Para empresas que adotam o Regime de Caixa, é fundamental acompanhar com precisão o momento em que as receitas e despesas são efetivamente recebidas. Nesse modelo, a apuração tributária considera a movimentação financeira da empresa, o que exige maior controle sobre recebimentos e parcelas em aberto.
Neste artigo, você vai entender como aplicar e acompanhar o Regime de Caixa no OneFlow, desde a configuração da empresa até a conferência dos documentos, parcelas e apurações vinculadas às movimentações financeiras.
Ao utilizar corretamente esse regime, a empresa reduz divergências na apuração dos tributos, mantém maior consistência nos registros fiscais e financeiros e fortalece o controle sobre suas obrigações ao longo das competências.
Tópicos do Artigo
Cadastrando uma nova empresa no Regime de Caixa
Para trabalhar com empresas no Regime de Caixa no OneFlow, o primeiro passo é realizar o cadastro da empresa no OneFlow. Depois disso, é necessário concluir as configurações iniciais do módulo Fiscal para que a apuração e a escrituração ocorram de acordo com esse regime.
Se a empresa ainda não tiver sido cadastrada, consulte um dos artigos abaixo antes de seguir com a configuração:
1) Após cadastrar a empresa, acesse o módulo Fiscal (1) e clique em "Abrir Fiscal" (2) da empresa para iniciar o Onboarding do módulo Fiscal.
2) Ao abrir o módulo fiscal pela primeira vez, será apresentado o Assistente de Configurações Iniciais do OneFlow. Selecione a opção "Clique aqui para iniciar as configurações agora mesmo".
3) No preenchimento das informações iniciais da empresa, configure os campos relacionados ao regime de apuração:
Regime de Apuração (1): informe a opção "Regime de Caixa";
Início do regime de apuração (2): Informe o mês e ano que a empresa iniciou a apuração pelo regime caixa. Se a empresa sempre teve o mesmo tipo de apuração, informe o mês e ano da abertura da empresa.
4) Depois de preencher essas informações, avance para a próxima etapa e conclua as demais configurações de acordo com o Regime de Tributação da empresa.
Ao finalizar o processo, a empresa estará pronta para ser apurada e escriturada no OneFlow conforme o Regime de Caixa.
Alterando o regime de apuração de uma empresa já cadastrada
Anualmente é possível alterar o Regime de Apuração de uma empresa já cadastrada no OneFlow. Para que a mudança não impacte apurações já realizadas, o processo deve ser feito com atenção à vigência configurada para a empresa.
1) Abra o OneFlow, e acesse o Módulo Fiscal (1) e clique em "Abrir Fiscal" (2) da empresa:
2) Dentro do ambiente fiscal da empresa, clique na "Engrenagem" (⚙️) no canto superior direito da tela:
3) Na tela a seguir, acesse a opção “Configurações da Empresa” dentro da coluna Geral:
4) Na tela de configurações será possível alterar o regime de apuração da empresa. Primeiro você deverá criar uma nova vigência para que as apurações anteriores não sejam impactadas. Para criar uma nova vigência, clique na opção "Criar vigência" (1):
⚠️ Importante
A criação de vigência deve ser utilizada somente quando a empresa já teve apurações realizadas no Regime de Competência no OneFlow e passará a operar no Regime de Caixa. Quando a empresa tiver sido configurada incorretamente desde o início, não é necessário criar uma nova vigência. Nesse caso, basta corrigir o regime de apuração, selecionar os documentos das competências que precisarem de ajuste e reprocessá-los para refazer os cálculos.
5) Será aberta a tela para que você indique a partir de qual competência a empresa terá um novo regime de caixa (1). Selecione a opção "Configurações da Empresa" (2) para a vigência ser criada para essa opção, feito isso, clique em "Criar" (3):
6) Com a vigência criada, será necessário acessar a empresa na competência indicada (no exemplo acima o mês 01/2026) e alterar o regime de tributação de competência para "Regime de Caixa" (1):
Após concluir a configuração, a empresa estará apta para ser tributada conforme o regime de caixa.
Consultando a Escrituração Fiscal no Regime de Caixa
1) Apresentação dos cards de escriturações
Ao acessar a aba Etapa de uma empresa configurada como regime de caixa, será possível notar que na coluna "2.Escrituração" o OneFlow irá demonstrar todos os documentos da competência que foram faturados, recebidos, pagos ou que ainda possuem parcelas em aberto.
Documentos (competência) (1)
Documentos (competência) (1)
Todos os documentos que estiverem dentro do card sinalizado como "competência" são documentos que foram faturados/emitidos dentro daquela própria competência.
No exemplo acima podemos ver que possuímos 2 notas fiscais de Serviços Prestados que foram faturados/emitidos dentro daquela competência.
Ainda no exemplo acima, é demonstrado o card de "Serviços Prestados", mas poderia ser qualquer outro modelo de documento como: Serviços Tomados (Competência), Entradas (Competência) e Saídas (Competência).
Documentos (caixa) (2)
Documentos (caixa) (2)
Todos os documentos que estiverem dentro do card sinalizado como "caixa" são documentos que foram recebidos/pagos dentro daquela própria competência.
No exemplo acima podemos ver que possuímos 1 nota fiscal de Serviços Prestados que foi recebida dentro daquela competência.
Ainda no exemplo acima, é demonstrado o card de "Serviços Prestados", mas poderia ser qualquer outro modelo documento como: Serviços Tomados (Caixa), Entradas (Caixa) e Saídas (Caixa).
Competências Anteriores (3)
Competências Anteriores (3)
Esse card permite visualizar os documentos fiscais existentes que foram emitidos antes da competência inicial de utilização do OneFlow mas que ainda possuem parcelas em aberto.
Exemplo: a empresa passa realizar a escrita fiscal no OneFlow partir de 01/2026, porém ela utiliza outro sistema e possui movimentação desde 01/2025, nesse exemplo, os documentos que possuírem parcelas a receber em aberto entre 01/2025 até 12/2025 serão demonstrados nesse card.
Seguindo as regras do regime de caixa, quando houver recebimento de algum desses documentos, automaticamente será gerada a apuração na competência correspondente.
Para o card ser apresentado, basta você importar os documentos que possuem parcelas a receber/pagar de competências anteriores a iniciação do módulo Fiscal. Caso a empresa utilize o Omie, automaticamente serão integrados os documentos com parcelas em aberto para a baixa ser realizada.
Recebimentos e Pagamentos (4)
Recebimentos e Pagamentos (4)
Esse card demonstra todos os documentos de competências passadas e da própria competência ativa que possuem parcelas em aberto pendentes de recebimento e pagamento.
Caso o documento não possua nenhuma parcela atrelada, o mesmo não será demonstrado nesse card.
Ao dar um duplo clique em cada um dos cards apresentados acima, o OneFlow automaticamente irá filtrar os documentos que correspondem a cada uma das situações.
2) Filtrando os documentos conforme a situação do Pagamento
2.1) Na consulta de documentos escriturados, na opção "Situação" (1) há duas opções que deverão ser utilizadas para conferência dos documentos regime de caixa:
Apenas a pagar ou a receber: irá demonstrar todas as notas fiscais que possuem parcelas em aberto para recebimento ou pagamento conforme os demais filtros selecionados.
Apenas os recebidos ou pagos: irá demonstrar todos os documentos que tiveram algum pagamento ou recebimento conforme os demais filtros selecionados.
Conferindo as Parcelas dos Documentos Fiscais
1) Dentro do painel de documentos escriturados, dê um duplo clique no documento que deseja conferir as parcelas:
2) Dentro do documento, acesse a aba "Parcelas" (1), serão listado todas as parcelas do documento (2):
⚠️ Atenção!
Caso o seu documento não possua nenhuma parcela, você pode estar inserindo de forma manual, através da aba Parcelas (1), clicando em "Inserir" (2):
3) Ainda dentro da aba das Parcelas, você notará ao lado do Grid, um resumo que irá demonstrar os valores referentes ao recebimento/pagamento e ao saldo remanescente a pagar ou receber do documento selecionado.
Como registrar recebimentos de clientes Omie
Para empresas que utilizam o Omie ERP, os recebimentos das parcelas dos documentos devem ser realizados no próprio ERP. No OneFlow, essas movimentações ficam disponíveis para consulta, permitindo acompanhar como os valores recebidos impactam a escrituração e a apuração fiscal da empresa.
Como registrar recebimentos de clientes que não utilizam o Omie ERP
Para os clientes que utilizam outro ERP de gestão, é possível realizar as baixas de pagamentos e recebimentos diretamente dentro do OneFlow de forma individual por documento fiscal ou em lote selecionando várias notas ao mesmo tempo.
Baixa individual por documento
Baixa individual por documento
1) Para isso, basta você acessar o documento desejado, ir até a aba das Parcelas (1) e selecionar a parcela que deseja dar baixa e dar um duplo clique para abri-la (2) ou clicar no botão de Editar.
2) Ao selecionar a parcela, você deverá clicar em "Incluir" para informar a baixa:
3) Na tela que será aberta, você irá informar as seguintes informações na baixa:
Data de recebimento ou pagamento (1): Obrigatório;
Conta contábil utilizada na baixa (Caixa/Banco) (2): Obrigatório;
Valor recebido (3): Obrigatório;
Desconto (4): Opcional;
Juros (5): Opcional;
Multa (6): Opcional.
⚠️ Importante!
Para realizar a baixa deve ser informado a conta contábil que será utilizada, conforme visto acima. Essa informação será utilizada para ser contabilizado o recebimento diretamente no Contábil. Sendo assim, só será possível realizar a baixa dos documentos Fiscais, após ter iniciado e configurado o plano de contas no módulo contábil, para que seja possível vincular as contas contábeis nas baixas.
4) Você pode realizar várias baixas de pagamento/recebimento para a mesma parcela. Exemplo: uma parcela de R$ 4.000,00 (1) ser recebida em dois pagamentos de R$ 2.000,00 com datas diferentes (2) como ilustra a imagem abaixo:
5) Após realizado a baixa, voltando no documento fiscal dentro da aba "Parcelas" (1), você poderá consultar se a parcela foi baixada de forma total, ou parcialmente dependendo do valor recebido ou pago (2). Você também poderá consultar o valor a receber/pagar (3):
Baixa em lote (vários documentos)
Baixa em lote (vários documentos)
Em situações em que os pagamentos/recebimentos são efetuados no valor total do documento em um período específico, você pode selecionar vários documentos e informar apenas a data no qual o sistema deve considerar a baixa deles.
1) Para isso, basta acessar o Painel de documentos escriturados, selecionar todos os documentos que deseja (1), e clicar na opção "Pagar ou Receber valor total" (2):
2) Será solicitado qual a data e a conta contábil (caixa ou banco) que você deseja considerar o pagamento ou recebimento de todos (1). Após preencher as informações clique em "Salvar" (2):
3) Ao salvar, o sistema realizará a baixa total dos documentos conforme a data selecionada.
Entendendo como são feitas as apurações dos documentos no Regime de Caixa
No Regime de Caixa, o OneFlow realiza a apuração dos impostos de forma individual, considerando cada item de cada documento fiscal. Esse modelo permite que a apuração acompanhe com mais precisão os recebimentos e pagamentos vinculados às parcelas dos documentos.
Como é comum que um mesmo item gere mais de uma apuração nesse regime, especialmente quando há recebimentos ou pagamentos distribuídos em parcelas diferentes, o sistema permite consultar esse detalhamento de forma separada. Assim, ao visualizar os detalhes do item, o usuário consegue identificar cada apuração gerada de acordo com as movimentações financeiras realizadas.
1) Para isso, acesse o documento fiscal, na aba "Itens" (1), dê um duplo clique sobre o item (2):
2) Será aberta a tela dos detalhes do item. Nela, ao acessar a aba "Simples Nacional" (1) estarão disponíveis as apurações correspondentes a cada parcela recebida em competências diferentes (2):
3) Para os demais impostos que não são do Simples Nacional, como IRPJ/CSLL, PIS/COFINS, CPRB e Retenções, serão demonstrados na aba "Outras apurações" (1).
A tela irá apresentar os impostos conforme as competências de cada parcela recebida. No exemplo abaixo, o documento possuiduas parcelas recebidas, sendo apresentado os impostos de ambas as parcelas. O primeiro bloco referente a apuração da primeira parcela 01/2025 (1), e o segundo bloco referente a apuração da segunda parcela 02/2025 (2):
Cálculo proporcional do recebimento
Cálculo proporcional do recebimento
No Regime de Caixa, os impostos são apurados com base nos valores efetivamente recebidos, e não sobre o valor total da nota fiscal.
Quando a nota possui retenções ou quando o recebimento ocorre de forma parcial, o sistema precisa identificar qual parte do documento foi efetivamente recebida. Para isso, é utilizado o cálculo proporcional.
Como o cálculo proporcional é feito
1) Primeiro, o sistema desconsidera os valores retidos na fonte para encontrar o valor líquido da nota para efeito de recebimento.
Valor sem retenções = Valor total da nota - retenções
2) Em seguida, o sistema identifica qual percentual do valor sem retenções já foi recebido.
Proporção = Valor recebido ÷ Valor sem retenções
3) Depois, essa proporção é aplicada sobre o valor total da nota para definir qual parcela do documento será considerada na apuração fiscal.
Valor proporcional para apuração = Valor total da nota x proporção recebida
Exemplo prático
Valor total da nota: R$ 31.965,90
Valor Líquido: R$ 29.999,99
Valor recebido: R$ 10.655,30
Nesse exemplo, o valor recebido corresponde a 35,5176% do valor da nota sem retenções.
Ao aplicar esse percentual sobre o valor total da nota, o sistema obtém o valor proporcional que será considerado na apuração:
R$ 31.965,90 x 35,5176% = R$ 11.353,57
Embora o valor efetivamente recebido tenha sido R$ 10.655,30, o sistema entende que esse montante representa 35,5176% do valor total da operação.
Por isso, a apuração dos impostos considera 35,5176% do valor total da nota, resultando em R$ 11.353,57 como base proporcional para cálculo dos tributos.
Gerando o relatório de Valores a Receber
As empresas do Regime de Caixa precisam manter atualizado um relatório com as parcelas recebidas e a receber baseado na escrituração fiscal.
1) Para emitir esse relatório, acesse o menu Fiscal do sistema (1), na seção do Simples Nacional, selecione o relatório "Valores a Receber" (2):
2) O sistema então solicitará as seguintes informações:
Competência Inicial;
Competência Final;
Visualização: Você deverá selecionar se deseja que o relatório seja enviado por e-mail, ou visualizar a impressão (PDF).
3) Ao clicar em "Imprimir" (4) o sistema irá gerar o relatório em questão.
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