Após a configuração da ECD e o relacionamento do Plano de Contas ao Plano Referencial, o próximo passo é gerar o arquivo da Escrituração Contábil Digital.

No OneFlow, a geração é feita com base nos dados contábeis do período e nos parâmetros definidos na configuração da obrigação.

Esse processo permite exportar o arquivo para validação no Programa Gerador da Escrituração, PGE.

Configurando a ECD

Antes de iniciar a geração da Obrigação é importante ter realizado o cadastro e configuração da obrigação no sistema.

Configurando a ECD

Gerando o SPED Contábil - ECD

⚠️ Importante

A geração da ECD no OneFlow depende de a empresa ter sido iniciada em pelo menos uma competência do ano-calendário da obrigação. Exemplo: para gerar a ECD 2026, referente ao ano-calendário 2025, a empresa precisa ter sido iniciada no OneFlow ao menos em 12/2025.
Se a empresa não tiver nenhuma competência iniciada nesse período, não será apresentado o ano-calendário e a obrigação não será gerada.
É necessário que todos os meses do ano-calendário da ECD estejam fechados para que o card da obrigação seja gerado corretamente.

Caso algum mês seja reaberto (ex.: dezembro para ajustes na base), ao realizar o fechamento novamente, o sistema irá recriar automaticamente o card da obrigação, garantindo a atualização das informações.

1) Acesse o menu superior do Contábil (1), clique em "Gerar Anuais" (2) dentro de obrigações.

2) Clique na obrigação "SPED Contábil ECD"

3) Selecione o ano-calendário (1) e depois clique em "Gerar" (2).

4) Confirme a Geração da ECD.

5) Pronto! O card da obrigação foi gerado e você pode visualizar seu conteúdo a partir da confirmação da mensagem exibida.

6) Assim como outras obrigações no OneFlow, a ECD possui um card específico (3) na coluna de obrigações do painel "Etapas" (2) do módulo Contábil (1).

Esse card é disponibilizado automaticamente no período de janeiro a maio do ano seguinte ao ano-calendário da escrituração, que corresponde ao prazo de entrega.

Exemplo

A ECD 2026 (referente ao ano de 2025) será exibida entre janeiro e junho de 2026.

Como preparar o arquivo da ECD

Após a geração da obrigação, o card será apresentado na coluna de obrigações do painel "Etapas" (2) do módulo Contábil (1).

O card será apresentado em vermelho caso tenham situações pendentes de verificação.

1) Acompanhando a situação da Obrigação

1.1) Ao clicar sobre o card da obrigação "SPED ECD Contábil", existe a aba "Situação" (1), onde você pode acompanhar o andamento da obrigação.

Nessa aba, o sistema apresenta as etapas do processo, organizadas em sequência:

Preparação (2);
Geração (3);
Entrega (4).

Cada etapa indica o status atual da obrigação, permitindo identificar se há pendências ou se o processo já foi concluído.

Observe que a etapa "Preparação" (2) antecede a etapa "Geração" (3). Isso significa que, antes de gerar o arquivo da ECD, é necessário concluir todas as validações e ajustes dessa etapa.

Quando houver pendências na "Preparação" (2), a geração do arquivo não será realizada até que todas as inconsistências sejam corrigidas.

2) Etapa de Preparação - Checklist de Pendências

⚠️ Importante

Não finalize as pendências sem antes analisar os erros identificados.

Esse processo existe justamente para orientar a correção e evitar inconsistências.

Ao ignorar essa etapa, há grande chance de ocorrerem erros na validação do PGE.

Realize os ajustes necessários antes de concluir, garantindo a integridade das informações e evitando retrabalho ou abertura de chamados desnecessários.

2.1) Durante a etapa de Preparação, o sistema realiza verificações automáticas para identificar se os requisitos mínimos para a geração da Escrituração Contábil Digital, ECD, foram atendidos.

Quando alguma condição obrigatória não é atendida, o sistema sinaliza a existência de pendências por meio de um alerta em vermelho. Essas pendências precisam ser analisadas e corrigidas antes da liberação da etapa de geração do arquivo.

As ocorrências identificadas são exibidas na aba "Preparação" (1) e classificadas como Erros ou Alertas.

Erros: são pendências que precisam ser corrigidas no sistema antes da geração do arquivo. Quando não são resolvidas, podem provocar falhas na validação da Escrituração Contábil Digital, ECD, no Programa Gerador da Escrituração, PGE, da Receita Federal, impedindo a transmissão da obrigação.

Alertas: são avisos sobre situações identificadas na empresa que exigem atenção. Embora não impeçam, por si só, a geração do arquivo, podem indicar a necessidade de ajustes manuais após a validação no PGE.

2.2) As pendências são apresentadas para orientar a geração correta da obrigação e apoiar a identificação de inconsistências nas bases de dados da empresa.

Esse acompanhamento ajuda a reduzir, e em alguns casos até eliminar, mensagens de validação geradas pelo Programa Gerador da Escrituração, PGE.

2.2.1) 🔴 Status Pendente

Para liberar a geração do arquivo da ECD, é necessário analisar e resolver todas as pendências que exigem ação.

Para isso, dê duplo clique sobre a pendência para visualizar os detalhes, identificar os ajustes necessários e realizar as correções antes de prosseguir com a geração do arquivo.

Após executar os procedimentos informados nos detalhe da auditoria, clique em "Atualizar CheckList" (1) para que o status da pendência seja atualizado para "Resolvido" (2):

2.2.2)🟠 Status Finalizando Manualmente

Indica que a pendência foi marcada como concluída por meio da opção “Finalizar Pendência” (2), ou seja, apenas o status foi alterado sem que a correção efetiva tenha sido realizada no sistema.

Com isso, o arquivo da ECD pode ser gerado com inconsistências, que serão identificadas pelo PGE no momento da validação.

⚠️ Observação

Recomendamos que essa opção seja utilizada somente em situações que exijam urgência na geração do arquivo da ECD, ou seja, quando não houver a possibilidade de realizar, em tempo hábil, todos os ajustes apontados pelo sistema.

2.2.3)🟢 Status Resolvido

Indica que a ação necessária para a resolução da pendência foi devidamente executada via sistema, garantindo maior integridade das informações que serão geradas no arquivo da ECD.

Parâmetros de geração do arquivo da ECD

Existem três abas na configuração "Dados Gerais" (1), que é fixa e sempre será exibida para preenchimento; e as abas "De/Para (I157)" (2) e "Saldo Anterior (J150)" (3), que são apresentadas conforme os parâmetros que as habilitam. Esses parâmetros estão relacionados ao ano-base da ECD, ou seja, a informações que variam a cada novo exercício.

Aba Dados Gerais

Apresenta um resumo das principais informações que serão geradas no arquivo da ECD. Os campos desabilitados trazem informações que já foram parametrizadas anteriormente, apenas para consulta, ou se tratam de informações fixas do sistema.

Período (2): os campos "De" e "Até" serão apresentados conforme os meses de competência em que a empresa teve movimento no OneFlow, dentro do exercício da ECD.

💡 Dicas

Na geração da ECD, o sistema considera apenas as competências finalizadas dentro do ano-calendário informado.

Exemplo 1 - Empresa iniciou no OneFlow em maio: ao gerar a ECD do ano calendário 20XX e estando com todas as competências finalizadas, o período da mesma será de 01/05/20XX a 31/12/20XX.
Exemplo 2 - Empresa saiu do OneFlow em julho: ao gerar a ECD do ano calendário 20XX e estando com as competências finalizadas até julho, o período da mesma será de 01/01/20XX a 31/07/20XX.
Nessa situação, como a empresa não terá movimentação em competências posteriores, o card da ECD será exibido no último mês finalizado, como julho de 20XX.
Para isso é necessário desabilitar o módulo contábil, veja aqui.

Tipo do Livro (3): o livro será gerado como Diário Geral.

Finalidade (4): será gerada como Original.

Estabelecimento (5): será apresentado conforme os Dados da Empresa, sendo estabelecimento Único ou Matriz.

Modalidade (6): será gerada como Escrituração Centralizada.

💡 Matriz e Filiais: a obrigação SPED Contábil - ECD deve ser incluída e parametrizada somente para a empresa Matriz, pois os dados da escrituração serão gerados de forma 'Centralizada' (Consolidados).

Plano Referencial (7): será apresentado o plano parametrizado na obrigação SPED Contábil - ECD.

Situação no início do período (8): por padrão, será apresentada como 'Normal', mas deve ser alterada conforme a real situação da empresa - Abertura ou Início de Obrigatoriedade.

Estrutura do Plano de Contas Anterior x Atual (I157) (9): por padrão, será apresentada como "Houve mudança no plano de contas" e habilitará a aba "De/Para (I157)".
Se o campo for alterado para "Não houve mudança no plano de contas" a aba de "De/Para (I157)" deixa de ser apresentada.

Sujeita a auditoria independente (10) : será gerada como 'Empresa não é entidade sujeita'.

Outras Inscrições cadastrais da PJ (11): será apresentado conforme parametrizado na obrigação SPED Contábil - ECD.
Conta de Lucros ou Prejuízos Acumulados (12): esse campo só será apresentado se, na obrigação SPED Contábil - ECD, estiver definido para gerar a DLPA - Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados.
Selecione a conta totalizadora (de mais alto nível) de Lucros ou Prejuízos Acumulados, para que o sistema possa fazer a composição dos registros J210/J215 à partir dos saldos da mesma.

⚠️ Os registros (J210/J215) serão gerados somente se o grupo configurado para a DLPA possuir movimento e saldo final diferente de 0,00.

Termos de Abertura e Encerramento
- Número de ordem do livro (13) : informe o número sequencial do instrumento da escrituração.
- Natureza do livro (14): A natureza do livro na Escrituração Contábil Digital (ECD) define a finalidade e a denominação técnica do arquivo digital enviado ao SPED, como Livro Diário, Razão ou auxiliar. Por padrão, será apresentada como "Registro do Livro Diário", podendo ser alterado.
- Encerramento do Exercício Social (15): se trata da data em que foi realizada a última (ou única) Apuração do Resultado Contábil (zeramento dos saldos) da empresa.

Aba De/Para (I157)

É o relacionamento (De/Para) entre as contas contábeis do Plano de Contas atual e as contas do plano referente ao período anterior, utilizado para a geração do registro I157 – Transferência de Saldos, garantindo a correta vinculação e continuidade dos saldos entre os exercícios.

De/Para do Plano de Contas Atual com o Plano Anterior

Aba Saldo Anterior (J150)

Essa aba é exibida apenas para empresas que foram ativadas no OneFlow durante o exercício de geração da ECD. Nela, devem ser informados os saldos das contas de resultado, antes do zeramento, referentes ao período imediatamente anterior ao início da escrituração.

Os valores preenchidos nessa aba serão considerados na coluna Saldo Anterior da Demonstração do Resultado do Exercício, DRE, no registro J150.

💡 Para empresas ativadas em período anterior ao exercício de geração da ECD, essa aba não será exibida, pois o OneFlow já possui os saldos das contas de resultado armazenados no sistema.

Gerando o arquivo da ECD

⚠️ Importante

A transmissão da obrigação a RFB não é realizada pelo OneFlow. Todas as etapas de transmissão, recuperação do arquivo ECD do ano anterior serão feitas diretamente no aplicativo da Receita. Para fazer download do aplicativo e manuais da obrigação, acesse o site oficial.
Importante que todas as pendências apontadas pelo OneFlow sejam cuidadosamente analisadas, pois podem impactar a importação do arquivo no aplicativo da RFB.

O arquivo da ECD será gerado pela primeira vez quando, na aba "Preparação", estiver com todos os indicadores de pendência como resolvidos ou finalizados manualmente. Desta forma, sistema vai identificar que não existem mais pendências a serem resolvidas e gerar o arquivo.

1) Para fazer download do arquivo ECD e realizar a entrega. Acesse a aba "Arquivo ECD" (1).

Localize o arquivo gerado e dê duplo clique para realizar o download (2).

2) Neste momento, na aba "Situação" (1). Visualize a etapa "Geração", indicando que o processo foi concluído com sucesso (2).

Também será indicado o status "Disponível para download" no topo da tela (3).

3) No menu lateral, a opção "Gerar Novamente" ficará habilitada, permitindo que a geração do arquivo seja realizada outras vezes, se necessário.

Clique nessa opção para executar uma nova geração do arquivo caso realize algum ajuste de configuração que impacta diretamente na obrigação.

Informando a Entrega da ECD

1) Para finalizar a obrigação no OneFlow, abra a obrigação e clique na opção "Informar Entrega", disponível no Menu lateral:

2) Na tela de entrega manual, preencha a "Data de entrega" (1), informe o "Número da declaração" (2) e, se necessário, adicione "Observações" (3) se necessário.

Clique em “aqui” (4) para anexar o comprovante de entrega da obrigação;
Após preencher as informações, clique em "Salvar" (5) para concluir o processo.

3) Após salvar, na aba "Situação" (1). Visualize a etapa "Entrega", indicando que o processo foi concluído com sucesso (2).

Também será indicado o status "Entrega efetuada" no topo da tela (3).

4) Na aba Etapas (2), nos meses de janeiro a junho, será apresentado o card, após a finalizada, o card da obrigação será movido para coluna Entregas, onde será exibido com o status atualizado (3).

5) Para verificar o comprovante de entrega anexado. Acesse a aba "Arquivo ECD" (1).

Localize o arquivo gerado e dê duplo clique para visualizar ou realizar o download (2).

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Coleção: SPED Contábil - ECD