Monitorar manualmente as notas fiscais de serviço tomadas (NFS-e) pode ser uma tarefa trabalhosa e aumentar o risco de falhas, principalmente em empresas com grande volume de documentos. Pensando nisso, o OneFlow disponibiliza o Monitoramento do Portal Nacional, desenvolvido para automatizar a busca e a escrituração das NFS-e de serviços tomados, proporcionando mais agilidade e segurança na gestão fiscal.
A funcionalidade pode ser habilitada por meio de login e senha ou certificado digital, oferecendo flexibilidade conforme a necessidade da operação.
Neste artigo, veja como ativar o monitoramento e entenda os principais pontos do fluxo de integração das NFS-e de serviços tomados no OneFlow. 🚀
⚠️ Atenção
Nem todas as Prefeituras disponibilizam a importação de NFS-e de serviços tomados. Por isso, verifique se a Prefeitura disponibiliza esses documentos. Caso não disponibilize, habilite o Monitoramento do Ambiente Nacional para realizar a busca das notas por essa fonte. Dessa forma, as notas poderão ser capturadas pelo Nacional mesmo quando a Prefeitura não disponibilizar os serviços tomados.
Quando a empresa utiliza o Omie e possui a busca de serviços tomados ativa, existe uma etapa adicional no fluxo: a nota capturada pelo Omie precisa ser aprovada pelo responsável pelo Financeiro. Enquanto a aprovação não ocorrer, a NFS-e não será escriturada no Fiscal do OneFlow.
Para evitar possíveis duplicidades, não é recomendado manter o monitoramento da Prefeitura e do Ambiente Nacional habilitados simultaneamente. O sistema realiza validações utilizando, entre outras informações, a numeração da nota fiscal. Por isso, diferenças na quantidade de caracteres ou na forma como cada ambiente disponibiliza a numeração podem afetar a identificação do mesmo documento.
Após a ativação, o sistema passa a buscar automaticamente as notas fiscais da competência vigente desde o primeiro dia do período até a data de configuração, além de continuar importando os novos documentos disponibilizados ao longo do mês. Exemplo: se o monitoramento for ativado em 23/10/2025, o OneFlow buscará as notas disponíveis desde 01/10/2025 até 22/10/2025 e continuará monitorando os novos documentos.
Caso esteja trabalhando o Módulo Fiscal em competências retroativas, os documentos fiscais de períodos anteriores poderão ser importados por planilha, digitação ou XML.
Tópicos do Artigo
Ativando a Importação Automática de NFS-e
1) Abra o OneFlow, e acesse o Módulo Fiscal (1) e clique em "Abrir Fiscal" (2) da empresa que irá ativar a importação automática.
2) Dentro do ambiente fiscal da empresa, clique na "Engrenagem" (⚙️) no canto superior da tela.
3) Na tela a seguir, acesse a opção “Importações Automáticas” dentro da coluna Fiscal:
4) Na listagem apresentada, clique na opção "Importação Automática de NFS-e Nacional"
5) Escolha uma das formas disponíveis para ativar o monitoramento das notas fiscais de serviço no Portal Nacional:
A seguir explicaremos como utilizar cada uma das opções
Ativando por Login e Senha
1) Selecione a opção: "Ativar a busca das notas fiscais de serviço nacional por login e senha". Ao selecionar, os campos "CPF ou CNPJ" (1) e "Senha"(2) serão habilitados para digitação dos dados.
Basta informar a mesma senha utilizada para acessar o ambiente do Portal Nacional.
⚠️ Importante
Você não deve usar a senha do Gov.br, mas sim a senha utilizada ao ser solicitada as credenciais de acesso, primeira opção (1), dentro do Portal do Contribuinte.
Ativando pelo Certificado Digital
1) Selecione a opção: "Ativar a busca das notas fiscais de serviço nacional pelo certificado digital".
Ao selecionar essa opção, o sistema verifica se já existe um Certificado Digital vinculado à empresa. Se não houver um certificado cadastrado, será exibida a mensagem: "O Certificado Digital não foi configurado. Deseja configurar agora?".
Para continuar, clique em "Sim".
2) Após o redirecionamento, localize a opção "Certificado para Documentos Fiscais" e clique em "Clique Aqui para Alterar".
3) Em seguida, o sistema abrirá a tela de importação do certificado digital da empresa. Para realizar o cadastro:
Selecione a opção "Importar meu Certificado Digital Modelo A1"(1).
Escolha dentre os arquivos do seu computador o certificado desejado.
Informe a senha.
Após o upload. Clique em "Concluir" (2).
⚠️ Importante
Deve ser utilizado o certificado e-CNPJ no modelo A1.
Entendendo o fluxo dos Serviços Tomados para clientes que utilizam o Omie ERP
Independentemente de a NFS-e de serviço tomado ser capturada pela Prefeitura ou pelo Ambiente Nacional, o documento segue um fluxo específico de integração no OneFlow:
NFS-e tomada → Contas a Pagar → Sobre Serviço Tomado → Fiscal → Contábil.
O processo ocorre da seguinte forma:
O sistema identifica a NFS-e de serviço tomado.
A nota é registrada no Contas a Pagar.
As informações alimentam a aba "Sobre Serviço Tomado".
O documento é escriturado no Fiscal do OneFlow.
Após a escrituração fiscal, o lançamento é integrado ao Contábil.
Nota não autorizada no Contas a Pagar
Nota não autorizada no Contas a Pagar
Quando a inclusão da NFS-e no Contas a Pagar do Omie não for autorizada, será apresentado o alerta: "A inclusão no Contas a Pagar não foi autorizada".
Enquanto a inclusão não for autorizada, a NFS-e não será escriturada no Fiscal do OneFlow e, consequentemente, não seguirá para o Contábil.
⚠️ Importante
Apenas marcar o alerta como resolvido no OneFlow não autoriza a inclusão da nota e não faz com que ela seja escriturada.
Para solucionar o alerta, é necessário acessar o Monitoramento de Contas a Pagar no Omie, onde estarão disponíveis as notas pendentes de autorização.
Acesse o Monitoramento de Contas a Pagar no Omie.
Localize a NFS-e que está pendente de autorização.
Selecione a nota e clique em "Confirmar".
Após a confirmação, a conta capturada pelo Monitoramento de Contas a Pagar ficará com a situação "Confirmado". Com isso, a NFS-e poderá seguir o fluxo de integração e ser escriturada no Fiscal do OneFlow.
Para mais detalhes sobre o processo de autorização, consulte o artigo:
Visualizando as NFS-e de Serviços Tomados importadas automaticamente
1) Dentro da empresa, na aba de Etapas do Módulo Fiscal, o card "Importação NFS-e Nacional" indica que o serviço de importação está ativo.
💡Quando esta importação é ativada, o processo de busca das Notas Fiscais de Serviço no Portal Nacional é iniciado em poucos minutos. Caso já existam notas de serviços tomados disponíveis no ambiente nacional, o OneFlow fará a importação e apresentará esses documentos na escrituração.
2) Quando ocorrer a escrituração de alguma NFS-e de serviço tomado, será apresentado o card "Serviços Tomados".
3) Ao dar um duplo clique sobre o card "Serviços Tomados", o sistema abrirá o Painel de Documentos Escriturados, apresentando as Notas Fiscais de Serviço escrituradas.
Perguntas frequentes
Erro no monitoramento - login ou senha incorretos
Erro no monitoramento - login ou senha incorretos
Se o card Importação NFS-e Nacional estiver em vermelho na tela de Etapas, dê um duplo clique sobre ele e acesse a aba Erros e Alertas para identificar a causa da falha.
Se a mensagem apresentada for "Usuário ou senha inválidos", realize as seguintes validações conforme a forma de autenticação utilizada:
Login e senha: confirme se o CPF/CNPJ e a senha informados no OneFlow são os mesmos utilizados para acessar o Portal Nacional da NFS-e.
Certificado digital: acesse as configurações do Certificado para Documentos Fiscais e verifique se o CNPJ do certificado digital é o mesmo CNPJ da empresa configurada no OneFlow.
Caso o certificado pertença a outro CNPJ, o monitoramento apresentará esse erro. Nessa situação, remova o certificado incorreto e importe o certificado correto da empresa.
Minha nota de serviço tomado não foi importada automaticamente, o que fazer?
Minha nota de serviço tomado não foi importada automaticamente, o que fazer?
Quando uma nota de serviço prestado não for integrada automaticamente pelo Portal Nacional, valide os seguintes pontos:
1. Verifique quando o monitoramento foi ativado
Confira a competência em que o monitoramento foi ativado. A integração automática ocorre a partir dessa competência, ou seja, somente as notas das competências em que o monitoramento estiver ativo serão integradas automaticamente.
Por exemplo: se o monitoramento foi ativado na competência 08, as notas da competência 07 não serão integradas automaticamente. Nesse caso, será necessário realizar a importação do XML.
2. Verifique se a nota foi autorizada no Contas a Pagar
Quando a empresa utiliza o Omie, verifique se a NFS-e foi autorizada no Monitoramento de Contas a Pagar.
Enquanto a inclusão da nota não for autorizada, ela não seguirá para a escrituração no Fiscal do OneFlow.
Caso esteja pendente de autorização, acesse o Monitoramento de Contas a Pagar no Omie, localize a nota e realize a confirmação.
3. Valide a forma de acesso utilizada
Se o monitoramento já estava ativo na competência em que a nota deveria ter sido integrada, verifique se a integração é realizada por:
Certificado digital; ou
Dados de acesso.
Em seguida, valide se as informações estão corretas e atualizadas. No caso de certificado digital, verifique também se ele está válido e dentro do prazo de validade.
4. Confirme a existência da nota no Portal Nacional
Acesse o Portal Nacional e verifique se a nota realmente está disponível para a competência em questão. Essa validação permite identificar se a nota existe no Portal Nacional, mas não foi integrada ao OneFlow.
5. Reative o monitoramento
Se a nota pertence à competência em que o monitoramento está ativo, é possível desabilitar o monitoramento e habilitá-lo novamente. Após a reativação, aguarde uma nova tentativa de integração.
Caso a nota continue sem ser integrada mesmo após essas validações e a reativação do monitoramento, entre em contato com a equipe técnica para que a situação seja analisada.
Como os municípios podem se adequar ao Padrão Nacional?
Como os municípios podem se adequar ao Padrão Nacional?
Com a Reforma Tributária, todos os municípios brasileiros devem adotar o Padrão Nacional da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) até 1º de janeiro de 2026, conforme previsto na Lei Complementar nº 214/2025.
Cada prefeitura pode escolher uma das seguintes opções:
Utilizar o Emissor Nacional, ambiente unificado disponibilizado pelo Governo Federal; ou
Manter seu próprio emissor, desde que ele seja adaptado para atender ao Padrão Nacional.
💡 Dica
Mesmo que a prefeitura decida manter um sistema próprio, ela é obrigada por lei a enviar os dados para o Ambiente de Dados Nacional (ADN).
Precisa realizar o cadastro no Portal da NFS-e Nacional? Veja Aqui.
Precisa realizar o cadastro no Portal da NFS-e Nacional? Veja Aqui.
É possível consultar os processos de cadastro e utilização do Portal através do manual completo de acesso ao Portal do Contribuinte, disponibilizado pelo GOV.BR:
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