As retenções de tributos federais sobre notas fiscais de serviços exigem controle rigoroso durante a escrituração fiscal, pois inconsistências na identificação, no destaque ou na apuração dessas retenções podem impactar diretamente obrigações acessórias, como EFD-Reinf, DIRF e Informes de Rendimentos, além de comprometer o cálculo correto dos tributos para tomadores e prestadores de serviços.
O OneFlow disponibiliza recursos para automatizar o gerenciamento das retenções fiscais, permitindo identificar retenções não destacadas, retenções indevidas e situações em que a apuração deve ocorrer conforme a modalidade de controle adotada pela empresa, seja pelo regime de competência (emissão) ou pelo regime de caixa (pagamento ou recebimento).
Além da validação automática das retenções nas notas fiscais de serviços tomados e prestados, o sistema também permite configurar regras de controle, acompanhar alertas gerados durante a escrituração e realizar auditorias sobre os documentos fiscais envolvidos no processo.
Neste artigo, você entenderá como funciona o gerenciamento de retenções no OneFlow, quais cenários são tratados automaticamente pelo sistema, como configurar as modalidades de apuração e como realizar o acompanhamento das retenções fiscais durante a escrituração. 🚀
⚠️ Atenção antes de começar
O OneFlow cobre três cenários principais: identificação de retenções omitidas, controle de retenções indevidas e definição da modalidade de apuração entre regime de competência (emissão) e regime de caixa (pagamento ou recebimento).
O sistema disponibiliza uma pré-configuração baseada na Lei Complementar 116/2003, com os serviços passíveis de retenção previamente cadastrados, incluindo alíquotas, Código de Recolhimento e Natureza de Rendimento.
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Cenários cobertos pelo gerenciamento de retenções
O OneFlow atua em três frentes complementares no controle das retenções fiscais, permitindo ao contador ter visibilidade completa sobre os valores retidos, os valores que deveriam ter sido retidos e a forma como cada retenção será apurada:
Identificação de retenções omitidas: o sistema verifica automaticamente, durante a escrituração da nota fiscal de serviço, se o documento possui todas as retenções esperadas para o serviço informado. Quando há omissão, o OneFlow calcula automaticamente a retenção devida e gera um alerta ao contador.
Identificação de retenções indevidas: o sistema identifica situações em que houve destaque de retenções em documentos fiscais nos quais elas não deveriam existir, permitindo validar possíveis inconsistências fiscais junto ao cliente ou fornecedor.
Controle da apuração das retenções: o sistema permite definir se a apuração das retenções de PCC (PIS, COFINS e CSLL) e IRRF ocorrerá por competência (emissão do documento fiscal) ou por caixa (pagamento ou recebimento), tanto para serviços tomados quanto para serviços prestados.
Configurando a identificação de retenções omitidas
Para que o OneFlow valide automaticamente as retenções esperadas em cada documento fiscal de serviço, é necessário configurar, na tabela de Serviços Federais, quais impostos devem ser retidos e quais são as respectivas alíquotas aplicáveis.
1) Abra o OneFlow, acesse o módulo Fiscal (1) e clique em "Abrir Fiscal" (2) da empresa que realizará a operação:
2) Acesse o menu Fiscal (1), localize a seção Tabelas e clique em “Exibir Todas” (2).
3) Na tela de Tabelas Fiscais, clique na opção Serviços Federais.
4) Selecione o serviço que será configurado (1) e clique em Alterar as Configurações (2).
5) Acesse a aba Impostos Retidos (1) e defina as retenções aplicáveis ao serviço, informando as respectivas alíquotas (2).
6) Caso o serviço também deva ser enviado para a EFD-Reinf, acesse a aba REINF (1) e configure as informações específicas para os serviços tomados que serão considerados na obrigação acessória (2).
💡 Caso necessário, consulte o artigo específico sobre configuração e envio da EFD-Reinf no OneFlow.
7) Salve as configurações realizadas.
💡 Informação complementar
O OneFlow já disponibiliza uma pré-configuração baseada na Lei Complementar 116/2003, contendo os serviços passíveis de retenção previamente cadastrados com suas respectivas alíquotas, Código de Recolhimento e Natureza de Rendimento.
Recomendamos revisar as configurações existentes antes de realizar alterações ou criar parametrizações adicionais.
Após essa configuração, sempre que uma nota fiscal de serviço for escriturada (seja por importação automática, integração com o Omie ERP ou lançamento manual) o OneFlow validará automaticamente se as retenções esperadas estão destacadas corretamente no documento fiscal.
Caso identifique retenções omitidas, o sistema calculará os valores devidos e gerará um alerta para conferência do contador.
Além da identificação de retenções omitidas, o OneFlow também realiza validações relacionadas a retenções indevidas destacadas nos documentos fiscais.
Uma dessas validações ocorre quando o fornecedor é optante pelo Simples Nacional ou classificado como Produtor Rural. Nessas situações, conforme previsto na legislação, retenções de PIS, COFINS, CSLL e IRRF podem não ser aplicáveis.
Ao identificar um documento fiscal com destaque indevido desses tributos, o OneFlow desconsiderará automaticamente essas retenções na apuração e emitirá um alerta ao contador para validação da operação.
Com isso, será gerado um alerta durante a escrituração fiscal:
Nessas situações, recomendamos que o contador valide o procedimento correto junto ao cliente ou fornecedor responsável pela emissão do documento fiscal, garantindo que as retenções sejam destacadas conforme a legislação aplicável ao tipo de serviço prestado.
Definindo a modalidade de apuração: competência ou caixa
O OneFlow permite definir, de forma independente para serviços tomados e prestados, se a apuração de PCC e IRRF será controlada por competência ou por caixa.
1) Dentro da empresa, clique no ícone de Engrenagem (⚙️) no canto superior da tela para acessar as configurações da empresa.
2) Na coluna Fiscal, clique em Definições Fiscais.
3) Na aba Apurações (1), localize os campos de PCC e IRRF de Serviços Tomados e Serviços Prestados (2).
4) Para cada campo, selecione a modalidade de controle desejada:
Por Emissão: Ao selecionar a opção “Por emissão”, o OneFlow considerará a retenção na própria competência de escrituração do documento fiscal.
Exemplo
Uma nota fiscal de serviço prestado emitida em 03/01/2024 com retenção de IRRF terá sua compensação realizada na competência 01/2024, desde que o campo “IRRF Serviços Prestados” esteja configurado para controle por emissão.
💡 O controle da apuração dos impostos retidos é independente do regime tributário da empresa.
Assim, uma empresa pode apurar seus tributos federais pelo regime de competência e, simultaneamente, controlar as retenções fiscais pelo regime de caixa.
Por Pagamento/Recebimento: Ao configurar um imposto retido como “Por recebimento” ou “Por pagamento”, o OneFlow passará a considerar a retenção conforme a baixa financeira das parcelas vinculadas aos documentos fiscais.
Para clientes que utilizam o Omie ERP, as baixas de pagamentos e recebimentos devem ser realizadas diretamente no próprio sistema.
Já para clientes que utilizam outro ERP financeiro, o OneFlow permite realizar as baixas diretamente pela plataforma, tanto individualmente quanto em lote.
Após configurar um imposto como “Por pagamento” ou “Por recebimento”, a aba Etapas passará a exibir:
as notas fiscais faturadas na competência;
e as notas fiscais efetivamente recebidas ou pagas naquele período.
Exemplo
Imagine que, nas Definições Fiscais, o PCC e o IRRF de Serviços Prestados estejam configurados para controle por recebimento.
Nesse cenário, ao acessar o painel de Etapas, será possível visualizar:
os documentos escriturados e faturados na competência atual;
e as notas fiscais de serviços prestados que tiveram recebimento dentro daquela competência.
Isso facilita a identificação das notas apenas faturadas e daquelas que já tiveram retenção apurada por recebimento.
Caso exista algum documento de competências anteriores pendente de recebimento ou pagamento, basta acessar o card “Recebimentos e Pagamentos”. Ao dar duplo clique, o OneFlow exibirá todas as notas pendentes de baixa financeira.
5) Salve as definições para que o OneFlow passe a aplicar a modalidade escolhida nas próximas apurações.
⚠️ Atenção sobre mudança de modalidade
A alteração da modalidade de apuração pode impactar competências já escrituradas ou em andamento.
Antes de alterar a configuração em empresas com apurações já realizadas, recomendamos validar os efeitos sobre os documentos fiscais existentes e, quando necessário, criar uma nova vigência para preservar os controles anteriores.
Apuração dos impostos retidos
Após definir a modalidade de controle dos impostos retidos, o OneFlow passará a realizar automaticamente a apuração das retenções conforme as regras configuradas.
1) Sempre que houver retenções apuradas em notas fiscais de serviços, o OneFlow gerará automaticamente um card no painel de Etapas contendo o total das retenções identificadas na competência.
2) Ao dar duplo clique no card “Impostos Retidos”, o sistema abrirá uma tela com a totalização das retenções agrupadas por tipo de serviço.
3) Em seguida, ao clicar duas vezes sobre o tipo de serviço desejado, será exibida a relação completa dos documentos fiscais que compõem aquela apuração.
Nesse local, é possível consultar detalhadamente, por nota fiscal, todas as retenções consideradas na competência, conforme a modalidade de controle definida anteriormente, por emissão, pagamento ou recebimento.
Compensação de IRPJ, CSLL, PIS e COFINS retidos
Para empresas do Lucro Presumido prestadoras de serviços, as notas fiscais de serviços prestados que possuírem retenção de IRRF ou PCC terão seus valores compensados automaticamente conforme a configuração de controle das retenções adotada pela empresa.
IRPJ e CSLL
1) Para consultar os valores de retenção compensados na apuração do IRPJ e da CSLL, acesse o card “IRPJ e CSLL”.
2) Na aba “Apuração IRPJ” (1), a linha “(-) Imposto de renda retido na fonte” (2) apresentará o valor de IRRF compensado na competência.
3) Já na aba “Apuração CSLL” (1), a linha “(-) CSLL retida na fonte por pessoas jurídicas de direito privado (Lei nº 10.833/2003, art. 30)” (2) exibirá o valor de CSLL compensado no período.
PIS e COFINS
1) Para consultar os valores compensados de retenção de PIS e COFINS, acesse o card “PIS e COFINS”.
2) Em seguida, acesse a aba “Retenção”.
O OneFlow realiza automaticamente o controle das compensações de PIS e COFINS.
Caso, em determinada competência, o valor das retenções compensadas seja superior ao valor dos impostos devidos, o saldo excedente será demonstrado na coluna “Saldo a utilizar”.
Esse saldo permanecerá disponível para compensação nas competências futuras até sua utilização total.
Valores devidos pelas retenções de serviços tomados
Conforme a Instrução Normativa RFB nº 2.137/2023, a partir da competência 01/2024 os valores retidos de PCC e IRRF sobre serviços tomados passaram a ser recolhidos em guia única pela DCTFWeb.
Para que o recolhimento seja realizado corretamente, é necessário enviar as informações dos serviços tomados para a EFD-Reinf por meio do evento R-4020.
Após o envio, as informações são consolidadas na DCTFWeb, não havendo geração de guia de PCC/impostos retidos no sistema.
Caso a configuração da EFD-Reinf para envio do evento R-4020 ainda não tenha sido realizada, consulte o artigo específico com o passo a passo completo da configuração e envio das informações.
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