O OneFlow aceita somente certificado digital do modelo A1 (.PFX). Para saber mais sobre o assunto, consulte o artigo O que é um Certificado Digital?.
Veja neste artigo como cadastrar o Certificado Digital do escritório contábil ou procurador no OneFlow. Se precisar cadastrar o certificado da empresa cliente, consulte o artigo Cadastrando o Certificado Digital da Empresa no OneFlow.
Tópicos do Artigo
Certificado Digital do Escritório e/ou Procurador
1) Após realizar login no portal, acesse seu aplicativo OneFlow e clique em um dos módulos disponíveis (Fiscal, Contábil ou Folha de Pagamento).
2) Será apresentada a tela Minhas Empresas (1). No canto superior da tela, clique na Engrenagem (2), nela serão encontradas as configurações do escritório.
⚠️ Importante
Neste momento, não é necessário abrir nenhuma empresa, pois a configuração será realizada no "ambiente geral" do escritório.
Somente usuários com perfil de administrador poderão acessar as configurações do certificado digital do escritório contábil.
3) Certifique-se de que os dados do escritório estejam preenchidos em "Dados da empresa" (1). Depois, abra a opção "Certificado Digital" (2).
4) Ao abrir a opção "Certificado Digital", serão apresentadas duas opções para cadastrar o certificado:
Certificado Digital do Escritório (1):
Utilize essa opção para informar o Certificado Digital emitido para o CNPJ do escritório. Esse certificado poderá ser utilizado em rotinas como importação automática de NF-e de saída, transmissão de eventos do eSocial, EFD-Reinf, FGTS Digital e rotinas que utilizam o Integra Contador.
Para o monitoramento automático de NF-e de saída (modelo 55), é obrigatório cadastrar o Certificado Digital do Escritório e que a empresa informe o CNPJ do escritório no campo autXML ao emitir as notas. Notas emitidas sem essa autorização não são capturadas.
Para mais detalhes, acesse Monitorando as Notas Fiscais de saída no OneFlow.
Certificado Digital do Procurador (2):
Utilize essa opção para informar o Certificado Digital emitido para o CPF ou CNPJ do procurador. Esse certificado poderá ser utilizado na transmissão de eventos do eSocial, EFD-Reinf, FGTS Digital e no processo de autenticação do procurador no Integra Contador.
Exemplos de utilização
Não é necessário cadastrar certificados nas duas opções em todos os cenários. Se a procuração para representar as empresas estiver vinculada ao e-CNPJ do escritório, basta informar o certificado na opção Certificado Digital do Escritório.
Se a procuração para representar as empresas estiver vinculada ao CPF do procurador e o escritório também utilizar o Integra Contador, será necessário vincular os dois certificados. Isso ocorre porque o uso do Integra Contador exige o e-CNPJ do escritório, enquanto outras obrigações podem ser transmitidas com o e-CPF do procurador, quando houver procuração válida.
5) Independentemente da opção escolhida, na tela seguinte será exibida a opção Importar meu "Certificado Digital Modelo A1" (1). Faça o upload do arquivo .PFX.
6) Informe a senha do certificado (1) e depois clique em "Concluir" (2).
Entendendo as informações exibidas após o cadastro do certificado digital
Após o cadastro do certificado, serão exibidas algumas informações importantes para conferência.
CNPJ do Escritório (1): essas informações serão replicadas dos dados preenchidos em "Dados da empresa". Verifique se o CNPJ cadastrado no OneFlow está correto.
CNPJ do Certificado (2): confirme se o CNPJ vinculado ao certificado digital enviado corresponde ao mesmo indicado em "CNPJ do Escritório (1)".
Validade do Certificado (3): certifique-se de que o certificado ainda esteja dentro do prazo de validade.
Remover Certificado Digital (4): caso precise substituir o certificado ou remover um certificado vencido, clique nesta opção primeiro e depois realize o upload do novo arquivo.
⚠️ Importante
Algumas rotinas do sistema validam os campos "CNPJ do Escritório" (1) e "CNPJ do Certificado" (2). Ambos devem ser idênticos. Caso sejam diferentes:
Verifique se o certificado enviado realmente pertence ao escritório.
Confira se o CNPJ cadastrado no OneFlow está correto.
Cadastrando o Certificado Digital da Empresa no OneFlow
Caso precise cadastrar o certificado digital próprio da empresa cliente, consulte o artigo Cadastrando o Certificado Digital da Empresa no OneFlow.
Uso do certificado digital nas rotinas do OneFlow
O uso do certificado digital no OneFlow varia conforme a rotina executada e as regras do órgão responsável pela integração. Dependendo do processo, pode ser utilizado o certificado da empresa, o certificado do escritório ou do procurador, além de cenários que permitem Login e Senha ou procuração.
De forma geral:
Emissão de notas fiscais no OneFlow: utiliza o Certificado Digital da Empresa.
Importação e transmissão do eSocial: pode utilizar o Certificado Digital da Empresa ou o Certificado Digital do Escritório e/ou Procurador, conforme o cenário e as regras de autenticação aplicáveis.
Importação e transmissão da EFD-Reinf: pode utilizar o Certificado Digital da Empresa ou o Certificado Digital do Escritório e/ou Procurador, conforme o cenário e as regras de autenticação aplicáveis.
Importação automática de notas fiscais: a forma de acesso varia conforme o tipo de documento e o ambiente de origem.
NF-e de saída (modelo 55): é obrigatório cadastrar o Certificado Digital do Escritório e que a empresa informe o CNPJ do escritório no campo autXML ao emitir as notas.
NFS-e dos portais das prefeituras: o acesso ocorre por Login e Senha.
NFS-e do Portal Nacional: pode utilizar o Certificado Digital da Empresa ou login e senha de acesso ao Portal Nacional.
DCTFWeb, DAS e DARFs via Integra Contador: seguem os requisitos de autenticação do próprio serviço. Nesses casos, é necessária a utilização do Certificado Digital do Escritório e/ou Procurador.
Especificamente para o DAS, também é possível utilizar a transmissão via robô, hipótese em que são usados os dados de acesso ao PGDAS.
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