Ao habilitar a empresa no sistema OneFlow para o módulo Folha, é feito a criação automática da maioria dos dados necessários para que você consiga processar a folha de pagamento, exemplo: obrigações, tabelas oficiais e cadastros padrões. Também vamos buscar informações no ambiente do eSocial para alimentar o sistema.
Porém, existem algumas informações que devem ser complementadas para que você utilize o sistema sem nenhuma intercorrência.
O Assistente vai lhe conduzir em cada etapa do processo e somente permitirá avançar para a próxima etapa se os requisitos necessários forem atendidos.
1 - Oneflow
2 - Importação eSocial
3 - Configurações
4 - Cadastros complementares
5 - Obrigações
6- FIM
1 - ONEFLOW
Na tela inicial, o Assistente irá observar se já foi realizado o treinamento gravado sobre o módulo folha. Esse passo é muito importante para que você conheça o sistema que irá executar os processos de folha de pagamento.
Veja as orientações para acessar os treinamentos gravados:
https://ajuda.omie.com.br/pt-BR/articles/3584112-onde-assisto-os-treinamentos-do-oneflow
2 - IMPORTAÇÃO ESOCIAL
Nessa etapa você precisa informar o certificado digital, para que possamos executar a importação dos dados no ambiente do eSocial e o envio das obrigações de forma automática.
Caso a empresa já tenha iniciado o processo de envio do eSocial por outro software, vamos fazer a importação dos dados existentes no ambiente do eSocial para o OneFlow. Isso vai facilitar muito o processo de migração dos dados, além de ser obrigatório, pois para dar sequência a transmissão dos eventos já realizados por outros softwares, precisamos da identificação dos eventos de origem.
Se a empresa é nova e não iniciou a transmissão do eSocial por outro software, marque a opção correspondente, para que o sistema entenda que não deve ser habilitado o processo de importação e permita avançar para a próxima etapa.
Se já transmitiu eventos ao eSocial, mesmo que apenas os dados do empregador e estabelecimento informe que "SIM" para que possamos fazer a busca desses dados no ambiente do eSocial.
2.1 - Certificado digital
Clique na opção "Importar meu certificado digital (Modelo A1)" e informe a senha .
Caso você esteja informando o certificado digital do contador que possui procuração para representar a empresa, marque a opção "Procuração"
2.2 - Importação eSocial
Se for informado que NÃO trata-se de uma nova empresa, será necessário fazer a importação dos dados existentes no ambiente do eSocial para o OneFlow. Esse processo tem a dependência do ambiente externo do eSocial, portanto se houver lentidão na resposta ou eventuais bloqueios no acesso, esse processo poderá demorar até 24 horas.
Clique na opção "importação eSocial " e o sistema irá iniciar o processo de busca de dados. Nessa tela, você poderá acompanhar a quantidade de registros e a situação de cada um dos cadastros, ou seja, se o download já foi solicitado, se está aguardando retorno do eSocial, e se o processo já está concluído com sucesso! E esse é o melhor dos retornos, porque para esses, você já poderá visualizar os detalhes a partir dessa mesma tela, com um duplo clique sobre cada item.
Nesse exemplo, observe que existem itens com inconsistências, clique duplo sobre cada item para ver o motivo da inconsistência e realizar o ajuste.
O sistema localiza no eSocial os últimos períodos de descanso de férias de cada funcionário, porém no esocial a informação de período aquisitivo não é obrigatório e para esses casos, será necessário vincular os períodos aquisitivos correspondentes aos períodos de descanso das férias.
Caso não desejar informar todos os períodos de férias, tem a opção de informar apenas o mais recente para que o OneFlow dê sequencia aos processos de férias a partir do próximo período de férias em aberto e os demais períodos importados podem ser excluídos.
O Assistente só avançará para a próxima etapa quando todas as inconsistências forem resolvidas.
3 - CONFIGURAÇÕES
Aqui estão as configurações iniciais , como dados da empresa, Tipos de Folha de pagamento, que serão processadas e Tabelas padrões que são criadas pelo sistema no momento da habilitação da empresa.
Se a empresa não possui vínculos de trabalhadores para gerar folha de pagamento, informe ao sistema para que não haja exigência do preenchimento referente aos tipos de folha processadas.
3.1 - Configurações
Caso as informações sejam importadas do eSocial, não será necessário o preenchimento das configuração, porém é importante acessar essa etapa para certificar-se de que os dados estão corretos.
Se essa empresa já foi criada por outro módulo, Fiscal ou contábil os dados são compartilhados entre os módulos
3.2 - Tipos de folha
Configure os tipos de folha que o sistema irá processar para os trabalhadores. O sistema já apresenta uma configuração padrão, porém você poderá alterar, se desejar.
Acesse as abas: Configurações e Cálculos para consulta ou manutenção das regras.
3.3 - Tabelas Oficiais e Cadastros Padrões
O sistema executa a criação das tabelas padrões OneFlow automaticamente :
Tipo | Itens |
Tabelas Oficiais | Tabela de INSS Tabela de IRRF (Mnesal e PLR) FPAS e Terceiros CNAE - RAT Salário mínimo Salário família CBO |
Cadastros Padrões | Categorias Feriados Locais - (Geral Administrativo) Rubricas |
Relatórios | Admissionais Desligamentos |
Ocorrências / Desligamentos | Tabelas de Tipos de ocorrências Tabela de motivos de desligamentos
|
Reajustes salariais | Tabela de tipos de reajustes |
Obrigações | Desligamentos GRRF Seguro desemprego SEFIP Férias Folhas |
4 - CADASTROS COMPLEMENTARES
Se houver importação do eSocial , os cadastros serão importados, porém existem alguns dados que não constam no eSocial, ou se não houver importação esses cadastros precisam ser inseridos.
4.1 - Lotações tributárias
A lotação tributária é responsável pela apuração do cálculo previdenciário patronal. No momento da importação do eSocial, se existirem esses dados, o Oneflow fará a gravação de forma automática, porém se não for localizado, o sistema irá apresentar esse item como inconsistência porque é informação obrigatória para darmos sequência aos processos da Folha de pagamento. Cada empresa deve ter no mínimo uma lotação tributação e essa informação será vinculada ao contrato do trabalhador.
4.2 - Cadastros de Jornadas
A partir do eSocial simplificado não existe mais a tabela de jornadas no eSocial, então caso não seja localizado todas as informações, o sistema irá criar o cadastro de jornadas com algumas informações, com base no horário informado no cadastro de trabalhador, porém não tem todas as informações e será necessário complementar.
O cadastro de Jornadas pode ser criado para jornadas fixas, ou seja, quando a jornada do trabalhador é a mesma de segunda a sexta feira ou por escalas, quando os dias ou horários de trabalhado podem variar conforme a escala do trabalhador. Essas informações serão a base para a impressão dos relatórios do controle de jornada
Atenção para o preenchimento dos campos: Horas mensais e horas semanais, essas horas serão utilizados como referência no cálculo dos recibos de pagamento.
4.3 - Cadastros de sindicatos
No momento da importação eSocial, com base no CNPJ da categoria Sindical informada no cadastro de trabalhador, o sistema cria o cadastro de Sindicatos com os dados principais, porém não tem as informações relacionadas a convenção coletiva, ou acordo coletivo em que o Sindicato determina as regras para os cálculos e controles que devem ser seguidos para os trabalhadores vinculados a respectiva categoria Sindical.
Aqui serão definidas as regras para o cálculo do Descanso semanal remunerado (DSR), médias salariais, entre outras referência para cálculo dos recibos processados para trabalhadores vinculados a esse Sindicato.
4.4 - Cadastros de cargos
O cadastro de cargos previamente registrados, facilita muito o processo admissional, onde você vincula o cargo e as informações relacionadas ao cargos serão preenchidas no contrato do trabalhador automaticamente.
Aqui você poderá complementar os cargos localizados no eSocial, ou complementar com novos cargos que serão utilizados na empresa.
Para cargos que serão ocupados por categorias de contribuinte individual, não será necessário informar dados de Jornada e Categoria sindical.
4.5 - Importação dos dados complementares
No esocial, não tem todas as informações cadastrais dos trabalhadores, principalmente os cadastros enviados nas últimas versões simplificadas do eSocial.
Para facilitar o processo de preenchimento dos dados complementares , disponibilizamos uma planilha padrão no formato excel para a importação dos campos que não conseguimos fazer a importação do portal do eSocial.
Para mais informações veja o artigo contendo mais detalhes:
https://ajuda.omie.com.br/pt-BR/articles/7267922-como-importar-dados-complementares-dos-trabalhadores
5 - OBRIGAÇÕES
As obrigações serão criadas automaticamente no processo de habilitação da empresa, porém é necessário vincular o código de lançamento desse pagamento no contas a pagar. Você só precisará fazer isso apenas uma vez. Caso a empresa desejar enviar arquivo remessa para o banco com os valores líquidos dos salários, por aqui, você também poderá informar os dados bancários.
As opções devem ser informadas conforme a situação da empresa para que o assistente identifique se deve considerar a etapa concluída, quando não houver integração com o financeiro ou a geração do arquivo remessa.
Se identificado que não possui o sistema Omie os campos serão desabilitados automaticamenste.
5.1 - Recibos
Informe o vínculo para a integração com o contas a pagar do Omie Financeiro.
Se não vai utilizar a integração com o Omie financeiro, selecione a opção: <<Não Gerar Título>>
5.2 - Impostos
Informe a categoria para integração do contas a pagar dos impostos GRRF e FGTS
5.3 - Integração com o banco
Caso desejar gerar arquivo remessa com os valores de líquido a pagar para os funcionários , informe um dos bancos já disponíveis ou se você trabalha com um banco que não tem na lista, informe ao nosso suporte técnico para que possamos fazer a inclusão no sistema.
6 - FIM
Prontinho, após passar pelas 5 (cinco) etapas anteriores, o sistema de folha de pagamento OneFlow, está pronto para ser utilizado!
Clique no link para ver mais detalhes sobre a obrigação eSocial, pois essa obrigação, recomendamos que você ative depois que processar a primeira folha Oneflow paralelo com o sistema de folha de pagamento anterior.
