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Cadastrando uma nova Ordem de Serviço no OneFlow

Neste artigo, você vai aprender como incluir uma nova Ordem de Serviço, adicionar serviços, preencher as demais configurações disponíveis, duplicar uma ordem já existente e ativar o agendamento do faturamento.

Escrito por Clécio Cavalcante
Atualizado hoje

A Ordem de Serviço permite que você registre e gerencie os serviços prestados pela sua empresa, indicando informações importantes como: o nome do cliente, o tipo de serviço a ser realizado, as condições comerciais e financeiras acordadas, entre outros dados relevantes.

Além do cadastro, esse recurso facilita o acompanhamento do andamento da operação por meio das etapas da rotina, o que traz mais organização e controle para o processo de faturamento.

Tópicos do Artigo


Incluindo a Ordem de Serviço

1) Abra o OneFlow, acesse o módulo Fiscal (1) e clique em "Abrir Fiscal" (2), o sistema abrirá o módulo desejado na empresa que habilitará a emissão de NFS-e.

2) Para isso, acesse a aba "Etapas"(1) e selecione a opção "+ Nova digitação ou emissão"(2), localizada na parte inferior da tela.

3) Selecione a opção "Emitir NFS-e via OS".

4) Será apresentado uma mensagem informando que a rotina será aberta em uma aba, clique em "Fechar" para prosseguir:

5) O sistema abrirá a tela de "Ordens de Serviço" (1), onde você poderá gerir as notas fiscais, emitindo, faturando e conferindo as notas já faturadas.

Em seguida, selecione a opção "+ Nova" (2) localizado na coluna Ordem de Serviço para podermos cadastrar a Ordem de Serviço.

6) Você será direcionado(a) à tela principal, onde poderá incluir o Cliente para iniciar as configurações da Ordem de Serviço.

Clique para buscar o cliente desejado no sinal de lupa:


💡 Dica

Opcionalmente, você pode incluir um novo Cliente pelo sinal de mais:

7) Informe o cliente desejado (1), clique em "Pesquisar" (2) e clique sobre o registro que irá utilizar (3):

8) Você poderá informar também a data de Previsão de Faturamento (1) e o Número de Parcelas (2):

📣 Lembrete

Para indicar o Vendedor da operação, pode ser informado por um novo cadastro (1) ou buscando por um já cadastrado no sistema (2):

9) Tudo pronto! Não se esqueça de salvar sua inclusão:


10) Caso seja necessário, valide o próximo tópico sobre como incluir Serviços ou sobre como preencher as demais abas da Ordem de Serviço.


Incluindo os Serviços na Ordem de Serviço

1) Após incluir a Ordem de Serviço no OneFlow, você poderá incluir Serviços de duas maneiras. Sendo elas:

(1) "Incluir serviço"

1.1 Aba "Descrição do Serviço"

Nessa opção, você será direcionado para uma nova tela onde poderá incluir todas as informações sobre este serviço:

  • (1) Tipo de Tributação: forma que deve haver o cálculo do imposto sobre esse serviço. Essa informação você deve verificar com a sua contabilidade e/ou com a prefeitura de seu município;

  • (2) Código do Serviço ou CNAE: código que identifica o serviço na prefeitura do seu município. Essa informação você deve verificar com a sua contabilidade e/ou com a prefeitura de seu município;

  • (3) Código da LC116: código do serviço LC116 faz parte da lista de atividades pelas quais há a cobrança tributária de ISS . Em caso de dúvidas, consulte sua contabilidade.

  • (4) (%) Alíquota ISS: alíquota do imposto sobre serviço que será aplicado no valor cobrado. Essa informação você deve verificar com a sua contabilidade e/ou com a prefeitura de seu município;

  • (5) Quantidade: quantos serviços foram prestados. Pode parecer estranho falarmos de quantidade em prestação de serviço, mas imagine que você acumulou os serviços prestados durante um mês e vai faturar tudo de uma vez para o cliente. Assim sendo, você pode cobrar "4 instalações de ar condicionado", por exemplo;

  • (6) Valor Unitário: preço que você cobra pelo serviço;

  • (7) % do Desconto/ Valor do Desconto: % do desconto/ valor do desconto que você concede no serviço;

  • (8) Valor do ISS: valor do imposto sobre serviço, sendo o resultado do campo "Alíquota ISS (%)" aplicado no campo "Valor Total do Item";

  • (9) Valor Total do Item: multiplicação do campo "Quantidade" pelo campo "Valor Unitário do Item". O Omie faz essa conta automaticamente para você;

  • (10) Retido: dependendo da prefeitura e do tipo de serviço, o valor do ISS deve ser retido. Ou seja, o valor do imposto vai ser abatido do valor que você vai receber do cliente.

Exemplo:

Você prestou um serviço de R$ 100,00 com ISS de 2% e marcou como retido. O valor líquido da Conta a Receber que será gerada no módulo de "Finanças" será de R$ 98,00.

Essa informação você também deve verificar com a sua contabilidade e/ou com a prefeitura de seu município.


Lembrando: Para serviços com valor fixo do imposto utilize “Editar impostos e retenções”.

  • (11) Descrição Detalhada do Serviço: descrição detalhada do serviço. Você pode descrever e detalhar o serviço prestado, sendo que é essa informação que será impressa na Nota Fiscal (NFS-e) no campo "Discriminação do Serviço". Não há nenhuma regra específica, mas fique atento com textos muito longos, pois algumas prefeituras aceitam somente textos curtos.


1.2 Aba "Impostos e Retenções"

Estes campos são destinados à inclusão de todas as tributações vinculadas a este serviço.

Podendo optar por informar o valor ao invés da alíquota (1) e se deverá deduzir o ISS da base de cálculo de PIS e COFINS (2):


1.3 Aba "Outras Informações"

Nesta tela, você poderá indicar a Categoria do Serviço (1), a opçãose deseja que não seja gerada uma Conta a Receber para o valor do Serviço é apenas para clientes que usam o ERP Omie (2):


1.4 Aba "Lei da Transparência dos Impostos"

Este campo será preenchido conforme as informações contidas na tabela IBPT:


1.5 Aba "Reforma Tributária

Estes campos estão relacionados as classificações e aos impostos oriundos da reforma tributária, podendo informar por alíquota, ou diretamente pelo valor.

📣 Lembrete

Para saber mais detalhes sobre a importação da tabela IBPT aqui no sistema, você poderá acessar nosso artigo completo:

(2) "Selecionar serviços já cadastrados"

Em uma nova tela, será demonstrada a listagem completa dos serviços que você possui cadastrados aqui no sistema.

Basta selecionar o serviço na caixa de seleção ao lado da descrição (1) e marcar para incluir em "+ selecionar" (2):

Na opção "Editar Detalhes", você poderá editar as informações do serviço que já foi vinculado na OS, seja por uma das opções anteriores.


Demais Configurações da Ordem de Serviço

1) Aba “Lista de Produtos”

Você poderá indicar os produtos que fazem parte desta prestação:

2) Aba “Despesas Reembolsável”

Utilize essa aba para informar despesas que são necessárias para o contrato e passíveis de reembolso.


1) Clique na opção "Adicionar nova despesa reembolsável":


2) Preencha as informações:

  • Categoria para Reembolso (1): quem utiliza o ERP Omie deve informar a categoria financeira correta para o Reembolso;

  • Data (2): informe a data;

  • Valor (3): inclua o valor da despesa;

  • Descrição da Despesa Reembolsável (4): digite a descrição da despesa;

  • Recorrente (5): as despesas reembolsáveis marcadas como recorrentes serão automaticamente replicadas até a vigência final do seu contrato;

  • Salvar Reembolso (6): clique para registrar o reembolso no contrato.

3) Aba “Departamentos”

Esta opção deve ser usada apenas para clientes que usam o ERP Omie.

4) Aba de “Informações Adicionais”

Nessa aba, você poderá preencher informações adicionais sobre o contrato, como vendedor, projeto, conta bancária, contato, cidade de prestação do serviço, código da obra, código ART, número de encapsulamento, e outros detalhes.

  • Categoria (1): Deverá ser indicado a categoria do serviço.

  • Vendedor (2): O vendedor responsável pelo serviço prestado (campo opcional).

  • Projeto (3): O projeto associado ao contrato (campo opcional).

  • Conta Corrente (4): A conta bancária que será usada para registrar o financeiro do contrato.

  • Contato (5): O contato da pessoa com quem o contrato foi fechado (campo opcional).

  • Cidade de Prestação do Serviço (6): Código IBGE do município onde o serviço foi prestado. Esse dado pode afetar a tributação e a retenção de impostos municipais.

  • Código da Obra (7): Para serviços de engenharia civil e construção, algumas prefeituras exigem um código da obra, gerado após cadastro no portal da prefeitura, que deve ser inserido ao emitir a nota fiscal.

  • Código ART (Anotação de Responsabilidade Técnica) (8): Código obtido pelo cliente junto à prefeitura ou contabilidade, que define os responsáveis técnicos pela execução de obras ou serviços nas áreas de engenharia, agronomia, geologia, geografia ou meteorologia.

  • Número do Encapsulamento (9): O número do Encapsulamento de construção cívil identifica o conjunto de documentos e notas fiscais que comprovam materiais e subempreitadas.

  • Alterar Outros Detalhes (10): Permite preencher informações adicionais sobre o serviço, como endereço de prestação, intermediário do serviço e a cidade de incidência.

5) Aba "Parcelas"

O sistema irá gerar a previsão das parcelas à receber conforme a condição de pagamento estipulada no campo "Número de Parcelas":

6) Aba "E-mail para o Cliente"

Nessa aba, você pode preencher dados para enviar o link da NFS-e gerada diretamente para a prefeitura, além de selecionar os endereços de e-mail do cliente para notificações de faturamento.


Enviar o link da NFS-e gerada na Prefeitura (1): Marque essa opção se quiser enviar ao cliente o link da NFS-e gerada diretamente na Prefeitura.


Utilizar os seguintes endereços de e-mail (2): Exibe os endereços de e-mail cadastrados para o cliente, que receberão as notificações de faturamento.

7) Aba "Observações"

Você pode incluir uma observação para controle interno. Esta observação não será demonstrada na Nota Fiscal:

8) Aba "Características"

1) Para incluir uma Característica na sua Ordem de Serviço, clique em "Clique aqui para incluir uma característica":

2) Selecione o nome e o conteúdo da característica (2). Após preenchimento, basta clicar em "Salvar" (2):



Duplicando uma Ordem de Serviço


​2) Ao abrir a tela "Ordens de Serviço" (1), todas as ordens de serviços serão apresentadas. Abra a Ordem de Serviço que deseja duplicar (2).

3) Dentro da Ordem de Serviço, você terá acesso a todas as informações relacionadas a O.S.

No menu lateral direito, clique em "Duplicar":

​4) Será exibida em tela uma mensagem de confirmação da operação. Para continuar, clique em "Sim":

5) Pronto! Sua Ordem de Serviço já foi duplicada e o sistema exibirá o número da nova Ordem de Serviço (1).

Para visualizar a nova Ordem de Serviço, clique em "Visualizar" (2), ou clique em "Cancelar" para visualizar posteriormente (3):

💡 Dica

Você pode duplicar a OS clicando nos 3 pontinhos apresentados no canto do card da Ordem de Serviço desejada.


Ativando o Agendamento do faturamento de Ordem de Serviço

Com a ferramenta "Agendar Faturamento", você automatiza o faturamento das suas Ordens de Serviço, ganhando mais liberdade para cuidar do que realmente faz a diferença na sua empresa. 😃

1) Após acessar o fiscal da empresa desejada dentro do OneFlow, dentro da aba "Ordens de Serviço", verifique no canto superior direito, clique na opção de agendamento:


4) Após acessar a tela "Agendar Faturamento", clique no botão "Ativo":

⚠️ Importante

  • Apenas as Ordens de Serviços que estiverem na coluna "Faturar hoje" serão faturadas automaticamente;

5) Será disponibilizado diferentes métodos de agendamento de faturamento.

Vamos explicar abaixo cada uma das opções:

Faturamento Diário


Utilizando a opção de Repetir a cada dia, o OneFlow fatura diariamente suas Ordens de Serviços, no horário definido.

O usuário que agendou o faturamento, é o "Responsável pelo faturamento" (1), no OneFlow este campo sempre será apresentado "OneFlow App", independentemente do usuário. No campo "Iniciar às", defina qual o horário (2) e no campo "Repetir a cada" selecione a opção "dia" (3):

Faturamento Semanal

Com a opção de Repetir a cada semana, o OneFlow fatura semanalmente suas Ordens de Serviços, no horário definido.

O campo de "Iniciar às" você define o horário do faturamento (1), no campo "Repetir a cada", defina "semana" (2), e após isso em "Para os dias" informe os dias a serem faturados (3):

Faturamento Mensal

Utilizando a opção de Repetir a cada mês, o OneFlow fatura mensalmente suas Ordens de Serviços, no horário definido.

O campo de "Iniciar às" você define o horário do faturamento (1), no campo "Repetir a cada", preencha "mês" (2), e após isso em "Todos os dias" defina quais os dias que tem interesse em realizar o faturamento automático mensalmente (3):

6) Agora, clique em "Salvar":

7) Após efetuar as configurações, você conseguirá visualizar os faturamentos programados:

8) Finalizada toda a configuração, basta aguardar a data e horário programados para que suas Ordens de Serviços sejam faturadas automaticamente.


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