Monitorar manualmente as notas fiscais de serviços prestados (NFS-e) pode ser uma tarefa trabalhosa e aumentar o risco de falhas, principalmente em empresas com grande volume de documentos. Pensando nisso, o OneFlow disponibiliza o recurso de monitoramento do Portal das Prefeituras, desenvolvido para automatizar a busca e escrituração das NFS-e, proporcionando mais agilidade e segurança na gestão fiscal por meio do login e senha de acesso ao portal da Prefeitura.
É importante entendermos que existem dois tipos de consultas:
Portal Nacional de NFS-e: É a plataforma oficial do Governo Federal/Receita Federal que centraliza e padroniza a emissão de notas fiscais de serviços no Brasil. O OneFlow busca as notas nesse ambiente baseado no certificado digital ou no código de acesso da empresa. Todas as cidades que estão centralizadas no ambiente federal estão disponíveis para escrituração automática no OneFlow.
Portal das próprias prefeituras: Mesmo com o ambiente nacional, ainda existem prefeituras que disponibilizam as consultas diretamente em seus portais. Neste caso, ainda é possível habilitar a busca diretamente nessas cidades.
Clique aqui para consultar a lista de cidades disponíveis.
⚠️ Atenção
Quando a empresa utiliza o Omie, o Monitoramento de NFS-e pode permanecer habilitado. Para evitar a importação duplicada de uma NFS-e de serviço prestado, o OneFlow compara a numeração encontrada no ambiente externo com a numeração das notas emitidas pelo Omie. Quando a numeração for igual, o documento não será importado novamente. Quando for diferente, a nota poderá ser importada pelo OneFlow.
Após a ativação, o sistema passa a buscar automaticamente as NFS-e da competência vigente, desde o primeiro dia do período até a data de configuração, além de continuar monitorando os novos documentos disponibilizados ao longo do mês. Com isso, a operação fiscal ganha mais produtividade, reduz atividades manuais e mantém as informações atualizadas no Módulo Fiscal. Exemplo: Se for ativa em 23/10/2025, desta forma o OneFlow irá buscar todas as notas fiscais do dia 01/10/2025 até 22/10/2025 e depois serão monitoradas diariamente.
Caso esteja trabalhando o Módulo Fiscal em competências retroativa, os documentos fiscais emitidos retroativos poderão ser importados via planilha, digitação ou XML:
💡Dica
Desde 01/2026, as prefeituras passaram a ser obrigadas a aderir ao Portal Nacional. Com isso, recomendamos que habilite o monitoramento nacional, assim o sistema irá capturar e escriturar todas as notas de serviço disponibilizadas no portal Nacional, sem depender da disponibilidade do layout específico da prefeitura da empresa.
Veja como ativar a funcionalidade - Importação Automática de NFS-e - em poucos minutos. 🚀
Tópicos do Artigo
Habilitando a Importação Automática das prefeituras
Para as cidades que ainda disponibilizam a busca em seus portais, siga os seguintes passos:
1) Abra o OneFlow, e acesse o Módulo Fiscal (1) e clique em "Abrir Fiscal" (2) da empresa que ativará a Importação Automática:
2) Dentro do ambiente fiscal da empresa, clique na "Engrenagem" (⚙️) no canto superior da tela.
3) Na tela a seguir, acesse a opção “Importações Automáticas” dentro da coluna Fiscal:
4) Na listagem apresentada, clique na opção "Importação Automática de NFS-e nas prefeituras":
5) Será aberto uma nova tela para que você possa cadastrar a prefeitura dentro da empresa, clique em "Incluir":
6) Você deverá indicar qual a prefeitura que deve ser habilitada na empresa (1).
Ao informar a prefeitura, o sistema automaticamente irá preencher o CNPJ da empresa (2) e Inscrição Municipal (3).
Você precisa preencher o Login (4) e Senha (5) da prefeitura, após preenchido, clique em "Salvar" (6).
Feito isso, o sistema iniciará a busca dos documentos na prefeitura.
⚠️ Importante
Para evitar erro no momento de ativar a prefeitura, você deve ter informado a inscrição municipal nos dados da empresa, exemplo:
Visualizando as NFS-e importadas automaticamente
1) Após cadastrar todas as prefeituras, dentro da empresa, na aba de Etapas, você irá reparar que na coluna 1. Importação e Emissão serão demonstradas todas as prefeituras cadastradas para essa empresa e na coluna 2. Escrituração será demonstrado as notas importadas.
2) Ao acessar as notas escrituradas, os documentos importados automaticamente pelo OneFlow são identificadas como notas de origem "Portal da prefeitura (auto)":
3) Além disso, o sistema gerará um alerta nos documentos integrados para sinalizar ao contador que o documento veio direto dos portais oficiais. Dentro da nota, na aba "Erros e Alertas" (1), você conseguirá consultar a auditoria (2):
4) Dando um duplo clique na auditoria será apresentado a mensagem, selecione a opção "Clique aqui" para resolver o alerta e finalizar a auditoria.
Desligando os alertas dos documentos Fiscais
Por padrão, o OneFlow gera o alerta "NFS-e escriturada via importação da prefeitura" (conforme vimos acima) em cada documento fiscal escriturado dessa origem. Caso você não queira mais receber os alertas, é possível desabilitá-los. Segue os passos abaixo para desabilitar.
1) Acesse a "Engrenagem" (⚙️) no canto superior da tela.
2) Na tela que será aberta, na coluna Fiscal, acesse a opção "Auditorias Automáticas":
3) Dentro da opção de Auditorias, na coluna Escrituração (1), acesse a auditoria de alerta (2):
4) Será aberta a tela de configuração para que você indique que não deseja executar a auditoria (1), feito isso, clique em Salvar (2):
Dessa forma, a auditoria não será mais gerada quando os documentos forem escriturados automaticamente pelo sistema.
Perguntas frequentes
Minha nota de serviço prestado não foi importada automaticamente, o que fazer?
Minha nota de serviço prestado não foi importada automaticamente, o que fazer?
Quando uma NFS-e de serviço prestado não for integrada automaticamente pelo monitoramento da Prefeitura, valide os seguintes pontos:
1. Verifique quando o monitoramento foi ativado
Confira a competência em que o monitoramento foi ativado. A integração automática ocorre a partir dessa competência, ou seja, somente as notas das competências em que o monitoramento estiver ativo serão integradas automaticamente.
Por exemplo: se o monitoramento foi ativado na competência 08, as notas da competência 07 não serão integradas automaticamente. Nesse caso, será necessário realizar a importação do XML.
2. Valide os dados de acesso
Se o monitoramento da Prefeitura estiver ativo e a nota deveria ter sido integrada, confirme se os dados da empresa e as credenciais de acesso ao portal da Prefeitura estão corretos.
3. Valide a forma de acesso utilizada
Confirme se a Prefeitura está integrada ao Portal Nacional de NFS-e.
Caso a Prefeitura esteja integrada ao Portal Nacional e a nota esteja disponível nesse ambiente, realize a configuração do Monitoramento do Portal Nacional para que o OneFlow possa buscar o documento diretamente nesse ambiente.
4. Confirme a existência da nota no Portal da Prefeitura
Acesse o Portal da Prefeitura e verifique se a nota está realmente disponível para a competência em questão. Essa validação permite identificar se a nota está disponível no portal da Prefeitura, mas não foi integrada ao OneFlow.
5. Reative o monitoramento
Se a nota pertence à competência em que o monitoramento está ativo, é possível desabilitar o monitoramento e habilitá-lo novamente. Após a reativação, aguarde uma nova tentativa de integração.
Caso a nota continue sem ser integrada mesmo após essas validações e a reativação do monitoramento, entre em contato com a equipe técnica para que a situação seja analisada.
📚 Artigos Relacionados
