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Gerenciando as Retenções no OneFlow

Neste artigo, descubra como o OneFlow identifica, controla e apura as retenções de PCC, IRRF e ISS em serviços tomados e prestados

Escrito por Marcos Hermes

No OneFlow, módulo Fiscal, as retenções de tributos federais sobre notas fiscais de serviços exigem controle rigoroso durante a escrituração, pois inconsistências na identificação, no destaque ou na apuração podem impactar diretamente obrigações acessórias como a EFD-Reinf e os Informes de Rendimentos, além de comprometer o cálculo dos tributos para tomadores e prestadores de serviços.

O OneFlow automatiza o gerenciamento das retenções federais, Programa de Integração Social (PIS), Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS), Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) e Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF): identifica retenções não destacadas, sinaliza retenções indevidas e permite configurar a modalidade de apuração adotada pela empresa, por competência (emissão) ou por caixa (pagamento ou recebimento). A retenção de Imposto sobre Serviços (ISS) também é apresentada nessa apuração, mas segue regras próprias, detalhadas nos tópicos correspondentes.

Este artigo cobre as retenções de PIS, COFINS, CSLL, IRRF e ISS sobre serviços. Para a retenção previdenciária (INSS) sobre serviços tomados e prestados, consulte Transmitindo os eventos R-2010 e R-2020 da EFD-Reinf no OneFlow.

Neste artigo, você confere quais cenários são tratados automaticamente pelo sistema, como configurar as modalidades de apuração e como acompanhar as retenções durante a escrituração fiscal. 🚀

💡 Dica

O OneFlow cobre três cenários principais: identificação de retenções omitidas, controle de retenções indevidas e definição da modalidade de apuração entre regime de competência (emissão) e regime de caixa (pagamento ou recebimento).

Tópicos do Artigo

Cenários cobertos pelo gerenciamento de retenções

O OneFlow atua em três frentes complementares no controle das retenções fiscais:

  • Identificação de retenções omitidas: o sistema verifica automaticamente, durante a escrituração da nota fiscal de serviço, se o documento possui todas as retenções esperadas para o serviço informado. Quando há omissão, o OneFlow calcula automaticamente a retenção devida e gera um alerta ao contador.

  • Identificação de retenções indevidas: o sistema identifica situações em que houve destaque de retenções em documentos fiscais nos quais elas não deveriam existir, permitindo validar possíveis inconsistências fiscais junto ao cliente ou fornecedor.

  • Controle da apuração das retenções: o sistema permite acompanhar a apuração das retenções de PCC (PIS, COFINS e CSLL), de IRRF e de ISS, tanto para serviços tomados quanto para serviços prestados.

⚠️ Importante


Diferente do PCC e do IRRF, que seguem regra federal única, a retenção de ISS depende da legislação de cada município — a Lei Complementar nº 116/2003 estabelece o arcabouço nacional, mas a obrigatoriedade de retenção e a alíquota aplicável variam conforme o município de prestação do serviço.

💡Dica

O OneFlow já disponibiliza uma pré-configuração baseada na Lei Complementar 116/2003, com os serviços passíveis de retenção previamente cadastrados, incluindo alíquotas, Código de Recolhimento e Natureza de Rendimento.

Recomendamos revisar as configurações existentes antes de realizar alterações ou criar parametrizações adicionais.

Entendendo a Apuração Separada por Tomados e Prestados

O OneFlow apresenta a apuração das retenções separadamente para serviços tomados e serviços prestados, porque o tratamento de cada retenção depende do papel da empresa na operação.

Tributo

Serviço tomado (a empresa retém)

Serviço prestado (a empresa sofre a retenção)

INSS (contribuição previdenciária)

Retenção declarada pela empresa, evento R-2010 na EFD-Reinf

Retenção sofrida declarada pela empresa, evento R-2020 na EFD-Reinf

PCC (PIS, COFINS, CSLL) e IRRF

Retenção declarada pela empresa, evento R-4020 na EFD-Reinf

Retenção sofrida abatida diretamente na apuração de IRPJ, CSLL, PIS e COFINS da empresa

ISS

Retenção informada na nota fiscal, sem evento na EFD-Reinf

Retenção sofrida informada na nota fiscal, sem evento na EFD-Reinf.

⚠️ Importante

Note a assimetria entre os tributos. Para o INSS, tanto a retenção feita pela empresa como tomadora quanto a retenção sofrida como prestadora geram evento próprio na EFD-Reinf: R-2010 e R-2020, respectivamente. Já para o PCC e o IRRF, apenas a retenção feita pela empresa como tomadora do serviço é declarada à EFD-Reinf, pelo evento R-4020. A retenção sofrida pela empresa como prestadora não gera evento na EFD-Reinf: ela é utilizada como crédito, abatendo o valor devido nas próprias apurações de IRPJ, CSLL, PIS e COFINS da empresa. O ISS não integra a EFD-Reinf em nenhuma hipótese, por ser uma obrigação municipal, controlada no sistema apenas para visualização dos valores consolidados.

Essa separação explica por que a apuração de PCC e IRRF é exibida por tipo de serviço no painel de Etapas: os valores de serviços tomados alimentam a declaração à EFD-Reinf, detalhada em Gerando o evento R-4020 na EFD-REINF, enquanto os valores de serviços prestados alimentam a compensação nas apurações de IRPJ, CSLL, PIS e COFINS, detalhada em Consultando a Compensação de IRPJ, CSLL, PIS e COFINS Retidos, mais abaixo neste artigo.

Definindo a Modalidade de Apuração: Competência ou Caixa

O OneFlow permite definir, de forma independente para serviços tomados e prestados, se a apuração de PCC e IRRF será controlada por competência ou por caixa.

1) Dentro da empresa, clique no ícone de Engrenagem (⚙️) no canto superior da tela para acessar as configurações da empresa.

2) Na coluna Fiscal, clique em Definições Fiscais.

3) Na aba Apurações (1), localize os campos de PCC e IRRF de Serviços Tomados e Serviços Prestados (2).

4) Para cada campo, selecione a modalidade de controle desejada:

Por Emissão

Ao selecionar a opção “Por emissão”, o OneFlow considerará a retenção na própria competência de escrituração do documento fiscal.

Exemplo: uma nota fiscal de serviço prestado emitida em 03/01/2024 com retenção de IRRF tem sua compensação realizada na competência 01/2024, desde que o campo IRRF Serviços Prestados esteja configurado para controle Por Emissão.

💡 O controle da apuração dos impostos retidos é independente do regime tributário da empresa. Uma empresa pode apurar seus tributos federais pelo regime de competência e, simultaneamente, controlar as retenções fiscais pelo regime de caixa.

Por Pagamento ou Por Recebimento

OneFlow passa a considerar a retenção conforme a baixa financeira das parcelas vinculadas aos documentos fiscais. Quando a nota é paga em várias parcelas, a apuração da retenção é proporcional a cada baixa parcial: não é necessário aguardar a quitação total do documento para que a retenção correspondente seja considerada.

⚠️ Importante

  • O card Recebimentos e Pagamentos é exibido quando existe pelo menos um imposto (PCC ou IRRF, de serviços tomados ou prestados) configurado para controle Por Pagamento/Recebimento. Se a empresa opera pelo regime de competência e não deseja controlar as retenções por pagamento ou recebimento, confira em Definições Fiscais se os campos de PCC e IRRF estão configurados como Por Emissão. Se estiverem configurados como Por Pagamento/Recebimento, o card continua sendo exibido enquanto existirem parcelas pendentes de baixa financeira.

Após configurar um imposto como Por Pagamento ou Por Recebimento, a aba Etapas passa a exibir as notas faturadas na competência e as notas efetivamente recebidas ou pagas naquele período.

Exemplo: com o PCC e o IRRF de Serviços Prestados configurados para controle por recebimento, o painel de Etapas mostra separadamente os documentos escriturados e faturados na competência atual e as notas de serviços prestados recebidas dentro dessa competência.

Documentos de competências anteriores pendentes de baixa aparecem no card Recebimentos e Pagamentos.

5) Salve as definições.

⚠️ Importante

  • A alteração da modalidade de apuração pode impactar competências já escrituradas ou em andamento. Antes de alterar a configuração em empresas com apurações já realizadas, valide os efeitos sobre os documentos fiscais existentes e, quando necessário, crie uma nova vigência para preservar os controles anteriores.

  • Essa configuração de modalidade se aplica a PCC e IRRF. O ISS não possui modalidade configurável no OneFlow: a retenção de ISS é sempre considerada pela competência de emissão do documento fiscal.

Consultando a Apuração dos Impostos Retidos

Após definir a modalidade de controle dos impostos retidos, o OneFlow passará a realizar automaticamente a apuração das retenções conforme as regras configuradas.

Sempre que houver retenções apuradas em notas fiscais de serviços, o OneFlow gera um card no painel de Etapas com o total das retenções identificadas na competência.

1) Dê um duplo clique no card Impostos Retidos para abrir a totalização das retenções agrupadas.

A tela Apuração de Impostos Retidos apresenta os valores de retenções identificados nos documentos fiscais da empresa para a competência selecionada. A consulta separa os valores entre Tomados e entradas e Prestados e saídas, permitindo visualizar tanto a base de cálculo quanto o total dos impostos retidos em cada grupo.

  • (1) Apuração: informa o critério utilizado para o processamento da apuração. Na tela apresentada, está selecionado Regime de Competência.

  • (2) Competência: define o período de referência da apuração exibida. Após alterar a competência, utilize Atualizar para recarregar os dados correspondentes ao período selecionado.

  • (3) Base de cálculo — Tomados e entradas: apresenta o valor total da base de cálculo dos documentos classificados como tomados ou de entrada considerados na apuração de retenções.

  • (4) Imposto — Tomados e entradas: apresenta o valor total dos impostos retidos relacionados aos documentos tomados e de entrada.

  • (5) Base de cálculo — Prestados e saídas: apresenta o valor total da base de cálculo dos documentos classificados como prestados ou de saída considerados na apuração.

  • (6) Imposto — Prestados e saídas: apresenta o valor total dos impostos retidos relacionados aos documentos prestados e de saída.

  • (7) Detalhamento dos impostos retidos: apresenta a consolidação dos valores de retenção por tipo de documento e por tributo. A listagem contém as colunas Tipo, PIS, COFINS, CSLL, IRRF, ISS, INSS, Total retido e Qtd. de documentos.

    Na grade, cada linha representa um grupo de documentos, como Prestados e saídas ou Tomados e entradas. Os valores apresentados em cada coluna correspondem ao total retido daquele tributo dentro do respectivo grupo.

3) Ao abrir uma das opções apresentadas na Apuração de Impostos Retidos, o Oneflow exibe a tela Composição da retenção.

Essa tela detalha quais documentos fiscais compõem o valor consolidado apresentado na apuração. Assim, é possível identificar a origem dos valores retidos e conferir os documentos considerados no cálculo.

Na tela apresentada, a composição corresponde a Tomados e entradas.

Listagem de colunas apresentadas

  • Tipo: identifica a classificação do documento na apuração, como entrada ou saída.

  • Data de emissão: apresenta a data de emissão do documento fiscal.

  • Data de pagamento: informa a data de pagamento registrada para o documento, quando houver.

  • Número: apresenta o número de identificação do documento fiscal.

  • Razão Social: identifica a pessoa jurídica vinculada ao documento.

  • CNPJ: apresenta o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica vinculado ao documento.

  • Total do documento: informa o valor total do documento fiscal.

  • Valor pago na competência: apresenta o valor do documento considerado como pago na competência da apuração.

  • Valor da retenção: apresenta o total das retenções relacionadas ao documento.

Valores retidos por tributo

  • PIS: apresenta o valor retido de Programa de Integração Social.

  • COFINS: apresenta o valor retido de Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social.

  • CSLL: apresenta o valor retido de Contribuição Social sobre o Lucro Líquido.

  • IRRF: apresenta o valor retido de Imposto de Renda Retido na Fonte.

  • ISS: apresenta o valor retido de Imposto Sobre Serviços.

  • INSS: apresenta o valor retido referente ao Instituto Nacional do Seguro Social.

Códigos de retenção

  • Código do PIS: apresenta o código de retenção associado ao PIS no documento.

  • Código da COFINS: apresenta o código de retenção associado à COFINS.

  • Código da CSLL: apresenta o código de retenção associado à CSLL.

  • Código do IRRF: apresenta o código de retenção associado ao IRRF.

Esses códigos identificam o enquadramento informado para cada retenção e devem refletir a classificação fiscal aplicável à operação.

Naturezas de rendimento

  • Nat. Rend. PIS: apresenta a natureza de rendimento associada ao PIS.

  • Nat. Rend. COFINS: apresenta a natureza de rendimento associada à COFINS.

  • Nat. Rend. CSLL: apresenta a natureza de rendimento associada à CSLL.

  • Nat. Rend. IRRF: apresenta a natureza de rendimento associada ao IRRF.

💡 Dica

Para exportar a listagem de retenções e utilizá-la em análises complementares, clique com o botão direito do mouse sobre a listagem e selecione uma das opções de exportação disponíveis. Após escolher o formato, o download será iniciado automaticamente.

Para facilitar a análise dos dados, recomendamos a exportação em Excel.

Consultando a Compensação de IRPJ, CSLL, PIS e COFINS retidos

Para empresas do Lucro Presumido prestadoras de serviços, as notas fiscais de serviços prestados que possuírem retenção de IRRF ou PCC terão seus valores compensados automaticamente conforme a configuração de controle das retenções adotada pela empresa.

Apuração do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e CSLL

1) Para consultar os valores de retenção compensados na apuração do IRPJ e da CSLL, acesse o card “IRPJ e CSLL”.

2) Na aba “Apuração IRPJ” (1), a linha “(-) Imposto de renda retido na fonte” (2) apresentará o valor de IRRF compensado na competência.

3) Já na aba Apuração CSLL (1), a linha (-) CSLL retida na fonte por pessoas jurídicas de direito privado (Lei nº 10.833/2003, art. 30) (2) exibirá o valor de CSLL compensado no período.

Apuração de PIS e COFINS

1) Para consultar os valores compensados de retenção de PIS e COFINS, acesse o card “PIS e COFINS”.

2) Em seguida, acesse a aba “Retenção”.

O OneFlow realiza automaticamente o controle das compensações de PIS e COFINS.

Caso, em determinada competência, o valor das retenções compensadas seja superior ao valor dos impostos devidos, o saldo excedente será demonstrado na coluna “Saldo a utilizar”.

Esse saldo permanecerá disponível para compensação nas competências futuras até sua utilização total.

Entendendo o Recolhimento das Retenções de Serviços Tomados na DCTFWeb

Conforme o art. 19-A da Instrução Normativa RFB nº 2.137/2023, a partir da competência 01/2024 os valores retidos de PCC sobre serviços tomados passaram a ser recolhidos em guia única pela DCTFWeb, sem geração de guia individual no sistema.

Para que o recolhimento seja realizado corretamente, envie as informações dos serviços tomados para a EFD-Reinf por meio do evento R-4020. Após o envio, as informações são consolidadas na DCTFWeb.

Se a configuração da EFD-Reinf para envio do R-4020 ainda não tiver sido realizada, consulte Gerando o evento R-4020 na EFD-REINF.

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