O OneFlow possui um serviço que verifica diariamente a existência de notas fiscais eletrônicas de serviços (NFS-e) nos sites das prefeituras comparando-as com a escrituração do módulo Fiscal.
Basicamente, são dois tipos de verificação:
Nota de serviço prestado: existindo uma nota na prefeitura que foi emitida fora do sistema ERP (Omie) do cliente, o OneFlow irá capturar a nota, gerará a escrituração fiscal e enviará um alerta ao contador.
Nota de serviço tomado: nas prefeituras que disponibilizam as notas tomadas, caso exista alguma que não esteja no OneFlow, o sistema irá gerar a escrituração fiscal, mas também irá lançar o contas a pagar de serviço tomado.
Clique aqui para consultar a lista de cidades disponíveis.
Para habilitar esse serviço, siga os seguintes passos:
1. Habilite o serviço de busca
Dentro do OneFlow da empresa desejada, acesse a opção "Configuração" disponível no canto superior direito da tela:
Será aberta a tela de "Configuração da Empresa". Acesse a opção "Importações Automáticas" conforme indicado abaixo:
O sistema abrirá a tela de configuração dos serviços automáticos. Procure pela opção "Importação Automática de NFS-e" e dê um duplo clique:
Será aberta a tela para que você indique em qual prefeitura deseja habilitar o serviço de checagem. Clique na opção "INCLUIR":
O sistema abrirá então a tela para que você selecione a cidade que deseja monitorar (clique aqui para visualizar a lista de cidades disponíveis):
Após informar a cidade desejada, será solicitado que você complemente com os dados necessários para a busca (no exemplo acima, cidade de São Paulo, é necessário informar a senha de acesso ao site e a Inscrição Municipal.
Ao clicar em SALVAR, o sistema irá checar se o login informado é válido. Se estiver tudo correto, será executada a primeira consulta verificando as notas existentes nos últimos 3 dias.
2. Nota de serviços tomados
Se o OneFlow encontrar novas notas de serviços tomados, além de gerar o contas a pagar do cliente o sistema enviará o seguinte e-mail de alerta:
Esse e-mail será enviado a todos os usuários que tenham acesso ao módulo financeiro do cliente, com objetivo de alertá-los sobre a geração do contas a pagar do serviço tomado.
Além da geração do contas a pagar, as notas em questão serão automaticamente registradas na escrituração fiscal da empresa e serão identificadas como notas de origem "Importação da Prefeitura":
Alem disso, o sistema gerará um alerta para sinalizar ao contador que o documento veio de fora do Omie:
3. Notas de serviços prestados
Na existência de notas de serviços prestados, o OneFlow irá gerar automaticamente a escrituração da nota fiscal. Nesse caso, nenhuma movimentação será incluída no Omie do cliente.
Da mesma forma como ocorre com os serviços tomados, as notas serão identificadas com a origem "Importação da Prefeitura" e também será gerado um alerta no documento em questão.
4. Como desligar os alertas dos documentos fiscais?
Por padrão, o OneFlow gera o alerta "NFS-e escriturada via importação da prefeitura" (conforme vimos acima) em cada documento fiscal escriturado dessa origem.
Caso você não queira mais receber os alertas, é possível desabilitá-los. Para isso, acesse a rotina de configurações de empresa e acesse a opção "Fiscal Auditorias Automáticas".
Na tela que será aberta, localize a auditoria em questão:
Dê um duplo clique sobre a mesma. Será aberta a tela de configuração para que você indique que não deseja executar a auditoria:
Atenção: O objetivo dessa auditoria é alertar o contador sobre a existência de documentos emitidos fora do Omie do cliente. Ao desabilitar essa auditoria, o contador perderá essa visibilidade.