No OneFlow, módulo Folha de Pagamento, ao habilitar uma nova empresa, grande parte das informações é criada automaticamente: obrigações, tabelas oficiais, cadastros padrão e a importação de dados diretamente do ambiente do eSocial para complementar os cadastros dos trabalhadores.
No entanto, algumas configurações específicas ainda precisam ser revisadas e preenchidas para garantir o correto funcionamento do sistema e evitar inconsistências durante o processamento da folha de pagamentos dos trabalhadores.
O Assistente de Configuração identifica os pontos pendentes e conduz, etapa a etapa, a finalização do processo de configurações iniciais para uso do módulo e processamento da folha de pagamento. Ele só permite avançar quando os requisitos de cada etapa são atendidos.
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Habilitando o Módulo Folha de Pagamento no OneFlow
O primeiro passo para iniciar o Assistente de Configurações é ter a empresa cadastrada no OneFlow e habilitado o módulo da Folha de Pagamento para uso. Caso ainda não tenha realizado o cadastro da empresa veja o artigo:
Iniciando o assistente de configuração iniciais da Folha
No momento do cadastro da empresa é informada a competência que deseja iniciar cada módulo. Esta é a competência correta que deve abrir o módulo Folha de pagamento pela primeira vez.
1) Com o cadastro concluído, a empresa será exibida no painel principal com o status "Não iniciada". Esse status será apresentado na competência definida como inicial durante o cadastro. Nas competências anteriores a essa definição, a empresa será exibida com o status "Inativa".
2) Ao acessar uma empresa pela primeira vez no OneFlow, será exibida a tela do Assistente de Configuração. Para iniciar o onboarding:
Clique em "Clique aqui para iniciar as configurações agora mesmo".
⚠️ Importante
Esta etapa é fundamental para o funcionamento correto do sistema, pois define as pré-configurações das apurações e das obrigações para empresa. Preencha todas as informações com atenção para evitar inconsistências futuras.
3) Durante a execução do assistente de configurações iniciais, você passará pelas etapas:
Importando os dados do eSocial — exige o Certificado Digital. Pré-requisito travante para empresas que já transmitiram por outro sistema.
Configurações — tipos de folha, regime de pagamento, tabelas oficiais.
Cadastros complementares — lotação tributária (obrigatória, mínimo uma por empresa), jornadas, sindicatos, cargos, importação por planilha.
Obrigações — integração financeira, impostos, banco e ativação do eSocial.
Importando os dados do eSocial
1) Ao clicar em "Clique aqui para iniciar as configurações agora mesmo" na etapa anterior, será apresentada a tela Importação eSocial. Nesta etapa, será feita a configuração para processo de importação.
(1) Já transmitiu informações para o eSocial?
(1) Já transmitiu informações para o eSocial?
Neste Campo serão apresentadas as opções Sim ou Não.
Informar Sim:
Informe Sim no campo Já transmitiu informações para o eSocial quando a empresa já tiver iniciado o envio de informações ao eSocial por outro sistema. Nesse caso, o OneFlow fará a importação dos dados já existentes no ambiente do eSocial, o que facilita a migração e garante a continuidade das transmissões já iniciadas.
Nesse cenário, a inclusão do certificado digital é obrigatória para iniciar a importação das informações do eSocial.
⚠️Importante
Caso já tenha ocorrido qualquer envio ao eSocial, mesmo que apenas os eventos iniciais, como dados do empregador ou estabelecimento, selecione a opção Sim. Assim, o sistema poderá localizar e importar essas informações automaticamente.
Informar Não
Informe Não no campo Já transmitiu informações para o eSocial quando a empresa ainda não tiver realizado envios ao eSocial por outros meios. Nesse caso, os cadastros iniciais deverão ser realizados diretamente no OneFlow.
Nessa situação, não haverá importação de informações do eSocial. O certificado digital continuará sendo necessário para as transmissões futuras das obrigações no sistema, mas não será um requisito para avançar para a próxima etapa do assistente de configurações iniciais.
(2) Certificado digital
(2) Certificado digital
1) Para permitir a comunicação entre o OneFlow e o eSocial e garantir a integração das informações entre os sistemas, é necessário definir qual certificado digital será utilizado. Nessa etapa, o certificado pode ser da empresa, do escritório de contabilidade ou de um procurador.
Ao acessar Certificado Digital, o sistema apresenta as seguintes opções:
(1) Usar o mesmo certificado digital do OMIE ERP
(1) Usar o mesmo certificado digital do OMIE ERP
Esta opção deve ser utilizada quando a empresa usa o ERP Omie. Caso a empresa faça uso do aplicativo Omie, o mesmo certificado usado para operações financeiras e emissão de notas no ERP será usado aqui no OneFlow.
(2)Usar o mesmo certificado digital do escritório de contabilidade
(2)Usar o mesmo certificado digital do escritório de contabilidade
Para ultilizar esta opção é importante que tenha realizado o cadastro do certificado digital do escritório contábil, conforme artigo:
(3) Usar o mesmo certificado digital de outro procurador
(3) Usar o mesmo certificado digital de outro procurador
A opção Usar o mesmo certificado digital de outro procurador é indicada quando o responsável utiliza um certificado digital vinculado ao CPF.
Para ultilizar esta opção é importante que tenha realizado o cadastro do certificado digital do escritório contábil, conforme artigo:
(4) Importando o certificado digital da empresa
(4) Importando o certificado digital da empresa
Esta opção deve ser utilizada para cadastrar o certificado digital da própria empresa.
💡Dica
Caso o módulo Fiscal tenha sido iniciado antes do módulo Folha de Pagamento e já importou o certificado para uso em alguma rotina fiscal, o certificado digital da empresa já estará importado. Do contrário a importação será a primeira.
1) Para incluir o certificado digital da própria empresa, clique na opção:
Importar meu certificado Digital (Modelo A1):
2) Em seguida, faça o upload do arquivo .PFX.
3) Informe a Senha (1) e clique na opção Concluir (2):
Entendendo as informações exibidas após o cadastro do certificado digital
Após o cadastro do certificado, serão exibidas algumas informações importantes para conferência:
CNPJ do Escritório (1): Essas informações serão replicadas do que foi informado em "Dados da Empresa". Verifique se o CNPJ cadastrado no OneFlow está correto.
CNPJ do Certificado (2): Confirme se o CNPJ vinculado ao certificado digital enviado corresponde ao mesmo indicado em CNPJ do Escritório (1).
Validade do Certificado (3): Certifique-se de que o certificado ainda está dentro do prazo de validade.
Remover Certificado Digital (4): Caso precise realizar alteração de certificado, ou remoção de certificado vencido, clique nesta opção primeiro e depois execute o processo de upload novamente.
⚠️ Importante
Algumas rotinas do sistema irão validar os campos "CNPJ do Escritório" (1) e "CNPJ do Certificado" (2). Ambos devem ser idênticos. Caso sejam diferentes:
Verifique se o certificado enviado realmente pertence ao escritório.
Confira se o CNPJ cadastrado no OneFlow está correto.
4) Após definir a melhor opção que atenderá as obrigações e importação do eSocial para a empresa, clique em Confirmar.
(3) Importando os dados para o eSocial
(3) Importando os dados para o eSocial
1) Após vincular o certificado digital, clique na opção "Clique aqui para iniciar o processo de importação dos dados que estão no eSocial".
2) O sistema apresentará a mensagem: "O OneFlow iniciará a importação desta empresa e este processo poderá demorar até 24 horas.
O tempo necessário para finalizar esta atividade dependerá da disponibilidade do portal do eSocial.
Você poderá acompanhar o andamento da importação por meio do card 'Importação do eSocial' no painel etapas.
Confirma a habilitação da importação?". Confirme.
3) Para otimizar o processo de importação do eSocial, o sistema irá solicitar a confirmação de 3 informações:
a) Essa empresa possui pagamento de valores que compõem médias salariais
Exemplo indicado: comissões e horas extras.
b) Qual é o regime de pagamento da folha de pagamento?
c) Você quer importar as informações dos eventos relacionados à segurança e medicina do trabalho?
⚠️ Importante
Esse processo tem a dependência do ambiente externo do eSocial, portanto se houver lentidão na resposta ou eventuais bloqueios no acesso, esse processo poderá demorar até 24 horas.
Se observar que o tempo de processamento ultrapassa 24 horas, pode ser algum problema de conexão ou indisponibilidade do ambiente externo .
Veja algumas possibilidades que podem interromper o processo de importação dos dados do eSocial
Clique na opção Reprocessar e aguarde mais 24 horas.Fique atento a mensagem que avisa sobre os registros já importados serem sobrepostos e informe se deseja que a importação seja feita para todos os registros ou apenas os novos.
A interrupção da importação também pode ocorrer quando o certificado digital está configurado com a verificação em duas etapas habilitada. Nesses casos, após desabilitar a verificação, é necessário reprocessar o item na importação para que o sistema realize uma nova tentativa de validação e dê continuidade ao processo.
Se já existirem mais de 2 empresas com o processo de importação dos dados do eSocial em andamento, será necessário aguardar a finalização de uma das empresas indicadas para iniciar a importação da próxima empresa.
4) Após o processo de importação ser concluído. Na tela Gerenciador de Importação de Dados do eSocial, você pode acompanhar a quantidade de registros e a situação de cada cadastro, identificando se o download já foi solicitado, se está aguardando retorno do eSocial ou se o processo foi concluído com sucesso.
Quando o cadastro estiver concluído com sucesso, você poderá visualizar os detalhes diretamente nessa mesma tela. Para isso, basta dar um duplo clique sobre o item desejado.
3) Se houver itens inconsistentes, clique sobre eles para visualizar mais detalhes.
💡Dica
O sistema localiza no eSocial os últimos períodos de descanso de férias de cada funcionário, porém no eSocial a informação de período aquisitivo não é obrigatório e para esses casos, será necessário vincular os períodos aquisitivos correspondentes aos períodos de descanso das férias.
Caso não desejar informar todos os períodos de férias, tem a opção de informar apenas o mais recente para que o OneFlow dê sequencia aos processos de férias a partir do próximo período de férias em aberto e os demais períodos importados podem ser excluídos.
Se for identificado mais de um vínculo ativo, o sistema apresentará para que você verifique se mantém ou se deve excluir por se tratar de informações duplicadas no eSocial.
Configurando as informações de Folha
Aqui estão as configurações iniciais necessárias para iniciar o processamento da folha de pagamento, como Dados da Empresa, Tipos de Folha de Pagamento e Tabelas Padrões que são criadas pelo sistema no momento da iniciação da nova empresa.
(1) Empresa possui vínculos de trabalhadores para gerar folha de pagamento
(1) Empresa possui vínculos de trabalhadores para gerar folha de pagamento
Se a empresa não possui vínculos de trabalhadores, informe NÃO. Desse modo, o sistema não exigirá o preenchimento referente aos Tipos de Folha (3).
(2) Configurações
(2) Configurações
💡Dica
Se a empresa já foi iniciada em outro módulo, como Fiscal ou Contábil, os dados serão compartilhados entre todos os módulos.
Caso as informações sejam importadas do eSocial, não será necessário o preenchimento das configuração, porém é importante acessar essa etapa para certificar-se de que os dados estão corretos.
Se for uma empresa nova será necessário fazer o preenchimentos dos campos conforme a operação e regime tributário da empresa correspondente.
(3) Tipos de Folha
(3) Tipos de Folha
Nesta opção, deverá configurar os tipos de folha que o sistema irá processar para os trabalhadores.
1) Clique na opção Clique aqui para definir ou consultar os tipos de Folha que serão processadas.
2) Na Aba, Tipos de Folha (1), clique duplo sobre o tipo de folha para inserir as configurações:
⚠️Importante
Se houver funcionários configure as opções:
Mensal
Férias
Adiantamento (Se houver)
13º salário (Todas as parcelas que houver)
💡Dica
O sistema já apresenta uma configuração padrão para cada tipo de folha, conforme a legislação vigente. Se necessário, você poderá alterá-la.
3) Na tela Configurações do Recibo de Mensalista e Horista, dentro da opção Folha Mensal, na aba Configurações. Você deverá revisar as configurações para processamento da folha mensal.
Veja as configurações sugeridas pelo sistema:
(1) Regime de pagamento: Serão apresentadas as seguintes opções.
Regime de pagamento – Caixa
Essa opção deve ser configurada quando a remuneração mensal do trabalhador será paga na competência imediatamente subsequente. Nesse caso, deve ser informado no campo Data de Pagamento o 5º dia útil. O cálculo e o fechamento serão realizados no mês posterior à competência.
Regime de pagamento – Competência
Essa opção deve ser configurada quando a remuneração mensal do trabalhador será paga dentro da própria competência. Nesse caso, deve ser informado no campo Data de Pagamento o 30º dia corrido. O cálculo e o fechamento serão realizados no mês da competência.
(2)Arredondamento: informe se deseja que o valor líquido dos recibos de pagamento seja arredondado por unidade de real, dezena, ou se não haverá arredondamento.
Atualmente, com a predominância do pagamento de salários por meio de crédito bancário, essa opção tornou-se, na maioria dos casos, dispensável.
(3) Cálculo e Fechamento: o campo Cálculo e fechamento define como será executado o processamento da folha de pagamento da competência. Estão disponíveis as seguintes opções:
Cálculo automático
Realiza apenas o cálculo da folha de pagamento, mantendo a competência aberta para alterações e conferências.
Cálculo e fechamento automático
Executa o cálculo da folha e realiza automaticamente o fechamento da competência, e inicio da geração das obrigações configuradas para geração automatica da folha, como eSocial e envio por e-mail.
Tudo manual
O cálculo e o fechamento da competência deverão ser realizados manualmente pelo usuário.
4) Quando o campo Cálculo e fechamento estiver como Cálculo automático, o sistema permite configurar o prazo de cálculo dos recibos, pois somente o cálculo será executado automaticamente. O fechamento da folha permanece sob responsabilidade do usuário e, por isso, os campos relacionados ao fechamento podem ficar bloqueados ou não aplicáveis.
Quando estiver como Cálculo e fechamento automático, o sistema permite configurar tanto o prazo para calcular os recibos quanto o prazo para fechamento da folha, pois ambas as etapas serão executadas automaticamente conforme os dias definidos.
Quando estiver como Tudo manual, o cálculo e o fechamento da competência deverão ser realizados manualmente pelo usuário. Nesse caso, os campos de prazos relacionados às rotinas automáticas ficam bloqueados, já que o sistema não executará essas etapas automaticamente.
Para mais detalhes sobre o calculo e fechamento automático, veja o artigo: Realizando o fechamento automático da Folha, Contábil e Fiscal no OneFlow
💡 Dica
As Lupas, serão apresentadas as datas apuradas conforme a configuração. O sistema apresentará o respectivo dia, mês e ano correspondente.
5) Comissões Omie ERP
Ao habilitar essa opção, o sistema permite integrar os valores da folha com o sistema Omie ERP:
Período (dia inicial e final)
Tipo de integração
Rubrica para lançamento
Integrar os valores: habilita o envio dos valores de comissões do sistema financeiro
6) Na Aba Cálculo (1) , são definidos os critérios utilizados pelo sistema para o cálculo dos recibos de pagamento proporcional para os mensalistas e para o cálculo dos recibos de trabalhadores horistas.
(2) Cálculo proporcional (divisor)
Define qual critério será usado como divisor no cálculo proporcional do salário.
(3) Mensalista - Contagem dos dias (multiplicador)
Define como será feita a contagem dos dias utilizados no cálculo do mensalista.
(4) Mensalista - Apresentação da referência
Define como a referência será apresentada no recibo do mensalista.
(5) Horista - Composição do salário
Define como o salário do horista será composto no cálculo.
(6) Horista - Quantidade de horas
Campo utilizado para informar a quantidade de horas quando a configuração de composição do salário do horista exigir uma quantidade fixa ou específica.
7) Após verificar os campos, clique na opção Salvar.
(4) Tabelas Oficiais padrões
(4) Tabelas Oficiais padrões
O sistema realiza automaticamente a criação das tabelas e cadastros padrões do OneFlow, necessários para a parametrização inicial da folha de pagamento.
Essas informações são disponibilizadas de forma padronizada para apoiar os principais processos trabalhistas, previdenciários e fiscais da empresa.
Tabelas oficiais
O sistema cria automaticamente as principais tabelas oficiais utilizadas nos cálculos da folha, como:
Tabela de INSS;
Tabela de IRRF mensal e PLR;
FPAS e terceiros;
CNAE e RAT;
Salário mínimo;
Salário-família;
CBO.
Cadastros padrões
Também são criados cadastros básicos utilizados na rotina da folha de pagamento, como:
Categorias;
Feriados;
Locais, como Geral Administrativo;
Rubricas;
Relatórios
Relatórios para apoiar em processos admissionais e rescisórios
Desligamentos e ocorrências
O sistema cria automaticamente:
Tabelas de tipos de ocorrências;
Tabela de motivos de desligamento.
Reajustes salariais
Para os processos de alteração salarial, o sistema disponibiliza a tabela padrão de tipos de reajustes, que será utilizada nas movimentações de reajuste salarial dos trabalhadores.
Obrigações
O OneFlow também cria os cadastros padrões relacionados às obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, como:
Desligamentos;
DCTFWeb mensal;
DCTFWeb de 13º salário;
Seguro-desemprego;
Férias;
Folhas;
FGTS mensal;
FGTS rescisório;
Relatório sindical;
Controle dos períodos de experiência.
Após conferir as informações apresentadas, clique em Próximo para seguir para a próxima etapa.
Clique na opção Próximo, para seguir para a próxima etapa
Informando os cadastros complementares
Caso seja realizada a importação de dados do eSocial, alguns cadastros serão automaticamente preenchidos. No entanto, existem informações que não são disponibilizadas pelo eSocial e, portanto, deverão ser cadastradas manualmente.
Da mesma forma, se não houver importação, todos os cadastros complementares precisarão ser inseridos.
No campo A empresa possui apenas trabalhadores sem vínculo empregatício, informe SIM quando se tratar de uma empresa que não possui empregados, apenas vínculos com sócios e autônomos.
Nesses casos, não será necessário realizar o preenchimento dos cadastros de Sindicatos e Jornadas de trabalho.
1) Lotação Tributária
1) Lotação Tributária
A lotação tributária é utilizada para definir como serão apurados os encargos previdenciários da empresa e quais informações serão enviadas ao eSocial para cada estabelecimento ou obra.
Durante a importação do eSocial para o OneFlow, as informações de lotação tributária já cadastradas serão identificadas e vinculadas automaticamente. Caso não exista uma lotação tributária cadastrada, o sistema apresentará essa informação como inconsistente, pois trata-se de um dado obrigatório para o processamento da folha.
Para mais detalhes sobre o cadastro de lotações tributárias, acesse o artigo
Nele você encontrará o passo a passo completo para inclusão e configuração das lotações tributárias
2) Cadastro de Jornadas
2) Cadastro de Jornadas
As jornadas de trabalho são utilizadas para definir os horários e a carga horária dos trabalhadores, servindo como base para os cálculos da folha de pagamento e para os processos relacionados ao controle de jornada.
Com a implementação do eSocial Simplificado, as informações básicas de jornada são criadas automaticamente durante a importação dos trabalhadores. No entanto, pode ser necessário complementar ou ajustar essas informações conforme a necessidade da empresa.
As jornadas podem ser utilizadas tanto para horários fixos quanto para escalas de trabalho, permitindo a definição da carga horária que será aplicada aos contratos dos trabalhadores.
Acesse o artigo Incluindo o controle de jornadas para os trabalhadores no OneFlow e veja como cadastrar jornadas fixas ou flexíveis, definir horários de entrada, saída e intervalos, vincular a jornada aos cargos e configurar os relatórios de controle de jornada.
3) Cadastrando de sindicatos
3) Cadastrando de sindicatos
O cadastro de sindicatos é utilizado para definir as regras sindicais que serão aplicadas aos trabalhadores vinculados a determinada categoria profissional.
Durante a importação do eSocial, o OneFlow identifica a categoria sindical informada no cadastro do trabalhador e cria automaticamente o cadastro do sindicato quando as informações estiverem disponíveis. Essas informações são utilizadas para configurar regras que impactam o processamento da folha, como cálculo de descanso semanal remunerado (DSR), médias salariais, adicionais, tempo de serviço e demais particularidades previstas em convenções e acordos coletivos.
Para mais detalhes sobre o cadastro de sindicatos, acesse o artigo:
4) Cadastrando Cargos
4) Cadastrando Cargos
O cadastro de cargos é utilizado para padronizar as funções exercidas pelos trabalhadores da empresa, facilitando os processos de admissão e gestão dos contratos.
Durante a importação do eSocial, os cargos já existentes serão identificados automaticamente. Novos cargos podem ser cadastrados ou as informações dos cargos importados podem ser complementadas para atender às necessidades da empresa.
As informações cadastradas nos cargos poderão ser utilizadas durante a admissão dos trabalhadores, agilizando o preenchimento dos dados contratuais.
Para mais detalhes sobre o cadastro de Cargos, acesse o artigo:
5) Importando dados complementares
5) Importando dados complementares
Nem todas as informações cadastrais dos trabalhadores estão disponíveis no eSocial, principalmente para empresas que realizaram envios utilizando as versões simplificadas do sistema.
Para auxiliar no preenchimento dessas informações, o OneFlow disponibiliza uma planilha de importação de dados complementares, permitindo a inclusão de informações que não puderam ser obtidas durante a importação dos dados do eSocial.
Esses dados complementares são utilizados para completar o cadastro dos trabalhadores e garantir que todas as informações necessárias estejam disponíveis para o processamento da folha de pagamento.
Para orientações sobre o preenchimento da planilha e o processo de importação dos dados complementares, consulte o artigo
Informando as Obrigações
As obrigações serão criadas automaticamente no processo de habilitação da empresa
1) Se a empresa possui Omie financeiro é necessário vincular o código de lançamento desse pagamento no contas a pagar. Você só precisará fazer isso apenas uma vez ou, caso a empresa desejar enviar arquivo remessa para o banco com os valores líquidos dos salários, por aqui, você também poderá informar os dados bancários.
As opções devem ser informadas conforme a situação da empresa para que o assistente identifique se deve considerar a etapa concluída, quando não houver integração com o financeiro ou a geração do arquivo remessa.
Se identificado que não possui o sistema Omie os campos serão desabilitados automaticamente.
Essas definições influenciam diretamente nas funcionalidades disponíveis dos campos seguintes.
1.1) Recibos
Informe o vínculo para a integração com o contas a pagar do Omie Financeiro.
Se não vai utilizar a integração com o Omie financeiro, selecione a opção: <<Não Gerar Título>>
1.2) Impostos
Informe a categoria para integração do contas a pagar dos impostos FGTS rescisório e FGTS digital.
Se a empresa for MEI, será habilitado a opção para informar o contas a pagar do DAE (Documento de arrecadação eSocial)
Se a empresa não possui Omie financeiro essa opção ficará desabilitada.
1.3) Integração com o banco
Caso desejar gerar arquivo remessa com os valores de líquido a pagar para os funcionários , informe um dos bancos já disponíveis ou se você trabalha com um banco que não tem na lista, informe ao nosso suporte técnico para que possamos fazer a inclusão no sistema.
1.4) eSocial
A opção eSocial, só será habilitada se houver o vínculo do certificado digital, porque é uma condição necessária para a transmissão dos eventos. Se for uma empresa que ainda não iniciou a transmissão dos eventos pelo eSocial, você vai marcar a opção
Ativar o eSocial para transmissão dos eventos do OneFlow imediatamente.
Mas, caso o eSocial ainda esteja ativo e sendo transmitido por outro software, marque a opção: Não ativar o eSocial agora (1), os eventos ainda estão sendo transmitidos por outro software, para que você não tenha conflito na transmissão dos eventos.
Clique na opção Salvar e fechar (2)
Se clicar na opção Ativar o eSocial para a transmissão dos eventos OneFlow imediatamente, o sistema ativará o eSocial na mesma competência de habilitação da empresa no OneFlow e iniciará automaticamente a transmissão dos eventos da carga inicial do eSocial.
Você poderá acompanhar o processo, por meio do CARD da carga inicial.
Clique aqui para ver mais detalhes.
Prontinho, após passar pelas etapas anteriores, clique na opção Finalizar, o sistema de folha de pagamento OneFlow, está pronto para ser utilizado!
Se você optou por não ativar eSocial , clicando nessa opção (1), você será direcionado para o artigo que contém mais detalhes:
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