O Contrato de Serviço no OneFlow é indicado para empresas que precisam registrar e gerenciar serviços prestados de forma recorrente. Com esse recurso, é possível organizar as informações do contrato e facilitar o faturamento mensal das operações.

Ao cadastrar um contrato, você pode definir dados como Cliente, Serviço, Vigência, Condições Comerciais, Condições Financeiras e a Data de Emissão da Nota Fiscal de Serviço. Com isso, o processo se torna padronizado e a rotina de faturamento passa a ter mais agilidade e controle.

💡 Recomendações Úteis

Antes de cadastrar um Contrato é muito importante que você tenha cadastrado seus Clientes e os Serviços que presta;
Também sugerimos que confira o artigo:
- Configurando a emissão da Nota Fiscal de Serviços

Tópicos do Artigo

Cadastrando um Contrato de Serviço
Preenchendo as demais informações do Contrato de Serviço
Ativando o Contrato de Serviço
Duplicando um Contrato de Serviço
Faturando Contrato de Serviço no OneFlow
Agendando o faturamento de Contrato de Serviço

Cadastrando um Contrato de Serviço

1) Abra o OneFlow, acesse o módulo Fiscal (1) e clique em "Abrir Fiscal" (2), o sistema abrirá o módulo desejado na empresa que habilitará a emissão de NFS-e.

2) Para isso, acesse a aba "Etapas"(1) e selecione a opção "+ Nova digitação ou emissão"(2), localizada na parte inferior da tela.

3) Selecione a opção "Contratos de Serviços":

4) Será apresentada uma mensagem informando que a rotina será aberta em uma aba, clique em "Fechar" para prosseguir:

5) Você será direcionado para a tela de "Contratos" (1), onde poderá gerenciar todos os contratos, incluindo aqueles que precisam ser faturados ou renovados.

Para incluir um novo contrato, clique na opção "+ Novo Contrato" (2) na parte inferior da tela.

6) O OneFlow abrirá a tela de cadastro do contrato, onde você deverá preencher as informações necessárias para criar e controlar o contrato mensalmente.

Cliente (1): Indique o cliente para quem você está prestando o serviço. Se for um cliente novo, basta clicar no "link" 🔗 para adicioná-lo rapidamente.

Nº. do Contrato (2): É o código único que identifica o contrato. Caso não tenha uma numeração própria, o OneFlow gera uma automaticamente para você.

Tipo de Faturamento (3): Escolha como será o faturamento do contrato, definindo a periodicidade (mensal, bimestral, trimestral, etc.).

Vigência Inicial (4): Registre a data de início do contrato.

Vigência Final (5): Informe a data de término do contrato, podendo ser alterada se houver renovação ou extensão do serviço.

Dia de Faturamento (6): Defina o dia específico para o faturamento e a emissão da nota fiscal. O OneFlow usará essa data para lembrar quando o pagamento deve ser feito.

Valor do Desconto (7): Total do Desconto informado no contrato.

7) Após preencher os campos, não se esqueça de clicar em "Salvar". Feito isso, deverá incluir as informações do serviço no contrato.

Preenchendo as demais informações do Contrato de Serviço

O Contrato de Serviço é composto por 9 abas estrategicamente desenvolvidas para facilitar a gestão eficiente do seu negócio. Cada aba oferece recursos e informações específicas, por isso, vamos detalhá-las separadamente, para que você possa aproveitar ao máximo todas as funcionalidades disponíveis:

(1) Aba Serviço

Nesta aba você irá preencher todas as informações do Serviço prestado. Vamos aos detalhes dos campos😉

O primeiro passo é informar o Serviço prestado, você poderá realizar esse processo de duas formas:

Incluir novo Serviço

1) Ao incluir um novo Serviço, inicialmente você terá que informar todos as informações do Item do Contrato, preenchendo os seguintes campos:

(1) Tributação dos Serviços. Forma que o governo calcula o imposto sobre esse Serviço. Essa informação você deve verificar com seu contador e/ou com a prefeitura de seu município;
(2) Código do Serviço Municipal ou CNAE. Código que identifica o Serviço na prefeitura do seu município. Essa informação você deve verificar com seu contador e/ou com a prefeitura de seu município;
(3) Código do Serviço LC 116. Código que identifica o Serviço na prefeitura do seu município. Essa informação você deve verificar com seu contador e/ou com a prefeitura de seu município;
(4) Código NBS. NBS é a sigla para a Nomenclatura Brasileira de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio, consulte seu contador sobre os dados de preenchimento deste campo (preenchimento opcional)
(5) Quantidade. Quantos Serviços foram prestados. Pode parecer estranho falarmos de quantidade em prestação de Serviço, mas imagine que você acumulou os Serviços prestados durante um mês e vai faturar tudo de uma vez para o Cliente. Assim sendo, você pode cobrar "4 manutenções de computadores", por exemplo;
(6) Valor Unitário do item. Preço que você cobra pelo Serviço;
(7) Valor das Deduções. Valores de abatimento, caso houverem;
(8) Valor do Desconto. Valor de desconto aplicado no Serviço prestado;
Obs.: Ele pode ser informado em percentual, ou em valor de Desconto
(9) Valor Total do Item. Multiplicação do campo "Quantidade" pelo campo "Valor Unitário do Serviço", menos o Desconto. O Omie faz essa conta automaticamente para você; 😉
(10) Descrição do Serviço. Descrição detalhada do Serviço. Você pode descrever e detalhar o Serviço prestado, sendo que é essa informação que será impressa na nota fiscal (NFS-e) no campo "Discriminação do Serviço". Não há nenhuma regra específica, mas fique atento com textos muito longos, pois algumas prefeituras aceitam somente textos curtos;

2) Preencha também a aba "Impostos e Retenções" e "Lei da transparência dos impostos", caso necessário.

3) Preencha a aba "Outras Informações":

(1) Não gerar Conta a Receber para este item. Defina se esse Serviço deverá, ou não, gerar uma Conta a Receber; deve ser usado apenas por empresas que usam o ERP Omie.
(2) Categoria do Item. Selecione a Categoria desse Item; deve ser usado apenas por empresas que usam o ERP Omie.
(3) Vigência Inicial e Final. Você pode personalizar uma vigência exclusiva para esse item.
Essa função é muito utilizada para cadastro do 13º, onde é cadastrado o Serviço "13º" e determinado uma data específica de vigência, para os meses de novembro e dezembro, desta maneira, apenas no período determinado esse Serviço será faturado com os demais itens do Contrato;

Selecionar serviços já cadastrados

1) Nesta opção, será demonstrada a listagem de todos os Serviços cadastrados, basta que você selecione os Serviços que irão compor o Contrato, e clique em "Incluir os Serviços selecionados":

2) Ao selecioná-los, todos os dados de cadastro serão automaticamente preenchidos no Contrato. Agora é só clicar em "Salvar":

(2) Despesas Reembolsáveis

Utilize essa aba para informar despesas que são necessárias para o contrato e passíveis de reembolso.

1) Clique na opção "Adicionar nova despesa reembolsável":

2) Preencha as informações:

Categoria para Reembolso (1): quem utiliza o ERP Omie deve informar a categoria financeira correta para o Reembolso;

Data (2): informe a data;

Valor (3): inclua o valor da despesa;

Descrição da Despesa Reembolsável (4): digite a descrição da despesa;

Recorrente (5): as despesas reembolsáveis marcadas como recorrentes serão automaticamente replicadas até a vigência final do seu contrato;

Salvar Reembolso (6): clique para registrar o reembolso no contrato.

(3) Informações Adicionais

Nessa aba, você poderá preencher informações adicionais sobre o contrato, como vendedor, projeto, conta bancária, contato, cidade de prestação do serviço, código da obra, código ART, número de encapsulamento, e outros detalhes.

Categoria (1): Deverá ser indicado a categoria do serviço. Uso apenas para empresas que usam o ERP Omie.

Vendedor (2): O vendedor responsável pelo serviço prestado (campo opcional). Uso apenas para empresas que usam o ERP Omie.

Projeto (3): O projeto associado ao contrato. Uso apenas para empresas que usam o ERP Omie.

Conta Corrente (4): A conta bancária que será usada para registrar o financeiro do contrato.

Contato (5): O contato da pessoa com quem o contrato foi fechado (campo opcional).

Cidade de Prestação do Serviço (6): Código IBGE do município onde o serviço foi prestado. Esse dado pode afetar a tributação e a retenção de impostos municipais.

Código da Obra (7): Para serviços de engenharia civil e construção, algumas prefeituras exigem um código da obra, gerado após cadastro no portal da prefeitura, que deve ser inserido ao emitir a nota fiscal.

Código ART (Anotação de Responsabilidade Técnica) (8): Código obtido pelo cliente junto à prefeitura ou contabilidade, que define os responsáveis técnicos pela execução de obras ou serviços nas áreas de engenharia, agronomia, geologia, geografia ou meteorologia.

Número do Encapsulamento (9): O número do Encapsulamento de construção cívil identifica o conjunto de documentos e notas fiscais que comprovam materiais e subempreitadas.

Alterar Outros Detalhes (10): Permite preencher informações adicionais sobre o serviço, como endereço de prestação, intermediário do serviço e a cidade de incidência.

(4) E-mail para o Cliente

Nessa aba, você pode preencher dados para enviar o link da NFS-e gerada diretamente para a prefeitura, além de selecionar os endereços de e-mail do cliente para notificações de faturamento.

Enviar o link da NFS-e gerada na Prefeitura (1): Marque essa opção se quiser enviar ao cliente o link da NFS-e gerada diretamente na Prefeitura.

Utilizar os seguintes endereços de e-mail (2): Exibe os endereços de e-mail cadastrados para o cliente, que receberão as notificações de faturamento.

(5) Vencimento e Textos NFS-e

Aqui, você define o tipo de vencimento (dias após faturamento ou data fixa), a antecipação/postergamento de sábados, domingos e feriados, e os textos a serem incluídos na NFS-e.

Número de Parcelas (1): Defina a quantidade de parcelas que será cobrado no vencimento da fatura.

Tipo de Vencimento (2): Escolha entre duas opções para definir o vencimento:
- Número de dias após o faturamento.
- Fixar um dia específico do mês (de 1 a 31).

Número de Dias (3): Informe o número de dias para o vencimento, caso tenha escolhido a opção de "Número de dias após faturar".

Antecipar ou Postergar Sábados, Domingos e Feriados Nacionais (4): Selecione se deseja antecipar os vencimentos para o último dia útil ou postergar para o próximo dia útil.

Textos NFS-e (5): Escolha as opções que deseja adicionar à descrição dos serviços na NFS-e:
- Período de referência associado ao faturamento.
- Número do contrato.
- Vencimento da parcela.

Período de Referência (6): Se selecionou a opção de adicionar o período de referência, pode escolher marcar o último dia do mês anterior como "Data do RPS" caso tenha escolhido um período anterior.

(6) Observações

Nesta aba, você poderá preencher os seguintes dados:

(1) Observações do Contrato. Você poderá adicionar observações que ficarão disponíveis internamente, elas não serão exibidas na NFS-e;
(2) Dados Adicionais para a Nota Fiscal. Você poderá adicionar observações que ficarão disponíveis na NFS-e;

Ativando o Contrato de Serviço

1) Com todos os dados do contrato preenchidos, salve as informações. Agora basta clicar no botão Ativar localizado na toolbar para confirmar a ativação do contrato.

Pronto! Agora o OneFlow irá gerar uma Ordem de Serviço de forma automática conforme o dia de faturamento do contrato.

2) Você poderá observar todas as ordens de serviço geradas pelos contratos, serão demonstradas na coluna "Faturar Hoje"

Duplicando um Contrato de Serviço

1) No Contrato de Serviço, você terá acesso a todas as informações relacionadas ao Contrato.

No menu direito, clique na opção "Duplicar":

2) Será exibida em tela, uma mensagem de confirmação da operação. Para continuar, clique em "Sim":

3) Pronto! Seu Contrato de Serviço já foi duplicado e o sistema exibirá o número do novo Contrato (1).

Para visualizar o novo Contrato de Serviço, clique em "Visualizar" (2), ou clique em "Cancelar" para visualizá-lo posteriormente (3):

Faturando Contrato de Serviço no OneFlow

1) Dentro da aba "Contratos" (1), onde poderá gerenciar todos os contratos, incluindo aqueles que precisam ser faturados ou renovados.

Em função da vigência e do dia do faturamento definido em cada Contrato, já indicamos exatamente quais Contratos devem ser faturados em cada dia. Você visualiza e confirma quais são esses caras analisando a coluna "Faturar Hoje" (1), para faturar os registros em lote dessa coluna, clique em "Faturar Todos" (2):

2) Agora, clique em "Começar agora" para confirmar o faturamento de todos os registros:

3) Agora, você poderá acompanhar o seu faturamento.

Agendando o faturamento de Contrato de Serviço

1) Dentro da aba "Contratos" (1), onde poderá gerenciar todos os contratos. Verifique no canto superior direito, clique na opção de agendamento:

2) Após acessar a tela "Agendar Faturamento", clique no botão "Ativo":

⚠️ Importante

Apenas as Ordens de Serviço que estiverem na coluna "Faturar hoje" serão faturadas automaticamente;

3) Serão disponibilizados diferentes métodos de agendamento de faturamento.

Vamos explicar abaixo cada uma das opções:

Faturamento Diário

Utilizando a opção de Repetir a cada dia, o OneFlow fatura diariamente suas Ordens de Serviço, no horário definido.

O usuário que agendou o faturamento, é o "Responsável pelo faturamento" (1), no OneFlow este campo sempre será apresentado "OneFlow App", independentemente do usuário. No campo "Iniciar às", defina qual o horário (2) e no campo "Repetir a cada" selecione a opção "dia" (3):

Faturamento Semanal

Com a opção de Repetir a cada semana, o OneFlow fatura semanalmente suas Ordens de Serviço, no horário definido.

O campo de "Iniciar às" você define o horário do faturamento (1), no campo "Repetir a cada", defina "semana" (2), e após isso em "Para os dias" informe os dias a serem faturados (3):

Faturamento Mensal

Utilizando a opção de Repetir a cada mês, o OneFlow fatura mensalmente suas Ordens de Serviço, no horário definido.

O campo de "Iniciar às" você define o horário do faturamento (1), no campo "Repetir a cada", preencha "mês" (2), e após isso em "Todos os dias" defina quais os dias que tem interesse em realizar o faturamento automático mensalmente (3):