Ao habilitar uma empresa no sistema OneFlow para o módulo de Folha de Pagamento, grande parte das informações necessárias para o processamento da folha é criada automaticamente. Isso inclui, por exemplo, obrigações, tabelas oficiais e cadastros padrões, além da importação de dados diretamente do ambiente do eSocial para complementar os dados dos trabalhadores.
No entanto, algumas configurações específicas ainda precisam ser revisadas e preenchidas para garantir o correto funcionamento do sistema e evitar inconsistências durante o processamento da folha.
Pensando nisso, o OneFlow disponibiliza o Assistente de Configuração, uma funcionalidade que identifica automaticamente os pontos pendentes e orienta você, de forma simples e guiada, na finalização dessas etapas.
Ao acessar o assistente, o sistema irá apresentar as configurações que ainda precisam ser ajustadas, permitindo que você realize os ajustes necessários de forma rápida e segura.
💡Dica
O Assistente vai lhe conduzir em cada etapa do processo e somente permitirá avançar para a próxima etapa se os requisitos necessários forem atendidos nas etapas anteriores:
1 - Oneflow
2 - Importação eSocial
3 - Configurações
4 - Cadastros complementares
5 - Obrigações
Tópicos do Artigo
Iniciando o Assistente de Configurações
1) No OneFlow, acesse o dashboard Minhas Empresas e clique na opção Abrir Folha (2) da empresa que irá iniciar .
⚠️ Importante
Acesse a empresa na Competência (3) em que a mesma foi habilitada para início de utilização no OneFlow.
2) O sistema apresentará a tela, com as orientações iniciais.
O Assistente irá observar se já foi realizado o treinamento gravado sobre o módulo folha. Esse passo é muito importante para que você conheça o sistema que irá executar os processos de folha de pagamento.
Clique aqui para ver as orientações para acessar os treinamentos gravados:
Clique na opção orientada para seguir para a próxima etapa:
Importando os dados do eSocial
Nesta etapa, será feita a configuração para processo de importação. É necessário informar o certificado digital da empresa (2), pois ele será utilizado para acessar o ambiente do eSocial, permitindo tanto a importação dos dados já existentes quanto o envio automático das obrigações.
Informe SIM no campo Já transmitiu informações para o eSocial (1)
Caso a empresa já tenha iniciado o envio de informações ao eSocial por meio de outro sistema, o OneFlow realizará a importação dos dados existentes no ambiente do eSocial. Esse processo facilita significativamente a migração, garantindo a continuidade das transmissões já iniciadas.
Além disso, essa importação é obrigatória nesses casos, pois o sistema precisa identificar os eventos já enviados anteriormente para dar sequência correta às transmissões.
Se a empresa ainda não realizou nenhum envio ao eSocial, selecione a opção correspondente informando que não houve transmissão (1). Dessa forma, o sistema não habilitará o processo de importação e permitirá avançar para a próxima etapa.
⚠️Importante!
Caso já tenha ocorrido qualquer envio ao eSocial — mesmo que apenas os eventos iniciais, como dados do empregador ou estabelecimento — selecione a opção Sim. Assim, o sistema poderá localizar e importar essas informações automaticamente.
1) Informando o Certificado digital
1.1) Para a comunicação do OneFlow com o eSocial e as integrações das informações entre os sistemas, é necessário que seja feito o upload do certificado digital da empresa.
Clicando em certificado digital, o sistema irá apresentar as Opções (1)
Usar o mesmo certificado digital caso você utilize o OMIE ERP
Usar o mesmo certificado digital do escritório de contabilidade (e-CNPJ)
Utilizar mesmo o certificado digital de outro procurador .
A modalidade (Outro procurador) é comum quando você tem o procurador que utiliza o certificado digital pelo CPF.
Para as opções acima, não é necessário realizar o upload do certificado nesta etapa, pois o sistema irá considerar automaticamente o certificado já configurado nas Configurações Gerais do escritório.
1.2) Para incluir o certificado digital da própria empresa, clique na opção: Importar meu certificado Digital (Modelo A1) (2):
1.3) Faça Upload do arquivo do certificado:
1.4) Informe a Senha(1) e clique na opção Concluir (2):
2) Importando os dados para o eSocial
2.1) Após vincular o certificado digital clique na opção Clique aqui para iniciar o processo de importação dos dados que estão no eSocial (3)
Clique na opção importação eSocial e o sistema irá iniciar o processo de busca de dados. Nessa tela, você poderá acompanhar a quantidade de registros e a situação de cada um dos cadastros, ou seja, se o download já foi solicitado, se está aguardando retorno do eSocial, e se o processo já está concluído com sucesso! E esse é o melhor dos retornos, porque para esses, você já poderá visualizar os detalhes a partir dessa mesma tela, com um duplo clique sobre cada item.
Se houver itens inconsistentes, clique para ver mais detalhes
💡Dica
O sistema localiza no eSocial os últimos períodos de descanso de férias de cada funcionário, porém no eSocial a informação de período aquisitivo não é obrigatório e para esses casos, será necessário vincular os períodos aquisitivos correspondentes aos períodos de descanso das férias.
Caso não desejar informar todos os períodos de férias, tem a opção de informar apenas o mais recente para que o OneFlow dê sequencia aos processos de férias a partir do próximo período de férias em aberto e os demais períodos importados podem ser excluídos.
Se for identificado mais de um vínculo ativo, o sistema apresentará para que você verifique se mantém ou se e excluir por se tratar de informações duplicadas no eSocial.
⚠️ Importante
Esse processo tem a dependência do ambiente externo do eSocial, portanto se houver lentidão na resposta ou eventuais bloqueios no acesso, esse processo poderá demorar até 24 horas.
Se observar que o tempo de processamento ultrapassa 24 horas, pode ser algum problema de conexão ou indisponibilidade do ambiente externo .
Veja algumas possibilidades que podem interromper o processo de importação dos dados do eSocial
1) Clique na opção Reprocessar e aguarde mais 24 horas.
Fique atento a mensagem que avisa sobre os registros já importados serem sobrepostos e informe se deseja que a importação seja feita para todos os registros ou apenas os novos.
2) A interrupção da importação também pode ocorrer quando o certificado digital está configurado com a verificação em duas etapas habilitada. Nesses casos, após desabilitar a verificação, é necessário reprocessar o item na importação para que o sistema realize uma nova tentativa de validação e dê continuidade ao processo.
3) Se já existirem mais de 2 empresas com o processo de importação dos dados do eSocial em andamento, será necessário aguardar a finalização de uma das empresas indicadas para iniciar a importação da próxima empresa.
Configurando as informações de Folha
Aqui estão as configurações iniciais , como dados da empresa, Tipos de Folha de pagamento, que serão processadas e Tabelas padrões que são criadas pelo sistema no momento da habilitação da empresa.
1) Se a empresa não possui vínculos de trabalhadores, informe NÃO no campo: A empresa possui vínculos de trabalhadores para gerar folha de pagamento (1). Desse modo, o sistema não exigirá o preenchimento referente aos tipos de folha processadas.
2) Configurações
Caso as informações sejam importadas do eSocial, não será necessário o preenchimento das configuração, porém é importante acessar essa etapa para certificar-se de que os dados estão corretos.
Se for uma empresa nova será necessário fazer o preenchimentos dos campos.
clique nas setas disponíveis em cada campo e selecione a opção correspondente.
💡Dica
Se essa empresa já foi criada por outro módulo, Fiscal ou contábil os dados são compartilhados entre todos os módulos
3) Tipos de Folha
Configure os tipos de folha que o sistema irá processar para os trabalhadores.
3.1) Clique na opção Clique aqui para definir ou consultar os tipos de Folha que serão processadas.
3.2) Na Aba, Tipos de Folha (1), clique duplo sobre o tipo de folha para inserir as configurações:
⚠️Importante!
Se houver funcionários configure as opções:
Mensal
Férias
Adiantamento (Se houver)
13º salário (Todas as parcelas que houver)
💡Dica
O sistema já apresenta uma configuração padrão, para cada tipo de folha, seguindo o padrão orientado pela legislação vigente, porém você poderá alterar, se desejar.
3.3) Na Folha mensal, opção Configurações Veja as configurações sugeridas pelo sistema.
Campo: Regime de pagamento (1)
Regime de pagamento - Caixa | Regime de pagamento - Competência |
Essa opção deve ser configurada quando a remuneração mensal do trabalhador será paga na competência imediatamente subsequente; | Essa opção deve ser configurada quando a remuneração mensal do trabalho será paga dentro da própria competência |
Deve ser informado no campo de data de Pagamento 5º dia útil Cálculo e fechamento – Mês posterior a competência. | Deve ser informado na Data de Pagamento, o 30º dias corridos. Cálculo e fechamento – Mês de Competência. |
No campo Arredondamento (2), informe se deseja que o valor líquido dos recibos de pagamento seja arredondado por unidade de real, dezena, ou se não haverá arredondamento.
Atualmente, com a predominância do pagamento de salários por meio de crédito bancário, essa opção tornou-se, na maioria dos casos, dispensável.
No campo Cálculo e Fechamento (3), é possível definir se o sistema realizará o cálculo automático dos recibos ou o cálculo e fechamento automático da folha.
Ao optar pelo cálculo automático, o sistema executará essa operação automaticamente nas datas previamente configuradas nos respectivos campos de Prazo (4).
Clicando nas Lupas (5), serão apresentadas as datas apuradas conforme a configuração. O sistema apresentará o respectivo dia, mês e ano correspondente.
Nos Campos : Comissões OMIE ERP (6)
Permite integrar os valores da folha com o sistema ERP:
Integrar os valores: habilita o envio dos valores de comissões do sistema financeiro
Demais campos:
Período (dia inicial e final)
Tipo de integração
Rubrica para lançamento
Na Aba, Cálculo (1) , são definidos os critérios utilizados pelo sistema para o cálculo dos recibos de pagamento proporcional para os mensalistas e para o cálculo dos recibos de trabalhadores horistas.
Após verificar os campos, clique na opção Salvar (2)
4) Tabelas Oficiais padrões
O sistema executa a criação das tabelas padrões OneFlow automaticamente :
Tipo | Itens |
Tabelas Oficiais | Tabela de INSS Tabela de IRRF (Mnesal e PLR) FPAS e Terceiros CNAE - RAT Salário mínimo Salário família CBO |
Cadastros Padrões | Categorias Feriados Locais - (Geral Administrativo) Rubricas |
Relatórios | Admissionais Desligamentos |
Ocorrências / Desligamentos | Tabelas de Tipos de ocorrências Tabela de motivos de desligamentos
|
Reajustes salariais | Tabela de tipos de reajustes |
Obrigações | Desligamentos DCTF- WEB - Mensal DCTF WEB -13º salário Seguro desemprego Férias Folhas FGTS Mensal FGTS Rescisório Relatório Sindical Controle dos períodos de experiência |
Clique na opção Próximo, para seguir para a próxima etapa
Informando os cadastros complementares
Caso seja realizada a importação de dados do eSocial, alguns cadastros serão automaticamente preenchidos. No entanto, existem informações que não são disponibilizadas pelo eSocial e, portanto, deverão ser cadastradas manualmente.
Da mesma forma, se não houver importação, todos os cadastros complementares precisarão ser inseridos.
No campo A empresa possui apenas trabalhadores sem vínculo empregatício, informe SIM quando se tratar de uma empresa que não possui empregados, apenas vínculos com sócios e autônomos.
Nesses casos, não será necessário realizar o preenchimento dos cadastros de Sindicatos e Jornadas de trabalho.
1) Lotação Tributária
1) Lotação Tributária
A lotação tributária é utilizada para definir como serão apurados os encargos previdenciários da empresa e quais informações serão enviadas ao eSocial para cada estabelecimento ou obra.
Durante a importação do eSocial para o OneFlow, as informações de lotação tributária já cadastradas serão identificadas e vinculadas automaticamente. Caso não exista uma lotação tributária cadastrada, o sistema apresentará essa informação como inconsistente, pois trata-se de um dado obrigatório para o processamento da folha.
Para mais detalhes sobre o cadastro de lotações tributárias, acesse o artigo
Nele você encontrará o passo a passo completo para inclusão e configuração das lotações tributárias
2) Cadastro de Jornadas
2) Cadastro de Jornadas
As jornadas de trabalho são utilizadas para definir os horários e a carga horária dos trabalhadores, servindo como base para os cálculos da folha de pagamento e para os processos relacionados ao controle de jornada.
Com a implementação do eSocial Simplificado, as informações básicas de jornada são criadas automaticamente durante a importação dos trabalhadores. No entanto, pode ser necessário complementar ou ajustar essas informações conforme a necessidade da empresa.
As jornadas podem ser utilizadas tanto para horários fixos quanto para escalas de trabalho, permitindo a definição da carga horária que será aplicada aos contratos dos trabalhadores.
Para mais detalhes sobre o cadastro de jornadas, acesse o artigo:
Nele você encontrará o passo a passo completo para inclusão, alteração e configuração das jornadas dos trabalhadores.
3) Cadastrando de sindicatos
3) Cadastrando de sindicatos
O cadastro de sindicatos é utilizado para definir as regras sindicais que serão aplicadas aos trabalhadores vinculados a determinada categoria profissional.
Durante a importação do eSocial, o OneFlow identifica a categoria sindical informada no cadastro do trabalhador e cria automaticamente o cadastro do sindicato quando as informações estiverem disponíveis. Essas informações são utilizadas para configurar regras que impactam o processamento da folha, como cálculo de descanso semanal remunerado (DSR), médias salariais, adicionais, tempo de serviço e demais particularidades previstas em convenções e acordos coletivos.
Para mais detalhes sobre o cadastro de sindicatos, acesse o artigo
Nele você encontrará o passo a passo completo para inclusão, alteração e configuração de sindicatos.
4) Cadastrando Cargos
4) Cadastrando Cargos
O cadastro de cargos é utilizado para padronizar as funções exercidas pelos trabalhadores da empresa, facilitando os processos de admissão e gestão dos contratos.
Durante a importação do eSocial, os cargos já existentes serão identificados automaticamente. Novos cargos podem ser cadastrados ou as informações dos cargos importados podem ser complementadas para atender às necessidades da empresa.
As informações cadastradas nos cargos poderão ser utilizadas durante a admissão dos trabalhadores, agilizando o preenchimento dos dados contratuais.
Para mais detalhes sobre o cadastro de Cargos, acesse o artigo
Nele você encontrará o passo a passo completo para inclusão, alteração e configuração de Cargos.
5) Importando dados complementares
5) Importando dados complementares
Nem todas as informações cadastrais dos trabalhadores estão disponíveis no eSocial, principalmente para empresas que realizaram envios utilizando as versões simplificadas do sistema.
Para auxiliar no preenchimento dessas informações, o OneFlow disponibiliza uma planilha de importação de dados complementares, permitindo a inclusão de informações que não puderam ser obtidas durante a importação dos dados do eSocial.
Esses dados complementares são utilizados para completar o cadastro dos trabalhadores e garantir que todas as informações necessárias estejam disponíveis para o processamento da folha de pagamento.
Para orientações sobre o preenchimento da planilha e o processo de importação dos dados complementares, consulte o artigo
Informando as Obrigações
As obrigações serão criadas automaticamente no processo de habilitação da empresa
1) Se a empresa possui Omie financeiro é necessário vincular o código de lançamento desse pagamento no contas a pagar. Você só precisará fazer isso apenas uma vez ou, caso a empresa desejar enviar arquivo remessa para o banco com os valores líquidos dos salários, por aqui, você também poderá informar os dados bancários.
As opções devem ser informadas conforme a situação da empresa para que o assistente identifique se deve considerar a etapa concluída, quando não houver integração com o financeiro ou a geração do arquivo remessa.
Se identificado que não possui o sistema Omie os campos serão desabilitados automaticamente.
Essas definições influenciam diretamente nas funcionalidades disponíveis dos campos seguintes.
1.1) Recibos
Informe o vínculo para a integração com o contas a pagar do Omie Financeiro.
Se não vai utilizar a integração com o Omie financeiro, selecione a opção: <<Não Gerar Título>>
1.2) Impostos
Informe a categoria para integração do contas a pagar dos impostos FGTS rescisório e FGTS digital.
Se a empresa for MEI, será habilitado a opção para informar o contas a pagar do DAE (Documento de arrecadação eSocial)
Se a empresa não possui Omie financeiro essa opção ficará desabilitada.
1.3) Integração com o banco
Caso desejar gerar arquivo remessa com os valores de líquido a pagar para os funcionários , informe um dos bancos já disponíveis ou se você trabalha com um banco que não tem na lista, informe ao nosso suporte técnico para que possamos fazer a inclusão no sistema.
1.4) eSocial
A opção eSocial, só será habilitada se houver o vínculo do certificado digital, porque é uma condição necessária para a transmissão dos eventos. Se for uma empresa que ainda não iniciou a transmissão dos eventos pelo eSocial, você vai marcar a opção
Ativar o eSocial para transmissão dos eventos do OneFlow imediatamente.
Mas, caso o eSocial ainda esteja ativo e sendo transmitido por outro software, marque a opção: Não ativar o eSocial agora (1), os eventos ainda estão sendo transmitidos por outro software, para que você não tenha conflito na transmissão dos eventos.
Clique na opção Salvar e fechar (2)
Se clicar na opção Ativar o eSocial para a transmissão dos eventos Oneflow imediatamente, o sistema ativará o eSocial na mesma competência de habilitação da empresa no OneFlow e iniciará automaticamente a transmissão dos eventos da carga inicial do eSocial.
Você poderá acompanhar o processo, por meio do CARD da carga inicial.
Clique aqui para ver mais detalhes.
Prontinho, após passar pelas etapas anteriores, clique na opção Finalizar, o sistema de folha de pagamento OneFlow, está pronto para ser utilizado!
Se você optou por não ativar eSocial , clicando nessa opção (1), você será direcionado para o artigo que contém mais detalhes:
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