O OneFlow permite realizar todo o gerenciamento de contratos de estágio de forma integrada à Folha de Pagamento e ao eSocial, desde o cadastro inicial até o encerramento ou efetivação do vínculo.
Com esse processo, é possível manter as informações do estagiário organizadas, garantir o correto envio das obrigações acessórias e automatizar o processamento dos recibos de pagamento.
Neste artigo, descubra como configurar os cadastros obrigatórios, incluir estagiários, processar os recibos e finalizar contratos de estágio no OneFlow.
💡 Para cadastrar um estagiário, tenha em mãos os dados da Instituição de Ensino, o CPF do estagiário e as informações do contrato, como data de término, e dados do supervisor.
Tópicos do artigo
Realizando os cadastros iniciais
Antes de incluir um estagiário, é necessário configurar os cadastros que serão vinculados ao contrato: Instituição de Ensino, Categoria e Cargo.
1) Cadastrando Instituições de Ensino
1) Cadastrando Instituições de Ensino
1.1) No painel Minhas Empresas(1), clique em Abrir Folha(2) da empresa que deseja acessar.
1.2) No Menu Folha de Pagamento, na aba de Cadastros e clique em Instituições de Ensino.
1.3) Clique em Incluir.
1.4) Informe o CNPJ da instituição e clique em Pesquisar SEFAZ. O sistema preencherá automaticamente o Nome e os dados de Endereço.
1.5) Confira as informações e clique em Salvar e Fechar para concluir o cadastro.
2) Conferindo a Categoria de estágio
2) Conferindo a Categoria de estágio
O OneFlow já disponibiliza a categoria Estagiário por padrão, com as configurações, Regras de Cálculo e modelo de Recibo pertinentes a esse vínculo. Não é necessário criar uma nova categoria.
Para verificar as configurações da categoria, siga os passos abaixo:
2.1) No Menu Folha de Pagamento(1), na aba Cadastros e clique em Categorias(2).
2.2) Na listagem, localize a categoria Estagiário e clique duas vezes sobre o registro para visualizar os detalhes.
2.3) Na aba Configurações, verifique os parâmetros de integração com o eSocial.
2.4) Na aba Regras de Cálculo, observe que apenas o Calcular IRRF está ativo, configurado conforme a tabela oficial. Não há incidência de INSS, FGTS, PIS, SEST ou SENAT para essa categoria.
2.5) Na aba Recibos, confirme que o modelo de Recibo Estagiário está vinculado à categoria.
3) Cadastrando o Cargo do estagiário.
3) Cadastrando o Cargo do estagiário.
Para o estagiário, é necessário incluir um Cargo com as características da atividade que será exercida. Ele será vinculado ao contrato do estagiário durante a inclusão.
3.1) No Menu Folha de Pagamento, na aba Cadastros e clique em Cargos.
3.2) Na listagem de Cargos, clique em Incluir para cadastrar um novo cargo.
💡 Dica
Para agilizar o cadastro, você poderá utilizar a opção Duplicar em um Cargo já existente e realizar apenas os ajustes necessários para adequá-lo à categoria Estagiário.
3.3) Informe o nome do Cargo no campo correspondente e, na aba Definições gerais, preencha os campos conforme a atividade do estagiário:
• CBO - Classificação Brasileira de Ocupações: informe o código CBO correspondente à função que será exercida.
• Categoria Sindical Associada: selecione a categoria sindical vinculada ao cargo, quando aplicável.
• Lotação Tributária: informe a lotação tributária correspondente ao cargo.
• Jornada de Trabalho: vincule a jornada de trabalho do estagiário.
• Local de Trabalho: informe o local onde a atividade será exercida.
• Natureza da Atividade: selecione conforme o tipo de trabalho. Para a maioria dos estagiários, utilize Trabalho urbano.
• Categoria: vincule a categoria Estagiário.
3.4) Clique na aba Remuneração e preencha os campos de acordo com as condições do cargo:
• Unidade de pagamento: selecione a forma de pagamento da bolsa, como Por Mês ou Por Hora.
• Salário base: informe o valor da bolsa de estudo definido para o cargo.
• Tipo de salário mínimo: selecione o tipo de referência salarial mínima, quando aplicável.
• Qtde de salários mínimos: informe a quantidade de salários mínimos correspondente, quando aplicável.
3.5) Clique em Salvar para concluir o cadastro do Cargo.
Incluindo estagiários
Com os cadastros configurados, o próximo passo é incluir o estagiário no sistema
1) No Menu Folha de Pagamento(1), na aba trabalhadores clique em incluir(2).
2) Selecione o tipo de inclusão: Completa ou Preliminar.
💡 Utilize a inclusão Preliminar apenas quando não for possível obter todas as informações necessárias no momento do cadastro. Essa opção garante que o prazo de envio ao eSocial não seja perdido.
3) informe o CPF do estagiário e clique em Continuar.
4) Preencha as seguintes abas com os dados do estagiário:
• Dados pessoais: filiação, raça/cor, estado civil, grau de instrução, sexo, país de nascimento, país de nacionalidade, estado e cidade de nascimento, informações sobre deficiência (quando aplicável).
• Endereço: país, CEP, tipo e nome do logradouro, número, complemento, bairro, estado e cidade.
• Documentos: PIS, número do RG, órgão emissor e data de expedição. Os campos de são opcionais e devem ser preenchidos quando aplicáveis.
5) Acesse a aba Contratos e clique em Incluir para iniciar o cadastro do contrato.
6) Na tela Contrato do trabalhador, preencha os campos:
• Matrícula
• Data da admissão
• Cargo
Ao selecionar o Cargo do estagiário, o sistema preencherá automaticamente os demais campos do contrato conforme as configurações realizadas anteriormente no cadastro do Cargo, como:
• Lotação Tributária
• Categoria
• Categoria sindical
• Jornada
• Local de trabalho
7) Após selecionar a categoria de estágio vinculada ao Cargo, o sistema exibirá automaticamente a aba Estágio no contrato.
8) Na aba Estágio, preencha os campos:
• Natureza do estágio
• Nível do estágio
• Número da apólice de seguro
• Data final do estágio
• CNPJ do agente de integração, quando houver
• CPF do supervisor do estágio
• Área de atuação
• Instituição de Ensino
9)Clique em Salvar para concluir a inclusão do estagiário.
Processando recibos de estagiários
Após concluir a inclusão do estagiário, o processamento do recibo poderá ser realizado normalmente pela Folha de Pagamento.
O OneFlow processa automaticamente os recibos da categoria Estagiário conforme as configurações da categoria e do cargo vinculados ao contrato.
1) Clique em Etapas a coluna Folhas, localize o card Mensal e clique sobre.
2) Clique em Processar recibos.
3) Selecione a opção Estagiários e clique em processar.
4) Após o processamento, o sistema gerará automaticamente os recibos.
5) Para visualizar os recibos gerados, acesse a aba Recibos.
6) Dê um duplo clique sobre o recibo do estagiário para visualizar os detalhes
Exemplo do demonstrativo de pagamento:
Finalizando contratos de estágio
Ao atingir a data final do contrato de estágio, o OneFlow exibirá automaticamente a pendência no Painel de Etapas para que o trabalhador seja efetivado ou desligado.
Efetivando o estagiário
Efetivando o estagiário
Utilize esta opção quando o estagiário for contratado como empregado após o término do estágio.
1) No Menu Folha de Pagamento, clique em Etapas.
2) Na coluna Movimentações, localize o card Término do contrato de estágio e clique sobre o registro.
3) Selecione o trabalhador e clique em Efetivar trabalhador.
4) Na tela Efetivar contrato, preencha:
Data de admissão do novo contrato
Matrícula do novo contrato
Cargo do novo contrato
Categoria do novo contrato
Unidade de pagamento
Salário base
Caso o trabalhador não possua cadastro de PIS, informe também:
Primeiro emprego
• Cidade de nascimento
6) Marque a confirmação do processo e clique em Efetivar.
O sistema realizará automaticamente:
O desligamento do contrato de estágio
A criação do novo contrato do trabalhador
A geração das obrigações relacionadas ao novo vínculo
Desligando o estagiário
Desligando o estagiário
1) Menu Folha de Pagamento, clique em Etapas.
2) Na coluna Movimentações, localize o card Término do contrato de estágio e clique sobre o registro.
3) Selecione o trabalhador e clique em Desligar trabalhador.
4) Na tela Desligar trabalhador, confira:
• Motivo do desligamento
• Data de desligamento
5) Marque a confirmação do processo e clique em Desligar para concluir o encerramento do contrato.
O sistema processará automaticamente o desligamento do contrato de estágio e gerará as obrigações relacionadas ao encerramento do vínculo.
Desligando o estagiário antes do término do contrato
Desligando o estagiário antes do término do contrato
Para desligar o estagiário antes do término do contrato, acesse o rotina de desligamento, informe o estagiário e a data de desligamento. O sistema já assumirá o motivo " Término do estágio" automaticamente. Clique no botão "Salvar", e o sistema irá processar o desligamento na data informada.
Para desligar o aprendiz antes do término do contrato, acesse o rotina de desligamento.
1) No módulo "Folha (1)", item Desligamentos. Clique na opção "Incluir (2)".
2) Clique na opção " Individual".
3) Informe o Estagiário, o motivo de desligamento e a data de desligamento. Clique no botão "Salvar", e o sistema irá processar o desligamento na data informada.
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