Empresas com estrutura de matriz e filial precisam manter um controle organizado das informações fiscais e operacionais de cada estabelecimento, garantindo que tudo esteja corretamente centralizado e alinhado com as obrigações legais. Sem esse controle, é comum surgirem inconsistências entre unidades e dificuldades na consolidação dos dados.
Ao discorrer deste artigo, você vai entender como cadastrar e gerenciar matriz e filial no sistema, garantindo que cada unidade esteja devidamente configurada e vinculada. A funcionalidade permite estruturar a empresa de forma clara, facilitando a separação e o controle das informações por estabelecimento.
Ao utilizar esse recurso, você melhora a organização dos dados, evita erros na apuração e na entrega das obrigações fiscais, além de facilitar a gestão integrada da empresa. Com isso, sua operação se torna mais eficiente, segura e preparada para o crescimento.
⚠️ Importante
É possível trabalhar com empresas Matriz e Filial nos módulos Fiscal e Contábil. No entanto, esse tipo de empresa não pode utilizar o módulo Folha, pois isso pode causar inconsistências na consolidação das informações entre os módulos.
Tópicos do Artigo:
Cadastrando Matriz e Filiais
💡Dicas
Inicie o cadastro das empresas sempre pela Matriz e, em seguida, realize o cadastro das Filiais.
Para fazer o cadastro, siga os passos dos artigos abaixo:
1) Após cadastrar a empresa, acesse a mesma na competência inicial indicada no momento de habilitar a empresa, o sistema irá exibir o "Assistente de Configuração".
2) Na etapa seguinte "Configurações da Empresa", indique "Matriz" ou "Filial" no campo "Tipo de Estabelecimento":
3) Siga todas as etapas do Assistente de Configurações Iniciais de acordo com o Regime Tributário da empresa até concluir o processo.
Alterando o Tipo de Estabelecimento de empresas já cadastradas
⚠️ Importante
Para empresas do Simples Nacional, na Matriz devem ser informados os valores de faturamento considerando a totalização da Matriz e todas as Filiais.
O sistema permite a edição do RBT12 e FS12 apenas das competências anteriores a competência inicial de apuração do fiscal. Após finalizar a primeira apuração, qualquer ajuste deve ser feito por meio da reabertura da competência, para evitar inconsistências no cálculo do Simples Nacional, no RBT12 e na integração com o PGDAS.
1) Alterando o Tipo de Estabelecimento na Matriz
1.1) No caso de já ter executado o assistente de configuração do OneFlow, você poderá acessar a opção "Configurações" no canto superior direito do sistema:
1.2) Acesse então a opção "Configurações da empresa":
1.3) O sistema exibirá a tela de configurações adicionais da empresa. Nela, indique no campo "Tipo de estabelecimento" a opção "Matriz":
2) Alterando o Tipo de Estabelecimento nas filiais
2.1) Indique no campo "Tipo de estabelecimento" a opção "Filial com Matriz no OneFlow" e no campo "Matriz" indique qual é a empresa Matriz:
2.2) Quando a empresa for do regime simples nacional ao Salvar, o sistema irá exibir a seguinte mensagem:
"Deseja sobrescrever as configurações desta empresa pelos dados da matriz?"
Clique em "Sim" para que o sistema busque os dados da Matriz e grave na Filial para o processamento das apurações.
4) Após configurado as empresas, no caso de empresas do Simples Nacional, revise também o faturamento e a folha de pagamento dos últimos 12 meses.
Para isso, acesse o módulo Fiscal da empresa, entre na aba "Passo a Passo" (1) e clique no botão "Informar Últimos 12 meses" (2):
5) Então será apresentada a tela para que você ajuste os valores de faturamento e folha de pagamento:
Consolidação do movimento
O sistema realiza a consolidação das informações das Filiais na Matriz de forma estruturada, respeitando o fluxo de fechamento de cada módulo. Aqui, a ordem dos processos faz toda a diferença para garantir consistência nos dados.
1) Apurações no módulo Fiscal
Para que a consolidação aconteça corretamente na Matriz, é indispensável que as apurações das Filiais estejam finalizadas.
Funciona assim na prática:
Ao finalizar a apuração de cada Filial, o sistema envia automaticamente os dados para a Matriz
Enquanto existirem apurações em andamento, os valores ainda não são consolidados
Nesse período, o sistema já permite visualizar os valores separadamente (Matriz e Filiais), conforme cada apuração é concluída
A consolidação completa só acontece quando a apuração da Matriz também é finalizada. A partir desse momento, os dados passam a ser exibidos de forma unificada.
Além disso, ao acessar os detalhes da apuração, você pode alternar entre:
visão por estabelecimento (Matriz e Filiais)
visão consolidada
Isso garante flexibilidade na análise sem perder controle sobre a origem das informações.
2) No módulo Contábil
No contábil, a lógica segue o fechamento mensal.
Ao finalizar o mês nas Filiais, o sistema envia todos os lançamentos contábeis da competência para a Matriz
Esses dados passam a compor a base consolidada da empresa
A partir da Matriz, é possível analisar tanto o consolidado quanto o detalhamento por estabelecimento, utilizando filtros na geração de relatórios.
Exemplo prático: você pode gerar um balancete consolidado da empresa inteira ou filtrar apenas uma Filial específica para análise mais detalhada.
