O OneFlow permite realizar todo o gerenciamento de contratos de estágio de forma integrada à Folha de Pagamento e ao eSocial, desde o cadastro inicial até o encerramento ou efetivação do vínculo.
O sistema disponibiliza a categoria 901 - Estagiário para o cadastro desse tipo de trabalhador, permitindo manter as informações organizadas, garantir o correto envio das obrigações acessórias e automatizar o processamento dos recibos de pagamento.
Neste artigo, descubra como configurar os cadastros obrigatórios, incluir estagiários, processar os recibos e finalizar contratos de estágio no OneFlow.
💡Dica
Para cadastrar um estagiário, tenha em mãos os dados da Instituição de Ensino, o CPF do estagiário e as informações do contrato, como data de término e dados do supervisor.
Tópicos do artigo
Realizando os cadastros iniciais
Antes de incluir um estagiário, é necessário configurar os cadastros que serão vinculados ao contrato: Instituição de Ensino, Categoria e Cargo.
1) Cadastrando Instituições de Ensino
1) Cadastrando Instituições de Ensino
1.1) Dentro do OneFlow, acesse o módulo Folha de Pagamento (1) e posteriormente acesse a empresa selecionando a opção "Abrir Folha" (2).
1.2) Dentro da empresa, acesse o Menu da Folha de Pagamento (1), e no item Cadastros e clique em Instituições de Ensino (2).
1.3) Clique em Incluir.
1.4) Informe o CNPJ da instituição e clique em Pesquisar SEFAZ. O sistema preencherá automaticamente o nome e os dados de endereço.
1.5) Confira as informações e clique em Salvar e fechar para concluir o cadastro.
2) Conferindo a Categoria de estágio
2) Conferindo a Categoria de estágio
O OneFlow já disponibiliza a categoria Estagiário por padrão, com as configurações, Regras de Cálculo e modelo de Recibo pertinentes a esse vínculo. Não é necessário criar uma nova categoria.
Para verificar as configurações da categoria, siga os passos abaixo:
2.1) No Menu lateral da Folha (1), no item Cadastros e clique em Categorias (2).
2.2) Na listagem, localize a categoria Estagiário e clique duas vezes sobre o registro para visualizar os detalhes.
2.3) Na aba Configurações, verifique os parâmetros de integração com o eSocial.
2.4) Na aba Regras de Cálculo, observe que apenas a opção Calcular IRRF permanece habilitada, conforme a tabela oficial. Para a categoria Estagiário, não há incidência de INSS, FGTS, PIS, SEST ou SENAT.
2.5) Na aba Recibos, confirme que o modelo de Recibo Estagiário está vinculado à categoria.
3) Cadastrando o Cargo do estagiário
3) Cadastrando o Cargo do estagiário
Para o estagiário, é necessário incluir um Cargo com as características da atividade que será exercida. Ele será vinculado ao contrato do estagiário durante a inclusão.
3.1) No Menu lateral da Folha (1), no item Cadastros e clique em Cargos (2).
3.2) Na listagem de Cargos, clique em Incluir para cadastrar um novo cargo.
3.3) Preencha os detalhes do cargo de acordo com a atividade que será exercida pelo estagiário.
💡 Dica: Abaixo damos todos os detalhes sobre como realizar o preenchimento do cadastro de cargos.
Incluindo estagiários
Com os cadastros configurados, o próximo passo é incluir o estagiário no sistema.
1) Acesse menu lateral da Folha de Pagamento (1) na aba Trabalhadores clique em Incluir (2).
2) Selecione o tipo de inclusão:
Estão disponíveis os tipos de inclusão: Completa e Preliminar.
Completa: quando todas as informações do estagiário estiverem disponíveis.
Preliminar: quando não for possível obter todas as informações necessárias no momento da inclusão.
3) Preencha as abas do cadastro.
💡 Dica: Clique aqui para consultar os detalhes de preenchimento das abas do cadastro.
4) Acesse a aba Contratos (1) e clique em Incluir (2) para iniciar o cadastro do contrato.
5) Na tela Contrato do Trabalhador, informe a Matrícula (1) e a Data de Admissão (2). Em seguida, na aba Definições Gerais, selecione o Cargo (3). Os demais campos serão preenchidos automaticamente de acordo com as configurações definidas para o cargo.
6) Após identificar que o Cargo está vinculado à categoria Estagiário, o sistema exibirá automaticamente a aba Estágio no Contrato do Trabalhador.
Na aba Estágio, preencha os campos:
(1) Natureza do estágio
(2) Nível do estágio
(3) Número da apólice de seguro
(4) Data final do estágio
(5) CNPJ do agente de integração, quando houver
(6) CPF do supervisor do estágio
(7) Área de atuação
(8) Instituição de Ensino
7) Clique em Salvar (9) para concluir a inclusão do estagiário.
Processando recibos de estagiários
Após concluir a inclusão do estagiário, o processamento do recibo poderá ser realizado normalmente pela Folha de Pagamento.
O OneFlow processa automaticamente os recibos da categoria Estagiário conforme as configurações da categoria e do cargo vinculados ao contrato.
1) Clique em Etapas a coluna Folhas, localize o card Mensal e clique sobre.
2) Clique em Processar recibos.
3) Selecione a opção Estagiários e clique em processar.
4) Após o processamento, o sistema gerará automaticamente os recibos.
5) Para visualizar os recibos gerados, acesse a aba Recibos.
6) Dê um duplo clique sobre o recibo do estagiário para visualizar os detalhes
Exemplo do demonstrativo de pagamento:
Finalizando contratos de estágio
Ao atingir a data final do contrato de estágio, o OneFlow exibirá automaticamente a pendência no Painel de Etapas para que o trabalhador seja efetivado ou desligado.
Efetivando o estagiário
Efetivando o estagiário
Utilize esta opção quando o estagiário for contratado como empregado após o término do estágio.
1) No Menu Folha de Pagamento, clique em Etapas.
2) Na coluna Movimentações, localize o card Término do contrato de estágio e clique sobre o registro.
3) Selecione o trabalhador e clique em Efetivar trabalhador.
4) Na tela Efetivar contrato, preencha:
Data de admissão do novo contrato
Matrícula do novo contrato
Cargo do novo contrato
Categoria do novo contrato
Unidade de pagamento
Salário base
Caso o trabalhador não possua cadastro de PIS, informe também:
Primeiro emprego
• Cidade de nascimento
5) Marque a confirmação do processo e clique em Efetivar.
O sistema realizará automaticamente:
O desligamento do contrato de estágio
A criação do novo contrato do trabalhador
A geração das obrigações relacionadas ao novo vínculo
Desligando o estagiário
Desligando o estagiário
1) Menu Folha de Pagamento, clique em Etapas.
2) Na coluna Movimentações, localize o card Término do contrato de estágio e clique sobre o registro.
3) Selecione o trabalhador e clique em Desligar trabalhador.
4) Na tela Desligar trabalhador, confira:
• Motivo do desligamento
• Data de desligamento
5) Marque a confirmação do processo e clique em Desligar para concluir o encerramento do contrato.
O sistema processará automaticamente o desligamento do contrato de estágio e gerará as obrigações relacionadas ao encerramento do vínculo.
Desligando o estagiário antes do término do contrato
Para desligar o estagiário antes do término do contrato, acesse o rotina de desligamento, informe o estagiário e a data de desligamento. O sistema já assumirá o motivo Término do estágio automaticamente. Clique no botão Salvar, e o sistema irá processar o desligamento na data informada.
Para desligar o aprendiz antes do término do contrato, acesse o rotina de desligamento.
1) No menu lateral da Folha (1), item Desligamentos, clique na opção Incluir (2).
2) Clique na opção Individual.
3) No campo Trabalhador, clique na Lupa (1) para localizar o estagiário. O campo Motivo (2) será preenchido automaticamente. Em seguida, informe a Data do Desligamento (3) e clique em Salvar (4). O sistema processará o desligamento com base na data informada.
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