Todo mês você precisa solicitar a mesma documentação por e-mail para o seu cliente?

Já imaginou disponibilizar um espaço prático, no próprio e-mail, para que ele envie tudo o que o seu escritório precisa?

Veja como configurar um e-mail com solicitação de documentos.

O Omie.G-Click realizará todas as verificações de segurança recomendadas, mas não é possível garantir o bloqueio total de arquivos nocivos, especialmente em arquivos compactados com senha ou criptografados, como o ZIP, RAR e outros.

Ao ativar esta função, você compreende e assume a responsabilidade pela verificação e download dos arquivos enviados pelos seus clientes.

1) Com essa funcionalidade, você envia um link exclusivo por e-mail para que seu cliente anexe os documentos solicitados de forma direta e organizada.

2) Ao clicar no link, seu cliente será direcionado para uma página onde poderá realizar o envio dos arquivos:

3) Após o envio do primeiro documento, encaminharemos um código de confirmação ao seu cliente para garantir a segurança do processo.

4) Caso ele não tenha algum documento, poderá cancelar a atividade pelo botão 'Não tenho este mês':

5) Sempre que um documento for enviado, o responsável pela tarefa será notificado na G-Click pelo sininho do canto superior direito.

6) Ao clicar na notificação a tarefa será aberta.

7) Para visualizar o arquivo, basta acessar a tarefa e clicar sobre o ícone de anexo ao lado do nome da atividade:
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A realização ou cancelamento da atividade será registrada automaticamente pelo 'gclickbot'.
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Vale ressaltar que, por enquanto, o sistema ainda não dispõe de rastreio para abertura da solicitação ou para a identificação do contato que enviou o arquivo.
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1) A solicitação de documentos poderá ser enviada por e-mail manualmente ou automaticamente, pelo envio programado na data de ação da tarefa, conforme a sua configuração.

2) Cada forma de envio possui suas regras.

1) O link para solicitação de documentos é enviado exclusivamente aos destinatários definidos no campo 'Para'.

2) Ele não fica disponível na cópia recebida pelo remetente, nem para contatos adicionados manualmente em cópia (cc e co).

1) A funcionalidade permite o disparo automático de e-mails pré-programados na data de ação da tarefa de obrigação mensal.

2) Se houver mais de uma tarefa com atividade de envio programado e data de ação para o mesmo dia, todos os e-mails serão enviados nesta data, desde que as demais regras sejam atendidas.

3) Nossos envios automáticos ocorrem de segunda a sexta-feira, começando sempre às 07h da manhã (horário de Brasília).

4) Como os disparos são feitos gradualmente ao longo do dia, seu cliente pode receber o e-mail em horários diferentes.

5) As tarefas devem estar geradas antes do início do disparo. Configurações salvas após o horário só serão consideradas no próximo envio.

💡 Exemplo: Se o e-mail for configurado após as 07h da manhã, seu envio automático não ocorrerá no dia atual. ​​
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​Dica: Nesse cenário você poderá prorrogar a tarefa para a data seguinte.
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6) Quando seu cliente clica em responder, o sistema direciona os responsáveis da tarefa como destinatários. Isso é feito para evitar que informações se percam e garantir que o retorno chegue para quem está executando o trabalho.

⚠️ Por esse motivo, os destinatários da resposta podem ser diferentes do e-mail do disparo inicial.
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Vale lembrar que o cliente consegue alterar manualmente os destinatários.

7) Está automação não faz o envio de documentos ao cliente.

1) Para realizar a configuração é preciso ter a permissão 'Obrigações'.

2) No canto superior esquerdo da tela, clique na sua foto de perfil ou avatar para abrir as opções do menu lateral.
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3) Na parte superior central, no campo de busca, pesquise por "Obrigações" e logo abaixo clique na opção correspondente:

4) Na região superior, à direita, na barra de pesquisa, busque o nome da obrigação e mais abaixo, à esquerda, clique sobre ele.

5) Ao centro, na parte superior, acesse a aba "Atividades".

1) Para disponibilizar um local onde o seu cliente pode anexar os arquivos você irá precisar ter na obrigação atividades do tipo "Anexo sem validação".

2) Além disso, também é necessário ter uma atividade do tipo E-mail para fazer o envio.

O nome da atividade de anexo será exibido para o cliente no formulário.

3) Você pode adicionar novas atividades de anexo ou alterar o nome das existentes. Clique sobre um dos títulos abaixo para ver seu passo a passo:

3.1) À esquerda clique no botão "+ Atividades".

3.2) No quadro ao centro da página, em "Tipo", selecione "Anexo sem validação" ou "Enviar e-mail", conforme a sua necessidade.
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​3.3) Abaixo, em 'Novo Texto' defina um nome para a atividade, depois à direita selecione o botão 'Nova' e clique fora do quadro para fechá-lo:
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3.1) Clique sobre o nome da atividade.

3.2) No quadro ao centro da página, preencha o campo "Nome" com o texto desejado e, ao final do quadro, à esquerda, selecione "Alterar":
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Você pode adicionar uma atividade de checklist para tornar a conferência dos arquivos recebidos uma etapa obrigatória na tarefa 😉.

1) Na lista de atividades, clique no ícone de ferramenta ao lado da atividade de e-mail para abrir o seu quadro de configuração:

2) Nele, em "Categorias" você poderá selecionar uma opção ou deixar o campo vazio:

⚠️ As categorias definem para quais contatos o e-mail será enviado. Para isso, a categoria deve estar vinculada no e-mail e também no contato.

Atenção: Se nenhuma categoria for definida, o e-mail será enviado para todos os contatos do cliente.

3) Mais abaixo é possível editar o assunto. Se quiser personaliza-lo com alguma informação da tarefa ou do cliente, clique em "Escolha uma variável".

4) Ao selecionar uma variável, ela aparecerá no campo do assunto, e você poderá posicioná-la onde preferir:
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⚠️ Evite escrever todo o assunto com letras maiúsculas.
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No envio, o assunto é revisado para que cada palavra tenha até duas letras maiúsculas, garantindo melhor aceitação do seu e-mail pelos servidores de destino.

5) No corpo do e-mail escreva o texto que será enviado ao cliente.

6) Abaixo desse campo, à direita, se desejar, você poderá selecionar uma variável e clicar no botão "Adicionar Variáveis".

7) A variável será incluída ao final do texto, mas você poderá alterar sua posição conforme precisar.

8) Após concluir a configuração, no canto inferior esquerdo do quadro, clique em "Salvar":
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1) Na lista de atividades, clique no ícone de ferramenta ao lado da atividade de e-mail para abrir o seu quadro de configuração:

2) Na região superior, clique na aba "Formas de envio".

3) No campo "Configuração de envio", escolha uma das opções abaixo, conforme o tipo de envio desejado. Clique sobre uma das opções para ver seu passo a passo:

1) Após selecionar essa forma de envio, o quadro de configuração "Solicitação de Documentos" será exibido.
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​2) Nele, você encontrará a lista de atividade do tipo "Anexo sem validação" que sua obrigação possui.

3) À direita, na coluna "Solicitar do cliente?", utilize o ícone de check (✓) para os documentos que devem ser solicitados e o ✗ para os que não devem.

4) Para alterar a opção basta clicar ícone e após finalizar, ao final do quadro à esquerda, clique em "Salvar":

Para que o seu cliente receba o link de solicitação de documentos, o sistema insere automaticamente a variável [solicitacao-documentos.link] ao final do corpo do e-mail.
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Você pode alterar a posição dela se preferir. Caso realize qualquer alteração, lembre-se de salvar.

1) Após selecionar essa forma de envio, serão exibidas mais duas etapas de configuração.

2) Na etapa "2. Defina o e-mail do envio", adicione a informação no campo "Informe e valide o endereço de e-mal que fará o envio" e clique em "Validar e-mail".

3) Após isso, enviaremos um e-mail de confirmação para este e-mail. Acesse o e-mail e realize a validação.

⚠️ Lembre-se de consultar a caixa de e-mail principal e também o spam.
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Essa validação é importante para que não seja inserido um endereço de e-mail não autorizado para o disparo dessas mensagens.

5) Depois de verificar o e-mail, retorne para a página de configuração na G-Click e selecione o botão "Confirmar Validação":
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6) Abaixo veremos a etapa "3. Solicitação de documentos".

7) Nela, você encontrará a lista de atividade do tipo "Anexo sem validação" que sua obrigação possui.

8) À direita, na coluna "Solicitar do cliente?", utilize o ícone de check (✓) para os documentos que devem ser solicitados e o ✗ para os que não devem.

9) Para alterar a opção basta clicar ícone e após finalizar, ao final do quadro à esquerda, clique em "Salvar":
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Para que o seu cliente receba o link de solicitação de documentos, o sistema insere automaticamente a variável [solicitacao-documentos.link] ao final do corpo do e-mail .​
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Você pode alterar a posição dela se preferir. Caso realize qualquer alteração, lembre-se de salvar.

1) Após configurar seu texto, para aplicar as modificações feitas nas tarefas abertas é necessário ATUALIZAR TAREFAS.

2) Na região superior, à esquerda, clique no botão "Atualizar tarefas";

3) Ao centro da página, à esquerda do título "CNPJ/CPF/CEI" marque a caixa de seleção, essa ação irá selecionar todos os cliente vinculados com a obrigação.

4) Ao final do quadro, à esquerda clique em "Atualizar" e mantenha a tela em aberto até que a mensagem de sucesso seja exibida:

⚠️ Atenção: Tarefas que já foram iniciadas NÃO serão atualizadas com as novas informações.

Não. Os envios começam na data de ação da tarefa a partir das 07h da manhã (horário de Brasília) e ocorrem gradualmente ao longo do dia. Este é um processo padrão do sistema e não pode ser alterado.

Para garantir que seu envio saia no dia planejado, certifique-se de configurar a tarefa antes das 07h.
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Caso precise, você pode prorrogar a data de ação da tarefa para que o envio ocorra em outro dia.
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Não. Essa funcionalidade utiliza apenas a atividade do tipo 'Anexo sem validação'.

Optamos por esse formato para que seu cliente consiga enviar arquivos de forma muito mais rápida e sem burocracia

Por segurança, o link é enviado exclusivamente para os contatos cadastrados que foram selecionados no campo 'Para' (1).
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Vale lembrar que e-mails em cópia (cc ou coo) ou contatos de usuários selecionados no campo abaixo de 'Para' não recebem o acesso.
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💡 Dica: Para testar a funcionalidade você pode cadastrar seu contato em um cliente e se enviar manualmente um e-mail com solicitação de documentos.
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No momento, a funcionalidade não faz esse acompanhamento.

A exceção é o registro de quando um contato cancela o envio pelo botão 'Não tenho este mês'. Nesses casos, você pode identificar o responsável diretamente pelo andamento da tarefa.

Você poderá localiza-lo ao acessar a tarefa, clicar em 'Tudo' e analisar os registros.