A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) é uma obrigação acessória anual destinada às empresas optantes pelo Simples Nacional, inclusive àquelas que não tiveram movimentação no período.

Sua finalidade é fornecer à Receita Federal do Brasil informações econômicas, fiscais e societárias que permitem o acompanhamento da situação das empresas enquadradas nesse regime tributário.

Embora não envolva diretamente o recolhimento de tributos, a DEFIS tem papel relevante no controle fiscal, pois consolida dados como receitas, despesas, quantidade de empregados, lucros distribuídos e identificação dos sócios.

No OneFlow, é possível realizar o preenchimento e a transmissão da DEFIS com base nas informações fiscais e contábeis já registradas no sistema ao longo do ano-calendário, o que torna o processo mais ágil e contribui para a conferência dos dados da declaração. 🚀

1) Abra o OneFlow, acesse o módulo Fiscal (1) e clique em "Abrir Fiscal" (2) da empresa que realizará a obrigação.

2) Dentro do ambiente fiscal da empresa, clique na "Engrenagem" no canto superior da tela.

3) Clique em "Obrigações Fiscais".

4) Ao acessar essa opção, serão exibidas todas as obrigações atualmente cadastradas para a empresa. Nessa etapa, verifique se a obrigação DEFIS (1) está cadastrada, se na coluna Geração (2) está configurado como "Gerar Automaticamente". Caso contrário, clique em "+ Incluir" (3).

5) Ao clicar em "+ Incluir", o sistema apresentará a tela de cadastro da obrigação. Nela, selecione a opção DEFIS no campo "Obrigação" (1). No campo "Geração e Envio" (2), informe "Gerar e Enviar Automaticamente". No campo "Controle de baixa" (3), mantenha a opção "Não controlar baixa". Em seguida, clique em "Salvar" (4).

Com isso, a obrigação estará cadastrada para a empresa.

Como acontece com outras obrigações no OneFlow, a DEFIS possui um card específico na coluna de obrigações do painel Etapas do módulo Fiscal.

Esse card fica disponível nos períodos de janeiro a março do ano seguinte ao ano-calendário da declaração, que correspondem ao prazo de entrega da obrigação.

Exemplo: para a entrega da DEFIS 2026, referente ao ano de 2025, o card será apresentado nos meses de janeiro, fevereiro e março de 2026.

Caso esteja cadastrando a empresa agora, muito provavelmente o card da obrigação possa não ser apresentado. Entretanto, isso não significa que o cadastramento foi realizado incorretamente. O que precisa ser realizado é a geração da obrigação através do menu superior do fiscal, dentro de obrigações anuais.

1) Acesse o menu superior do fiscal (1), clique em "Gerar Anuais" (2) dentro de obrigações.

2) Clique na obrigação "DEFIS"

3) Selecione o ano-calendário (1) e depois clique em "Gerar" (2).

4) Abra o card da Obrigação DEFIS.

5) Será apresentada a tela onde entenderemos a seguir os recursos no menu lateral:

1) Ao clicar na opção "Iniciar configuração DEFIS", o sistema atualizará a situação da obrigação, indicando as etapas que precisam ser concluídas para transmissão (1), habilitando o preenchimento da declaração (2).

Em seguida, clique na opção "Detalhes da Declaração" (2) para acessar as informações da DEFIS.

2) As telas do OneFlow seguem a mesma disposição e o mesmo agrupamento de informações utilizados na tela de preenchimento do site oficial do PGDAS, o que facilita a conferência dos dados da declaração.

Depois de revisar e complementar as informações necessárias, clique em "Salvar" para gravar os detalhes da declaração.

1) O processo de transmissão da DEFIS utiliza o mesmo mecanismo de envio da obrigação "DAS - Declaração". Por isso, a forma de transmissão da DEFIS seguirá a mesma configuração já definida para essa obrigação.

2) Se todas as informações estiverem preenchidas corretamente, o sistema indicará, por meio das sinalizações em laranja, que a declaração está em andamento no OneFlow. Para realizar a transmissão, clique na opção "Transmitir DEFIS" (2).

3) A partir desse momento, o sistema iniciará a transmissão da declaração para o site do PGDAS. Você poderá acompanhar o andamento do processo pelos status exibidos na obrigação (1) e na aba "Situação" (2), disponível na tela de detalhes da declaração. Após a conclusão da transmissão, o recibo de entrega ficará disponível na aba "Documentos e Comprovantes" (3).

Se ocorrer alguma falha no processo de transmissão, o motivo será apresentado na aba "Erros e Alertas" (4). Nesse caso, acesse essa aba para verificar a ocorrência e identificar o que impediu a transmissão da declaração.

4) Você poderá acompanhar o status da transmissão (3) pelo card da obrigação, exibido na coluna de obrigações (2) da aba "Etapas" (1).

Sempre que ocorrer algum erro na transmissão, o card da obrigação será apresentado em vermelho, com o status "Transmissão Interrompida". Essa situação pode ocorrer principalmente quando a transmissão for realizada via robô.

1) Abra o card da obrigação DEFIS, localizado na coluna de Obrigações.

2) Ao abrir o card, clique na aba "Erros e Alertas" (1). O erro será listado na tela. Em seguida, clique duas vezes sobre ele para visualizar mais detalhes.

Neste exemplo, o sistema informa que a senha está incorreta. Nesse caso, trata-se de uma transmissão realizada via robô, utilizando o código de acesso ao PGDAS. Para corrigir a situação é necessário acesse a obrigação "DAS - Declaração" e revise as informações de acesso cadastradas.

Ainda na tela de detalhes da obrigação, existe a opção "Reiniciar DEFIS".

Essa opção deve ser utilizada quando for necessário desfazer todos os preenchimentos complementares realizados e retornar a declaração à sua situação original.

Ao clicar na opção "Reiniciar DEFIS", o sistema solicitará uma nova confirmação com a seguinte mensagem: "Todas as informações digitadas e alterações realizadas manualmente na DEFIS serão perdidas. Deseja realmente reiniciar a DEFIS?".

Após a confirmação, o sistema executará o processo de reinicialização da obrigação.