O assistente de configurações iniciais do OneFlow é o ponto de partida obrigatório de qualquer empresa no sistema, independentemente do regime tributário ou módulo — sem ele, não é possível acessar a empresa, iniciar apurações ou gerar obrigações.
O assistente define as bases sobre as quais o OneFlow vai operar: tipo de estabelecimento, regime de apuração, periodicidade de impostos, forma de geração das guias e categorias financeiras (caso de empresas que usam o ERP Omie). Cada decisão tomada aqui impacta diretamente como os impostos serão cadastrados, apurados e como as obrigações serão entregues mês a mês.
Este artigo cobre o passo a passo para os três regimes tributários atendidos pelo OneFlow e explica o que muda quando a empresa utiliza ou não o Omie ERP integrado.
Antes de começar
Tenha em mãos os dados da data de abertura da empresa, o regime de apuração definido (caixa ou competência), o regime tributário e a data de opção, o faturamento dos últimos 12 meses (para Simples Nacional) e o CPF e código de acesso do PGDAS, caso opte por geração via Robô.
Empresas do Lucro presumido necessitam do integra contador para geração das guias, veja nossa coleção sobre o integra contador.
Tópicos do Artigo
Cadastrando sua empresa
primeiro passo para iniciar o assistente de configurações é ter a empresa cadastrada no OneFlow. Caso ainda não tenha realizado o cadastro da empresa veja nossos artigos:
Empresas que não usam o ERP Omie:
Iniciando o assistente de configuração
No momento do cadastro da empresa é informado a competência que deseja iniciar cada módulo. Esta é a competência correta que deve abrir o módulo fiscal pela primeira vez.
1) Com o cadastro concluído, a empresa será exibida no painel principal com o status "Não iniciada". Esse status será apresentado na competência definida como inicial durante o cadastro. Nas competências anteriores a essa definição, a empresa será exibida com o status "Inativa".
2) Ao acessar uma empresa pela primeira vez no OneFlow, será exibida a tela do Assistente de Configuração. Para iniciar o onboarding:
Clique em "Clique aqui para iniciar as configurações agora mesmo".
⚠️ Importante
Esta etapa é fundamental para o funcionamento correto do sistema, pois define as pré-configurações das apurações e das obrigações para empresa. Preencha todas as informações com atenção para evitar inconsistências futuras. Caso algum dado seja informado incorretamente, ele poderá ser ajustado posteriormente nas configurações da empresa.
Não cadastrei as empresas, como verifico a competência inicial?
Não cadastrei as empresas, como verifico a competência inicial?
Para verificar a competência inicial que a empresa foi cadastrada no módulo fiscal, siga os passos:
1) Após realizar login no portal, acesse seu aplicativo OneFlow e clique em um dos módulos disponíveis (Fiscal, Contábil ou Folha de Pagamento).
2) Será apresentada a tela "Minhas Empresas".
3) Clique no menu suspenso do módulo de sua preferência (1), localize o tópico "Empresas" e clique em "Exibir Todos" (2):
4) Selecione a empresa da qual você quer verificar a competência inicial e clique na opção "Configurar":
5) Clique na aba "Modulos" e certifique-se de qual a competência inicial informada.
⚠️ Importante
Se ao abrir o módulo na competência em questão e não executar o assistente de configurações, significa que ele já foi executado anteriormente.
Caso seja necessário alterar a competência inicial o módulo pode ser reiniciado, o que implica perda de toda a movimentação do módulo, iniciando novamente a partir da nova competência escolhida, conforme artigo:
Assistente de Configurações do Módulo Fiscal: Simples Nacional
1) Configurações da empresa - Simples Nacional
1.1) Ao iniciar, será exibida a tela com os campos abaixo. Preencha cada um deles com atenção:
(1) Tipo de estabelecimento: Serão apresentadas as opções:
Única: utilize a opção Única quando a empresa não possuir filiais.
Matriz: Caso a empresa possua filiais, inicie o assistente de configurações pela Matriz e, após concluir sua configuração, realize a configuração das filiais utilizando a opção Filial com matriz no OneFlow.
Filial com matriz no OneFlow
Filial com matriz fora do OneFlow: Somente quando a matriz da empresa não estiver cadastrada no OneFlow.
(2) Data de abertura da empresa: Data em que a empresa iniciou oficialmente suas atividades conforme contrato social.
(3) Regime de apuração: Defina se a empresa apura os impostos do Simples Nacional por "Competência" ou "Caixa".
(4) Data de início do regime de apuração: Data a partir da qual a empresa passou a adotar o regime de apuração selecionado. Importante definir corretamente essa data, do contrário gerará erros de apuração principalmente para empresas apuradas pelo regime de caixa.
(5) Em qual categoria devemos gerar o contas a pagar do Simples Nacional: Este campo será habilitado apenas para empresas com Omie integrado, está informação é importante para definição da categoria em que os títulos a pagar das guias serão classificados. Para empresas sem Omie, o campo fica bloqueado em "<<Não Gerar Título>>", pois não haverá geração de títulos financeiros.
(6) Como você deseja enviar a declaração e gerar a guia do PGDAS?: O campo Forma de geração da guia do PGDAS oferece três opções, cada uma com características distintas:
Opção | Como funciona | Quando usar |
Não gerar a guia | O sistema apenas realiza a apuração. A geração da guia fica sob responsabilidade do contador ou do cliente, fora do OneFlow. | Quando o escritório prefere gerar a guia manualmente em outro ambiente ou pode ser usada se está cadastrando competências já transmitidas. |
Gerar via Integra Contador | Serviço oficial do SERPRO, contratado à parte. Permite transmissão de declarações e geração de guias de forma integrada e autorizada, sem depender de automações robotizadas. Funciona inclusive durante o horário comercial. | Opção recomendada para transmissões contínuas e estáveis, sem bloqueios. |
Gerar via Robô | O OneFlow simula o acesso ao portal da Receita Federal via automação. Requer informar CPF do responsável e Código de acesso ao PGDAS. | Quando o Integra Contador não foi contratado. |
⚠️ Importante
A geração via Robô, a transmissão do DAS ocorre apenas após as 18h, fora do horário comercial. Durante o dia, as transmissões ficam bloqueadas e são liberadas automaticamente após esse horário. Essa limitação existe porque a Receita Federal restringiu o acesso robotizado aos serviços do gov.br para garantir a disponibilidade dos sistemas.
(7) CPF e Código de acesso: O campo deve ser preenchido ao optar pela geração via robô.
1.2) Após concluir as configurações, clique em Próximo.
2) Faturamento dos últimos 12 meses (RBT12)
Nesta etapa, é necessário informar o faturamento da empresa nos últimos 12 meses, tanto de mercado interno quanto externo, além do valor da folha de pagamento referente ao mesmo período.
Essas informações são fundamentais para que o OneFlow calcule corretamente os impostos do Simples Nacional, garantindo alinhamento com o que foi declarado à Receita Federal. Para empresas sujeitas ao Fator R, esses dados também validam o enquadramento e o cálculo dos tributos.
2.1) Clique sobre o mês desejado.
2.2) Informe:
O valor da "Folha de Pagamento" (1),
O "Faturamento Interno" (2),
O "Faturamento Externo" (3).
Salve as informações e siga para o próximo mês.
2.3) Após informar todos os meses, siga para o próximo passo.
⚠️ Importante
Se em algum mês o faturamento for zero, informe "0" no campo. Se o campo ficar em branco, o OneFlow entenderá que o RBT12 não foi preenchido, o que pode gerar erros nos cálculos e inconsistências futuras.
Você poderá seguir sem concluir o preenchimento dessa etapa, porém o RBT12 deve ser informado antes do fechamento do primeiro mês de processamento no OneFlow— após a primeira apuração, esses dados não podem mais ser editados. Clique em "sim" na mensagem que será apresentada:
Se você não tiver os valores em mãos, é possível consultá-los no último PGDAS transmitido pelo e-CAC. Os campos exibem o RBT12 informado anteriormente, permitindo conferência direta. (Itens 2.2, 2.3 e 2.4 do extrado do PGDAS)
Caso a empresa esteja no primeiro mês de atividade ou não tenha completado 12 meses de atividade, o sistema apresentará os meses correspondentes a atividades.
2.4) A configuração inicial da empresa do Simples Nacional está concluída, clique em "Finalizar".
Assistente de Configurações do Módulo Fiscal: Lucro Presumido (Serviços)
1) Configurações da empresa - Lucro Presumido
1.1) Ao iniciar a empresa do Lucro Presumido, será exibida a tela com os campos abaixo. Preencha cada um deles com atenção:
(1) Tipo de estabelecimento: Serão apresentadas as opções:
Única: utilize a opção Única quando a empresa não possuir filiais.
Matriz: Caso a empresa possua filiais, inicie o assistente de configurações pela Matriz e, após concluir sua configuração, realize a configuração das filiais utilizando a opção Filial com matriz no OneFlow.
Filial com matriz no OneFlow
Filial com matriz fora do OneFlow: Somente quando a matriz da empresa não estiver cadastrada no OneFlow.
(2) Data de abertura da empresa: Data em que a empresa iniciou oficialmente suas atividades conforme contrato social.
(3) Regime de apuração: Defina se a empresa apura os impostos do Simples Nacional por "Competência" ou "Caixa".
(4) Data de início do regime de apuração: Data a partir da qual a empresa passou a adotar o regime de apuração selecionado. Importante definir corretamente essa data, do contrário gerará erros de apuração principalmente para empresas apuradas pelo regime de caixa.
2) Configuração das apurações
2.1) Nesta etapa, defina quais impostos serão calculados e como cada um será apurado:
(1) Quais as apurações devem ser ativadas para a empresa?: Marque quais tributos serão calculados pelo sistema para esta empresa.
As opções disponíveis são:
Contribuição Previdenciária
Funrural
IRPJ e CSLL
PIS e COFINS
ISS
As apurações de IPI, CIAP e ICMS estarão disponiveis quando o OneFlow atender empresas de comércio e indústria do Lucro Presumido.
(2) Em quais categorias devemos gerar o contas a pagar dessas guias?: Este campo será habilitado apenas para empresas com Omie integrado, está informação é importante para definição da categoria em que os títulos a pagar das guias serão classificados. Para empresas sem Omie, o campo fica bloqueado em "<<Não Gerar Título>>", pois não haverá geração de títulos financeiros.
(3) Apuração do IRPJ e CSLL:
Mensal: O sistema irá apurar e gerar as guias mensalmente e o valor adicional será gerado no final do trimestre.
Trimestral: Apuração será apresentada mensalmente para conferência e no final do trimestre serão gerados os valores consolidados para geração das guias. Empresas que possuem presunção majorada devem utilizar essa opção para controle do sistema.
Trimestral com provisionamento mensal: O que muda nesta opção é que a apuração no fiscal ocorrerá trimestralmente conforme opção "trimestral", mas no módulo contábil serão gerados os provisionamentos mensalmente.
(4) Alíquota da CSLL: 9%, 15% ou 20%, A alíquota deve ser definida conforme a legislação e a atividade exercida pela empresa.
⚠️ Importante
As opções de periodicidade e alíquota de IRPJ e CSLL só ficam disponíveis quando os respectivos impostos estão habilitados.
(5) Indique qual a maior receita por tipo de atividade para essa empresa: Este campo ficará ativo apenas quando a apuração "Contribuição Previdenciária" for ativada. Essa informação é utilizada pelo sistema para parametrizações e cálculos da CPRB.
Após finalizar, clique em "Próximo" (6).
2.2) A configuração inicial da empresa do Lucro Presumido está concluída, clique em "Finalizar".
Assistente de Configurações do Módulo Fiscal: MEI
1) Configurações da empresa MEI
1.1) Ao iniciar a empresa MEI, será exibida a tela com os campos abaixo. Preencha cada um deles com atenção:
(1) Data de abertura da empresa: Data em que a empresa iniciou oficialmente suas atividades conforme contrato social.
(2) Em qual categoria devemos gerar o contas a pagar do Simples Nacional: Este campo será habilitado apenas para empresas com Omie integrado, está informação é importante para definição da categoria em que os títulos a pagar das guias serão classificados. Para empresas sem Omie, o campo fica bloqueado em "<<Não Gerar Título>>", pois não haverá geração de títulos financeiros.
(3) Como você deseja gerar a guia do MEI?: O campo Forma de geração da guia do MEI oferece três opções, cada uma com características distintas:
Opção | Como funciona | Quando usar |
Não gerar a guia | O sistema apenas realiza a apuração. A geração da guia fica sob responsabilidade do contador ou do cliente, fora do OneFlow. | Quando o escritório prefere gerar a guia manualmente em outro ambiente ou pode ser usada se está cadastrando competências já pagas. |
Gerar via Integra Contador | Serviço oficial do SERPRO, contratado à parte. Permite a geração de guias de forma integrada e autorizada, sem depender de automações robotizadas. Funciona inclusive durante o horário comercial. | Opção recomendada para transmissões contínuas e estáveis, sem bloqueios. |
Gerar via Robô | O OneFlow simula o acesso ao portal da Receita Federal via automação. Requer informar CPF do responsável e Código de acesso ao PGDAS. | Quando o Integra Contador não foi contratado. |
⚠️ Importante
A geração via Robô, a transmissão do DAS ocorre apenas após as 18h, fora do horário comercial. Durante o dia, as transmissões ficam bloqueadas e são liberadas automaticamente após esse horário. Essa limitação existe porque a Receita Federal restringiu o acesso robotizado aos serviços do gov.br para garantir a disponibilidade dos sistemas.
(4) CPF e Código de acesso: O campo deve ser preenchido ao optar pela geração via robô.
1.2) A configuração inicial da empresa MEI está concluída, clique em "Finalizar".
⚠️ Importante
Para empresas MEI, o sistema realiza a apuração dos impostos com base no CNAE principal, que deve ser informado e vinculado nos dados da empresa após executar o assistente de configurações iniciais. A partir do CNAE, o sistema define se haverá cálculo de ISS e/ou ICMS, garantindo a apuração correta de acordo com a atividade exercida. Para detalhes sobre a apuração do MEI, consulte o artigo Como funciona a apuração do MEI.
Diferença entre empresas com Omie e sem Omie
Durante a execução do assistente de configurações iniciais módulo Fiscal, a principal diferença entre empresas que utilizam o Omie ERP e aquelas que não utilizam ERP integrado está na geração automática de títulos financeiros (contas a pagar).
| Empresas com Omie ERP | Empresas sem ERP integrado |
Apuração dos impostos | Realizada normalmente | Realizada normalmente |
Geração das guias | Conforme configuração | Conforme configuração |
Categoria do contas a pagar | Campo habilitado | Campo bloqueado |
Geração automática de títulos financeiros | Sim, por padrão todos o títulos gerados no fiscal, criam contas a pagar no Omie | Não há geração |
💡 Para empresas com Omie integrado, após a finalização de cada apuração, os títulos das guias (DAS, DARF, etc.) são criados, por padrão, automaticamente no financeiro do Omie. Isso mantém o fiscal e o financeiro alinhados sem necessidade de digitação manual.
Também existe a opção de não gerar contas a pagar no financeiro, veja o artigo: Configurando obrigações para não gerar contas a pagar no Omie ERP.
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