas não manifestadas;

  • Apenas a pagar ou a receber;

  • Apenas os recebidos ou pagos.

6) Pendência

No filtro Pendência, é possível restringir a consulta para:

  • Todos os documentos;

  • Apenas com erros;

  • Apenas com alertas.

Depois de definir os filtros desejados, clique em Filtros para consultar as opções adicionais ou em Atualizar para carregar os documentos conforme os critérios selecionados.

Utilizando a opção Mais filtros

Além dos filtros principais, o botão + Filtros permite acessar critérios adicionais para refinar ainda mais a pesquisa.

Na tela de filtros adicionais, é possível habilitar os campos que deseja utilizar, como:

  • Estado;

  • Município;

  • CFOP;

  • Código LC 116;

  • NCM;

  • Produto;

  • CST de ICMS;

  • CST de PIS e COFINS;

  • CST de IPI;

  • Valor de determinado imposto retido;

  • Descrição do serviço;

  • Informações adicionais da NF-e;

  • Descrições/informações.

Após selecionar os critérios desejados, utilize as opções disponíveis na tela para:

  1. Aplicar filtros: considera os critérios selecionados na consulta;

  2. Desmarcar todos: remove a seleção dos filtros adicionais;

  3. Limpar filtros e fechar: limpa os critérios informados e retorna ao painel;

Essa opção é especialmente útil quando é necessário localizar documentos específicos dentro de um volume maior de notas. Para mais detalhes, acesse o material disponível.

Atualizando a consulta

Sempre que alterar um filtro, clique em Atualizar para que o painel carregue novamente os documentos de acordo com os novos critérios.

Por exemplo, se inicialmente a consulta estiver considerando Todas as origens e você alterar para uma origem específica, é necessário atualizar a consulta para visualizar os documentos correspondentes.

Conhecendo as opções do menu lateral

O menu lateral do painel disponibiliza ações para incluir, consultar, editar, reprocessar e excluir documentos.

1) Incluir

A opção Incluir permite inserir um documento fiscal manualmente, por meio de digitação das informações da nota.

2) Importar

A opção Importar permite importar documentos fiscais por meio de arquivo XML.

Para consultar o passo a passo da importação de documentos via XML, acesse o artigo Importando Notas Fiscais via XML no OneFlow.

3) Editar

A opção Editar permite acessar o documento selecionado e alterar suas informações.

Também é possível abrir o documento para edição realizando duplo clique sobre a nota no painel.

4) Reprocessar

A opção Reprocessar deve ser utilizada quando alguma configuração fiscal for alterada e essa alteração precisar ser aplicada a um documento que já foi escriturado.

Ao reprocessar, o OneFlow aplica as configurações atualizadas ao documento.

⚠️ Importante

O reprocessamento não exclui a nota. Ele permite que o documento seja processado novamente considerando as configurações atuais.

5) Marcar alertas como resolvidos

Quando um ou mais documentos apresentarem alertas que já foram analisados e solucionados, é possível selecioná-los e utilizar a opção Marcar alertas como resolvidos.

A ação pode ser realizada em lote, evitando a necessidade de acessar cada documento individualmente.

6) Pagar ou receber valor total

A opção Pagar ou receber valor total permite realizar o pagamento ou recebimento dos documentos selecionados em lote, informando a conta contábil e a data do pagamento ou recebimento.

7) Excluir

A opção Excluir permite remover o documento selecionado da escrituração.

Para documentos de origem Omie ERP ou Monitoramento automático do OneFlow, ao clicar em Excluir, o sistema apresenta a opção de excluir definitivamente o documento ou reescriturá-lo.

Ao optar por Reescriturar, o documento é removido da escrituração e importado novamente de forma automática a partir da sua origem.

Para documentos inseridos por digitação ou importação de XML, a opção de reescrituração não é disponibilizada. Nesses casos, ao excluir o documento, ele é removido da escrituração.

Realizando ações em lote

Ao selecionar um ou mais documentos no painel, o menu lateral apresenta além das opções acima, opções adicionais para trabalhar com os documentos selecionados.

1) Alterar documentos em lote

A opção Alterar documentos em lote permite realizar alterações em vários documentos simultaneamente.

Entre as informações que podem ser alteradas estão:

  • Código LC 116;

  • Cidade de incidência do ISS;

  • Natureza de retenção;

  • Alíquotas dos impostos;

  • Valores dos impostos;

  • Situação da nota.

Essa funcionalidade é útil quando uma mesma alteração precisa ser aplicada a diversos documentos, evitando a edição individual de cada nota. Para mais detalhes, acesse o material disponível.

2) Gerar relatório dos documentos

Após selecionar os documentos desejados, é possível utilizar a opção Gerar relatório dos documentos para gerar um relatório com as informações dos documentos escriturados selecionados. Para mais detalhes, acesse o material disponível.

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