Para facilitar a consulta de informações sobre apurações e transmissões de obrigações do Simples Nacional, reunimos abaixo as principais dúvidas que podem surgir durante a utilização do OneFlow.
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Tópicos do Artigo:
Apuração do Simples Nacional
1) O sistema está calculando a receita no anexo errado, o que fazer?
1) O sistema está calculando a receita no anexo errado, o que fazer?
A primeira etapa é identificar a origem da receita da empresa: serviços ou produtos.
No OneFlow, a apuração é realizada item a item. Por isso, é necessário garantir que as atividades econômicas estejam corretamente vinculadas. Essa configuração pode ser feita nos seguintes pontos:
Cadastro do produto, NCM ou CFOP (para notas de saída de produtos)
Código de Serviço Federal (LC 116) (para notas de serviços)
Se a empresa for de serviços e estiver sujeita ao Fator R, é importante verificar se o enquadramento não está ocorrendo por conta do cálculo de Fator R.
2) Estou com um erro para finalizar a apuração, como verifico?
2) Estou com um erro para finalizar a apuração, como verifico?
1) Abra o OneFlow, acesse o módulo Fiscal (1) e clique em "Abrir Fiscal" (2) da empresa que realizará a operação.
2) No módulo Fiscal (1) acesse a tela de Etapas (2) e dê um duplo clique no card de "Simples Nacional" (3), na coluna de Apurações.
💡 Os cards possuem cores e status que indicam a situação da obrigação, trazendo mais visibilidade sobre o andamento do processo e possíveis ocorrências. Neste caso, o card será exibido em vermelho, com o status “apuração com pendência”.
3) Na tela de Apuração do Simples Nacional, clique na aba “Erros e Alertas” (1) para visualizar as inconsistências identificadas no período.
Em seguida, clique sobre a linha do erro ou alerta exibido na listagem (2), para verificar os detalhes e tomar as ações necessárias para finalizar a apuração.
3) Estou com erro de documentos faltantes, o que devo fazer?
3) Estou com erro de documentos faltantes, o que devo fazer?
Mensagem apresentada:
Esse erro ocorre porque o sistema realiza uma validação automática da sequência numérica das notas fiscais dentro da mesma competência.
Quando é identificado um “salto” na numeração, ou seja, um número que não aparece na sequência, o sistema entende como possível inconsistência e apresenta a auditoria como erro. Essa validação existe para garantir a integridade das informações fiscais.
Exemplo
Imagine que, na competência de março, você tenha as seguintes notas escrituradas:
Nota 100
Nota 101
Nota 103
Nesse caso, a nota 102 está ausente, então o sistema gera o erro de sequência.
💡Por que isso pode acontecer mesmo estando correto?
Atualmente, essa validação considera apenas os documentos dentro da competência analisada.
Ou seja, podem existir situações como:
A nota 102 foi emitida em fevereiro ou abril;
A nota 102 foi cancelada e não escriturada;
A nota pertence a outra série ou operação.
Mesmo nesses cenários, o sistema ainda aponta o erro, pois não cruza essas informações com meses anteriores ou posteriores.
Nosso time já está evoluindo essa lógica para que o sistema reconheça esses cenários.
Como proceder
Se você já validou que:
O faturamento está correto;
Não há documentos faltantes de fato;
Você pode alterar a auditoria de “erro” para “alerta” e seguir normalmente com o processo.
1) Como identificar as notas faltantes
Você pode verificar a sequência de duas formas:
1.1) Clicando em “O que fazer?” no rodapé da mensagem de erro, o sistema apresentará a relação de notas faltantes.
O sistema apresentará a relação de notas faltantes.
1.2) Acesse o menu superior do fiscal (1), dentro de Escriturações, clique em "Exibir Faltantes" (2).
Também será apresentada a relação de documentos faltantes.
2) Como ajustar a auditoria:
2.1) A partir do menu superior
2.1) A partir do menu superior
2.1.1) Acesse o menu superior do fiscal (1), dentro de Auditorias, clique em "Exibir Todas" (2).
2.1.2) Em Auditorias Automáticas, vá até a aba "Apuração" (1), utilize o filtro para localizar a auditoria de documentos faltantes (2) e clique duas vezes sobre a auditoria.
2.1.3) Altere o tipo de execução para “Alerta” (ou “Não executar”, conforme necessidade) e salve (2).
2.1.4) Em seguida, finalize novamente a apuração para que o sistema reprocese a auditoria com a nova configuração.
2.2) A partir da Engrenagem
2.2) A partir da Engrenagem
2.1.1) Dentro do ambiente fiscal da empresa, clique na "Engrenagem" no canto superior da tela.
2.1.2) Clique em "Auditorias Automáticas".
2.1.3) Em Auditorias Automáticas, vá até a aba "Apuração" (1), utilize o filtro para localizar a auditoria de documentos faltantes (2) e clique duas vezes sobre a auditoria.
2.1.4) Altere o tipo de execução para “Alerta” (ou “Não executar”, conforme necessidade) e salve (2).
2.1.4) Em seguida, finalize novamente a apuração para que o sistema reprocese a auditoria com a nova configuração.
2.3) Após realizar a configuração, é necessário finalizar novamente as obrigações para que a auditoria seja acionada. Caso o tipo de execução tenha sido definido como alerta, finalize a apuração e a mensagem será exibida nesse novo formato.
2.4) Marque o alerta como resolvido e, em seguida, refaça a finalização da apuração.
⚠️ Importante
Certifique-se de marcar como resolvido o alerta em todas as apurações afetadas antes de finalizar.
4) Sistema está apresentando uma mensagem sobre a entrega da Defis, mas eu já entreguei. O que precisa ser feito?
4) Sistema está apresentando uma mensagem sobre a entrega da Defis, mas eu já entreguei. O que precisa ser feito?
Mensagem apresentada:
Esta é apenas uma mensagem de alerta sobre a obrigação anual "Defis", ela é gerada pois caso a obrigação não tenha sido entregue o PGDAS irá bloquear a entrega da competência de março. Se a declaração já tiver sido entregue, basta clicar em "Continuar" para prosseguir.
Caso ainda não tenha sido enviada, é necessário realizar a entrega da DEFIS antes de avançar.
1) Para entrega da Defis, você tem duas opções:
Entrega da DEFIS pelo sistema
Se a empresa foi cadastrada no OneFlow dentro do ano-calendário da Defis, será possível gerar a DEFIS pelo sistema. Obrigações anuais precisarão ser geradas para transmissão. Veja o artigo:
Entrega da DEFIS fora do sistema
Se a empresa não foi cadastrada no OneFlow dentro do ano-calendário da Defis, não será possível gerar a DEFIS pelo sistema. Nesse caso, a entrega deverá ser realizada diretamente pelo PGDAS.
2) Após transmitir a Defis, finalize as apurações normalmente.
Transmissão do DAS
1) O sistema está indicando erro na transmissão do DAS, como verifico?
1) O sistema está indicando erro na transmissão do DAS, como verifico?
1) Abra o OneFlow, acesse o módulo Fiscal (1) e clique em "Abrir Fiscal" (2) da empresa que realizará a operação.
2) No módulo Fiscal (1) acesse a tela de Etapas (2) e dê um duplo clique no card de "Das - Declaração" (3), na coluna de Obrigações.
O erro também pode ser sinalizado no card "Das- Guia".
💡Os cards possuem cores e status que indicam a situação da obrigação, trazendo mais visibilidade sobre o andamento do processo e possíveis ocorrências. Neste caso, o card será exibido em vermelho, com o status “geração pausada” ou “geração interrompida”.
3) Na tela do DAS - Declaração, clique na aba “Erros e Alertas” (1) para visualizar as inconsistências identificadas no período.
Em seguida, clique sobre a linha do erro ou alerta exibido na listagem (2), para verificar os detalhes e tomar as ações necessárias.
2) Estou com diferença entre os valores apurados no OneFlow e o PGDAS, o que devo fazer?
2) Estou com diferença entre os valores apurados no OneFlow e o PGDAS, o que devo fazer?
Mensagem apresentada:
ou
💡 O sistema interrompe a transmissão quando a diferença entre os valores é superior a R$ 0,05. Quando a diferença é inferior a esse valor, o sistema considera os dados calculados do PGDAS e permite a continuidade do processo.
Para esse cenário, existem duas validações essenciais que devem ser realizadas para resolução do erro:
1) Validação: Reprocesse TODOS os documentos
1.1) Acesse o menu Fiscal (1), dentro de Escriturações, clique em "Exibir escriturados" (2) para visualizar os documentos fiscais.
1.2) No Painel de Documentos Escriturados, informe o período desejado (1).
No campo Tipo de Documento, selecione o filtro correspondente aos documentos que deseja visualizar.
Marque os documentos que deseja processar (3). É possível selecionar individualmente ou utilizar a marcação em lote para todos os registros exibidos.
Caso necessário, utilize a opção "Selecionar Todos os Registros" (4) para incluir também os documentos das demais páginas no processamento.
Após a seleção, clique em "Reprocessar" (5) para que o sistema execute o recálculo dos documentos.
1.3) O sistema solicitará a confirmação, clique em "Sim".
1.4) Após o reprocessamento, caso todos os documentos sejam processados corretamente, o sistema exibirá uma mensagem de confirmação.
1.5) Se ao reprocessar TODOS os documentos, a diferença continuar, siga para a segunda validação.
2) Validação: Conferir o RBT12 no sistema x Extrato do PGDAS
2.1) Acesse o módulo Fiscal (1). Na aba "Passo a Passo" (3), clique no passo "Informar últimos 12 meses" (2).
2.2) Na tela a seguir, serão apresentados sempre os últimos 12 meses da empresa, caso a empresa tenha menos de 12 meses de atividade, serão apresentados os meses correspondentes à atividade da empresa.
💡 Em "Origem do faturamento", você poderá identificar três indicadores:
Apurado pelo sistema: Indica a competência a partir da qual as apurações Fiscal e de Folha de Pagamento passam a ser realizadas automaticamente pelo sistema. A partir desse ponto, as informações são registradas de forma automática.
Digitação: Refere-se aos 12 meses anteriores ao início da apuração no OneFlow, nos quais o faturamento pode ser informado manualmente. Esse é o ponto com maior risco de inconsistências, caso os dados não sejam preenchidos corretamente.
Integração: Indica que o faturamento foi importado automaticamente a partir do ERP Omie.
2.3) Com o extrato do PGDAS atualizado em mãos, compare se as receitas informadas no sistema estão condizentes com os valores do PGDAS.
No exemplo, todos os meses conferem com as informações declaradas no eCAC, portanto, reprocessar os documentos resolverá o problema e você poderá tentar finalizar novamente o mês.
Como resolver:
1. Empresas em início de operação no OneFlow
Se a empresa já possuía atividade antes da implantação no OneFlow, é obrigatório preencher corretamente os meses anteriores no RBT12. A ausência dessas informações compromete toda a base de cálculo e gera inconsistências futuras.
2. Inconsistência entre sistema e PGDAS ao longo do tempo
Ocorre quando existem meses sem movimento no OneFlow, mas com faturamento declarado no PGDAS, ou o inverso. Essa diferença quebra a sincronia entre o sistema e o PGDAS, impactando diretamente o cálculo dos tributos.
Se o Faturamento no OneFlow estiver certo: Reabra as competências já finalizadas e realize a retificação das declarações. Em seguida, gere novamente a obrigação para que o sistema transmita a declaração retificadora.
Importante: o PGDAS exige a retificação de todas as competências posteriores, mesmo que não haja alteração nos valores apurados.
Se o faturamento no OneFlow estiver incorreto:
Esse cenário geralmente indica que a declaração foi transmitida fora do OneFlow, sem a devida conferência no sistema.Reabra as competências finalizadas até o mês que precisa de ajuste. Revise as notas fiscais escrituradas. Verifique possíveis cancelamentos, substituições ou valores não considerados e caso necessário, complemente o faturamento incluindo documentos por digitação.
3. RBT12 incorreto em competências anteriores à implantação no OneFlow
Ocorre quando, no momento da inclusão da empresa no módulo fiscal, o faturamento dos 12 meses anteriores (RBT12) não foi preenchido corretamente no sistema.
Essa inconsistência compromete diretamente o cálculo do Simples Nacional, pois o RBT12 é a base para definição da alíquota aplicada em cada competência.
Reabra as competências desde o início da apuração no sistema. Ajuste corretamente os valores de faturamento dos meses anteriores no RBT12. Por fim, recalcule as apurações após a correção para garantir que as alíquotas estejam adequadas.
“Por que consegui transmitir o DAS sem erros até agora?”
Isso ocorre porque o OneFlow não valida diretamente o RBT12 entre o sistema e o PGDAS. A validação é feita com base no valor total do imposto apurado.
Enquanto a empresa permanece na Faixa I do Simples Nacional, a alíquota é fixa e não há parcela a deduzir. Nesse cenário, mesmo com o RBT12 incorreto, o valor do imposto pode coincidir matematicamente, sem gerar divergências aparentes.
O problema tende a surgir quando há mudança de faixa.
A partir da Faixa II, a alíquota passa a ser efetiva, com aplicação de percentual variável e parcela a deduzir. Nesse ponto, qualquer divergência no RBT12 impacta diretamente o cálculo do imposto.
3) Estou com diferença nos valores da folha de pagamento entre o que está no Fiscal do OneFlow e o PGDAS, o que devo fazer?
3) Estou com diferença nos valores da folha de pagamento entre o que está no Fiscal do OneFlow e o PGDAS, o que devo fazer?
Mensagem apresentada:
1) Validação: Conferir o RBT12 no sistema x Extrato do PGDAS
1.1) Acesse o módulo Fiscal (1). Na aba "Passo a Passo" (3), clique no passo "Informar últimos 12 meses" (2).
1.2) Na tela a seguir, serão apresentados sempre os últimos 12 meses da empresa, caso a empresa tenha menos de 12 meses de atividade, serão apresentados os meses correspondentes a atividade da empresa.
💡 Em "Origem da Folha", você poderá identificar três indicadores:
Apurado pelo sistema: Indica a competência a partir da qual as apurações Fiscal e de Folha de Pagamento passam a ser realizadas automaticamente pelo sistema. A partir desse ponto, as informações são registradas de forma automática.
Digitação: Refere-se aos 12 meses anteriores ao início da apuração no OneFlow, nos quais o faturamento pode ser informado manualmente. Esse é o ponto com maior risco de inconsistências, caso os dados não sejam preenchidos corretamente.
1.3) Com o extrato do PGDAS atualizado em mãos, compare se os valores de folha informados no sistema estão condizentes com os valores do PGDAS.
No "item 2.3) Folha de Salários Anteriores (R$)" do extrato do PGDAS são apresentados os valores declarados de folha de pagamento.
2) Verifique qual valor está correto:
Se o Valor do OneFlow estiver correto
É necessário retificar a declaração para corrigir o valor da folha de pagamento no PGDAS do respectivo mês, para fazer isso basta gerar a obrigação novamente no OneFlow.
Exemplo
Estou finalizando a apuração de abril e o sistema identificou uma diferença na folha do OneFlow referente a dezembro do ano anterior.
Se o valor do OneFlow estiver correto, será necessário reabrir as competências retroativamente até janeiro do ano atual, na seguinte ordem: março, fevereiro e janeiro.
Após reabrir janeiro, gere novamente a obrigação para realizar a retificação. Com isso, o valor da folha referente a dezembro será corrigido no PGDAS.
Importante: o PGDAS exige a retificação de todas as competências posteriores, mesmo que não haja alteração nos valores apurados.
Se o Valor do OneFlow estiver incorreto
Será necessário ajustar manualmente as informações na tela Informar últimos 12 meses. Reabra as competências finalizadas até o mês posterior ao que precisa de ajuste.Digite o valor que consta no extrato do PGDAS e que foi efetivamente declarado. Depois, finalize as obrigações sem gerar retificação.
Exemplo
Estou finalizando a apuração de abril e o sistema identificou uma diferença na folha do OneFlow referente a dezembro do ano anterior.
Se o valor do OneFlow estiver incorreto, será necessário reabrir as competências retroativamente até janeiro do ano atual, na seguinte ordem: março, fevereiro e janeiro.
Ao reabrir janeiro, acesse a tela "Informar últimos 12 meses" e faça a digitação do valor correto da folha referente a dezembro do ano anterior.
4) Gerei as obrigações por fora do sistema, como finalizar sem retificar?
4) Gerei as obrigações por fora do sistema, como finalizar sem retificar?
Caso seja necessário realizar a transmissão da declaração fora do OneFlow, ou em cenários de implantação de períodos retroativos, é indispensável validar previamente as receitas apuradas. Antes de qualquer finalização, confira se os valores de receita no sistema estão exatamente iguais aos que já foram transmitidos. Não conclua o processo enquanto houver divergência entre a receita apurada e a declarada oficialmente.
Para configurar as obrigações para não transmitir oficialmente e não gerar retificações desnecessárias. Siga os passos do artigo:
5) MSG_E0029 - Antes de efetuar a apuração desejada, o que devo fazer?
5) MSG_E0029 - Antes de efetuar a apuração desejada, o que devo fazer?
Mensagem apresentada:
Trata-se de uma mensagem retornada pelo PGDAS que impede a transmissão da declaração até que a pendência seja resolvida.
O que isso significa:
O PGDAS exige que seja definido, para cada ano-calendário, o regime de apuração das receitas (competência ou caixa). Sem essa definição, o PGDAS bloqueia qualquer tentativa de transmissão.
1) Acesse o portal do Simples Nacional.
2) No menu lateral, localize a opção "regime de Apuração" e depois clique em "Optar".
3) Indique o ano no campo "Selecione o ano-calendário" (1) e depois clique em "Continuar" (2).
4) Na tela seguinte, informe o regime de apuração desejado e clique em "Continuar" para finalizar.
6) Erro: Não foi possível realizar o login no e-CAC pois estão faltando as informações de usuário e senha.
6) Erro: Não foi possível realizar o login no e-CAC pois estão faltando as informações de usuário e senha.
Mensagem apresentada:
O erro ocorre quando a empresa está configurada para transmissão via robô, mas os dados do CPF do responsável e/ou o código de acesso não foram preenchidos ou estão incorretos.
1) Siga o passo a passo do artigo:
2) Depois, acesse a tela de Etapas (2) e dê um duplo clique no card de "Das - Declaração" (3), na coluna de Obrigações.
💡Os cards possuem cores e status que indicam a situação da obrigação, trazendo mais visibilidade sobre o andamento do processo e possíveis ocorrências. Neste caso, o card será exibido em vermelho, com o status “geração pausada” ou “geração interrompida”.
3) Clique em "Gerar novamente" para que o sistema realize a transmissão corretamente.
7) Erro: Esta empresa ainda não efetuou a entrega da Defis.
7) Erro: Esta empresa ainda não efetuou a entrega da Defis.
Mensagem apresentada:
ou
Essa é uma mensagem retornada pelo próprio portal do PGDAS. Nessa situação, não será possível realizar a transmissão do DAS enquanto a DEFIS não for entregue.
1) Você possui duas alternativas:
Entrega da DEFIS pelo sistema
Se a empresa foi cadastrada no OneFlow dentro do ano-calendário da Defis, será possível gerar a DEFIS pelo sistema. Obrigações anuais precisarão ser geradas para transmissão. Veja o artigo:
Entrega da DEFIS fora do sistema
Se a empresa não foi cadastrada no OneFlow dentro do ano-calendário da Defis, não será possível gerar a DEFIS pelo sistema. Nesse caso, a entrega deverá ser realizada diretamente pelo PGDAS.
2) Depois, acesse a tela de Etapas (2) e dê um duplo clique no card de "Das - Declaração" (3), na coluna de Obrigações.
💡Os cards possuem cores e status que indicam a situação da obrigação, trazendo mais visibilidade sobre o andamento do processo e possíveis ocorrências. Neste caso, o card será exibido em vermelho, com o status “geração pausada” ou “geração interrompida”.
3) Clique em "Gerar novamente" para que o sistema realize a transmissão corretamente.
