O regime do Simples Nacional simplifica a tributação das empresas de pequeno porte, mas exige atenção na correta classificação das atividades econômicas nos anexos, já que essa definição impacta diretamente na carga tributária. Por isso, entender como configurar e quando necessário alterar o anexo do Simples Nacional em um produto é essencial para garantir a conformidade com a legislação e a correta apuração dos tributos.
Nas empresas de Comércio e Indústria optantes pelo Simples Nacional, a apuração por Produto, NCM ou CFOP se torna importante porque, dentro de uma mesma nota fiscal, diferentes itens podem possuir tratamentos tributários distintos.
Após configurado, o sistema passa a reconhecer automaticamente o produto nas notas importadas, aplicando o anexo correspondente.
Você aprenderá, de forma prática como realizar esse processo com segurança.
Tópicos do Artigo
Como o OneFlow identifica o anexo
O enquadramento do anexo do Simples Nacional no sistema, para operações com produtos, ocorre a partir das informações fiscais de cada item da nota, considerando principalmente o produto, o NCM e o CFOP destacados no documento.
Para empresas que utilizam o Omie, esses dados são definidos no momento da emissão da nota fiscal e estão diretamente vinculados ao cadastro do produto, garantindo que as informações necessárias já estejam estruturadas no sistema.
Com base nesses dados, o sistema realiza o vínculo com as atividades econômicas correspondentes do PGDAS, que determinam o anexo do Simples Nacional e, consequentemente, as regras de cálculo aplicáveis, como faixa e alíquota.
Nos casos em que a nota fiscal é importada ou proveniente de outros ERPs, o sistema utiliza as informações disponíveis no XML ou vínculos internos previamente configurados para realizar essa mesma identificação.
A apuração no OneFlow ocorre item a item, dessa forma, a configuração pode ser aplicada no cadastro do produto, no NCM ou no CFOP.
💡Entendendo como é feita a apuração dos Produtos
A apuração no OneFlow é feita item a item, ou seja, cada produto da nota é analisado individualmente.
Para definir o tratamento fiscal correto, o sistema segue uma ordem de verificação:
Produto: primeiro, verifica se existe uma regra específica cadastrada para aquele produto.
NCM: se não houver regra no produto, o sistema busca uma configuração vinculada ao NCM.
CFOP: caso também não exista regra no NCM, o CFOP será utilizado como critério final.
Essa sequência garante que regras mais específicas tenham prioridade sobre regras mais genéricas, trazendo mais precisão na apuração.
Exemplo:
Se um item não possui configuração no produto, mas o NCM está vinculado a uma atividade do Anexo II, o OneFlow utilizará essa informação para definir o enquadramento.
Caso também não exista configuração no NCM, o sistema passará a considerar a regra definida pelo CFOP para determinar o tratamento fiscal da operação.
Na prática, isso evita que o sistema fique sem critério: sempre haverá uma regra aplicada, respeitando a hierarquia de prioridade.
Identificando o Produto, NCM ou CFOP na nota
Antes de configurar o anexo do Simples Nacional, é necessário identificar qual é o Produto, NCM e o CFOP vinculado à nota fiscal. Para isso, acesse o sistema e siga os passos abaixo:
1) Abra o OneFlow, acesse o módulo Fiscal (1) e clique em "Abrir Fiscal" (2) da empresa que realizará a operação.
2) Em seguida, acesse a tela de Etapas (1) e dê um duplo clique no card de Saídas (2), na coluna de Escrituração.
3) Abra a nota fiscal desejada (1):
4) Clique na aba "Itens" (1). Nessa aba, será possível visualizar o CFOP (2). Para verificar as demais informações, clique sobre o item (3).
5) Nessa tela, você consegue visualizar o "Produto (1)", o "NCM" (2) e o "CFOP" (3):
6) Caso haja muitas notas fiscais e não seja viável analisá-las individualmente, é possível utilizar um relatório para facilitar essa identificação.
6.1) Acesse o menu Fiscal (1) e vá até a aba de "Relatórios" e clique na opção "Documentos Escriturados" (2):
6.2) Habilite o filtro para "Saídas" (1), vá até a aba de "Produtos" (2), habilite as flags de "Descrição", "NCM" e "CFOP" (3) e clique em “Executar” (4):
6.3) Após a emissão, o relatório apresentará todas as notas fiscais escrituradas no sistema, juntamente com os respectivos produtos, NCMs e CFOPs vinculados a cada item da nota (1).
Se você já tiver essa informação, siga para o próximo tópico.
Configurando o Anexo do Simples Nacional
⚠️Importante
O sistema possui uma pré-configuração aplicada e, por isso, algumas atividades econômicas já podem estar vinculadas a determinados CFOPs. Porém, podem existir exceções que exijam parametrizações específicas por produto ou NCM para garantir o enquadramento correto.
Considerando que você já identificou os produtos, NCMs e CFOPs presentes nas notas fiscais, é necessário definir a melhor forma de realizar a configuração: por produto, por NCM ou por CFOP.
1) Aplicando a configuração no cadastro do produto
1) Aplicando a configuração no cadastro do produto
1.1) Dentro do módulo fiscal da empresa desejada, acesse o menu superior (1), localize o tópico Produtos e clique em "Exibir todos" (2):
1.2) Selecione o produto desejado ou conforme o que está presente na nota e dê um duplo clique sobre ele (2).
1.3) Clique na aba “Recomendações Fiscais” (1), depois clique em “Clique aqui para vincular a atividade econômica e configurar as opções de tributação do Simples Nacional” (2).
1.4) Informe a atividade econômica correspondente (1), em seguida, caso possua alguma regra tributária, você pode habilitar os impostos que terão tratamento diferenciado, como tributação monofásica, lançamento de ofício e/ou substituição tributária (2). Após isso, clique em "Salvar" (3).
1.5) Concluído o processo, feche as configurações e reprocessar os documentos.
2) Aplicando a configuração no NCM
2) Aplicando a configuração no NCM
2.1) Acesse o menu Fiscal (1), localize o tópico Tabelas e clique em "Exibir todos" (2).
2.2) Clique em “CFOPs” (1), selecione o NCM desejado ou o que está presente na nota (2), depois clique em “Selecione as NCMs desejadas e clique aqui para alterar as configurações” (3).
2.3) Clique na aba “Simples Nacional” (1). Informe a atividade econômica correspondente (2), em seguida, caso o NCM possua alguma regra tributária, você pode habilitar os impostos que terão tratamento diferenciado, como tributação monofásica, lançamento de ofício e/ou substituição tributária (3). Após isso, clique em "Salvar" (4).
2.4) Concluído o processo, feche as configurações e reprocessar os documentos.
3) Aplicando a configuração no CFOP
3) Aplicando a configuração no CFOP
3.1) Acesse o menu Fiscal (1), localize o tópico Tabelas e clique em "Exibir todos" (2).
3.2) Clique em “CFOPs” (1), selecione o CFOP desejado ou o que está presente na nota (2), depois clique em “Selecione as CFOPs desejadas e clique aqui para alterar as configurações” (3).
3.3) Clique na aba “Simples Nacional” (1). Informe a atividade econômica correspondente (2), em seguida, caso o CFOP possua alguma regra tributária, você pode habilitar os impostos que terão tratamento diferenciado, como tributação monofásica, lançamento de ofício e/ou substituição tributária (3). Após isso, clique em "Salvar" (4).
3.4) Concluído o processo, feche as configurações e reprocessar os documentos.
Reprocessando os Documentos para recálculo
Após realizar a alteração, pode ser necessário executar uma etapa adicional.
Como o OneFlow realiza automaticamente a escrituração e o cálculo dos impostos, caso já existam documentos fiscais escriturados com a configuração anterior, será necessário reprocessá-los para que passem a considerar a nova configuração.
Para isso, siga os passos abaixo:
1) Acesse o menu Fiscal (1), dentro de Escriturações, clique em "Exibir escriturados" (2) para visualizar os documentos fiscais.
2) No Painel de Documentos Escriturados, informe o período desejado (1).
No campo Tipo de Documento, selecione o filtro correspondente aos documentos que deseja visualizar.
Marque os documentos que deseja processar (3). É possível selecionar individualmente ou utilizar a marcação em lote para todos os registros exibidos.
Caso necessário, utilize a opção "Selecionar Todos os Registros" (4) para incluir também os documentos das demais páginas no processamento.
Após a seleção, clique em "Reprocessar" (5) para que o sistema execute o recálculo dos documentos.
6) O sistema solicitará a confirmação, clique em "Sim".
7) Após o reprocessamento, caso todos os documentos sejam processados corretamente, o sistema exibirá uma mensagem de confirmação.
Pronto! Com isso, a configuração foi atualizada e os documentos da competência foram reprocessados com sucesso. A partir desse momento, todos os novos documentos escriturados já seguirão a nova configuração definida.
Configurando regra tributária nos produtos
Se além da alteração do Anexo do Simples Nacional você também precisar configurar situações como produtos Monofásicos, com Substituição Tributária ou Antecipação com Encerramento de Tributação que impactam a apuração fiscal, consulte o artigo a seguir para entender a configuração.
Perguntas Frequentes
1) Erro: Não foi possível apurar o documento
1) Erro: Não foi possível apurar o documento
"O sistema não conseguiu identificar a atividade econômica e o anexo para o cálculo do Simples Nacional desse documento.
Normalmente isso ocorre quando não existe atividade econômica vinculada ao código do serviço ou ao código do produto de um dos itens do documento.
Acesse a opção Fiscal / Tabelas e verifique se os vínculos das atividades econômicas correspondem aos itens desse documento."
Esse erro geralmente ocorre quando não existe atividade econômica vinculada ao produto, NCM ou CFOP presente na nota fiscal, ou quando o vínculo está incompleto ou incorreto.
Para corrigir qualquer situação de erro em notas de produto, siga os passos deste artigo.
2) Erro: Regra Tributária não informada
2) Erro: Regra Tributária não informada
"Existem itens nesse documento que estão classificados com atividade econômica com substituição tributária/tributação monofásica/antecipação com encerramento de tributação (...) configuradas incorretamente.
Nesse tipo de atividade é obrigatório que os impostos aplicáveis (como ICMS e/ou PIS/COFINS) estejam configurados como Substituição Tributária, Antecipação com Encerramento de Tributação ou Tributação Monofásica.
Verifique a configuração do CFOP, NCM ou Produto utilizado em itens com essa atividade econômica. O campo ICMS tem que estar configurado com uma dos opções indicada acima."
Esse erro ocorre porque, na configuração da atividade econômica, seja no Produto, NCM ou CFOP, foi selecionada uma opção que possui regra tributária específica, porém os impostos correspondentes não foram configurados para esse mesmo tratamento.
Em outras palavras, a atividade foi definida com Substituição Tributária, Tributação Monofásica ou Antecipação com Encerramento de Tributação, mas nenhum imposto foi configurado com essa regra.
Exemplo:
Foi definida a atividade:
3.2 Com substituição tributária, tributação monofásica ou antecipação com encerramento de tributação
Essa classificação é utilizada quando:
O ICMS é recolhido por substituição tributária e/ou;
O PIS ou COFINS seguem regime monofásico
Nesses casos, é obrigatório configurar pelo menos um dos impostos com uma dessas regras. Caso contrário, o sistema apresentará a inconsistência. Veja aqui, como corrigir.
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