Monitorar manualmente as notas fiscais de serviços tomados (NFS-e) pode ser uma tarefa trabalhosa e aumentar o risco de falhas, principalmente em empresas com grande volume de documentos. Pensando nisso, o OneFlow disponibiliza o recurso de Monitoramento do Portal das Prefeituras, desenvolvido para automatizar a busca e a escrituração das NFS-e, proporcionando mais agilidade e segurança na gestão fiscal por meio do login e senha de acesso ao portal da Prefeitura.
⚠️ Atenção
Nem todas as Prefeituras disponibilizam integração para busca automática de NFS-e de serviços tomados. Consulte a lista de cidades disponíveis antes da configuração.
Caso a Prefeitura esteja disponível para monitoramento, realize a configuração conforme o passo a passo deste artigo. Caso não esteja disponível, recomendamos habilitar o Monitoramento do Portal Nacional, que permite a busca das NFS-e disponibilizadas nesse ambiente, sem depender da disponibilidade de integração específica com o portal da Prefeitura, pois todas as cidades que estão centralizadas no ambiente federal estão disponíveis para escrituração automática no OneFlow.
Quando a empresa utiliza o ERP Omie e possui a busca de serviços tomados ativa, existe uma etapa adicional no fluxo: a nota capturada pelo Omie precisa ser aprovada pelo responsável pelo Financeiro. Enquanto a aprovação não ocorrer, a NFS-e não será escriturada no Fiscal do OneFlow.
Após a ativação, o sistema passa a buscar automaticamente as NFS-e de serviços tomados da competência vigente, desde o primeiro dia do período até a data de configuração, além de continuar monitorando os novos documentos disponibilizados ao longo do mês. Com isso, a operação fiscal ganha mais produtividade, reduz atividades manuais e mantém as informações atualizadas no Módulo Fiscal. Exemplo: Se for ativa em 23/10/2025, desta forma o OneFlow irá buscar todas as notas fiscais do dia 01/10/2025 até 22/10/2025 e depois serão monitoradas diariamente.
💡Dica
Desde 01/2026, as prefeituras passaram a ser obrigadas a aderir ao Portal Nacional. Com isso, recomendamos que habilite o monitoramento nacional, assim o sistema irá capturar e escriturar todas as notas de serviço disponibilizadas no portal Nacional, sem depender da disponibilidade do layout específico da prefeitura da empresa.
Veja como ativar a funcionalidade - Importação Automática de NFS-e - em poucos minutos. 🚀
Tópicos do Artigo
Habilitando a Importação Automática das prefeituras
Para as cidades que ainda disponibilizam a busca em seus portais, siga os seguintes passos:
1) Abra o OneFlow, e acesse o Módulo Fiscal (1) e clique em "Abrir Fiscal" (2) da empresa que ativará a Importação Automática:
2) Dentro do ambiente fiscal da empresa, clique na "Engrenagem" (⚙️) no canto superior da tela.
3) Na tela a seguir, acesse a opção “Importações Automáticas” dentro da coluna Fiscal:
4) Na listagem apresentada, clique na opção "Importação Automática de NFS-e nas prefeituras":
5) Será aberto uma nova tela para que você possa cadastrar a prefeitura dentro da empresa, clique em "Incluir":
6) Você deverá indicar qual a prefeitura que deve ser habilitada na empresa (1).
Ao informar a prefeitura, o sistema automaticamente irá preencher o CNPJ da empresa (2) e Inscrição Municipal (3).
Você precisa preencher o Login (4) e Senha (5) da prefeitura, após preenchido, clique em "Salvar" (6).
Feito isso, o sistema iniciará a busca dos documentos na prefeitura.
⚠️ Importante
Para evitar erro no momento de ativar a prefeitura, você deve ter informado a inscrição municipal nos dados da empresa, exemplo:
Entendendo o fluxo dos Serviços Tomados para clientes que utilizam o Omie ERP
Quando a empresa utiliza o Omie ERP, a NFS-e de serviço tomado segue um fluxo específico de integração no OneFlow:
NFS-e tomada → Contas a Pagar → Sobre Serviço Tomado → Fiscal → Contábil.
O processo ocorre da seguinte forma:
O sistema identifica a NFS-e de serviço tomado.
A nota é registrada no Contas a Pagar.
As informações alimentam a aba "Sobre Serviço Tomado".
O documento é escriturado no Fiscal do OneFlow.
Após a escrituração fiscal, o lançamento é integrado ao Contábil.
E-mail do Contas a Pagar
E-mail do Contas a Pagar
Ao identificar novas NFS-e de serviços tomados, o OneFlow gera automaticamente o Contas a Pagar e envia um e-mail de alerta aos usuários com acesso ao módulo Financeiro.
Esse e-mail é enviado aos usuários com acesso ao módulo Financeiro do cliente, com o objetivo de informar sobre a geração do Contas a Pagar referente ao serviço tomado.
Nota não autorizada no Contas a Pagar
Nota não autorizada no Contas a Pagar
Quando a inclusão da NFS-e no Contas a Pagar do Omie não for autorizada, além do e-mail, será apresentado o alerta: "A inclusão no Contas a Pagar não foi autorizada".
Enquanto a inclusão não for autorizada, a NFS-e não será escriturada no Fiscal do OneFlow e, consequentemente, não seguirá para o Contábil.
⚠️ Importante
Apenas marcar o alerta como resolvido no OneFlow não autoriza a inclusão da nota e não faz com que ela seja escriturada.
Para solucionar o alerta, é necessário acessar o Monitoramento de Contas a Pagar no Omie, onde estarão disponíveis as notas pendentes de autorização.
Acesse o Monitoramento de Contas a Pagar no Omie.
Localize a NFS-e que está pendente de autorização.
Selecione a nota e clique em "Confirmar".
Após a confirmação, a conta capturada pelo Monitoramento de Contas a Pagar ficará com a situação "Confirmado". Com isso, a NFS-e poderá seguir o fluxo de integração e ser escriturada no Fiscal do OneFlow.
Para mais detalhes sobre o processo de autorização, consulte o artigo:
Visualizando as NFS-e importadas automaticamente
1) Após cadastrar todas as prefeituras, dentro da empresa, na aba de Etapas, você irá reparar que na coluna 1. Importação e Emissão serão demonstradas todas as prefeituras cadastradas para essa empresa e na coluna 2. Escrituração serão apresentadas as NFS-e de tomados importadas e escrituradas.
2) Ao acessar as notas escrituradas, os documentos importados automaticamente pelo OneFlow são identificados como notas de origem "Portal da prefeitura (auto)":
3) Além disso, o sistema gerará um alerta nos documentos integrados para sinalizar ao contador que o documento veio direto dos portais oficiais. Dentro da nota, na aba "Erros e Alertas" (1), você conseguirá consultar a auditoria (2):
4) Dando um duplo clique na auditoria será apresentado a mensagem, selecione a opção "Clique aqui" para resolver o alerta e finalizar a auditoria.
Desativando o alerta sobre a importação da prefeitura
Por padrão, o OneFlow gera o alerta "NFS-e escriturada via importação da prefeitura" em cada documento fiscal escriturado dessa origem. Caso seja necessário desabilitar essa auditoria, siga os passos abaixo.
1) Acesse a "Engrenagem" (⚙️) no canto superior da tela.
2) Na tela que será aberta, na coluna Fiscal, acesse a opção "Auditorias Automáticas":
3) Dentro da opção de Auditorias, na coluna Escrituração (1), acesse a auditoria de alerta (2):
4) Será aberta a tela de configuração para que você indique que não deseja executar a auditoria (1), feito isso, clique em Salvar (2):
Dessa forma, a auditoria não será mais gerada quando os documentos forem escriturados automaticamente pelo sistema.
Perguntas frequentes
Minha nota de serviço tomado não foi importada automaticamente, o que fazer?
Minha nota de serviço tomado não foi importada automaticamente, o que fazer?
Quando uma nota de serviço tomadonão for integrada automaticamente pelo Portal Nacional, valide os seguintes pontos:
1º Verifique quando o monitoramento foi ativado
Confira a competência em que o monitoramento foi ativado. A integração automática ocorre a partir dessa competência, ou seja, somente as notas das competências em que o monitoramento estiver ativo serão integradas automaticamente.
Por exemplo: se o monitoramento foi ativado na competência 08, as notas da competência 07 não serão integradas automaticamente. Nesse caso, será necessário realizar a importação do XML.
2º Verifique se a nota foi autorizada no Contas a Pagar
Quando a empresa utiliza o Omie, verifique se a NFS-e foi autorizada no Monitoramento de Contas a Pagar.
Enquanto a inclusão da nota não for autorizada, ela não seguirá para a escrituração no Fiscal do OneFlow.
Caso esteja pendente de autorização, acesse o Monitoramento de Contas a Pagar no Omie, localize a nota e realize a confirmação.
3º Valide os dados de acesso
Se o monitoramento da Prefeitura estiver ativo e a nota deveria ter sido integrada, confirme se os dados da empresa e as credenciais de acesso ao portal da Prefeitura estão corretos.
4º Verifique se a Prefeitura está integrada ao Portal Nacional
Confirme se a Prefeitura está integrada ao Portal Nacional de NFS-e.
Caso esteja integrada e a nota esteja disponível nesse ambiente, realize a configuração do Monitoramento do Portal Nacional para que o OneFlow possa buscar o documento diretamente nesse ambiente.
5º Confirme a existência da nota no Portal da Prefeitura
Acesse o Portal da Prefeitura e verifique se a nota está realmente disponível para a competência em questão.
Essa validação permite identificar se a nota está disponível no portal da Prefeitura, mas não foi integrada ao OneFlow.
6º Reative o monitoramento
Se a nota pertence à competência em que o monitoramento está ativo, é possível desabilitar o monitoramento e habilitá-lo novamente. Após a reativação, aguarde uma nova tentativa de integração.
Caso a nota continue sem ser integrada mesmo após essas validações e a reativação do monitoramento, entre em contato com a equipe técnica para que a situação seja analisada.
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