No Simples Nacional, nem todos os produtos seguem a mesma regra de tributação. Existem produtos com benefícios ou situação tributária diferenciada, chamada no Simples Nacional de "Qualificação Tributária". Nelas também encontramos situações específicas, como tributação monofásica, substituição tributária e antecipação com encerramento de tributação, que alteram diretamente a forma de cálculo dos impostos.
Essas variações são chamadas de qualificações tributárias e, quando não configuradas corretamente, podem gerar apurações incorretas, divergências no PGDAS e riscos fiscais.
No OneFlow, essas regras são tratadas de forma automatizada, desde que estejam corretamente parametrizadas. A configuração pode ser realizada em diferentes níveis, garantindo flexibilidade e precisão na apuração.
Tópicos do Artigo
Quando essa configuração é necessária?
Você deve realizar essa configuração sempre que trabalhar com produtos que possuem qualificação tributária diferenciada, como:
Tributação monofásica
Substituição tributária (ST)
Isenção, suspensão ou redução de tributos
Essas situações fazem parte das regras de segregação de receitas no Simples Nacional e precisam ser identificadas corretamente no cadastro do produto para que o sistema trate cada item de forma adequada.
⚠️ Importante
Regras tributárias estaduais do RJ, RS e PR são calculadas automaticamente pelo OneFlow sem necessidade de parametrização.
Como o OneFlow identifica a regra tributária
O sistema identifica o anexo do Simples Nacional de cada item da nota com base nas informações fiscais do produto, principalmente Produto, Nomenclatura Comum do Mercosul, NCM, e Código Fiscal de Operações e Prestações, CFOP.
Quando a empresa utiliza o Omie, esses dados já são definidos na emissão da nota fiscal e ficam vinculados ao cadastro do produto. Já nas notas importadas ou vindas de outros ERPs, o OneFlow usa as informações do XML e os vínculos internos configurados para fazer essa identificação.
A partir disso, o sistema relaciona cada item às atividades econômicas correspondentes no PGDAS e também as regras tributárias aplicadas, definindo o anexo do Simples Nacional e as regras de cálculo, como faixa e alíquota.
No OneFlow, a apuração é feita item a item. Por isso, a qualificação tributária dos produtos pode ser configurada em três níveis: por CFOP, por NCM ou por Produto.
💡Entendendo como é feita a apuração dos Produtos
A apuração no OneFlow é feita item a item, ou seja, cada produto da nota é analisado individualmente.
Para definir o tratamento fiscal correto, o sistema segue uma ordem de verificação:
Produto: primeiro, verifica se existe uma regra específica cadastrada para aquele produto.
NCM: se não houver regra no produto, o sistema busca uma configuração vinculada ao NCM.
CFOP: caso também não exista regra no NCM, o CFOP será utilizado como critério final.
Essa sequência garante que regras mais específicas tenham prioridade sobre regras mais genéricas, trazendo mais precisão na apuração.
Exemplo:
Se um item não possui configuração no produto, mas o NCM está vinculado a uma atividade do Anexo II, o OneFlow utilizará essa informação para definir o enquadramento.
Caso também não exista configuração no NCM, o sistema passará a considerar a regra definida pelo CFOP para determinar o tratamento fiscal da operação.
Na prática, isso evita que o sistema fique sem critério: sempre haverá uma regra aplicada, respeitando a hierarquia de prioridade.
Como identificar o Produto, NCM ou CFOP na nota
Antes de configurar a qualificação tributária do Simples Nacional, é necessário identificar qual é o produto, NCM ou CFOP vinculado à nota fiscal. Para isso, acesse o OneFlow e siga os passos abaixo:
1) Identificação por Nota Fiscal
1) Identificação por Nota Fiscal
1.1) Abra o OneFlow, acesse o módulo Fiscal (1) e clique em "Abrir Fiscal" (2) da empresa que realizará a operação.
1.2) Acesse a tela de etapas (1), na coluna de "Escrituração", clique no card de "Saídas" (2).
1.3) Clique duas vezes sobre a nota fiscal desejada para abri-la.
1.4) Clique na aba "Itens" (1). Nessa aba, será possível visualizar o CFOP (2). Para verificar as demais informações, clique sobre o item (3).
1.5) Nessa tela, você consegue visualizar o produto (1), o NCM (2) e o CFOP (3).
2) Identificação por Relatório
2) Identificação por Relatório
Caso haja muitas notas fiscais e não seja viável analisá-las individualmente, é possível utilizar um relatório para facilitar essa identificação.
2.1) Acesse o "menu Fiscal" (1), vá até a aba de "Relatórios" e clique na opção "Documentos Escriturados" (2).
2.2) Habilite o filtro para saídas (1), vá até a aba de produtos (2), habilite as flags de Descrição, NCM e CFOP (3) e clique em “Executar” (4):
2.3) Após a emissão, o relatório apresentará todas as notas fiscais escrituradas no sistema, juntamente com o respectivo produto, NCM e CFOP vinculado a cada uma delas (1)
Caso você já tenha essa informação, pode seguir para o próximo tópico, onde será apresentado como configurar a qualificação tributária do Simples Nacional.
Como configurar a qualificação tributária
A regra tributária define como os impostos serão tratados na apuração do Simples Nacional. O Oneflow respeitará a hierarquia de parametrização, garantindo que cada operação seja tratada de forma correta de acordo com o nível de configuração, podendo ser aplicada por:
Produto
NCM
CFOP
Sempre que for utilizada uma das atividades econômicas abaixo, é obrigatório informar a regra tributária aplicada a pelo menos um dos impostos, pois essas atividades indicam que parte da tributação já foi tratada fora do Simples Nacional:
1.2 – Revenda de mercadorias, exceto para o exterior (com ST/monofásico/antecipação): utilizada quando a empresa atua como substituída no ICMS ou quando há incidência monofásica de PIS/COFINS.
3.2 – Venda de mercadorias industrializadas pelo contribuinte, exceto para o exterior (com ST/monofásico/antecipação): aplicável nas mesmas condições, porém para produtos industrializados pela própria empresa.
Nesses casos, é obrigatório indicar ao menos um imposto com regra tributária, sinalizando ao sistema que determinados tributos não devem ser calculados no DAS, pois já foram recolhidos anteriormente ou possuem tratamento diferenciado. Vale destacar que nem todo produto com qualificação tributária exige o uso dessas atividades, sendo necessário avaliar o cenário específico.
A seguir, são apresentados exemplos práticos de como realizar essas parametrizações no OneFlow.
💡Exemplos de como aplicar regras tributárias
Exemplo 1
Uma empresa pode possuir dois tipos de operação: uma com tributação padrão e outra com substituição tributária. Quando essa separação ocorre de forma simples, com definição por CFOP, a configuração no OneFlow pode ser realizada apenas nesse nível.
Nesse cenário, basta identificar quais CFOPs são utilizados em cada operação e configurar corretamente a regra tributária no sistema.
CFOP 5.102 — venda com tributação padrão
Nas configurações, indique a Atividade Econômica 1.1 (3).
Resultado: todos os impostos são recolhidos normalmente no Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).
CFOP 5.405 — venda com ICMS recolhido por Substituição Tributária
Nas configurações, indique a Atividade Econômica 1.2.
Em seguida, configure o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) como Substituição Tributária.
Resultado: o ICMS é excluído da partilha dos impostos recolhidos no DAS. Já nas vendas com tributação padrão, esse imposto continua sendo calculado normalmente.
Exemplo 2
Uma empresa pode possuir dois tipos de operação: uma com tributação padrão e outra com substituição tributária. No entanto, toda a operação é realizada com o CFOP 5.102, e apenas um dos produtos possui benefício tributário.
Nesse cenário, a configuração no OneFlow pode ser aplicada no CFOP e também no NCM. Para isso, é necessário identificar quais CFOPs e NCMs possuem tributação específica na operação da empresa e realizar a configuração correspondente no sistema.
Neste exemplo, o OneFlow seguirá a configuração hierárquica. Assim, as notas serão apuradas com base no CFOP, exceto quando houver item com NCM que possua uma regra tributária específica.
Todos os produtos vendidos com o CFOP 5.102 seguem a tributação padrão
Nas configurações, indique a Atividade Econômica 1.1.
Resultado: todos os impostos são recolhidos normalmente no Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).
Exceção para NCM com tributação específica
Quando houver produto com NCM que possua tributação diferente, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) deverá ser tratado como Substituição Tributária.
Nessa situação, nas configurações, indique a Atividade Econômica 1.2 e configure o ICMS como Substituição Tributária.
Resultado: para os itens com NCM sujeito a essa regra, o ICMS é excluído da partilha dos impostos recolhidos no DAS. Para os demais produtos, com tributação padrão, o imposto continua sendo calculado normalmente.
Veja o passo a passo para acessar cada nível de configuração:
1) Aplicando a configuração no cadastro do produto
1) Aplicando a configuração no cadastro do produto
1.1) Dentro do módulo fiscal da empresa desejada, acesse o menu superior (1), localize o tópico Produtos e clique em "Exibir todos" (2):
1.2) Selecione o produto desejado ou conforme o que está presente na nota e dê um duplo clique sobre ele (2).
1.3) Clique na aba “Recomendações Fiscais” (1), depois clique em “Clique aqui para vincular a atividade econômica e configurar as opções de tributação do Simples Nacional” (2).
1.4) Informe a atividade econômica correspondente (1), em seguida, habilite os impostos que terão tributação exclusiva (2) e depois indique qual é a regra: tributação monofásica, lançamento de ofício, substituição tributária, isenção ou outros (3).
Por fim, salve (4).
1.5) Concluído o processo, feche as configurações e reprocesse os documentos.
2) Aplicando a configuração no NCM
2) Aplicando a configuração no NCM
2.1) Acesse o menu Fiscal (1), localize o tópico Tabelas e clique em "Exibir todos" (2).
2.2) Clique em “CFOPs” (1), selecione o NCM desejado ou o que está presente na nota (2), depois clique em “Selecione as NCMs desejadas e clique aqui para alterar as configurações” (3).
2.3) Clique na aba “Simples Nacional” (2). Informe a atividade econômica correspondente (3), em seguida, habilite os impostos que terão tributação exclusiva (4) e depois indique qual é a regra: tributação monofásica, lançamento de ofício, substituição tributária, isenção ou outros (5).
Por fim, salve.
2.4) Concluído o processo, feche as configurações e reprocesse os documentos.
3) Aplicando a configuração no CFOP
3) Aplicando a configuração no CFOP
3.1) Acesse o menu Fiscal (1), localize o tópico Tabelas e clique em "Exibir todos" (2).
3.2) Clique em “CFOPs” (1), selecione o CFOP desejado ou o que está presente na nota (2), depois clique em “Selecione as CFOPs desejadas e clique aqui para alterar as configurações” (3).
3.3) Clique na aba “Simples Nacional” (2). Informe a atividade econômica correspondente (3), em seguida, habilite os impostos que terão tributação exclusiva (4) e depois indique qual é a regra: tributação monofásica, lançamento de ofício, substituição tributária, isenção ou outros (5).
Por fim, salve (6).
3.4) Concluído o processo, feche as configurações e reprocesse os documentos.
⚠️ Importante
Os impostos habilitados nos exemplos de configuração com regra tributária são apenas ilustrativos, utilizados para demonstrar o funcionamento do sistema. Na sua empresa, a habilitação deve ser realizada conforme o cenário e as configurações específicas.
Reprocessando os documentos
Após realizar a alteração, pode ser necessário executar uma etapa adicional.
Como o OneFlow realiza automaticamente a escrituração e o cálculo dos impostos, caso já existam documentos fiscais escriturados com a configuração anterior, será necessário reprocessá-los para que passem a considerar a nova configuração.
Para isso, siga os passos abaixo:
1) Acesse o menu Fiscal (1), dentro de Escriturações, clique em "Exibir escriturados" (2) para visualizar os documentos fiscais.
2) No Painel de Documentos Escriturados, informe o período desejado (1).
No campo Tipo de Documento, selecione o filtro correspondente aos documentos que deseja visualizar.
Marque os documentos que deseja processar (3). É possível selecionar individualmente ou utilizar a marcação em lote para todos os registros exibidos.
Caso necessário, utilize a opção "Selecionar Todos os Registros" (4) para incluir também os documentos das demais páginas no processamento.
Após a seleção, clique em "Reprocessar" (5) para que o sistema execute o recálculo dos documentos.
3) O sistema solicitará a confirmação clique em "Sim".
4) Após o reprocessamento, caso todos os documentos sejam processados corretamente, o sistema exibirá uma mensagem de confirmação.
5) Pronto! Com isso, a configuração foi atualizada e os documentos da competência foram reprocessados com sucesso. A partir desse momento, todos os novos documentos escriturados já seguirão a nova configuração definida.
Perguntas Frequentes
1) Simples Nacional: Regra Tributária não informada
1) Simples Nacional: Regra Tributária não informada
1.1) Detalhes:
"Existem itens nesse documento que estão classificados com atividade econômica com substituição tributária/tributação monofásica/antecipação com encerramento de tributação (...) configuradas incorretamente.
Nesse tipo de atividade é obrigatório que os impostos aplicáveis (como ICMS e/ou PIS/COFINS) estejam configurados como Substituição Tributária, Antecipação com Encerramento de Tributação ou Tributação Monofásica. Verifique a configuração do CFOP, NCM ou Produto utilizado em itens com essa atividade econômica. O campo ICMS tem que estar configurado com uma das opções indicada acima."
1.2) Esse erro ocorre porque, na configuração da Atividade Econômica, seja no Produto, NCM ou CFOP, foi selecionada uma atividade com qualificação tributária, mas os impostos que devem receber esse tratamento não foram definidos.
Em outras palavras, a atividade foi configurada com uma regra tributária específica, como Substituição Tributária, porém os impostos correspondentes não foram marcados na configuração.
1.3) Para corrigir esse erro, siga o processo descrito neste artigo.
2) Preciso configurar produto por produto?
2) Preciso configurar produto por produto?
Não necessariamente.
A configuração deve ser realizada no nível que melhor represente a regra tributária da operação. Quando a tributação puder ser definida pelo CFOP, basta configurar esse nível. Se houver exceções por NCM, a regra pode ser complementada nessa configuração. Já o cadastro por Produto só é necessário quando a tributação for específica para determinados itens e não puder ser atendida apenas por CFOP ou NCM.
3) Realizei as configurações, como verifico na apuração?
3) Realizei as configurações, como verifico na apuração?
O OneFlow permite que você identifique rapidamente quais regras tributárias estão sendo utilizadas nos cálculos do sistema, veja o artigo sobre o assunto:
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