A conciliação automática de Clientes e Fornecedores no OneFlow permite relacionar os lançamentos contábeis de provisões com seus respectivos lançamentos de baixa, como pagamentos e recebimentos realizados posteriormente.
Esse processo é aplicado principalmente às contas de Clientes, Fornecedores e demais contas de obrigações e direitos registradas nos grupos do Ativo e Passivo da empresa, facilitando o controle e a rastreabilidade das movimentações financeiras contabilizadas.
Para realizar a conciliação, o OneFlow compara automaticamente informações entre os lançamentos contábeis e, ao identificar correspondência conforme as regras do sistema, efetua a associação entre eles, marcando os registros como “Auto-conciliados”.
Neste artigo, você entenderá como funciona a conciliação automática de Clientes e Fornecedores no OneFlow e quais critérios são utilizados pelo sistema para realizar os relacionamentos entre provisões e baixas.
Tópicos do Artigo
Como o OneFlow realiza a conciliação automática
1) Acesse o OneFlow, entre no módulo Contábil (1) e clique em “Abrir Contábil” (2) da empresa desejada.
A conciliação automática pode ocorrer de duas formas:
1.1) Na contabilização da baixa
Ao contabilizar uma baixa, o OneFlow verifica os dados do documento de origem (Omie, Fiscal, Outros ERPs, Extratos Bancários) e identifica automaticamente a provisão correspondente, realizando a associação e a auto-conciliação.
💡 O resultado pode ser verificado na funcionalidade Conciliação Contábil.
1.2) Via opção Conciliar Provisões e Baixas
Disponível nas funcionalidades Conciliação Contábil e Resumo da Conciliação. Por meio dela, o sistema verifica os lançamentos de provisão e de baixa ainda não conciliados para as contas e períodos selecionados e, havendo correspondência, realiza a associação automática.
Use essa opção quando precisar executar a conciliação automática de lançamentos pendentes para uma conta específica ou para um lote de contas.
Conciliação de Contas Contábeis: realiza a conciliação para os lançamentos da conta contábil e período selecionados.
Resumo da Conciliação: realiza a conciliação para um lote de contas previamente selecionado.
2) Após a auto-conciliação, selecione um lançamento com status Auto-conciliado na grid e clique em Ver associação para visualizar os lançamentos de provisão e baixa vinculados entre si.
Para retornar à visualização completa, clique em Ver todos.
Quais contas são conciliadas automaticamente
O OneFlow concilia automaticamente os lançamentos contabilizados nas seguintes contas:
Clientes e Fornecedores: independentemente de estarem ou não configuradas para Requerer Conciliação.
Demais contas: que pertençam ao grupo Passivo (ex.: obrigações tributárias) E estejam configuradas para Requerer Conciliação.
💡 O OneFlow identifica as contas de Clientes e Fornecedores por meio da configuração realizada no Plano de Contas, independentemente de a conta estar definida com Agrupar = Sim ou Agrupar = Não.
Quando configurada com Agrupar = Sim, todos os clientes ou fornecedores poderão ser controlados em uma única conta contábil (ex.: Clientes Diversos).
Já com Agrupar = Não, cada cliente ou fornecedor possuirá sua própria conta contábil individual.
Para que a conta seja reconhecida corretamente pelo sistema na conciliação automática, basta informar que a conta pertence a Clientes ou Fornecedores e configurar também a identificação como Nacional ou Estrangeiro.
Como o OneFlow identifica os lançamentos elegíveis
As baixas contabilizadas são identificadas pelo lançamento de contabilização que as originou:
Origem | Lançamento de Contabilização da Baixa |
Financeiro Omie (integração) | Baixa ou Liquidação de Conta a Pagar |
Financeiro Omie (integração) | Baixa ou Liquidação de Conta a Receber |
Conciliação Bancária (importação de extrato) | Lançamento a Pagar em C/Corrente |
Conciliação Bancária (importação de extrato) | Lançamento a Receber em C/Corrente |
Outros ERPs (importação de planilhas) | Baixa de Pagamento |
Outros ERPs (importação de planilhas) | Baixa de Recebimento |
Para associar as baixas às provisões, o OneFlow aplica as seguintes verificações:
Baixas e Provisões da mesma origem
Quando os lançamentos de baixa e de provisão foram contabilizados a partir da mesma origem (ex.: Financeiro Omie), o OneFlow reconhece que provêm do mesmo documento e, constatando que os valores totais são iguais, realiza a associação e a auto-conciliação.
Baixas e Provisões de origens diferentes
Quando os lançamentos provêm de origens distintas, o OneFlow compara:
Data: a data da(s) baixa(s) deve ser igual ou posterior à data da(s) provisão(ões).
Valor: o valor total da(s) baixa(s) deve ser igual ao valor total da provisão.
Participante: o CNPJ do participante deve ser o mesmo nos lançamentos de provisão e de baixa, especialmente relevante na conciliação de Clientes e Fornecedores. Essa informação é obtida conforme a origem de cada lançamento.
Exemplo: conciliação de uma conta de cliente cuja provisão originou da Fiscal e cujas baixas originaram do Financeiro (Outro ERP).
Para realizar a auto-conciliação, o sistema identificou o participante das baixas a partir da contabilização do Financeiro (Outro ERP) (1). Observe também que o valor total baixado corresponde ao valor da provisão (2):
Na provisão, o CNPJ do participante foi identificado a partir da NF escriturada na Fiscal. Note que o valor da nota fiscal corresponde ao mesmo valor utilizado na baixa (1):
Após a comparação, havendo correspondência, os lançamentos são associados e auto-conciliados.
Exemplos de conciliação automática
Exemplo 1 — Fornecedor com baixa única: a conciliação contábil da conta do fornecedor X exibe um lançamento de provisão (a crédito) e um lançamento de baixa (a débito). Como ambos pertencem ao mesmo participante e possuem o mesmo valor, foram associados e marcados como Auto-conciliados.
Exemplo 2 — Cliente com baixas parceladas: a conta do cliente Y possui uma provisão contabilizada a débito em 17/05 e duas baixas contabilizadas a crédito em 30/05 e 09/06. A soma das baixas é igual ao valor da provisão, os três lançamentos foram associados e marcados como Auto-conciliados.
💡 O OneFlow considera a soma das baixas parceladas para realizar a auto-conciliação com a provisão correspondente.
Pendências automáticas da conciliação
Se o OneFlow identificar lançamentos com características para serem associados, mas detectar divergência na conta contábil que seria auto-conciliada, uma pendência automática é gerada para análise e correção.
Exemplo: dois lançamentos (uma provisão e uma baixa) foram associados à mesma pendência automática. O sistema identificou que ambos possuem as características para associação, mas a provisão registra a conta "LV" como fornecedor (Passivo), enquanto a baixa registra a mesma conta "LV" como cliente (Ativo). Essa divergência indica falha na contabilização de uma das partidas.
No Resumo da Conciliação, a pendência fica evidenciada para todas as contas envolvidas nos lançamentos.
Ao abrir a Conciliação Contábil de uma das contas com pendência e acessar o lançamento pendente, a aba Pendências da Conciliação exibe os detalhes da ocorrência.
⚠️ Importante
Para corrigir o problema, primeiro clique em Desfazer a pendência, a ação será aplicada a todos os lançamentos associados. Em seguida, corrija a conta contábil incorreta na partida correspondente.
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