A importação de Notas Fiscais de Serviço Prestado ou Tomado em massa pode ser realizada por meio de uma planilha em Excel, diretamente no OneFlow.
Embora o OneFlow ofereça a importação automática de NFS-e diretamente das prefeitura e também a possibilidade de integração por arquivos XML, é importante considerar que nem todos os municípios disponibilizam essas opções, principalmente no caso de serviços tomados.
Nesses cenários, a inclusão manual das notas fiscais poderia se tornar necessária, impactando a produtividade da rotina fiscal. Pensando em contornar limitações ou particularidades e trazer mais praticidade ao processo, o OneFlow disponibiliza uma planilha pré-formatada que permite o preenchimento e a importação em lote das NFS-e.
💡Recomendação Importante
Antes de utilizar a importação manual por planilha, recomendamos verificar se a empresa já pode utilizar os recursos de importação automática de NFS-e disponíveis no OneFlow.
Sempre que possível, dê preferência aos mecanismos automáticos de busca e importação, como a integração com prefeituras e a importação pelo Portal Nacional. Esses recursos tornam a rotina mais ágil, reduzem intervenções manuais e ajudam a manter a escrituração mais padronizada.
A importação manual por planilha é indicada principalmente para cenários em que a nota não esteja disponível para captura automática ou quando o município não oferecer integração compatível.
Para conhecer essas opções, consulte os artigos abaixo:
Tópicos do Artigo:
Realizando a importação das NFS-e via Planilha
1) Abra o OneFlow, e acesse o Módulo Fiscal (1) e clique em "Abrir Fiscal" (2) da empresa que irá importar os documentos.
2) Para você realizar a importação das notas de serviço via planilha, basta você acessar aba de Etapas dentro Fiscal (1), e depois selecionar a opção "Nova Importação" (2) disponível na parte inferior da coluna Importação:
3) Logo em seguida, clicar na opção "Download da Planilha":
4) Agora basta você preencher a planilha com todas as notas fiscais de serviço que você deseja importar.
⚠️Importante
Somente as planilhas padrão do sistema podem ser importadas no OneFlow. Caso a empresa utilize uma planilha própria, será necessário transferir as informações para o modelo disponibilizado pelo sistema antes de realizar a importação.
As planilhas são protegidas por senha para preservar a estrutura necessária à leitura e ao vínculo com a base de dados do OneFlow. Por esse motivo, não é possível mover, excluir ou adicionar colunas no arquivo.
Preenchimento da Planilha
Preenchimento da Planilha
(1) Assim que abrir a Planilha Modelo, clique em Habilitar Edição para começar a preencher as informações:
(2) Esta planilha possui dois tipos de coluna:
Opcional. Essas colunas são flexíveis, e o preenchimento fica a seu critério;
Obrigatório. Essas colunas devem ser preenchidas para garantir que a importação seja concluída. As colunas obrigatórias são todas em Azul, sendo elas:
Tipo de Serviço: deve ser informado ser o serviço é Prestado ou Tomado;
Número do Documento: número da NFS-e conforme consta na prefeitura e XML;
CPF ou CNPJ: deverá ser indicado o CPF ou CNPJ do Prestador ou Tomador da nota à depender do tipo de serviço que ela se refere;
Competência: preencher a competência da nota, formato: mm/aaaa
Data de Emissão do documento: preencher a data de emissão da nota, formato: dd/mm/aaaa
Quantidade: indicar a quantidade de serviço (item) que essa nota possuí;
Valor Unitário: preencher o valor unitário do serviço da nota.
⚠️ Atenção!
Deve ser preenchido obrigatoriamente uma das colunas referente ao código do Serviço:
Código do Serviço: Caso a empresa já tenha o serviço cadastrado dentro do OneFlow, clique aqui para saber como cadastrar um serviço, deve ser indicado o código interno do Serviço no OneFlow. Exemplo:
Código do Serviço LC116: Código do serviço LC116 faz parte da lista de atividades pelas quais há a cobrança tributária de ISS. Em caso de dúvidas, consulte sua contabilidade.
Além disso, se o Prestador ou Tomador não estiverem cadastrados no OneFlow, também deverá ser preenchido na planilha as colunas:
Razão Social ou Nome Fantasia
Cidade
5) Após preencher a planilha com todas as notas fiscais de serviço que deseja, basta acessar o OneFlow novamente e clicar na opção Importação de NFS-e:
6) Será aberta uma tela para que você selecione o arquivo preenchido ou arraste ele dentro da área indicada.
7) Pronto! Será apresentado uma mensagem informando que o Arquivo foi Importado com sucesso! Feche a mensagem para concluir:
8) Caso ocorra algum erro durante a importação o sistema irá avisar que houveram linhas que não foram importadas e enviará um relatório de erros no seu e-mail informando quais foram os problemas detectados nos quais impediram aquelas linhas de serem importadas.
Conferindo as notas de serviço importadas
1) Após importado, para visualizar as notas fiscais de serviço que foram escrituradas, basta acessar novamente o Painel de Etapas, o card dos documentos de serviço será apresentado na coluna "Escrituração". Dê um duplo clique no card para visualizar os documentos.
2) Após dar um duplo clique, o sistema abrirá o Painel de Documentos escriturados filtrando todas as notas fiscais de serviço que foram importadas. Sempre serão indicadas como origem "Importação Manual".
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