Atualmente, o OneFlow permite a integração dos dados da folha de pagamento ao módulo contábil, possibilitando a geração automática dos lançamentos contábeis com base nas informações processadas em outros sistemas.
Na prática, isso significa que, após a configuração inicial do plano de contabilização, o sistema passa a gerar automaticamente os débitos e créditos no módulo contábil, evitando digitação manual e reduzindo riscos de erros.
O processo pode ocorrer de duas formas:
integração direta com sistemas de folha de pagamento; ou
importação por meio de arquivo com o movimento consolidado da folha de pagamento.
Embora ambas tenham o mesmo objetivo, cada formato apresenta um comportamento diferente dentro do sistema, principalmente em relação ao plano de contabilização.
⚠️ Importante
Para que os lançamentos sejam gerados, é obrigatório que a empresa possua um plano de contabilização cadastrado no OneFlow em conformidade com a utilização e integração do sistema correspondente. Sem essa configuração, o sistema não permitirá a geração dos lançamentos, independentemente do tipo de integração utilizado.
Tópicos do Artigo
Integração direta com sistemas de folha de pagamento
Alguns sistemas de folha de pagamento possuem integração nativa com o OneFlow, permitindo o envio automático das informações, sem a necessidade de importação de arquivos.
Para as empresas listadas abaixo, a configuração da integração é realizada diretamente no próprio sistema de folha de pagamento.
Clique no nome do sistema utilizado para acessar o passo a passo completo de integração:
Integração com outros sistemas via arquivo
Nos sistemas indicados abaixo, é possível exportar um arquivo específico e importá-lo dentro do OneFlow para a geração dos lançamentos. São eles:
Sistema | Relatório | Extensão |
Alterdata | Relatório de eventos sintético | .xls |
Contmatic | Resumo da folha de pagamento | .txt |
Domínio | Resumo da folha | .xls |
Exactus | Resumo da folha de pagamento | .lst |
Prosoft | Relação geral de eventos - Mensal | .xls |
Questor | Relação de cálculo resumida | .csv |
Sage | Folha de pagamento | .xls |
SCI Único | Espelho e resumo da folha mensal (sem marcar a opção 'Resumo detalhado') | .xls |
1) Configurando plano de contabilização para importação do arquivo
⚠️ Importante
Esse cadastro será realizado apenas uma vez e, a partir disso, só exigirá manutenção caso ocorram eventos que ainda não tenham sido configurados.
Isso pode acontecer, por exemplo, quando inicialmente é configurada uma importação de folha mensal e, posteriormente, passam a ocorrer incidências de férias. Nesses casos, o sistema poderá apontar erros relacionados a eventos não previstos na configuração inicial.
Atente-se ao plano de contas e ao plano de históricos vinculados a esse cadastro. Essa definição é extremamente importante, especialmente se houver necessidade de compartilhá-lo posteriormente.
Nesse formato, o plano de contabilização não possui transações pré-configuradas, pois elas serão geradas automaticamente a partir das informações contidas no arquivo importado.
Ou seja, diferentemente da integração direta, o sistema não apresenta previamente os eventos para configuração.
Ainda assim, será necessário realizar o vínculo das partidas de débito e crédito.
1.1) No OneFlow, acesse o dashboard "Minhas Empresas" e entre no módulo Contábil da empresa.
1.2) Acesse o Menu lateral do Módulo Contábil (1), e na aba Planos de Contabilização clique em "+Incluir" (2):
1.3) Na tela inicial, selecione a opção "Quero Criar um Plano de Contabilização do Zero" (1) e clique em "Continuar" (2).
Essa opção deve ser utilizada para que você possa indicar o tipo de lançamento (ou tipo de folha) e vincular o plano de contas e o plano de históricos utilizados pela empresa.
As demais opções apresentadas são indicadas quando já existe um plano de contabilização configurado com a mesma utilização, seja em outra empresa ou no próprio OneFlow. Nesses casos, é possível reaproveitar essa estrutura, desde que a empresa utilize o mesmo plano de contas e o mesmo plano de históricos, permitindo o compartilhamento da configuração.
1.4) Na sequência, realize o preenchimento das informações do plano e clique em "Salvar" (5):
Utilização (1): selecione conforme a integração utilizada
Exemplo: Integração de Folha - Domínio, quando usado o sistema Domínio.Descrição (2): preencha o nome para identificação do cadastro. Exemplo: Importação Folha de Pagamento sistema XYZ
Plano de Contas (3): vincule o plano de contas ativo na empresa
Plano de Históricos (4): vincule plano de ativo na empresa
Após "Salvar" (5), o plano será criado sem transações configuradas, o que é esperado nesse tipo de integração, pois elas serão geradas automaticamente no momento da importação do arquivo.
1.4) Após a importação, o sistema exibirá as transações da folha de pagamentos, conforme o que está arquivo. Serão apresentados a rubrica e descrição do evento.
Dê um duplo clique sobre cada evento para configurar.
1.5) Ao abrir o evento, confirme a rubrica (1), corrija a descrição se necessário. Depois clique em "+ incluir partida":
1.6) A partir de agora vocês irá incluir os débitos e créditos do lançamento contábil. Informe os campos:
"Conta" (1): Informe a conta contábil referente a partida do lançamento.
"Histórico da Partida"(2): Informe o histórico que deseja ser apresentado na partida.
"Natureza" (3): Informe se a partida corresponde a um débito ou um Crédito.
Após realizar os vínculos clique em "Salvar e fechar" (3)
💡 Dica
Utilize as opções “+ criar conta contábil” e “+ criar histórico” como atalhos para cadastrar novos registros sem precisar sair da tela.
Ao criar uma conta contábil, tenha sempre atenção à classificação correta, para garantir que o cadastro seja realizado de forma adequada.
1.7) Após concluir cliquem em "Salvar" (1) mais uma vez para que o OneFlow grave as informações:
1.8) Conforme for configurando cada evento, a situação do evento ficará com indicador"✅" indicando que foi configurado
2) Importando o arquivo a folha de pagamento
2.1) Acesse o Menu lateral do Módulo Contábil (1), e na aba Lançamentos, clique em "Importar Folha" (2):
2.2) Informe a "Data do Lançamento Contábil" (1), sempre será correspondente ao mês que está com o sistema aberto para realizar a importação, isso pode causar erro de importação.
Clique em "Importar" (2):
2.3) Selecione o arquivo exportado do sistema de folha de pagamentos para upload no OneFlow.
2.4) Após importar o arquivo, o OneFlow exibirá a mensagem “Folha importada”,
indicando que o processo foi concluído com sucesso.
2.5) Na sequência, o OneFlow irá gerar automaticamente os lançamentos contábeis, desde que o plano de contabilização esteja previamente configurado, já com as contas de débito e crédito vinculadas conforme as informações do arquivo.
⚠️ Importante
Caso essas partidas não estejam configuradas, o OneFlow poderá emitir uma auditoria informando que a transação não foi configurada, impedindo a geração dos lançamentos.
3) Como visualizar os lançamentos
3.1) Após importar o arquivo, o OneFlow criará automaticamente um card "Folha - Outros Sistemas", na coluna de Entradas. Clique sobre o card duas vezes.
3.2) Na tela a seguir, você conseguirá visualizar os lançamentos gerados a partir da importação da folha de pagamento.
💡 Boas Práticas
Certifique-se de que o plano de contabilização está criado
Identifique corretamente o tipo de integração utilizada
Utilize o modelo de arquivo correto para cada sistema
Confira a extensão do arquivo antes da importação
Evite alterações manuais no arquivo
O arquivo precisa ser sempre gerado com valores consolidados.
Certifique-se que a importação está de acordo com a competência a ser importada no OneFlow.
