Ao habilitar a empresa no OneFlow, a obrigação do eSocial já pode ser ativada. Porém, caso você ainda esteja utilizando outro software em paralelo ao OneFlow, não é recomendado transmitir os eventos eSocial em ambiente oficial por mais de um sistema, pois um deles perderá a sincronia das informações, o que pode gerar inconsistências no envio. Portanto, após concluir as configurações iniciais e optar pela utilização oficial do OneFlow, faça a inclusão da Obrigação do eSocial.
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Ativando o eSocial no OneFlow
⚠️ Importante
A inclusão da Obrigação do eSocial deve ser realizada apenas na competência em que a empresa passar a utilizar exclusivamente o OneFlow para a transmissão dos eventos eSocial.
Antes de ativar a obrigação do eSocial, é necessário ter incluído o Certificado Digital da Empresa ou o Certificado Digital do Escritório contábil ou Procurador no sistema.
1) No OneFlow, acesse o módulo Folha de Pagamento (1) e clique na opção Abrir Folha (2) da empresa que irá iniciar.
2) Ao abrir a empresa, clique na Engrenagem (⚙️) no canto superior direito.
3) Na tela Configurações da empresa, clique em Obrigações.
4) Na tela de Obrigações, clique na opção Incluir.
5) No campo Obrigação, selecione a opção eSocial.
6) Na aba, Configuração do eSocial informe os parâmetros específicos relacionados ao envio dos eventos ao eSocial. Abaixo detalhamos como realizar o preenchimento.
Aba Configurações do eSocial
Aba Configurações do eSocial
(1) O campo de Status do evento S-1000, indica a situação do evento (Informações do Empregador), e será preenchido de forma automática pelo sistema.
A ser transmitido na carga inicial: utilizado quando a empresa ainda não teve seus dados enviados ao eSocial e a carga inicial ainda não foi realizada.
Será apresentado o número do recibo do evento, no caso do mesmo já estar “Transmitido”.
Também será preenchido de forma automática pelo sistema, após a transmissão do evento, a data de início de validade do S-1000 (5)
(2) No campo Tributa PIS sobre folha, refere-se ao Programa de Integração Social (PIS). Você informará Sim, se for o caso de empresas que possuem empregados registrados, e que não possuem fins lucrativos. Essa informação será enviada ao eSocial por meio do evento S-1000, Dados do Empregador, na tag indTribFolhaPisPasep, para que o sistema calcule o percentual equivalente a 1% sobre o total da folha de pagamento.
(3) No campo Versão Leiaute eSocial, será apresentada a versão do layout utilizada para envio dos eventos.
(4) O campo Identificação do ambiente, determina o ambiente de envio dos eventos: Será sempre apresentado Produção, que se refere ao ambiente oficial, com validade jurídica. A opção Produção Restrita é de uso exclusivo do nosso ambiente de testes, utilizado para validações sem efeitos legais.
(5) É preenchido de forma automática após o envio do S-1000.
(6) O Campo Início de operação no OneFlow: Define a competência em que a empresa iniciou a utilização do sistema para envio dos eventos eSocial.
Essa informação é importante para controle interno e geração correta dos eventos iniciais.
A competência de início do eSocial no Oneflow, pode ser posterior ao mês de início de utilização do Oneflow.
⚠️ Importante
Para alterar a data de início de operação no OneFlow. Só será permitido se NÃO houverem eventos periódicos transmitidos para essa empresa.
No momento da alteração, você deve estar na competência a partir de quando gostaria de enviar a carga inicial.
(7) Para preencher o campo, Envio do fechamento sem movimento, entenda a seguinte orientação:
Considera-se empresa sem movimento aquela que não possui vínculos com pagamento na competência, ou seja, quando não há envio de eventos periódicos ao eSocial.
Nessa situação, o sistema permite definir como será realizado o envio do evento de fechamento sem movimento:
Enviar apenas no mês inicial:
Deve ser utilizado quando a empresa estiver sem movimento. O evento será enviado somente na primeira competência nessa condição.
Caso a empresa volte a ter movimentação e, posteriormente, fique novamente sem movimento, será necessário novo envio do evento na competência em que não houver movimentação.
Enviar todos os meses:
Utilize essa opção quando desejar que o sistema envie automaticamente o evento de fechamento sem movimento em todas as competências em que a empresa permanecer sem movimentação.
💡Dica
A recomendação da Receita Federal é utilizar a opção Enviar apenas no mês inicial.
7) Após finalizar o preenchimento das informações, clique em Salvar.
Transmitindo a carga inicial
1) Ao salvar a configuração da obrigação do eSocial, o OneFlow exibirá o seguinte alerta:
"Ao iniciar o processo de envio dos dados do eSocial por meio do sistema OneFlow, é importante que você desabilite o envio do eSocial pelo software anterior, pois, se mantiver o envio por dois sistemas, você perderá a sincronia das informações."
Após a exibição desse aviso, será apresentada a mensagem "Confirma o início da transmissão da carga inicial?"
Ao clicar em Sim (1), o OneFlow iniciará automaticamente a geração e a transmissão dos eventos da Carga Inicial.
Ao clicar em Não (2), a transmissão não será iniciada nesse momento. Nesse caso, o card da Carga Inicial será disponibilizado no Painel de Etapas, permitindo que a geração e a transmissão dos eventos sejam iniciadas posteriormente, quando desejar.
⚠️ Importante
O processo de carga inicial do eSocial será executado mesmo que a empresa já tenha realizado transmissões por outro software. Isso ocorre porque o OneFlow não utiliza a tabela de rubricas de sistemas terceiros, sendo necessário realizar o envio dessa tabela pelo próprio sistema.
2) Para acompanhar a geração da Carga Inicial, acesse o Painel de Etapas na mesma competência em que a obrigação do eSocial foi iniciada.
No Painel de Etapas, serão apresentados dois cards relacionados ao eSocial. Clique no card eSocial - Carga Inicial.
A transmissão permanecerá em andamento até que todos os eventos que compõem a Carga Inicial sejam processados e transmitidos ao eSocial.
O card da Carga Inicial poderá apresentar duas situações:
Amarelo: existem eventos pendentes de geração ou transmissão ao eSocial.
Verde: todos os eventos da Carga Inicial foram gerados e transmitidos com sucesso.
3) Após clicar no card, o sistema exibirá a tela de detalhes da Carga inicial do eSocial.
Na aba Eventos (1), o sistema apresentará a relação dos eventos (2) que fazem parte da Carga Inicial, informando a quantidade de eventos identificados para transmissão ao eSocial.
Na coluna Situação (3), é possível acompanhar o andamento da transmissão dos eventos, que poderão apresentar os seguintes status:
Finalizados: eventos gerados e transmitidos ao eSocial com sucesso.
Não iniciados: eventos que ainda não tiveram a geração ou transmissão iniciada.
Em andamento: eventos em processo de geração ou transmissão.
4) Caso a transmissão da Carga Inicial não tenha sido confirmada no momento da criação da obrigação do eSocial, é possível iniciar o processo manualmente.
Na tela de detalhes da Carga Inicial, clique em Gerar eventos para iniciar a geração e transmissão dos eventos ao eSocial.
O sistema apresentará as seguintes mensagens de alerta:
(1) "Atenção: Estamos aguardando o retorno da consulta ao portal do eSocial sobre as informações dos Recibos S-1200 da competência anterior ao inicio do Oneflow. O fechamento da folha somente poderá ser executado após esse retorno."
(2) Antes de iniciar a transmissão pelo OneFlow, é necessário desativar o envio de eventos pelo sistema anterior para evitar divergências e perda de sincronização das informações com o eSocial. Após confirmar que o envio pelo sistema anterior foi desativado, clique em Sim para iniciar a transmissão da Carga Inicial.
⚠️Importante!
Para empresas com regime de pagamento Caixa, o sistema realizará a importação do evento S-1200 da competência anterior no card da Carga Inicial, permitindo o envio correto do evento de pagamento S-1210 pelo OneFlow.
Já para empresas com regime de pagamento Competência, não haverá retorno de eventos anteriores, pois os eventos S-1200 e S-1210 passarão a ser enviados pelo próprio OneFlow. Nesse caso, a etapa será apenas finalizada.
Consultando os eventos da Carga Inicial
1) No painel de etapas (1), acesse o card da Carga Inicial.
2) Na tela Carga inicial do eSocial, clique em Ver eventos.
3) O sistema irá direcionar à tela do gerenciador de eventos do eSocial.
Esse é o mesmo acesso disponibilizado ao clicar no card do eSocial, utilizado para acompanhar a transmissão e o processamento dos eventos.
A consulta aos eventos do eSocial, tanto os pertencentes à Carga Inicial quanto os demais eventos gerados e transmitidos pelo sistema, independentemente do tipo de evento, está centralizada no gerenciador do eSocial.
💡 Dica!
Para entender com mais detalhes como funciona o card do eSocial e a geração dos eventos, acesse o artigo abaixo:
Quando os demais eventos serão gerados?
O sistema OneFlow é orientado a processos. Dessa forma, sempre que a obrigação do eSocial estiver ativa, os eventos serão gerados automaticamente no momento em que um cadastro for gravado ou um processo relacionado ao eSocial for executado.
⚠️ Importante
A geração e transmissão dos eventos ocorrem de forma automática de acordo com o processo executado, não sendo necessária nenhuma ação ou confirmação do usuário.
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