A Escrituração Contábil Digital (ECD) é parte integrante do projeto SPED e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir os livros e demonstrações contábeis, em versão digital.

Obrigatoriedade de Entrega:

Forma de Tributação

Empresas obrigadas

Lucro Real

Todas.

Lucro Presumido

Não optou pelo livro caixa (parágrafo único do art. 45 da Lei nº 8.981/1995).

OU

Distribui parcela de lucros ou dividendos sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF) em montante superior ao valor da base de cálculo do imposto sobre a renda apurado diminuída dos impostos e contribuições a que estiver sujeita, independentemente se optou ou não pelo livro caixa.

Imunes/Isentas

Auferiu receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados, cuja soma seja igual ou maior R$ 4.800.000,00.

SCP

Seguem as mesmas regras de obrigatoriedade das empresas do lucro real, presumido e imunes/isentas e entregam a ECD em arquivos separados da sócia ostensiva.

Demais

Entrega facultativa (não há multa por atraso na entrega).

Para preparar a empresa para a geração do arquivo da ECD no OneFlow, deverá realizar as etapas:

Configurando a Obrigação

No OneFlow, tendo selecionado a empresa desejada, acesse a opção 'Configuração da Empresa' (canto superior direito da tela):

Na tela que será aberta, acesse a opção "Contábil / Obrigações":

Clique na opção ‘Incluir’:

No campo ‘Obrigação’, selecione a opção ‘SPED Contábil - ECD’. Os demais campos relacionados à geração serão preenchidos automaticamente:

É importante manter o campo 'Geração' definido como 'Gerar Automaticamente'.

Mantendo o campo 'Em relação à apuração' definido com 'Cinco meses seguintes', fará com que o card da geração da obrigação seja apresentado no painel de Etapas da Empresa de Janeiro a Maio do ano de entrega.

Matriz e Filiais

Em se tratando de empresas matriz e filiais, a obrigação SPED Contábil - ECD deve ser incluída e parametrizada somente para a empresa Matriz, pois os dados da escrituração serão gerados de forma 'Centralizada' (Consolidados).

Aba Dados Gerais da ECD

Nessa aba você irá configurar os seguintes parâmetros da ECD:

As configurações de geração definidas na Obrigação Contábil ECD, são válidas tanto para o exercício atual quanto posteriores, ou seja, não será necessário refazer esses parâmetros a cada entrega.

1 - Plano Referencial ECD/ECF: o Plano Referencial que estiver parametrizado aqui será gerado no registro I051 da ECD, desde que os relacionamentos tenham sido devidamente realizados.

Você pode optar por não gerar o registro I051 (que é facultativo na ECD) porém, recomendamos que essa opção seja marcada SOMENTE para as empresas tributadas pelo Simples Nacional, que não são obrigadas ao SPED ECF. Para as demais empresas, a geração do registro I051 é muito importante para possibilitar o sucesso da recuperação da ECD, que ocorrerá dentro do validador do SPED ECF.

Para mais detalhes sobre o relacionamento do Plano Referencial, clique aqui.

2 - Instituição Responsável pela Administração do Cadastro: informe se há ou não alguma Instituição que, legalmente, tenha direito de acesso ao livro contábil digital da empresa. Essa informação será gerada no registro 0007 (Outras Inscrições Cadastrais).

3 - Data de Conversão de Sociedade Simples em Empresária: caso tenha ocorrido conversão, preencha esse campo com a data em que a Junta Comercial arquivou o documento que formaliza a mesma. Essa informação será gerada no registro I030 (Termo de Abertura).

4 - Geração da DLPA/DMPL: informe se deseja gerar alguma dessas demonstrações contábeis (que são facultativas na ECD) e, em caso positivo, defina qual demonstração deverá ser gerada.

A demonstração definida (DLPA ou DMPL - lembrando que não podem coexistir as duas demonstrações na ECD) será gerada nos registros J210/J215.

A composição dos registros J210/J215 (fatos e saldos contábeis da demonstração) será elaborada automaticamente pelo sistema, no momento da geração, à partir das informações do Balancete (grupo do Patrimônio Líquido) da empresa.

Isso significa que, para gerar as demonstrações DLPA ou DMPL, assim como o Balanço Patrimonial (J100) e a DRE (J150) não é necessário criar modelos de estrutura de demonstrativos.

Aba Signatários

Os signatários configurados serão gerados no registro J930. Clique aqui para mais informações sobre a configuração dos signatários na ECD.

Ao concluir a parametrização, clique em 'Salvar'.

Gerando a Obrigação no Painel de Etapas

Após ter configurado a obrigação, é o momento de incluí-la no Painel de Etapas da empresa.

No Menu Principal/Obrigações, acesse a opção 'Gerar Anuais':

Será aberta a tela de geração da ECD, confirme o exercício, clique em 'Gerar' e pronto! A obrigação (representada pelo card) estará disponível no Painel de Etapas.

Após isso, clique duplo sobre o card para ter acesso aos detalhes de geração do arquivo da ECD, cuja etapas serão explicadas nos próximos tópicos abaixo.

Observações:

  • O card da obrigação será apresentado no painel de etapas para os meses de competência que compreendem o período de entrega da ECD (Ex.: Jan a Mai/2022).

  • É necessário que todos os meses de competência do exercício da ECD (Ex.: Jan a Dez/2021) estejam fechados para que o card da obrigação seja controlado corretamente via etapas da empresa.

  • Se algum mês de competência for reaberto no exercício da ECD (Ex.: em Dez/2021 - para ajustes na base de dados), ao fechá-lo novamente, o card da obrigação é recriado.

Preparação e Geração da ECD

Acompanhando a situação

É importante observar que na aba 'Situação' existe a etapa de 'Preparação', que antecede a geração.

Durante a preparação, o sistema realiza algumas checagens (auditorias) para verificar se os requisitos básicos para a geração da ECD foram atendidos e, em caso negativo, o alerta vermelho sinalizará a existência de pendências, que precisarão ser resolvidas para que seja liberada a etapa de geração do arquivo.

CheckList de Pendências

As pendências encontradas serão apresentadas na aba Preparação e serão classificadas como Erros ou Alertas.

Os erros se tratam de pendências que, se não resolvidos no sistema, ocasionarão outros erros na validação do arquivo ECD pelo PGE (programa validador da RFB), impedindo a sua transmissão.

Os alertas se tratam de avisos ou orientações sobre situações existentes na empresa que podem gerar a necessidade de ajustes manuais após a validação do arquivo no PGE.

Tais pendências são apresentadas com o intuito de alertar sobre melhores práticas de geração ou orientar na resolução de problemas encontrados nas bases de dados das empresas, de forma a reduzir ou até mesmo eliminar as mensagens de validação geradas pelo PGE.

Status das Pendências

Pendente: indica que o erro ou alerta precisa de resolução para liberar a geração do arquivo da ECD.

Dê duplo clique sobre a pendência para verificar os detalhes do erro/alerta e as ações necessárias para resolvê-lo:

Após executar os procedimentos informados no campo 'O que fazer' do detalhe da auditoria, clique em 'Atualizar CheckList' para que o status da pendência seja atualizado para 'Resolvido'.

Finalizado manualmente: indica que o item foi finalizado por meio da opção 'Finalizar Pendência'.

Isso significa que o status da pendência foi alterado, porém, a ação necessária para a resolução do problema não foi executada via sistema, logo, o arquivo da ECD poderá ser gerado com erros que serão acusados pelo PGE no momento da validação.

Recomendamos que essa opção seja utilizada somente em situações que exijam urgência na geração do arquivo da ECD, ou seja, quando não houver a possibilidade de realizar, em tempo hábil, todos os ajustes apontados pelo sistema.

Resolvido: indica que a ação necessária para a resolução da pendência foi devidamente executada via sistema, garantindo maior integridade das informações que serão geradas no arquivo da ECD.

Configurando os parâmetros de geração da ECD

Esses parâmetros correspondem às informações relacionadas ao ano base da ECD, ou seja, aquelas que mudam a cada novo exercício.

Dados Gerais

Apresenta um resumo das principais informações que serão geradas no arquivo da ECD. Os campos desabilitados trazem informações que já foram parametrizadas anteriormente, apenas para consulta, ou se tratam de informações fixas do sistema.

1 - Período: os campos 'De' e 'Até' serão apresentados conforme os meses de competência em que a empresa teve movimento no OneFlow, dentro do exercício da ECD.

2 - Tipo do Livro: o livro será gerado como Diário Geral.

3 - Finalidade: será gerada como Original.

4 - Estabelecimento: será apresentado conforme os Dados da Empresa.

5 - Modalidade: será gerada como Escrituração Centralizada.

6 - Plano Referencial: será apresentado o plano parametrizado na obrigação SPED Contábil - ECD.

7 - Situação no início do período: por padrão, será apresentada como 'Normal', mas deve ser alterada conforme a real situação da empresa - Abertura ou Início de Obrigatoriedade.

8 - Estrutura do Plano de Contas Anterior x Atual (I157): por padrão, será apresentada como 'Houve mudança no plano de contas' e habilitará a aba 'De/Para (I157)'.

OBS.: Se o campo for alterado para 'Não houve mudança no plano de contas' a aba de 'De/Para (I157)' deixa de ser apresentada.

9 - Sujeita a auditoria independente: será gerada como 'Empresa não é entidade sujeita'.

10 - Outras Inscrições cadastrais da PJ: será apresentado conforme parametrizado na obrigação SPED Contábil - ECD.

11 - Conta de Lucros ou Prejuízos Acumulados: esse campo só será apresentado se, na obrigação SPED Contábil - ECD, estiver definido que deseja gerar a DLPA - Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados.

Selecione a conta totalizadora (de mais alto nível) de Lucros ou Prejuízos Acumulados, para que o sistema possa fazer a composição dos registros J210/J215 à partir dos saldos da mesma.

12 - Termos de Abertura e Encerramento

  • Número de ordem do livro: informe o número sequencial do instrumento da escrituração.

  • Natureza do livro: por padrão, será apresentada como 'Registro do Livro Diário', podendo ser alterado.

13 - Encerramento do Exercício Social: se trata da data em que foi realizada a última (ou única) Apuração do Resultado Contábil (zeramento dos saldos) da empresa.

De/Para (I157)

É o relacionamento (De/Para) entre as contas contábeis do Plano de Contas Atual, com o Plano de Contas do período anterior, para a geração do registro I157 - Transferência de Saldos.

Para mais informações sobre o relacionamento entre os Planos Atual x Anterior, clique aqui.

Saldo Anterior (J150)

Essa aba será apresentada somente para as empresas que foram ativadas no OneFlow durante o exercício de geração da ECD, para que sejam informados os saldos das contas de resultado (antes do zeramento) do período imediatamente anterior à ECD.

Os valores informados nessa aba serão gerados na coluna 'Saldo Anterior' da DRE (registro J150).

OBS.: Para as empresas que foram ativadas em período anterior ao exercício de geração da ECD, essa aba não será apresentada porque o OneFlow já possui os saldos das contas de resultado devidamente armazenados.

Gerando o arquivo da ECD

O arquivo da ECD será gerado pela primeira vez quando, estando na aba 'Preparação, clicar na opção 'Atualizar CheckList' e o sistema identificar que não existem mais pendências a serem resolvidas/finalizadas.

Após isso, no Menu lateral estará habilitada a opção 'Gerar Novamente', possibilitando que a geração seja realizada outras vezes, se necessário.

O arquivo gerado estará disponível para download na aba 'Arquivo ECD' para posterior importação e validação no PGE (Programa Gerador e Validador).

Finalizando a obrigação

Para finalizar a obrigação no OneFlow, acesse a opção "Informar Entrega", disponível no Menu lateral.

Será aberta então a tela para informar os dados da entrega da obrigação, podendo anexar também o arquivo do comprovante. Feito isso, clique em "Salvar" para que a obrigação seja atualizada na etapa de 'Entregas' do Painel de Etapas do processo contábil.

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