Sabia que você pode centralizar a gestão de Clientes e Produtos de todo o seu grupo empresarial com matriz e filiais? 🚀
Embora cada CNPJ tenha seu aplicativo Omie, a ferramenta de Compartilhamento de Cadastros permite que suas empresas trabalhem em conjunto.
Com o Compartilhamento de Cadastros, você elimina a necessidade de cadastrar e atualizar Clientes e Produtos manualmente em cada empresa.
Em vez disso, você pode replicar os cadastros entre um aplicativo de Origem e os aplicativos de Destino, garantindo que as informações sejam sincronizadas automaticamente entre eles. 😉
Neste artigo, vamos mostrar quais cadastros podem ser compartilhados, como ativar e configurar a ferramenta, além de responder às principais dúvidas sobre o tema.
Tópicos do Artigo
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Cadastros permitidos no compartilhamento
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Ativando o Compartilhamento de Cadastros
⚠️ Antes de começar:
Recomendamos revisar a regra de "unicidade de CNPJ/CPF no cadastro" em todos os aplicativos envolvidos.
Ao ativar essa validação, o sistema impede a criação de cadastros duplicados, caso o aplicativo de Destino já possua clientes ou produtos semelhantes aos que serão compartilhados pela Origem.
Assim, você mantém uma base de dados mais organizada e confiável desde o início.
1) Após realizar o login no Omie, na página de "Meus Aplicativos".
Em seguida, localize a empresa de Origem - que possui os cadastros, clique no ícone de engrenagem ⚙️ (1) e selecione a opção "Resumo do App" (2), conforme indicado na figura abaixo:
2) Na tela "Resumo do Aplicativo", localize na área "Grupo de Empresas" (1), clique em "Editar grupo de empresas" (2):
3) Agora, clique em "Cadastros Compartilhados":
4) Aqui, você definirá alguns pontos sobre a empresa "Origem", sendo eles:
(1) O que deseja sincronizar?: Nessa etapa, você deve indicar quais cadastros serão sincronizados entre as empresas, podendo selecionar Produtos e/ou Clientes e Fornecedores.
⚠️ Importante: Antes de continuar, verifique se a empresa selecionada como Origem é realmente a que possui os produtos mais atualizados.
Após ativar o compartilhamento, os produtos das demais empresas passarão a seguir as informações da empresa Origem, e essa definição não poderá ser alterada posteriormente.
(2) Permissões da empresa atual (Origem): Defina quais permissões essa empresa origem possuirá nesse compartilhamento:
5) Agora, você deve vincular as empresas de Destino. Para isso, clique em "+ Adicionar Empresas".
6) Será exibida a lista de empresas às quais você possui acesso. Selecione aquelas que deseja incluir no compartilhamento (1) e, em seguida, clique em "Adicionar" (2).
💡 Falha ao salvar compartilhamento entre as empresas
Durante a ativação do compartilhamento de produtos, o Omie analisa os cadastros dos aplicativos envolvidos. Caso sejam encontrados Produtos com o mesmo Código, mas com Descrições diferentes, será necessário corrigir essas divergências antes de concluir o processo:
📄 Aplicativos com até 50 mil registros: Será disponibilizada uma planilha com a lista de produtos que precisam de ajuste, para facilitar a identificação e correção necessárias:
📞 Aplicativos com mais de 50 mil registros: Se ocorrer falha ao ativar o compartilhamento, entre em contato com o suporte do Omie para receber orientação sobre como prosseguir.
7) Agora, você deverá definir as permissões das empresas de Destino, escolhendo quais ações serão permitidas: Inclusão, Edição e Exclusão de cadastros.
ℹ️ Se a empresa de Destino permitir inclusão e edição, é possível importar Produtos e Clientes por planilha.
➕ Incluir
➕ Incluir
Ao ativar essa opção, será possível incluir novos cadastros de Clientes e/ou
Produtos pelo aplicativo de Destino, tanto individualmente quanto em lote.
Caso essa opção esteja desmarcada para uma empresa Destino, ela não poderá editar os cadastros de Clientes ou Produtos.
💡 Quando um novo cadastro é feito em uma empresa que possui essa permissão ativa, ele será automaticamente compartilhado com todas as demais empresas participantes do compartilhamento, sejam elas origem ou destino.
✏️ Editar
✏️ Editar
Ao ativar essa opção, será possível editar os cadastros de Clientes e/ou Produtos pelo aplicativo Destino, tanto individualmente quanto em lote.
Caso essa opção esteja desmarcada para uma empresa Destino, ela não poderá editar os cadastros de Clientes ou Produtos, ou editar a Estrutura dos Produtos.
Nesse caso, apenas será possível adicionar anexos ou inativar cadastros de clientes.
💡 Quando um cadastro é editado em uma empresa com essa permissão ativa, a alteração será automaticamente refletida em todas as outras empresas participantes do compartilhamento.
✖️ Excluir
✖️ Excluir
Ao ativar essa opção, será possível excluir cadastros de Clientes e/ou Produtos pelo aplicativo Destino. Além disso, também permite inativar cadastros de Clientes e incluir Anexos.
Caso essa opção esteja desmarcada para uma empresa, ela não poderá excluir cadastros de Clientes ou Produtos. Nesse caso, será possível apenas incluir Anexos ou inativar cadastros de Clientes.
💡 Quando um cadastro é excluído em uma empresa que possui essa permissão ativa, a exclusão será replicada automaticamente para todas as outras empresas participantes do compartilhamento.
8) Para concluir, clique em "Salvar Alterações":
⚠️ Essa operação é irreversível!
Todos os dados da empresa configurada como Origem serão compartilhados com os aplicativos de Destino, de acordo com as permissões e configurações que você definir no processo de compartilhamento.
9) O Omie exibirá um aviso com informações importantes sobre o compartilhamento.
Recomendamos ler atentamente antes de continuar.
Se estiver tudo correto, clique em "Confirmar e ativar o sincronismo" para iniciar a compartilhamentodos dados entre as empresas:
10) Agora é só aguardar! A sincronização inicial será realizada automaticamente e, em instantes, os dados estarão disponíveis em ambos os aplicativos.
Removendo o Compartilhamento de Cadastros
⚠️ Atenção
Você pode interromper o compartilhamento de cadastros a qualquer momento.
No entanto, ao remover o compartilhamento, os cadastros que já foram sincronizados permanecerão no aplicativo de destino, mas deixarão de receber atualizações automáticas a partir desse momento.
1) Após realizar o login no Omie, na página de "Meus Aplicativos".
Em seguida, localize a empresa de Origem - que possui os cadastros, clique no ícone de engrenagem ⚙️ (1) e selecione a opção "Resumo do App" (2), conforme indicado na figura abaixo:
2) Na tela "Resumo do Aplicativo", localize na área "Grupo de Empresas" (1), clique em "Editar grupo de empresas" (2):
3) Agora, clique em "Cadastros Compartilhados":
4) Localize a empresa que não deseja mais sincronizar os dados com o aplicativo origem e clique em "Remover":
5) O sistema apresentará uma mensagem de confirmação sobre a remoção da empresa do grupo de compartilhamento. Para prosseguir, clique em "Remover":
6) Por fim, clique em "Salvar Alterações":
7) Pronto, sincronismo removido!
FAQ: Compartilhamento de Cadastros
Quais informações de Produtos serão compartilhadas?
Quais informações de Produtos serão compartilhadas?
Descrição;
Código do Produto;
Unidade de Medida;
Código NCM;
Código EAN;
Preço unitário de venda;
Origem;
Tipo do Produto;
CEST;
Fornecedores;
Família de Produto;
Características;
Estruturas;
Imagens e anexos.
Quais informações de Clientes e Fornecedores serão compartilhadas?
Quais informações de Clientes e Fornecedores serão compartilhadas?
CNPJ/CPF;
Razão Social/ Nome Completo;
Nome Fantasia/ Nome Abreviado;
Endereço principal e Endereço de entrega;
Telefones, Fax, E-mails e Website;
Dados Bancários;
Inscrições, CNAE e Outros;
Características;
Recomendações;
Faturamento e Crédito;
Imagens e Anexos;
Tags;
Situação: Ativo/Inativo.
Por que a sequência do Código dos Produtos muda após ativar o compartilhamento?
Por que a sequência do Código dos Produtos muda após ativar o compartilhamento?
Quando você cadastra um novo produto no Omie, o sistema sugere automaticamente um código sequencial para identificar esse item.
No entanto, quando o Compartilhamento de Cadastros está habilitado, o Omie passa a gerar automaticamente um Código de Produto com uma sequência aleatória, criada internamente pelo sistema.
Exemplo: PRD09127656534
Essa sequência é fixa, ou seja, não pode ser alterada.
No entanto, durante a inclusão de novos Produtos, você pode personalizar manualmente os códigos, ajustando-os de acordo com suas preferências.
💡Sem o compartilhamento de cadastros, ao atingir o limite PRD99999, o sistema aplica a mesma lógica de geração automática de códigos internos.
O que é aplicativo "Origem" e "Destino"?
O que é aplicativo "Origem" e "Destino"?
Aplicativo Origem
É a empresa que inicia o compartilhamento. Os cadastros de Produtos e Clientes existentes nesse aplicativo serão replicados para as empresas configuradas como Destino.
Aplicativo Destino
É a empresa que recebe os dados compartilhados. Durante a sincronização inicial, os cadastros existentes podem ser substituídos pelos cadastros provenientes do aplicativo de Origem, conforme as configurações definidas no compartilhamento.
☁️ Vamos entender com um exemplo prático:
1) Na Empresa A, existe 5.000 cadastros. Na Empresa B, há uma quantidade menor de cadastros, resultando em uma diferença de cadastros entre elas:
2) Você pode optar por transformar a empresa A como Origem, desta forma os seus cadastros serão replicados para a empresa B, otimizando o tempo que você passaria cadastrando-os manualmente:
3) Após a confirmação do compartilhamento, os cadastros serão sincronizados, potencializando sua operação em relação à inclusão, atualização e exclusão de cadastros:
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