Todo mês você precisa enviar o mesmo lembrete por e-mail para o seu cliente?
Com o envio programado, você automatiza esse processo: a mensagem é enviada de forma automática na data de ação da tarefa, poupando o seu tempo.
A ferramenta foi pensada para facilitar a cobrança da movimentação contábil, mas seu uso é amplo e se adapta a outros tipos de comunicações recorrentes.
📌 Atenção: Essa função só esta disponível para obrigações de frequência mensal!
Também temos a opção de envio programado com um link exclusivo para solicitação de documentos.
Tópicos do Artigo:
📌 Entendendo as regras de envio do e-mail
1) A funcionalidade permite o disparo automático de e-mails pré-programados na data de ação da tarefa de obrigação mensal.
2) Se houver mais de uma tarefa com atividade de envio programado e data de ação para o mesmo dia, todos os e-mails serão enviados nesta data, desde que as demais regras sejam atendidas.
3) Nossos envios automáticos ocorrem de segunda a sexta-feira, começando sempre às 07h da manhã (horário de Brasília).
4) Como os disparos são feitos gradualmente ao longo do dia, seu cliente pode receber o e-mail em horários diferentes.
5) As tarefas devem estar geradas antes do início do disparo. Configurações salvas após o horário só serão consideradas no próximo envio.
💡 Exemplo: Se o e-mail for configurado após as 07h da manhã, seu envio automático não ocorrerá no dia atual.
Dica: Nesse cenário você poderá prorrogar a tarefa para a data seguinte.
6) Quando seu cliente clica em responder, o sistema direciona os responsáveis da tarefa como destinatários. Isso é feito para evitar que informações se percam e garantir que o retorno chegue para quem está executando o trabalho.
⚠️ Por esse motivo, os destinatários da resposta podem ser diferentes do e-mail do disparo inicial.
Vale lembrar que o cliente consegue alterar manualmente os destinatários.
7) Está automação não faz o envio de documentos ao cliente.
Passo 1: Acessando a obrigação
1) Na lateral superior à esquerda clique na sua foto ou avatar.
2) No campo de busca da região superior do menu, pesquise por "Obrigações" e abaixo clique na opção correspondente:
3) Na região superior, à direita, pesquise a obrigação, e à esquerda, clique sobre seu nome.
4) Então, ao centro da tela acesse a aba "Atividades":
💡 Você também pode criar uma nova obrigação para essa demanda.
Passo 2: Adicionando uma nova atividade de e-mail
1) A configuração é feita em uma atividade do tipo 'Enviar e-mail'.
2) Após acessar a obrigação, você poderá incluir uma nova atividade, ou configurar uma já existente.
3) Para adicionar uma nova, à esquerda clique em '+ Atividades'.
4) Ao centro da página será exibido um quadro, nele, no campo 'Tipo', selecione a opção 'Enviar e-mail'.
5) Abaixo, em 'Novo Texto' defina um nome para a atividade, depois à direita selecione o botão 'Nova' e clique fora do quadro para fechá-lo:
Passo 3: Ajustando o texto padrão
1) Na lista de atividades, clique no ícone de ferramenta ao lado da atividade de e-mail para abrir o seu quadro de configuração:
2) No quadro de edição do e-mail, em "Categorias" você poderá selecionar uma opção ou deixar o campo vazio:
⚠️ As categorias definem para quais contatos o e-mail será enviado. Para isso, a categoria deve estar vinculada na configuração do e-mail e também no contato.
Atenção: Se nenhuma categoria for definida, o e-mail será enviado para todos os contatos do cliente.
3) Mais abaixo é possível editar o assunto. Se quiser personalizá-lo com alguma informação da tarefa ou do cliente, clique em "Escolha uma variável".
4) Ao selecionar uma variável, ela aparecerá no campo do assunto, e você poderá posicioná-la onde preferir:
⚠️ Evite escrever todo o assunto com letras maiúsculas.
No envio, o assunto é revisado para que cada palavra tenha até duas letras maiúsculas, garantindo melhor aceitação do seu e-mail pelos servidores de destino.
5) No corpo do e-mail escreva o texto que será enviado ao cliente.
6) Abaixo desse campo, à direita, se desejar, você poderá selecionar uma variável e clicar no botão "Adicionar Variáveis".
7) A variável será incluída ao final do texto, mas você poderá alterar sua posição conforme precisar.
8) Após concluir a configuração, no canto inferior esquerdo do quadro, clique em "Salvar":
💡 Clique aqui para entender quais dados a variável personaliza
💡 Clique aqui para entender quais dados a variável personaliza
Confira abaixo os dados que cada variável personaliza no seu e-mail.
Dados do Contato
Nº | Variável | Exibição | Exemplo |
1 | [contato.nome] | Nome do contato | João da Silva |
Dados do Cliente
Nº | Variável | Exibição | Exemplo |
1 | [cliente.apelido] | Apelido do cliente | Omie.G-Click |
2 | [cliente.nome] | Nome do cliente | Omiexperience Ltda |
3 | [cliente.inscricao] | Número da inscrição | 18.511.742/0001-47 |
Dados da Obrigação
Nº | Variável | Exibição | Exemplo |
1 | [obrigacao.nome] | Nome da Obrigação | Fechamento Contábil |
Dados da Tarefa
Nº | Variável | Exibição | Exemplo |
1 | [tarefa.competencia] | Competência da tarefa | JAN/2026 ou 2026 |
2 | [tarefa.vencimento] | Vencimento da tarefa | 31/01/2026 |
Passo 4: Configurando o envio programado
1) Na lista de atividades, clique no ícone de ferramenta ao lado da atividade de e-mail para abrir o seu quadro de configuração:
2) Na região superior, clique na aba "Formas de envio".
3) No campo "Configuração de envio", escolha a opção "Envio programado na data de ação da tarefa":
3) Após isso, enviaremos um e-mail de confirmação para este e-mail. Acesse o e-mail e realize a validação.
⚠️ Lembre-se de consultar a caixa de e-mail principal e também o spam.
Essa validação é importante para não ser inserido um endereço de e-mail não autorizado para o disparo dessas mensagens.
4) Depois de verificar o e-mail, retorne para a página de configuração na G-Click e selecione o botão "Confirmar Validação".
5) Ao final do quadro à esquerda, clique em 'Salvar':
📌 Só é possível configurar UMA atividade de e-mail programado por obrigação. Caso a obrigação não tenha outras atividades além do e-mail programado, a tarefa será concluída assim que o envio ocorrer.
Passo 5: Atualizando as tarefas
1) Quando já existirem tarefas abertas da obrigação é necessário atualizar elas para terem as configurações atuais.
2) Para isso, na região superior do lado esquerdo clique no botão 'Atualizar tarefas'.
3) Será exibido um quadro ao centro da tela, nele marque os clientes que deseja atualizar. Para marcar todos, clique na caixa de seleção à esquerda, ao lado da "#".
4) Ao final da página, à esquerda, clique em 'Alterar' e mantenha a tela aberta até que todos os clientes sejam atualizados:
📌 Somente tarefas abertas e que não tem nenhuma atividade feita são atualizadas. Tarefas já concluídas ou que estão abertas, mas já tem atividades realizadas ou canceladas não atualizam.
Identificando a atividade de envio programado na tarefa
1) Na tarefa de obrigação, logo abaixo do nome da atividade, você encontrará um ícone de sino (1) com a descrição das regras do envio programado.
2) Se não quiser esperar a data programada, você pode realizar o envio manualmente clicando no ícone do envelope azul (2).
3) Caso a atividade não seja necessária, você pode cancelá-la a qualquer momento clicando no ❌ (3):
Perguntas Frequentes (FAQ)
Posso agendar o horário de envio do e-mail?
Posso agendar o horário de envio do e-mail?
Não. O envio se inicia as 07h da manhã (Horário de Brasília) na data de ação da tarefa e pode ocorrer ao longo do dia. Isso é padrão e não editável.
Lembrando que sua tarefa precisa estar configurada antes das 07h da manhã para que o envio ocorra no dia.
O que acontece quando meu cliente responde o e-mail?
O que acontece quando meu cliente responde o e-mail?
Quando seu cliente clica em responder, o sistema direciona a mensagem automaticamente para os responsáveis pela tarefa. Fazemos isso para garantir que o retorno chegue diretamente a quem está executando o trabalho, evitando que informações importantes se percam.
Por esse motivo, os destinatários da resposta podem ser diferentes do e-mail utilizado no disparo inicial. Se o seu cliente mantiver os endereços sugeridos, a comunicação será entregue com segurança para os profissionais que cuidam daquela demanda específica.
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