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Configurando os Serviços Federais para Identificar Retenções no OneFlow

Neste artigo, descubra como configurar a tabela de Serviços Federais para que o OneFlow identifique retenções omitidas ou indevidas, e como corrigir uma configuração incorreta

Escrito por Clécio Cavalcante

No OneFlow, módulo Fiscal, a tabela de Serviços Federais define quais tributos devem ser retidos em cada tipo de serviço, incluindo PIS, COFINS, CSLL, IRRF e INSS, servindo de base para que o sistema identifique automaticamente retenções omitidas e retenções indevidas durante a escrituração das notas fiscais.

Neste artigo, você confere como configurar essa identificação, como reverter uma configuração incorreta em documentos já escriturados e como diagnosticar por que uma nota específica está ou não retendo determinado tributo. Para os campos que aparecem especificamente no documento quando há retenção de INSS, como o Tipo de Serviço, os campos de aposentadoria especial e o Indicativo de CPRB, consulte Configurando a Retenção de INSS no Documento de Serviço no OneFlow.

Para entender o funcionamento geral das retenções no OneFlow, consulte Gerenciando as Retenções no OneFlow.

Tópicos do Artigo

Configurando a Identificação de Retenções Omitidas

Para que o OneFlow valide automaticamente as retenções esperadas em cada documento fiscal de serviço, configure na tabela de Serviços Federais quais impostos devem ser retidos e as respectivas alíquotas.

1) Abra o OneFlow, acesse o módulo Fiscal (1) e clique em Abrir Fiscal (2) da empresa que realizará a operação:

2) Acesse o menu Fiscal (1), localize a seção Tabelas e clique em Exibir Todas (2).

3) Na tela de Tabelas Fiscais, clique na opção Serviços Federais.

4) Selecione o serviço que será configurado (1) e clique em Alterar as Configurações (2).

5) Na aba Impostos Retidos (1), defina quais tributos deverão ser considerados como retenção para o serviço configurado e as respectivas alíquotas. Estão disponíveis:

  • (2) PIS: indica se o Programa de Integração Social será retido e a Alíquota do PIS (%).

  • (3) COFINS: indica se a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social será retida e a Alíquota do COFINS (%).

  • (4) CSLL: indica se a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido será retida e a Alíquota do CSLL (%).

  • (5) IRRF: indica se o Imposto de Renda Retido na Fonte será retido e a Alíquota do IRRF (%).

  • (6) INSS: indica se a contribuição ao Instituto Nacional do Seguro Social será retida e a Alíquota do INSS (%).

Para cada tributo, a opção Retido (7) determina se a retenção deve ser considerada para o serviço. Quando marcada, a alíquota correspondente deve estar configurada conforme a regra fiscal aplicável.

⚠️ Importante

Essa tela não substitui eventuais informações tributárias já existentes no documento fiscal. Conforme indicado pelo próprio sistema, essas retenções são utilizadas para cálculo automático quando o documento fiscal não possui o respectivo cálculo informado.

6) Caso o serviço também deva ser enviado para a EFD-Reinf, acesse a aba REINF (1).

A aba REINF (1) da Configuração do Serviço concentra os parâmetros utilizados para classificar os rendimentos e as retenções vinculadas ao serviço para fins de escrituração na EFD-Reinf.

Essa configuração relaciona o serviço aos códigos de retenção e às respectivas naturezas de rendimento. O preenchimento deve refletir o enquadramento fiscal aplicável à operação e não deve ser definido apenas com base no nome do serviço.

Os campos disponíveis são:

  • (1) REINF: aba destinada à configuração dos códigos e das naturezas de rendimento utilizados na escrituração das retenções relacionadas ao serviço.

  • (2) Código do PIS: informa o código de retenção aplicável ao Programa de Integração Social para o serviço. O código deve corresponder ao tratamento fiscal adotado para a retenção.

  • (3) Código do COFINS: informa o código de retenção aplicável à Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social.

  • (4) Código do CSLL: informa o código de retenção aplicável à Contribuição Social sobre o Lucro Líquido.

  • (5) Código do IRRF: informa o código de retenção aplicável ao Imposto de Renda Retido na Fonte. Esse código deve ser compatível com a natureza do rendimento e com o serviço prestado.

  • (6) Natureza de rendimento do PIS: identifica a natureza do rendimento relacionada ao PIS para fins de classificação da operação na EFD-Reinf.

  • (7) Natureza de rendimento do COFINS: identifica a natureza do rendimento associada à COFINS.

  • (8) Natureza de rendimento do CSLL: identifica a natureza do rendimento associada à CSLL.

  • (9) Natureza de rendimento do IRRF: identifica a natureza do rendimento utilizada para classificar o rendimento sujeito ao IRRF.

  • (10) Tipo de serviço para o INSS retido: informa o enquadramento do serviço quando houver retenção de INSS. Deve ser configurado quando a operação estiver sujeita à retenção previdenciária. Para o detalhamento completo desse campo, consulte Configurando a Retenção de INSS no Documento de Serviço no OneFlow

  • (11) Natureza de rendimento para NFS-e sem impostos retidos: define a natureza de rendimento que será utilizada para a Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) quando o documento não possuir impostos retidos. Esse campo permite manter a classificação do rendimento mesmo quando não houver retenção tributária registrada na nota.

💡 Dica

O Código e a Natureza de Rendimento têm funções diferentes e complementares: o Código identifica o enquadramento da retenção aplicável ao tributo, enquanto a Natureza de Rendimento classifica o tipo de rendimento relacionado à operação para fins de escrituração na EFD-Reinf. A configuração deve considerar, em conjunto, o serviço prestado, o tipo de rendimento, os tributos sujeitos à retenção e o enquadramento fiscal da operação.

7) Salve as configurações realizadas, clicando em Confirmar.

💡 Dicas

  • Após essa configuração, toda nota fiscal de serviço escriturada, por importação, integração com o Omie ERP ou lançamento manual, é validada automaticamente pelo OneFlow. Se identificar retenção omitida, o sistema calcula o valor devido e gera um alerta para conferência do contador.

  • O sistema também valida retenções indevidas: quando o fornecedor é optante pelo Simples Nacional ou classificado como Produtor Rural, as retenções de PIS, COFINS, CSLL e IRRF podem não ser aplicáveis. Ao identificar destaque indevido desses tributos, o OneFlow desconsidera automaticamente a retenção na apuração e emite um alerta ao contador. Para isso o cadastro do Fornecedor deve estar com os indicadores correspondentes devidamente indicados.

Revertendo a Retenção Configurada Incorretamente

Quando a tabela de Serviços Federais está configurada para reter PCC, IRRF ou INSS em um serviço que não deveria sofrer essa retenção, ou, ao contrário, está faltando configurar uma retenção que deveria existir, alterar apenas a configuração não corrige os documentos fiscais já escriturados.

1) Acesse Fiscal → Tabelas → Exibir Todas → Serviços Federais.

2) Localize o serviço e clique em Alterar as Configurações.

3) Acesse a aba Impostos Retidos e ajuste a retenção conforme o correto, incluindo ou removendo o tributo.

4) Salve a configuração.

⚠️ Importante


Alterar a configuração do Serviço Federal não recalcula automaticamente as notas fiscais já escrituradas com a configuração anterior. Para que o documento reflita a nova configuração, é necessário excluir e reescriturar a nota fiscal. Reprocessar a apuração não é suficiente para adicionar ou remover a retenção de um documento já escriturado.

O usuário também pode alterar a retenção diretamente no item da nota fiscal, sem qualquer mudança na tabela de Serviço Federal. Essa alteração é pontual e vale apenas para o documento em questão.

Entendendo as Auditorias de Retenção no Documento Fiscal

Durante o processamento do documento fiscal, o OneFlow realiza auditorias automáticas relacionadas às retenções. Quando uma inconsistência é identificada, o alerta ou erro correspondente fica disponível na aba Erros e Alertas do Documento de Serviços, com o problema e os detalhes exibidos na tela Detalhe da Auditoria.

Geral - Nota fiscal de serviço tomado sem a natureza de rendimento informada

Mensagem do sistema:

"Detectamos que essa nota fiscal não possui natureza de rendimento informada e conforme recomendação do manual da REINF, todas as notas fiscais de serviço tomado deverão ser informadas na REINF. Para resolver isso vá até: Tabelas Fiscais / Serviços Federais, localize o serviço desejado e na aba 'REINF' preencha o campo 'Informe a natureza do rendimento a ser utilizada em NFS-e que não tem impostos retidos' e logo após reprocesse o documento."

Esse alerta ocorre porque a Natureza de Rendimento é necessária para que o sistema gere corretamente o evento R-4020 da EFD-Reinf.

⚠️ Importante

  • Se a nota possui retenção de impostos, é obrigatório informar a Natureza de Rendimento correspondente a cada imposto retido.

  • Se a nota não possui retenção, a indicação da Natureza de Rendimento é opcional: marque o alerta como resolvido, ou informe o código da Natureza de Rendimento para que a operação seja declarada na REINF mesmo sem retenção.

A correção pode ser feita de duas formas, dependendo da quantidade de notas afetadas:

Opção 1: Ajustando diretamente na nota (para uma ou poucas notas):

1) Abra o OneFlow, acesse o módulo Fiscal e clique em Abrir Fiscal na empresa.

2) Na tela de Etapas, clique no card Serviços Tomados.

3) No painel de documentos escriturados, clique na nota com o alerta.

4) Na aba Itens, clique sobre o item.

5) Na aba Impostos, verifique se os impostos estão com a opção Retido marcada. Se estiverem, preencha o Código de Recolhimento e a Natureza de Rendimento de cada imposto retido.

Se a nota não deve ter retenção, acesse a aba Outros Detalhes do Serviço e preencha o campo Natureza de Rendimento para Nota Fiscal sem Retenção.

Salve e reprocesse o documento.

Opção 2: Ajustando diretamente nas tabelas (para muitas notas de serviços diferentes):

1) Acesse Fiscal → Tabelas → Exibir Todas → Serviços Federais.

2) Selecione o serviço utilizado nas notas.

3) Acesse a aba REINF. Com retenção, informe o código e a Natureza de Rendimento de cada imposto. Sem retenção, selecione a Natureza de Rendimento para casos sem retenção.

4) Salve a configuração e reprocesse os documentos.

Retenções - REINF não configurada

Mensagem do sistema:

"Existe retenção de INSS nesse documento, porém a REINF não está configurada para a empresa. Quando existe retenção de INSS é obrigatório a geração da REINF (que ocorrerá depois da finalização da apuração). Será necessário configurar a REINF para essa empresa e então reprocessar esse documento."

Para configurar a EFD-Reinf, consulte Cadastrando e Configurando a EFD-Reinf no OneFlow.

Retenções - Retenção para pessoas físicas

Mensagem do sistema:

"Existem itens nesse documento fiscal que possuem retenções destacadas, porém o terceiro é uma pessoa física. Não é permitido reter impostos nessa situação. Verifique se o cliente/fornecedor ou os impostos retidos destacados estão corretos."

Esse é um erro, não um alerta: impede o processamento do documento até ser corrigido.

Verifique:

1) O envolvido é pessoa física? Se sim, não deveria haver retenção de imposto por este mecanismo, que é exclusivo de operações entre pessoas jurídicas.

2) A nota fiscal foi emitida com a retenção? Se sim, a escrituração no módulo fiscal, ocorrerá seguindo as informações da nota, será preciso ser corrigido diretamente no documento.

Retenções - Calculado valores para itens desse documento

Mensagem do sistema:

"O sistema calculou automaticamente retenção (de PIS, COFINS, CSL e/ou IRRF) para um ou mais itens nesse documento. Esse processo foi feito automaticamente pois está determinado nas Tabelas Fiscais que determinados serviços terão retenção."

Esse alerta é informativo: não bloqueia o processamento do documento, mas significa que o código de serviço federal possui configuração para reter os impostos. Mesmo assim, vale conferir se o cálculo automático está correto pois irá gerar informações de retenção para EFD-Reinf, nesta ordem:

1) A retenção era esperada para essa operação? Confirme que o serviço utilizado no item realmente está sujeito à retenção configurada, acessando o item na aba Impostos e verificando as alíquotas e os tributos marcados como Retido.

2) O cadastro do fornecedor está correto? Fornecedores optantes pelo Simples Nacional ou classificados como Produtor Rural são dispensados da retenção. Se o sistema calculou a retenção mesmo assim, confira se o cadastro do fornecedor está indicado o cenário correspondente.

3) O Código de Recolhimento e a Natureza de Rendimento estão preenchidos? Quando há retenção, essas informações são obrigatórias para a correta declaração na EFD-Reinf.

4) Caso queira retirar o controle de retenções veja o tópico Revertendo a Retenção Configurada Incorretamente.

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