Tipos de consultas disponíveis
A automação no processo de escrituração de notas de serviços do OneFlow está baseado em dois mecanismos de busca de NFS-e:
Portal Nacional de NFS-e: É a plataforma oficial do Governo Federal/Receita Federal que centraliza e padroniza a emissão de notas fiscais de serviços no Brasil. O OneFlow busca as notas nesse ambiente baseado no certificado digital ou no código de acesso da empresa. Todas as cidades que estão centralizadas no ambiente federal estão disponíveis para escrituração automática no OneFlow.
Portal das próprias prefeituras: Mesmo com o ambiente nacional, ainda existem prefeituras que disponibilizam as consultas diretamente em seus portais. Neste caso, ainda é possível habilitar a busca diretamente nessas cidades.
Clique aqui para consultar a lista de cidades disponíveis.
Como habilitar busca de NFS-e no Portal Nacional?
1. Habilite o serviço de busca
Dentro do OneFlow da empresa desejada, acesse a opção "Configuração" disponível no canto superior direito da tela:
Será aberta a tela de "Configuração da Empresa". Acesse a opção "Importações Automáticas" conforme indicado abaixo:
O sistema abrirá a tela de configuração dos serviços automáticos. Procure pela opção "Importação automática de NFS-e nacional" e dê um duplo clique:
Será aberta a tela para que você indique em qual o formato de autenticação que será utilizado:
Há duas opções:
"Ativar a busca das notas fiscais de serviço nacional pelo certificado digital": onde será necessário realizar o upload do certificado digital da empresa.
"Ativar a busca das notas fiscais de serviço nacional por login e senha": onde será nacessário informar os dados de acesso ao portal nacional para a empresa em questão.
Ao clicar em SALVAR, o sistema irá checar se os dados são válidos. Estando tudo correto, o sistema iniciará o processo de escrituração, apuração e contabilização automáticas.
Como habilitar busca diretamente na prefeitura?
Para as cidades que ainda disponibilizam a busca em seus portais, siga os seguintes passos:
1. Habilite o serviço de busca
Dentro do OneFlow da empresa desejada, acesse a opção "Configuração" disponível no canto superior direito da tela:
Será aberta a tela de "Configuração da Empresa". Acesse a opção "Importações Automáticas" conforme indicado abaixo:
O sistema abrirá a tela de configuração dos serviços automáticos. Procure pela opção "Importação Automática de NFS-e" e dê um duplo clique:
Será aberta a tela para que você indique em qual prefeitura deseja habilitar o serviço de checagem. Clique na opção "INCLUIR":
O sistema abrirá então a tela para que você selecione a cidade que deseja monitorar (clique aqui para visualizar a lista de cidades disponíveis):
Após informar a cidade desejada, será solicitado que você complemente com os dados necessários para a busca (no exemplo acima, cidade de São Paulo, é necessário informar a senha de acesso ao site e a Inscrição Municipal.
Ao clicar em SALVAR, o sistema irá checar se o login informado é válido. Estando tudo correto, o sistema iniciará o processo de escrituração, apuração e contabilização automáticas.
Contas a pagar para clientes Omie
Caso a empresa configurada também tenha o Omie ERP, se o OneFlow encontrar novas notas de serviços tomados, além de gerar o contas a pagar do cliente o sistema enviará o seguinte e-mail de alerta:
Esse e-mail será enviado a todos os usuários que tenham acesso ao módulo financeiro do cliente (Omie), com objetivo de alertá-los sobre a geração do contas a pagar do serviço tomado.
Escrituração, apuração e contabilização automática
No momento em que a busca de NFS-e é habilitada no OneFlow, o sistema irá buscar todas as notas existentes desde o dia 1º do mês de configuração do serviço no OneFlow. A partir daí, a busca será realizada diariamente e sempre puxando as notas dos últimos 3 dias.
A cada nota existente, se a mesma não existir no OneFlow o sistema irá automaticamente importar o documento na escrituração fiscal, realizará as apurações que foram configuradas e também a contabilização (se esse recurso também estiver habilitado).
Lembrando que o processo é diário para que você não tenha que executar nenhum processo de importação manual dentro do sistema.
As notas importadas automaticamente pelo OneFlow identificadas como notas de origem "Importação da Prefeitura":
Além disso, o sistema gerará um alerta para sinalizar ao contador que o documento veio direto dos portais oficiais:
Como desligar os alertas dos documentos fiscais?
Por padrão, o OneFlow gera o alerta "NFS-e escriturada via importação da prefeitura" (conforme vimos acima) em cada documento fiscal escriturado dessa origem. Caso você não queira mais receber os alertas, é possível desabilitá-los. Para isso, acesse a rotina de configurações de empresa e acesse a opção "Fiscal Auditorias Automáticas".
Na tela que será aberta, localize a auditoria em questão:
Dê um duplo clique sobre a mesma. Será aberta a tela de configuração para que você indique que não deseja executar a auditoria:
